档案管理办法.doc

档案管理办法第一章 总 则 第一条 为规范中国石油管道建设项目经理部（以下简称“项目经理部”）档案工作，加强档案工作业务建设，不断提高科学管理水平，有效地为项目经理部积累、保护和利用档案，规范档案管理的职责以及收集、整理、归档及要求，制定本办法。第二条 本办法适用于项目经理部各处室、项目（分）部。第三条 本办法所称档案是指项目经理部在工程建设、企业管理、科研等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、电子文件、图表、声像、实物等各种不同形式和载体的历史记录。它们是项目经理部的无形资产，是项目经理部科学技术资源储备的一种形式，是提升企业价值、宣传企业形象的必要条件和不可再生的资源。第四条 项目经理部档案工作是一项专业性的技术管理工作，是项目经理部企业管理的组成部分；是提高工作效率和工作质量，维护项目经理部经济利益及合法权益的一项重要工作；准确、全面、系统、完整、规范地收集、整理、管理和利用档案，记录管道建设历史，保护好国家的宝贵财富，是项目经理部的一项重要工作任务。第二章 档案工作机构、人员和职责划分第五条 项目经理部档案工作实行统一领导、分级管理的原则。按照统一的档案业务标准，实现档案管理信息化、数字化、有序化。第六条 项目经理部档案工作由综合办公室归口管理，其主要工作职责：（一）贯彻执行档案工作有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全项目经理部档案工作管理规章制度； （二）负责检查、指导、监督各处室、项目（分）部文件的收集、整理、编制和归档工作，集中统一管理档案实体，提供信息开发、利用以及安全保管，负责档案的统计和上报工作；（三）负责对档案业务管理网络中的专（兼）职档案管理人员进行业务培训和工作指导；（四）负责建设项目工程竣工档案的验收；（五）负责对各处室、项目（分）部归档文件的审核、检查；（六）负责项目经理部档案信息化、数字化建设，组织档案管理新技术、新方法的推广和应用。第七条 项目经理部各处室、项目（分）部档案管理主要工作职责：（一）将档案工作纳入议事日程，明确分管领导，落实档案管理人员。为档案保管提供安全的场地和必要的装具，确保其安全及完整；（二）负责本部门所产生档案的收集、整理、利用及归档工作；（三）负责组织对服务商档案管理工作进行指导、监督及检查，对其所产生的档案进行审核、验收并负责向档案部门移交。第八条 项目经理部档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，严守国家机密，具备档案业务知识、管理知识、相关专业知识和计算机操作技能，经过档案业务培训，取得档案专业培训合格证书，持证上岗。 第三章 文件的收集、整理与归档第九条 根据集团公司档案工作规定，结合项目经理部工作职责和工作范围，项目经理部档案划分为公文、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、声像档案、实物档案，具体分类方法详见附件1“档案分类细则”。第十条 归档文件应当是原件，保证其完整、准确、系统反映项目经理部各项活动的真实内容和历史过程，保持文件之间的有机联系，符合文件形成规律。反映同一内容不同载体和形式的文件一并归档。文件整理方法详见附件2“归档文件整理细则”。第十一条 项目经理部各处室、项目（分）部应高度重视对电子文件、电子档案的研究与管理，电子文件归档范围与保管期限参照纸质文件确定。在归档纸质文件的同时，应将相应的电子文件一并归档保存。“电子文件归档与管理细则”见附件3。第十二条 各部门在职能工作活动中形成的具有查考利用价值、办理完毕的各种载体形式的文件，都必须按规定进行整理、立卷、归档。对应归档的文件，必须按规定向综合办公室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档。第十三条 项目经理部出资外委的合作项目，必须在合同或协议中明确属于项目经理部所有文件（含声像、电子文件）的归档范围、份数等条款，由项目经理部指定专人负责验收或负责文件的收集、整理、归档工作。第十四条 项目经理部各部门应对归档的不同载体的文件进行分类、整理、立卷、归档。具体操作方法见建设项目竣工档案管理办法及本办法的附件。第十五条 归档文件应根据文件的具体内容确定保管期限。文件材料的保管期限分为永久和定期两种。保管期限的划分标准详见附件2“归档文件整理细则”。第十六条 归档时间：（一）公文类文件在处理完毕后及时归档，最迟于次年三月底归档；（二）基本建设项目文件在项目竣工完工后三个月提交竣工档案、电子文件及相应的数字化信息，并编制竣工档案目录及电子文件目录。其中项目前期文件、工程管理文件、合同文件、招投标文件及时归档。