公文常识 PPT课件

1 行政公文写作常识 二00九年十二月十一日 2 目录 一 公文类别划分二 常见公文种类三 公文写作格式四 常见公文例文五 公文写作技巧六 公文字词辨析 3 一 公文类别划分 一 按公文的效力分可分规范性公文和非规范性公文两种 这种划分可适用于所有的公文 所谓规范性公文 是指具有法定效力和规范体式的文书 这类公文在形成的颁发程序 执行落实上比较规范 约束力强 下级机关必须贯彻执行 所谓非规范性公文 是指制发程序 行文格式无严格规定 约束力相对较小的文书 4 一 公文类别划分 二 按公文的使用范围分可分通用公文和专用公文 所谓通用公文 是指在党政机关 社会团体和企事业单位普遍使用的文书 所谓专用公文 是指在一定业务范围内 按照特定需要而专门使用的公文 包括法规公文 司法公文 外交公文 军事公文 经济公文 公关公文等 5 一 公文类别划分 三 按公文的性质作用分 法规性公文 是指国家权力机关 行政机关依据 宪法 规定的权限 制定的法律 法令 行政法规和规章 具有明显的强制性 包括命令 令 章程 条例 规定 办法 细则等 指挥性公文 是指向所属机关传达 贯彻党和国家领导机关的方针政策 体现领导意图 实施工作指挥的公文 包括命令 令 决定 决议 批示 批复 意见等 知照性公文 是指向受文机关通报情况 知照事项 要求遵守或办理的公文 包括公告 通告 通知 通报 公报 函 简报等 报请性公文 是指下级机关向上级机关报告工作 反映情况 提出建议 请示问题的公文 包括报告 请示等 记录性公文 是指用于记载 归纳会议议定事项的公文 包括会议纪要 会议记录等 6 一 公文类别划分 四 按公文的行文方向分 可分为上行文 下行文 平行文 上行文 是指下级机关向具有隶属关系的上级机关报送的公文 如请示 报告等 下行文 是指上级机关向所属下级机关发送的或向公众公布的公文 如命令 令 决定 决议 批示 公报 公告 通知 通告 通报 批复 会议纪要 简报等 平行文 是指同级机关或不相隶属机关之间为协商或通知有关事项而制发的公文 如函 通知 议案等 还有一类公文 它既可以用于上行文 下行文 还可以用于平行文 如意见 会议纪要等 这类公文又可称为 通行文 或 泛行文 7 一 公文类别划分 五 按公文的收发方式分可分为收文 发文 所谓收文 是指本机关收到的其他机关 包括上级 下级和平级机关 送达的公文 所谓发文 是指本机关发往外机关 包括上级 下级和平级机关 的公文 8 一 公文类别划分 六 按公文的机密程度分可分秘密公文 普通公文 秘密公文 通称密件 指内容涉及党和国家机密的公文 它只能在限定的时间 范围内传达和阅办 以确保机密的安全 密件又按涉密程度分为绝密 机密 秘密三个密级 普通公文 通称平件 按阅读范围又分为内部文件和公布文件 内部文件指文件内容虽不涉及机密 但也不对外公开发布 只在机关内部运转的文件 公布文件是指向人民群众或国内外公布周知的公文 如公告 通告 法规类的公文 以及某些重要的方针政策性文件 9 一 公文类别划分 七 按公文办理的时限要求分可分常规公文 紧急公文 常规公文 是指按正常的速度 程序制发和处理的公文 通称平件 紧急公文 是指内容涉及到重要问题 需要从快制发和处理的文书 紧急公文根据紧急程度可分为 特急 急件 其中电报应当分别标明 特提 特急 加急 平急 10 一 公文类别划分 八 按公文的载体分可分纸质公文 电子公文 所谓纸质公文 是指外在形式以各种纸张 纸板为载体的文书 是沿用时间最长 使用最普遍的文书 所谓电子公文 是指在计算机系统中形式 处理 传输和存储的电子文书 11 二 常见公文种类 常见公文共十三种 包括 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 12 二 常见公文种类 一 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 二 决定适用于对重要事项或重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 四 通告适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项 13 二 常见公文种类 五 通知用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 六 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 七 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 八 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 14 二 常见公文种类 九 请示适用于向上级机关请求指示 批准 十 批复适用于答复下级机关请示事项 十一 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 十二 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十三 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项 15 三 公文写作格式 一 