小学版录入程序操作手册.doc

太原市中小学电子档案信息管理系统操作使用手册太原市中小学电子档案信息管理系统（录入程序）系统实施意义为了更好地服务于教育、服务于社会、服务于家长，同时方便于学生，使教委和学校能更加准确和方便地了解每一个中小学生的家庭情况、个人情况、在校期间的表现以及升学动态等，同时响应政府倡导的阳光政策，杜绝学生升学过程中的舞弊行为，使我市的教育管理水平达到全国先进水平。系统主要功能介绍：1、全面的记录每一个中小学生的家庭情况和个人情况。2、实时对数据进行备份，以防后台数据库出现异常。3、可以将数据导出到ACCESS数据库中，向教委上报数据。4、可以进行学生情况的查询以及打印。5、通过权限来对系统的安全性提供进一步的保障。系统主界面（如下图所示）：系统操作说明：为了保障数据的安全性，系统使用前必须先进行登录。1、用户登录功能初始化过程：创建数据模块、创建主窗体、数据库登录、设置日期，时间格式。用户身份验证：用输入口令的方式验证用户的身份，以防止非法用户使用本系统(非法修改或盗取数据)达到保护数据的目的。操作说明:如图(一)所示 由于第一次登录，系统默认管理员和操作员的密码为空；第一次登录，应选择用户名为管理员，进入后可以角色管理进行设置（密码、权限）；如果你选择的用户名进行密码设置 了，在进入登录时，会出以下情况：在组合框中选择“用户名”，在文本框中输入您的密码，确定输入无误，单击确定按钮，向系统提交数据，或单击取消按钮，放弃登录并退出系统。若“用户名”为空，则提示用户输入“用户名”和“密码”，若用户不存在，则提示用户“请检查您的用户名是否存在”，若存在则检查用户密码，若密码错误系统会提示您还有几次机会，系统允许用户只能输三次密码（如下图）,若三次密码输入均有错误，则系统自动弹出“提示错误信息”对话框，按确定按钮自动退出系统。登录后，先进行学校初始化设置；2、学生信息录入功能：录入每年小学毕业生的详细情况。操作：首先点击系统主菜单中学生管理下的学生信息，主窗体中央出现选择年份的窗口，如下图所示：确认将要录入的学生升学的年份后，点击确定按钮,就进入登记表录入界面。如图(二)所示： “添加”时，应注意：l “考号”必须是7位数字l “民族”默认值是“汉族”l “性别”默认值是“男”l “是否本地城区户口”默认值是“是”l “学科成绩评定”中的“A”代表合格，“D”代表不合格； 以下图显示的都是必须录入的；(图二)1、上一条、下一条按钮，用于向前、向后翻页。当上一条、下一条按钮均为灰色时，表示当前处于编辑状态不允许翻动。2、定位按钮，用于在已知学生考号时直接找到该学生所在页面，提高数据检索效率。操作界面如图示： 在以上界面中输入所要查找学生的考号，然后单击确定，系统会自动查找该生，若找到了，系统关闭此对话框，显示该生的详细情况，若没找到，说明不存在使用此考号的学生，系统也会弹出提示框，提示请您重新输入考号。3、添加按钮，用于添加一条新的纪录，即录入一张新的表格。单击后，窗体中出现一张新的表格，依次将各项目选入或录入在操作中可以用鼠标或回车移动光标。全部数据录入完成检查无误后，单击确定，一张表格就被系统接受。如果有些数据没有或暂时不想录入，则可暂时跳过不做录入。如不想保存这张表格点取消放弃本次操作。4、修改按钮，用于修改当前的数据。5、删除按钮，用于删除当前学生的数据。由于删除操作是不可恢复的，所以单击删除按钮后系统会给出确认对话框(如下图所示)，如果确实要删除，则单击确定，则该学生数据被删除，执行删除操作后的数据不能恢复，如果不想删除，请单击取消按钮。6、确定按钮，用于保存修改或添加的数据。如果在录入过程中，有一些系统要求必须录入的数据为空，此时，系统会给出提示框(如下图所示)，要求重新录入一些重要数据。 另：在您操作的过程中，若有不符合系统要求的操作，系统都会给出相应的提示框，提醒您的操作错误，形式与上图大致相似，所以在以后提到提示框时，也就不在一一将其列举。7、取消按钮，用于取消增加或修改的操作，这一操作只能恢复到上次保存之后。8、返回按钮，用于退出本窗体，返回主窗体。3、学生信息查询功能：可以按年份和考号查询学生信息。操作：如图(六)所示(图六)点击系统主菜单“学生管理”下的“信息查询”，即出现如上界面，用鼠标点击选定年份，需要时可输入学生考号，然后点击查询，若无符合条件的纪录，系统弹出对话框，若有符合条件的纪录，如下：窗体下方的框内将列出符合条件的纪录，此时详细信息按钮可以使用，若需查看请点击此按钮，将出现如图(七)所示界面：(图七) 如果查找某个学生的信息人，则需要输入该生的姓名或考号或计算机编号，然点“查询”，就可以查询该生的信息。“清空”按钮是清空所有的信息。4、学校信息初始化功能：在系统使用之前必须先进行学校信息初始化操作，将本校所在城市、城区以及本校的名称和代码录入系统。