时间较长工程可分阶段、分期归档；（三）外购设备仪器在开箱验收或接收后归档；（四）科学技术研究档案在科研项目鉴定后三个月归档，分阶段进行的可分阶段归档；（五）本部门负责人和员工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时归档；（六）会计文件材料在本会计年度终了整理后，由财务处保管一年后，于保管年度次年6月30日前向综合办公室归档，会计档案管理细则详见附件4；（七）声像档案在洗印、录制完毕后归档。整理规则详见附件5“声像档案整理细则”；（八）会议资料随时归档；（九）出国人员带回的有价值的文件资料、报告、总结等，在回国后一个月内整理归档；（十）实物档案及时归档。第十七条 归档要求：（一）归档文件必须齐全、完整、准确；（二）归档文件应为原件，一般不准以复印件代替（有特别情况或规定的要注明情况）；（三）归档纸质文件根据要求提交归档份数，光盘一式两份；（四）归档文件应符合规范，字迹工整、色素耐久，禁止使用铅笔、彩笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写。需使用黑色中性笔、蓝黑墨水、炭素墨水书写；（五）数码照片、声像档案与其文字说明一起归档；（六）外文资料应由立卷部门负责将标题翻译成中文后，与原文一起归档；（七）文件档案由各部门负责系统整理立卷，组成保管单位。组成的案卷符合案卷质量标准，综合办公室按档案的相关标准、规范进行验收，不符合要求的退回重新整理。第十八条 归档程序：各部门要按时向综合办公室移交档案，移交档案时必须填写“档案交接表”（见附表1）一式两份，并附归档文件目录（见附表2）。交接双方根据目录清点核对后签字、盖章，移交单位和综合办公室各执一份保存。第十九条 各部门必须遵守国家法律、法规和本部门的保密规定，按照文件的密级在案卷封面上做出标识。密级分为绝密、机密、秘密、油商秘、油商秘、油商秘六个级别，其划分范围详见项目经理部保密管理办法。第四章 档案管理第二十条 档案管理工作是项目经理部档案部门的一项经常性业务工作，要建立健全档案的接收、征集、保管、统计、鉴定、销毁、安全、保密、利用等管理制度，并将其工作职责纳入领导岗位责任制，实施科学化、信息化、数字化、规范化管理。第二十一条 将档案数字化管理列入项目经理部信息化建设规划中，积极应用高科技手段及先进技术管理档案，建立符合需要的检索工具，开展档案的信息化管理，实现资源共享。逐步实现档案管理信息化、数字化、网络化，提升项目经理部档案管理水平。第二十二条 项目经理部各部门任一员工调离岗位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，综合办公室签署意见后，人事处方可办理有关手续。第二十三条 档案的整理要遵循档案的形成规律，案卷质量符合国家有关标准。第二十四条综合办公室要对各立档部门移交的档案进行清点，按不同类别、不同载体分开保管。档案保管必须严格认真，进出库手续齐全、完备、无差错，符合制度要求。库房档案排放整齐、科学，便于管理和查找。第二十五条 档案管理实行“三分开”，即办公室、阅览室、库房三分开。库房保管条件要符合“八防”要求，即防光、防潮、防虫、防火、防盗、防尘、防有害气体、防污染。库房温度应控制在14-24，相对湿度应控制在45-60%。第二十六条 积极采用现代化设施设备，改善档案的保管条件和监控防护手段。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。第二十七条 根据项目经理部各类档案保管期限的规定，对超过保管期限的档案及时进行鉴定，以确定档案的存毁，降低成本。档案鉴定工作应坚持综合办公室、业务部门、主管领导三结合的原则。档案经过鉴定后，需要销毁的档案要编制销毁清册，写出销毁报告，报请主管领导审批。销毁档案要执行严格的监销制度，严禁擅自销毁档案。第二十八条 销毁档案时应严格执行保密规定，须在指定地点两人以上监销，并在销毁清册上签署姓名及日期，销毁清册永久保存。第二十九条 要建立健全档案统计制度。统计数据要以原始记录为依据，做到准确、及时，并对统计数据进行分析研究。综合办公室负责档案数据的统计及上报工作。第三十条 各部门应按照档案借阅和保密制度的要求，注意保护项目经理部的知识产权和商业秘密，保障合法权益不受侵害。档案利用者须对所借档案负安全、保密之责。档案归回时，档案管理人员要逐张检查、清点，对损坏、丢失档案的情况，要依法予以追究。第三十一条 没有按照归档范围和归档时间要求将档案及时向综合办公室移交的部门，由综合办公室签发“归档文件材料催交通知单”（附表3），在催交通知单规定的时间内移交档案。在催交通知单规定的时间内无正当理由仍不归档的，将记入部门绩效考核成绩，并予以通报。第三十二条 经批准借阅的档案资料不按规定时间归还，由综合办公室签发“档案资料催还通知单”（附表4），在催还通知单的规定时间内归还档案。在催还通知单规定的时间内无正当理由仍不归档的，将记入部门绩效考核成绩，并予以通报。