召开国际会议的具体流程PPT课件

模拟国际学术会议的详细步骤 外国语言文化学院顾乾毅 首先向各位来宾和同学们介绍这次课 三节课 将要做的事情 通过PPT的形式向大家汇报本学期所学国际学术会议的内容和知识并如何运用到实际操作中去 模拟国际学术会议的筹办和主持 第一张幻灯片显示 某地某届某个主题的国际学术会议主办机构名称会议召开的日期会议召开地点 第二张幻灯片 召开此次会议的主题和背景第三张幻灯片 此次会议将要探讨的话题 以后的若干张幻灯片将介绍在筹办此次会议前所做的一些筹备工作 1 组成两个组委会ConferenceOrganizingCommittee和ConferenceAcademicCommittee明确以下成员 具体人员的名单 及其各自的责任 fortheconferenceorganizingcommitteechairman vice chairman membersandasecretarygeneralfortheconferenceacademiccommitteeadvisors achairman vice chairman membersandsecretaries注意 需要介绍两个组委会主席的背景 名字学历 职称 单位 职务 研究方向 贡献等 均为虚拟 其他只要列出名字和单位 2 写出具体的征集大会学术论文的通知 内容包括以下各项 语言表述参阅教材内容以及各相关任务所列的典型句子 A Themeand orbackground可以考虑向来宾介绍确定此次会议主题的一些思路 1 Hotspotsofsociety 社会热点 2 Contentiousissueinthecommunity3 Issuesofcommonconcerninacertainfield4 Controversialissuesinacertainfield5 Accordingtothecharacteristicsorpropertiesofcertainkindsofproducts 在确定这些主题时也要考虑到以下一些方面 1 Clearlyexpressthepurposeofthemeeting2 Forward looking 前瞻性 3 Sustainability 可持续性 4 Acceptableforthemajorityofparticipants B ConferenceobjectivesC Topicstobediscussed Suggestedtopicsincludebutarenotlimitedto D Papersandsubmissions 具体要求 abstractsubmissiondeadlineacceptancenotificationfullpapersubmission明确以上各个阶段的时间 参阅以下内容 a PapersandSubmissions Deadlines tentative b 接受论文的通知函c 论文打印的要求 Authorsareinvitedtosubmitfullpapers inCamera Readyform uptosixpages withtheauthors namesandaffiliations 单位 completeaddress includingemail faxandphonenumberofthecorrespondingauthor beforeMarch1 2011 byemailtohsdp07 Prof MinghuiXiong ThelanguageisChineseorEnglish Thepaperswillbereviewedbytheprogramcommitteebasedoncontent presentationandsuitabilityfortheconference ThepapersmustbeinanMSWordorLatexformat A4 singlespace Songti 10pointsifinChinese orTimesNewRoman 12pointsifinEnglish Moredetailedinformationwillbeavailableonthewebpage E Timeandvenue theplacefortheconference 参阅以下形式 ZhongshanHotel 307ZhongshanDonglu Nanjing Jiangsu ChinaTel 86 25 44818888 Fax 86 25 44809209 注意 确定会议地点时 要向来宾介绍确定该地点的原因 可以考虑从以下几个方面讲 a ExpenseandConvenience费用与便利性b Closetotheairport是否邻近机场c Enoughparkingspace充足的停车空间d Shuttlebus接送车辆情况e Touristattractions旅游景点f Weatherconditions气候状况g Theimage当地的形象h Safetyguarantee安全保障etc F Organizinginstitutionandcommitt 包括主办方和承办方 参阅以下内容 OrganizingInstitution InstituteofLogicandCognition KeyResearchInstituteofHumanitiesandSocialSciencesinUniversities SunYat senUniversity ChinaOrganizingCommittee HonoraryChair 名誉主席 JialongZhang InstituteofPhilosophy ChineseAcademyofSocialSciences ChairofChineseInstituteofLogic 中国逻辑学会主席 Chair Committee ZhuanghuLiu DepartmentofPhilosophy PekingUniversity G RegistrationFee 参阅以下内容 RegistrationFees tentative H ContactInformation参阅以下内容 Contactinformation MinghuiXiongEmail hsdp07 Tel 025 44816640Fax 025 44817656 3 其他的一些行政方面负责的工作举办国际学术会议需要准备一系列会议的组织 策划 布置 灯光音响 电视屏幕墙 摄影摄像 多媒体连接 同声翻译等会议前的工作 会前工作 1 制定会议接待策划方案和报价 2 实地考察会议举办场所 3 确认会议接待方案和接待标准 4 在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册 5 准备会议资料 含代邀请相关领导 新闻媒体 新闻通稿 接待资料 会议配套的商务服务及公关礼仪 翻译 通讯及文秘服务 会中工作 6 机场 码头 车站 专人 专车分批分时段按要求接站 7 会议酒店现场 会议秘书分发会议资料 来客接待 8 会议秘书协助会场布置及会场的会务服务 9 会议秘书在会议接待 报到 处协助会务组确认和分发房间 确认VIP用房及整理记录有关信息 协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作 10 确认用餐时间 菜单 标准 形式 酒水及主次桌和其他相关安排等工作 11 提前确认会议代表 客户 的娱乐项目 娱乐场所及消费和付费的方式 12 确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃 住 行 游 购 娱安排事宜 日程安排 房餐车导游等安排 13 确认并保障会议期间会场防盗 消防等安全工作 参会代表的人 财 物等安全工作 14 确认特殊客人 含领导 少数民族代表 VIP 残障代表及家属等 的安排及接待工作 15 协调会议期间的交通工具的安排 16 代