公文格式总体要求 详见办法 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 1 涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限 2 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 急件 3 公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类 一般应当标明发文机关 有发文机关标识的公文标题可省去发文机关 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 16 三 公文写作格式 4 主送机关指公文的主要受理机关 应当使用全称或者规范化简称 统称 如发动机本部向全员发文 一般简称为 本部各部门 分公司 5 公文如有附件 应当注明附件顺序和名称 6 公文除用专门的会议纪要格式和以电报形式发出的以外 应当加盖印章 7 公文的排版格式如字体 字号 间距等见附件 8 成文日期以负责人签发的日期为准 17 三 公文写作格式 二 标题排列要求1 红反线下居中 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时做到词意完整 排列对称 间距恰当 2 转行恰当 排列不超过整行的3 5 3 的 字处理要得当 不能放在行首 词组不能随意割断 4 行尾顿号当省则省 5 公文副标题前应另破折号 18 三 公文写作格式 三 主送机关标注的注意事项1 上行文的主送机关只能一个 不能出现多个 确需送其他机关 应以抄送形式 2 主送机关应清楚 不能出现 有关单位 字样 3 名称应准确 要么使用全称 要么使用规范简称 如 公司各部 各本部 技术中心 进出口公司 19 三 公文写作格式 四 加盖印章与成文日期注意事项1 对只盖一个印章的发文 落款处不暑发文机关名称 只标识成文日期 尤其是红头文件 2 成文日期的横向距离是右空4字 纵向与正文的距离要依印章的大小而定 印章上幅边缘应上距正文1行之内 3 绝不允许空白印章出现 4 成文日期必须写全年月日 用汉字 不用阿拉伯数字与汉字混写 零要写成 错误 2008年12月11日 九九 六 三 二零零八年 20 三 公文写作格式 五 主题词注意事项1 涵义由大到小 从内容到形式次序进行 2 主题词一般不超过7个 3 标引地名 人名时 尽量使用全称 4 主题词三字用黑体字 加全角冒号 词目用小标宋体字 词目之间空1字距离 21 三 公文写作格式 六 其他1 不得越级进行请示汇报 2 报告中不能夹带请示事项 3 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用等必须使用汉字外 应使用阿拉伯字 4 上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 22 三 公文写作格式 七 A4版心尺寸 23 三 公文写作格式 八 公文首页版式 24 三 公文写作格式 九 上报公文版式 25 三 公文写作格式 十 公文末页版式 26 三 公文写作格式 十一 联合行文版式1 27 三 公文写作格式 十二 联合行文版式2 28 四 常见公文例文 一 命令中华人民共和国国务院令第457号 艾滋病防治条例 已经2006年1月18日国务院第122次常务会议通过 现予公布 自2006年3月1日起施行 总理 温家宝二 六年一月二十九日 29 四 常见公文例文 二 决定全国人民代表大会常务委员会关于批准 制止向恐怖主义提供资助的国际公约 的决定 2006年2月28日通过 第十届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议决定 批准于1999年12月9日在第54届联合国大会上通过的 制止向恐怖主义提供资助的国际公约 以下简称 公约 同时声明 一 中华人民共和国不受 公约 第24条第1款的约束 二 根据 公约 第7条第3款 中华人民共和国确立 公约 第7条第2款规定的5项管辖权 但是 该5项管辖权不适用于中华人民共和国香港特别行政区 30 四 常见公文例文 三 公告中华人民共和国全国人民代表大会公告第一号第七届全国人民代表大会第三次会议于1990年4月3日选举江泽民为中华人民共和国中央军事委员会主席 现予公告 中华人民共和国第七届全国人民代表大会第三次会议主席团一九九 年四月三日于北京 31 四 常见公文例文 四 通告铁路新客站工程指挥部通告 20 年 月 日 因 铁路新客站工程建设需要 大统路人行旱桥接长工程于20 年 月 日至20 年 月施工 经市公安局批准 上述时间内 老旱桥临时封闭 请过往行人绕道行走 特此通告 32 四 常见公文例文 五 通知国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知国发 2000 23号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 现发布 国家行政机关公文处理办法 自2001年1月1日起施行 1993年11月21日国务院办公厅发布 1994年1月1日起施行的 国家行政机关公文处理办法 同时废止 中华人民共和国国务院二 年八月二十四日 