第三十三条 档案利用工作按附件6 “档案利用管理细则”执行。第五章 档案信息开发利用 第三十四条 档案信息提供利用应当本着既要严格保密，又要方便利用的原则。凡政府或上级机关有关部门依法执行公务需要查阅项目经理部档案，综合办公室应及时提供完整、准确的档案。凡社会有关方面需要利用项目经理部档案，必须经有关业务处室审查，由处室负责人批准。严禁私自复制及对外提供档案资料。第三十五条 项目经理部应按照国家有关标准建立档案信息平台，编制档案检索工具，采用现代化管理手段为利用者提供咨询服务，及时、准确、完整地提供档案信息。更应当注重档案信息的深层次加工，为领导决策和其他各项工作需要提供有价值的档案信息服务，促进档案信息向现实生产力转化。 第六章 奖励与处罚第三十六条 有下列事迹之一的单位和个人，项目经理部应给予表彰和奖励：（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家或企业的；（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第三十七条 根据中华人民共和国档案法第二十四条及集团公司有关规定，对于有下列行为之一的给予行政处分；造成损失的责令赔偿；构成犯罪的依法追究刑事责任。（一）损毁、丢失、或者擅自销毁档案者；（二）擅自提供、抄录、公布、出卖或者转让档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）盗卖档案牟利或者私自将档案卖给外国人者；（五）携运禁止出境的档案及其复制件出境者；（六）工作人员转借档案造成不良后果者；（七）不经批准擅自利用本部门档案为外单位服务造成项目经理部损失者；（八）明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施造成档案损失的；（九）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；（十）其他导致应归档文件材料和档案损毁的行为。第三十八条 在利用档案的过程中，不爱护档案，造成损失的，根据档案价值，确定赔偿数额，进行赔偿。第七章 附 则第三十九条 本办法由综合办公室负责解释。第四十条 本办法自印发之日起执行。第四十一条 本办法涉及的相关附件：（一）附件1：档案分类细则（二）附件2：归档文件整理细则（三）附件3：电子文件归档与管理细则（四）附件4：会计档案整理细则（五）附件5：声像档案整理细则（六）附件6：档案利用管理细则第四十二条 本办法涉及的相关附表：（一）附表1：档案交接表（二）附表2：归档文件目录（三）附表3：档案资料催交通知单（四）附表4：档案资料催还通知单附件1：档案分类细则1分类原则以项目经理部全部档案实体为对象，依据管理职能，结合档案内容及其形成规律，保持档案之间的有机联系，划分不同的从属关系和并列次序，采取从总到分，从一般到具体，组成一个有序的档案分类体系，便于科学管理与开发利用。2类目设置2.1 项目经理部档案共分为：公文类、科技技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计档案类、声像档案类。2.2 档案分类中每一类所限定的基本范围和应包括的具体内容，采用不同的方法确定。（“管道建设项目经理部档案分类表”附后）a) 公文按大流水管理，不再细划分；b) 科学技术研究类下不设置二级类目；c) 基本建设类的二级类目按建设项目分类；d) 设备仪器类下不设置二级类目；e) 会计档案类的二级类目按会计档案要求分类；f) 声像档案类的二级类目按载体分类；g) 实物档案类下不设置二级类目。2.3 分类类目标识符号与识别方法 本细则采用英文字母与阿拉伯数字相结合的混合编号方法。一级类目按英文大写字母顺序排列标识，二级类目采用双位阿拉伯数字01，02顺序排列标识。各级类目标识符号对照表详见下表：档案分类表序号业务类别二级分类代号管理方式1公文类W件2科学技术研究类F卷3建设项目类建设项目名称G01卷建设项目名称G02卷卷4设备仪器类H卷5会计档案类凭证I01卷账簿I02件报表I03件其他I04件6声像档案类光盘S01件录像带S02件录音带S03件电影胶片S04件其他S05件7实物档案类K件2.4 上述归档分类表中的文件不局限于载体形式，提交档案时即包括文字材料，同时包括与文字材料一一对应的电子文件，以及声像（数码照片、录音、录像）资料等，应注意电子档案与纸制档案标识符号相一致。管道建设项目经理部档案分类表一级类目二级类目基 本 范 围备注代号名称代号名称W公文党务工作、组织工作、共青团工作：党委综合性工作，党委会议文件、记录，党代会或其他有关会议形成的文件材料，有关事务性工作形成的文件材料，组织建设，党员和党员干部管理，党费管理，党内职务任免文件，共青团工作，综合性文件材料等。宣传、工会工作：理论、时事、政策教育、电视、新闻、报纸宣传，各种工作活动宣传，企业文化建设，对外形象设计及宣传文件材料，职代会等会议、组织建设、民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文体活动，工会经费管理，综合性文件材料等。纪检监察工作：政纪监察，违纪案件审理、查处，效能监察，综合性文件材料等。政务、外事工作：会议、调研工作、信访工作、机要及保密工作等形成的文件材料，档案管理工作，社会公共事业管理工作，印信管理，计划生育工作，外事活动联络事务，对外合作管理工作，出国人员请示及审批文件材料，外事活动总结及报告，接待服务管理，综合性文件材料等。法律事务、合同、协议：法律工作、公证工作、专利商标代理、工商登记工作、授权委托管理，经济活动授权的法律事务、聘用律师，合同、协议、意向书，综合性文件材料等。人事劳资、教育培训：人事制度改革、机构编制、劳动组织、定员定额、职工管理工作，职工招聘、录用、调配工作，干部选拔、业绩考核、奖惩、职称评定，人才交流、劳务出口工作，劳动定额、工资管理、社会保险统筹，职工劳动保护、劳动争议、仲裁调解等文件材料，职工学历教育、职业教育、技术培训等文件材料、报表，综合性文件材料等。规划计划：经营决策，经营活动管理，企业现代化管理，标准化管理，管理规程（行政管理办法等）、规章制度，各项计划，专项计划，计划立项、可行性研究、项目评估、评价，进出口配额的申报、分配，投资结算，概算、预算，统计数据汇编，体系管理，综合性文件材料等。财务管理：资金、成本、价格管理，会计管理，结算办法，公积金，保险，债务管理，贷款的谈判、签约，利润的分配方案，财务信息系统管理，税务管理，综合性文件材料等。资产管理：资产核算调拨、评估、产权管理（土地、房屋、商标）、拍卖管理、国有资产转让、清产核资、资产台帐，综合性文件材料等。W公文物资管理：物资流通原始凭证、物资目录、台帐、物资统计、仓库管理、采购供应、废旧物资处理利用，综合性文件材料等。审计工作：专项与常规审计管理，综合性文件材料等。招投标管理：招标管理、招标过程文件、标书、投标书等。工程文件：工程管理、质量安全环保、科技管理，其他类文件，综合性文件材料等。F科学技术研究类科学技术研究及成果推广，管道施工管理，管道制管与防腐，储气库工程，计算机及信息应用，质量、健康、安全、环保，其他类文件，综合性文件材料等。 G基 本 建 设 类01兰州-郑州-长沙成品油管道工程02西气东输二线输气管道工程03涩宁兰输气管道复线工程注：根据新开工程项目填加二级类目H设备仪器类运输设备，动力电气设备，通信设备，计算机及网络设备，文教办公设备，环保安全设备，公安消防设备，其他类文件。I会计档案类01会计凭证原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、会计凭证、工资表、发放表、其他会议凭证等。02财务帐簿总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。03财务报告（年、季、月）度财务报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告等。04其他（移交、保管、销毁）清册、银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应保存的会计核算专业资料等。S声像档案类01光盘02录像带03录音带04电影胶片05其他W实物档案有存档价值的实物物品。附件2：归档文件整理细则1整理原则文件整理必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，充分利用原基础，便于保管和利用。2质量要求2.1归档文件应齐全完整。做到审查手续完备，制作材料优良，字迹工整，图样清晰，装订结实美观，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔书写。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。2.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等应符合档案保护要求。3整理规则3.1分类a）归档文件依据项目经理部“档案分类细则”进行分类。项目经理部的各类档案是一个全宗。在一个全宗内应按统一的方案分类，并保持分类体系的稳定。b）整理分类是将每一份文件材料进一步条理化，进行基本的分类，有序的划分类别。1）区分年度：将文件按其形成年度分开；2）区分保管期限：载体档案的保管期限分为永久、定期，保管期限的划分依据“文件材料归档范围及保管期限表”（附后）。3）区分大类：将文件按公文类、科技类、建设项目类、设备仪器类、会计类、声像类、实物类整理。将同一属类、同一问题的文件放在一起。