33 四 常见公文例文 六 通报国务院办公厅关于四川山东两省部分市 县 乱集资乱收费问题的通报国办发 1996 52号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 根据国务院领导同志指示 财政部和中国人民银行组成联合调查组 对群众来信反映四川省德阳市 黔江县 石柱县和山东省临邑县乱集资 乱收费问题进行了调查 现将主要问题和处理决定通报如下 ffff1995年8月10日 四川省德阳市政府为承办1998年省第四届青少年运动会 解决修建体育场馆资金不足 先后两次发文 对全市办理工商执照午检和机动车辆年检的机关 企事业单位和个人 进行强制性无息集资 集资期限为三年 截止1996年8月26日 已集资855万元 其中拨付体育场馆建设790万元 中华人民共和国国务院办公厅一九九六年十二月二十三日 34 四 常见公文例文 七 议案国务院关于提请审议 中华人民共和国民用航空法 草案 的议案 全国人民代表大会常务委员会 为了维护国家的领土主权和民用航空权利 保障民用航空活动安全和有秩序地进行 保护民用航空活动当事人各方的合法权益 促进民用航空事业的发展 国务院法制局 中国民用航空总局经过广泛征求意见 总结实践经验并借签有关国际公约和国外经验 拟订了 中华人民共和国民用航空法 草案 这个草案业经国务院常务会议讨论通过 现提请审议 国务院总理李鹏一九九五年六月十日 35 四 常见公文例文 八 报告关于进一步做好投资工作促进经济发展的几点建议 摘录 市政府 今年头几个月 我市经济继续保持较快增长 1 3月GDP比上年同期增长12 2 规模以上工业增加值增长29 3 财政总收入增长19 1 社会消费品零售总额增长9 9 均呈现较快增长势头 经济增长中 投资继续发挥着主要的促进和拉动作用 1 3月 全市完成固定资产投资同比增长172 4 以上建议如何行 请批转各县 市 区 为有关部门执行 市发展计划委员会二 三年七月 36 四 常见公文例文 九 请示领导批示 关于交通肇事是否给予被害者家属抚恤问题的请示 19 号最高人民法院 据我省 县人民法院报告 他们对交通肇事致被害人死亡 是否给予被害者家属抚恤的问题 有不同意见 一种意见认为 被害者是有劳动能力的人 并遗有家属要抚养的 应给予抚恤 被害者若是没有劳动能力的老人或儿童 就不给以抚恤 几年来实践经验证明 这样做有利于安抚死者家属 以上请示是否妥当 请批复 省高级人民法院一九 年 月 日 37 四 常见公文例文 十 批复国务院关于 国内航空运输承运人赔偿责任限额规定 的批复国函 2006 8号民航总局 根据 中华人民共和国民用航空法 第一百二十八条第一款规定 国务院批准 国内航空运输承运人赔偿责任限额规定 由你局作为规章公布执行 1989年2月20日国务院发布 1993年11月29日国务院修订后重新发布的 国内航空运输旅客身体损害赔偿暂行规定 自 国内航空运输承运人赔偿责任限额规定 施行之日起同时废止 国务院二 六年一月二十九日 38 四 常见公文例文 十一 意见国务院办公厅转发发展改革委等部门关于制止铜冶炼行业盲目投资若干意见的通知国办发 2005 54号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 发展改革委 财政部 国土资源部 人民银行 环保总局 关于制止铜冶炼行业盲目投资的若干意见 已经国务院同意 现转发给你们 请认真贯彻执行 国务院办公厅二 五年十一月三日 39 四 常见公文例文 十二 函国务院办公厅关于河南博物院更名问题的复函国办函 2005 105号河南省人民政府 你省 关于河南博物院更名为河南国家博物院的请示 豫政文 2005 131号 收悉 经商有关部门并报国务院领导同志同意 现函复如下 河南博物院不宜更名为河南国家博物院 国务院办公厅二 五年十二月十二日 40 四 常见公文例文 十三 会议纪要 省人民政府办公厅关于食糖储备工作会议纪要 年 月 日 年 月 日 省政府办公厅召集省经委 贸易厅 财政厅 工商银行研究了省级食糖储备问题 秘书长 同志主持会议 参加会议的有 等同志 现将会议确定事项纪要如下 一 当前食糖资源短缺 供应紧张 为保证我省市场消费和轻工食品生产正常进行 加强对食糖的调控能力 致同意建立省级食糖储备制度 二 进行 加强对食 此文件发至省经委 贸易厅 财政厅 工商行 省人民政府办公厅 印章 年 月 日 41 五 公文写作技巧 一 决定与决议相同 都属决策性文种 都是下行文 不同 决定 行政机关的主要文种 决议 行政机关的非主要文种 内容必须是经过会议集体讨论并表决通过的 而决定则不一定 有的决定是经过会议集体讨论通过的 也有的是由某一机关直接决定的 42 五 公文写作技巧 二 公告 布告与通告相同 均属告之性文种 不同 1 从使用者看 公告的制发者主要是党和国家机关 布告的发布者是国家行政机关 通知是党政各级机关 部门及社会团体 2 从公布的内容看 重要性公告 布告 通告3 从公布的范围看 公告面向国内外 布告面向国内 通告针对社会某一方面 4 从法律地位看 公告 通告属法定文种 布告自94年起不属法定 43 五 公文写作技巧 三 批复与批示相同 均属下行文不同 1 来文文种不同 批复针对请示 后者针对报告 总结 计划等 2 法律地位不同 前者是法定文种 后者不是 44 五 公文写作技