3.2装订a）归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。跨年度的批复，归入批复年度。b）归档文件要拆除金属物。较厚的文件采用燕尾夹子固定，一律以左边和上端齐平；夹子与文件接触的部位，用纸张垫付并将夹子包裹。页数少的文件可采用包塑回型针固定。固定后的文件必须做到牢固、美观、不错页、不倒页、不压字，便于利用和保存。3.3 排列同一大类、同一年度的归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件形成时间将同一问题排列在一起。同一属类内文件按永久、长期、短期分别排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件按不同保管期限分别集中排列在一起。文件按排列顺序按大流水编制档案标识号。3.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写档案标识号，档案标识号以条形码的形式描述，条形码粘贴在文件首页右上角的空白位置。a）公文类、科学技术研究类、设备仪器类、会计档案类、声像档案类文件的标识号由全宗号、统一类目代号（二级类目代号）、年代号、流水号组成（见下图）：1 X（XX） XXXX XX 流水号 年代号 统一类目代号（二级类目代号） 全宗号1）全宗号：项目经理部代码，用阿拉伯数字“1”表示；2）统一类目代号（二级类目代号）：用英文大写字母表示，会计类有二级类目即填写二级类目代号，其他无二级类目的，不留空位；3）年代号：文件形成的年度，用四位阿拉伯数字标注公元纪年；4）流水号：文件排列的顺序号。b）建设项目类档案的标识号由全宗号、统一类目代号、二级类目代号、工程项目阶段代码、案卷号流水号组成（见下图）：1 G XX XX XXXX 案卷号 工程项目阶段代码 二级类目代号 统一类目代号 全宗号1）全宗号：项目经理部代码，用阿拉伯数字“1”表示；2）统一类目代号：G；3）二级类目代号：用以区分工程项目，用两位阿拉伯数字表示；4）工程项目代码：具体划分详见建设项目竣工档案管理办法；5）案卷号：案卷排列的顺序号。3.5编目归档文件应逐件编目。来文与复文或文电合一作为一件时，要对复文与来文或文电同时进行编目。归档文件的编目，按照“档案管理信息系统”的格式要求进行录入，同时将电子文件引入在附加文件域中，正文的附件录入在附件题名域。3.5.1归档文件目录设置序号、档号、文件题名、文件编号、责任者、文件形成时间、页数、密级、保管期限、系统平台等必著项。a）序号：案卷内文件依次排列的顺序号，即件号；b）档号：是档案检索语言的主要表现形式，也称为档案标识号，它包括档案类目编码、年度、流水号。c）文件题名：文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，用“ ”号表示；d）文件编号：文件的发文字号；e）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；f）文件形成时间：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注，并用“.”间隔，如2010.10.10；g）页数：每一份归档文件的页数，文件中有图文的页面为一页。文件页号应统一在有文字、图、表每页正面右下角、背面左下角统一用打号机打印页号。已有页号的可不另写页号。大张图纸和图表折叠后，编一个页号。正文与定稿、附件的页号要连续标注；h）密级：按归档文件材料标明的保密等级填写；i）系统平台：支持电子文件的软件名称。3.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长宽为297mm210mm）。3.5.3归档文件目录按照“档案管理信息系统”的格式要求输出，装订成册并编制封面。封面设置全宗名称、年度等项目。3.6 装盒将归档文件按件号顺序装入档案盒，件数要适度，并填写档案盒盒脊、备考表项目。3.6.1档案盒a）档案盒分为文书档案盒、基本建设项目文件档案盒两种类型。文书档案盒外形尺寸为315mm230mm50mm（长宽高）。基本建设项目文件档案盒外形尺寸为315mm230mm65mm（长宽高）。b）档案盒根据摆放的方式，在盒脊设置目录号、年度、起止件号。填写盒脊时采用“档案管理信息系统”的格式要求。3.6.2备考表备考表内容包括盒内档案情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。a）盒内档案情况说明：说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b）立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。c）检查人：负责检查归档文件齐全、完整情况及整理质量的人员，由档案部门负责人填写。d）立卷时间：归档文件整理完毕的日期。文件材料归档范围及保管期限表序号条款名称文 件 内 容 和 名 称保管期限1项目经理部工作会议、工作例会、领导办公会议文件材料通知、议程、名单、讲话、决议、报告、讨论通过的文件、方案、记录、纪要、重要的声像材料永久典型材料、代表发言、简报、参考材料及其它文件材料、贺信、贺电30年小组会议记录、论证未通过的文件材料等10年2项目经理部召开的单项性专业会议和综合性专业会议文件材料通知、议程、名单、纪要、总结、讲话、记录、报告、重要的声像材料 永久典型材料、代表发言、简报30年小组会议记录、参考资料、及其他文件材料10年3一般专业会议的文件材料通知、议程、名单、讲话、记录、纪要、决议、讨论通过的文件、声像材料30年典型材料、简报10年4承办国际会议的文件材料会议议程、会议代表名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文）、讲话、声像材料等永久委员会、学术会的讨论记录、会议代表记录、会议简报、新闻报道等文件材料30年5上级召开的会议文件材料会议通知、讲话、会议通过的文件等30年会议典型材料、简报等10年6上级领导视察、检查工作形成的文件材料10年7党的工作会议、党代会、党委会、工会等会议材料公报、通知、名单、报告、讲话、决议、决定、记录、议程、纪要、讨论通过的文件、记录、重要声像材料等永久大会发言、代表建议、简报、议程、典型材料30年小组会议记录、讨论未通过的文件、参考文件、总结等文件材料10年8领导在业务活动中形成的文件材料重要信件、传真、电话记录等（视重要程度）。30年10年9项目经理部颁发的职能业务文件材料标准、办法、规范、规定、长远规划、纲要永久专项业务问题的文件材料 30年10项目经理部请示、上级机关的批复、批文方针政策性的重要问题 永久具体业务问题 30年11项目经理部起草文件的最后草稿重要法规性的30年其它的10年12项目经理部编缉、编写的文件资料反映项目经理部重大活动事件的出版物样本、剪报、声像材料、有纪念性意义和凭证性的实物等永久13出国考察、访问、参加国际会议、对外合作项目等涉外活动形成的文件材料签定的协议、协定（包括声像）等文件材料永久对外宣传、新闻发布等文件材料30年行政程序、审批手续、考察报告、会议记录30年14处理人民来信、来访的文件材料有上级领导重要批示和处理结果的 永久有项目经理部领导主要批示和处理结果的30年没有处理结果的10年15国家有关部门制发的文件材料国家有关部门制发的、属项目经理部主管业务并要执行的方针、政策、标准、规定等文件材料 永久国家有关部门制发的非项目经理部主管业务并要执行的文件材料10年临时性、参考性的文件材料10年16上级机关制发的有关文件上级机关制发的属于项目经理部主管业务的文件材料（重要的）永久上级机关制发的属于项目经理部主管业务的文件材料（一般的）10年上级机关制发的非项目经理部主管业务但要贯彻执行的文件材料10年上级机关制发的关于项目经理部机构设置、领导人员任免、人员编制等文件材料永久17同级机关或非隶属机关制发的有关文件非项目经理部主管业务但要贯彻执行的文件材料10年同级部门重要来电、急文30年同级部门一般来电、急文10年18下级机关报送的有关文件重大问题的专题报告30年年度和年度以上的计划、总结、统计材料10年19项目经理部年度和中长期发展计划、规划项目经理部一级年度和年度以上的综合计划、规划永久各部门、各专业的年度计划10年季度、月份的10年20项目经理部综合的、部门的、各专业的统计报表年度和年度以上的、专题的永久季度、月份的10年21机构设置、撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久22干部、职工的录用、聘任、转正、定级、调整、退职、退休、离休、死亡、抚恤永久23职工劳动保护、职工医疗保健方案、医疗保险及其它社会保险等文件材料永久24公司干部任免、职称评定等文件材料公司领导任、免职，高级以上职称评定，人事考核的文件材料永久公司内部机构领导任、免职及中、初级职称评定的文件材料30年25人事培训、业务培训文件材料10年26人员编制、员工、党员花名册、统计年报表等文件材料永久27职工调动工作的行政、党团组织关系、介绍信及存根、工资转移证永久28干部、职工的奖惩文件材料股份公司级以上的劳模、先进个人的材料，影响大、问题严重事件涉及人员的处分材料永久项目经理部级及以下的劳模、先进个人和获其他先进称号个人的材料以及涉及一般案件人员的处分材料30年29法律事务工作文件材料项目经理部与有关单位签定的合同、协定、协议、议定书、授权书、传真、信函、电报等具有历史意义和长远利用价值的文件材料永久上述文件具有较长期限效应的30年上述文件具有较短期限效应的10年20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料30年上述证件等审批管理文件材料短期有效的10年30财务工作中形成的文件材料公司结算报告及批复永久公司有关区域变化、征用土地、房屋买卖、资产登记等文件材料永久资金管理、价格管理、会计管理、成本管理、债务管理、税务管理的重要文件材料 30年公积金、利润分配、经营业绩指标、技术开发费用管理文件材料 30年公司预算报告、呈报、批复及分配情况的文件材料10年公司办公设备、物资的采购计划、审批手续等文件材料30年公司财产、档案等的交接凭证、清册30年31审计工作中形成的文件材料重要的永久一般的10年32重大质量环保、工伤和劳动保护、安全教育、监督、消防等文件材料重要的永久一般的10年33科技与情报信息重要的永久一般的10年34项目经理部荣获各种奖励的实物永久归档文件整理流程图归档文件 文 件 整 理 装盒编目录入编号排列装订分 类移 交附件3：电子文件归档与管理细则1 电子文件的收集整理1.1 凡是反映项目经理部工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应收集和归档。归档范围参照项目经理部制定的纸质文件归档范围。收集时除文件定稿外，还应收集记录文件历次修改痕迹的修改稿及相应的背景信息。 1.2 电子文件收集和归档格式要求a）文本电子文件以DOC、XML、TXT、PDF为通用格式，应避免使用WORD的插入图片功能来保存多页图像文件；b）图像电子文件以PDF、TIFF、JPEG为通用格式；c）视频和多媒体电子文件以MPEG、WMV为通用格式；d）音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。1.3 纸质文件数字化a）各处室、项目（分）部收集整理的纸质文件如果没有相同内容的电子文件，均需通过扫描实现纸质文件的数字化。b）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。1.4 电子文件的命名应与纸质档案题名保持一致。1.5 电子文件的存储经审核后的年度电子文件需刻录到优良的只读DVD光盘（推荐Sony、HP和Kodak）上。一个年度的公文类电子文件刻在一张光盘上，一张刻不下，可续刻一张。1.6 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照项目经理部关于纸质文件密级和保管期限的有关规定执行。记录文件历次修改痕迹的修改稿以及相应背景信息的保管期限，应当与文件定稿的保管期限一致。1.7 归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。2 电子文件的归档2.1 归档范围a）凡是项目经理部“档案分类细则”中所要求的文件并包括相应的支持软件与相关的背景信息和元数据，均属于归档范围。b）电子文件归档包含两个方面：一方面由项目经理部OA系统产生的电子文件、背景信息；另一方面指纸制文件并有电子版或本身为电子版的文件，如图象、声音、磁盘、光盘等也属于电子文件，必须归档。 2.2 归档时间所有电子文件一律和纸制档案同时归档。逻辑归档应适时进行，物理归档应定期完成。 2.3 归档要求a）归档电子文件必须准确、完整、有效，为文件的最终版本，并能被计算机识别和处理。b）归档电子文件应是可读取的通用格式，不得编译和加密。应对归档的电子文件检测计算机病毒。c）凡属档案归档范围的文件，其对应电子文件必须归档，没有产生电子文件的档案要有说明，视重要程度进行数字化处理。d）若有特殊情况，需采用光盘、软盘等载体对电子文件进行归档时，载体不得有擦、划痕，不得沾染灰尘和污垢。e）归档电子文件交接要有归档电子文件交接表，交接双方对归档的电子文件一一进行检查，全部符合要求后，双方进行签字、交接。f）各部门可采用“卸载式”和“在线式”两种方式进行归档。归档的电子文件在拷贝或传输时应把同一属类、同一问题的文件放在一起。g）使用在线式归档，可通过网络将电子文件移交到项目经理部综合办公室，打印出电子文件清单，然后与其办理移交手续。3 归档电子文件的管理3.1 归档电子文件的存储在硬件上采用集中的方式，项目经理部建立统一的档案管理信息系统服务器，并采取安全可靠的备份措施。系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新设备中运行。3.2 归档电子文件的保管应符合国家档案局磁性载体档案管理与保护规范的要求，应采用专门的保护设备和保护技术措施。存储归档电子文件的载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒竖立存放，避免挤压；载体应存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离；环境温度控制在1720，相对湿度控制在3545。3.3 档案人员每年对归档电子文件进行检查，防止磁介质的衰减，并及时完成新的备份工作。3.4 档案人员要对在线式收到的电子文件进行备份并妥善保管。3.5 归档公文类电子文件一年刻录光盘一次，一式两套，一套异地保管，一套提供利用。3.6 档案人员应按年度对归档电子文件的接收、保管、利用、鉴定、销毁情况进行统计。 4 归档电子文件的利用4.1 电子文件具有携带方便，传播迅速等特点，因此利用归档电子文件时应遵守国家保密管理规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网方式利用时，应有稳妥的安全保密措施。综合办公室应会同各部门制定查询、浏览归档电子文件的权限和借阅申请的审批流程。4.2 查阅和复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或个人不得擅自对电子文件进行拷贝和传播，对于违反者，将依据中华人民共和国档案法的有关规定进行处罚。4.3 对于一些特殊需求的档案履行审批程序，待批准后，以拷贝的方式进行借阅，并做好归档电子文件拷贝借阅登记。5 归档电子文件的鉴定销毁5.1 归档电子文件的销毁鉴定工作应参照国家关于档案鉴定的有关规定执行，必须在办理审批手续后实施。 5.2 归档电子文件的销毁，要编制销毁清册并指定监销人，以确保信息彻底安全的销毁。属于保密范围的归档电子文件，如信息存储在不可擦除的载体上，应当采用物理或化学的方式连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。附件4：会计档案整理细则1整理原则1.1会计档案的立卷，应遵循经济活动和财务收支过程的规律，由财务处办理终结后，按照会计科目装订成册，整理立卷，编制会计档案保管清册。1.2会计文件的整理，遇到财务报告与普通文件混合的情况，如果是以财务报告为主的，应作为会计文件立卷，并拟出简明确切的题名，填写卷内文件目录；如果是以普通文件为主的，应该作为普通文件立卷保存。2 质量要求2.1 会计凭证、会计账簿、财务报告等的有关审批签署禁止用红墨水、圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写；审批签署要按指定位置填写，避免装订时被压掉；审批人、交（领）款人签名要求正楷书写。2.2 归档材料应为原件，一般不允许用复制件代替。2.3 会计帐簿、财务报告、转（记）帐凭证及用于报销的自制凭证单据、粘贴单所用纸张，均应纸质优良、书写字迹清晰、规格统一。2.4 采用电子计算机进行会计核算的档案，光盘等电算档案与打印的纸质会计档案同时归档保管。3整理规则3.1 分类会计档案按照项目经理部“档案分类规则”的要求进行整理。3.2 整理会计档案由财务处整理立卷。立卷时要剔除金属物。a）会计凭证的整理1）报销凭证粘贴要平整，严禁粘贴成堆，且整张厚薄均匀。粘贴时在左边留出40mm宽的装订边；2）组卷时，按记帐凭证编号和时间顺序排列装订成册，每册厚度不得超过40mm；3）工资表不单独进行组卷，按凭证号随会计凭证一同组卷；4）会计凭证在左边封背装订，装订前逐页检查装订边的宽度，装订边不够宽的要托裱加宽，以保证有关数据及审批签署完整易查。卷内排列以凭证号为序，装订介质要牢靠，装订好的案卷应不压字、不掉页、无倒页、无卷曲、不妨碍查阅。凭证按会计档案管理部门规定填写卷号与凭证封面，要求凭证美观，项目填写齐全，字迹工整。封面由经办人员签字，加盖骑缝章；5）会计凭证封面编写内容应包括：立档单位、凭证名称、起止日期、本月共册、本册是第册、凭证张数自号至号、单据共张、财务主管、经办会计、保管期限。卷脊内容：年代、月份、自号至号，第册、案卷号。会计凭证封面应采用无酸牛皮纸或150克的纸张按统一格式铅印；6）案卷排列：按时间顺序排列。b）会计帐簿的整理1）会计帐簿，原则上保持原基础，一本帐作为一个案卷。各类帐簿（除另有规定外）每年使用一本，不得跨年使用；2）各类帐簿均要逐项填写帐簿启用一览表，其内容为：单位名称、帐簿名称、使用年份、停止日期、共计页数、记帐人员签章、会计主管人员签章并加盖公章。更换过经管人员的应在表内记录交接日期并有交接人签章。归档时档案部门要逐本检查，未填写启用表的帐簿要求财务部门进行补填；3）以光盘形式归档的会计数据，随帐簿类编号，单独存放；4）会计帐簿归档时要加盖归档章，装入统一规定格式的档案盒内，并在背脊处填写规定项目；5）案卷排列：按照总账、现金日记帐，银行日记帐，明细帐、其它辅助性帐簿的顺序排列，装订时应有会计帐簿封皮。银行对帐单随银行日记帐一起保管。c）财务报告的整理1）财务报告可按年报、半年报、季报和月报分别整理组卷，同时也考虑报告的薄厚来组成案卷。在整理财务报告时，要保持文字材料与财务报告在内容上的密切联系。财务报告按财务情况说明书、报表附注、报表的顺序装订，并