操作：首先点击系统主菜单数据管理下的信息初始化，则进入信息初始化界面。点击添加按钮即可输入本校所在的城市、城区以及本校的名称和代码，其中三个代码必须都是两位，并且都是教委制定的代码。输入完毕，确认无误后点击确定按钮即可。若点击取消按钮则取消本次操作。如（图三）所示（图三）图中编辑和删除按钮是用来修改和删除学校信息的操作按钮，注意：当已经录入了学生信息后，此时将不能再修改和编辑学校信息，系统会弹出提示框警告。点击确定按钮即将添加、编辑过的纪录进行保存，点击取消将取消本次操作。编辑学校信息，系统会弹出提示框警告。点击确定即将添加、编辑过的纪录进行保存，点击取消将取消本次操作。5、数据导出功能：录入完成后将数据导出，为拷贝到软盘上报教育局或导入小学分配程序做准备。操作：界面如图(四)所示：(图四)选择系统主菜单数据管理下的数据导出将进入以上所示界面请先选择要导出哪年入学的学生信息，然后选择驱动器名以及文件目录，然后在相应的文本框中输入所要导出的文件名，最后点确定按钮，系统进行自动导出数据，可能要等一段时间，完成后系统将会给出提示框，告知用户导出成功或失败。若出现以下提示：则说明该文件已存在，如果想覆盖则点击“是”；相反点击“否”，后改变文件名，就可以重新导出；点退出将返回系统主界面。6、数据备份功能：将数据库中的数据进行备份。操作：界面如图(五)所示：(图五)选择系统主菜单数据管理下的数据备份，将进入以上所示界面请选择或输入所要备份的文件名，最后点确定按钮后，若给出的文件名在指定的目录下已经存在，系统将弹出对话框，问是否覆盖此文件，选择确定原文件将被覆盖，建议选择取消，重新输入文件名。系统自动进行数据备份，可能要等一段时间，完成后系统将会给出提示框，告知用户数据备份成功或失败，若失败请重试或与技术人员联系。点击退出返回系统主界。 7、学毕业登记表打印功能：用于打印小学毕业登记表。操作：如图(八)所示，选择学年，点“查询”，下面就会出该学年下的所有毕业生；如想定位某个学生，就学生所在的年份下输入考号，点“查询”，可以定位到该生；（图八）选择好要打印的学生后，按打印按钮，系统将数据导出到Excel下，在Excel下设置好打印机后进行打印。由于本操作较费时，系统会提示请等待。（图九）8、小学毕业生花名册打印功能：用于打印小学毕业生花名册。操作：如（图十）所示，选择好要打印的年度后，按确定按钮，系统将数据导出到Excel下 （图十一），在Excel下设置好打印机后进行打印。由于本操作较费时，系统会提示请等待。（图十）（图十一）9、系统帮助点击主菜单系统帮助即可了解到关于本系统的所有信息。10、重新登录改变用户后，不必退出程序，只需重新登陆即可。如图(八)所示：(图八)在组合框中选择“用户名”，在文本框中输入您的密码，确定输入无误，单击确定按钮，向系统提交数据，或单击取消按钮，放弃登陆并退出系统。若“用户名”为空，则提示用户输入“用户名”和“密码”，若用户不存在，则提示用户“请检查您的用户名是否存在”，若存在则检查用户密码，若密码错误系统会提示您还有几次机会，系统允许用户只能输三次密码,若三次密码输入均有错误，则系统自动弹出“提示错误信息”对话框，按确定按钮自动退出系统。11、角色管理定义操作权限角色描述，通过角色对用户的授权完成权限的管理。只允许系统管理员进入本模块。权限管理允许系统管理员拥有最高管理权限，可以添加、编辑、删除角色及用户、设置，更改系统口令、初始化系统参数。密码最长位数为8位。不同角色拥有不同级别的权限，角色包括多个用户，同一角色内用户有相同的权限。权限管理窗体中的操作都是针对本部门进行管理的。用户密码不由管理员设定，当新建一用户时其默认密码为空。用户密码由用户在密码修改窗体内设置，管理员不知道用户的密码。用户管理功能：对系统用户进行管理，可以添加、编辑、删除任一角色内的任一用户，也可使用首记录、末记录、上一条记录、下一条记录四个按钮查看记录。操作：界面如图(十二)所示：选择系统主菜单系统管理下的权限管理将进入以上所示界面，通过角色对用户的授权完成权限的管理。对系统用户进行管理，可以添加、编辑、删除任一角色内的任一用户，也可使用首记录、末记录、上一条记录、下一条记录四个按钮查看记录。(图十二)添加若当前用户在当前部门内已有角色，则不能再在本部门给其赋以新的角色。单击添加按钮（此时确定和取消按钮可用，其他按钮均不可用）系统将等待用户选择添加记录信息，同时功能按钮面板上只有确定和取消两个按钮可用。选择添加信息，确定无误单击确定按钮，系统则向数据库提交用户添加结果，完成添加操作。若要取消当前操作，单击取消按钮。删除首先通过上一条、下一条按钮移动记录指针定位需删除的记录，单击删除按钮即可删除当前记录。编辑既可修改用户的角色，也可修改角色的用户。首先定位需要修改的记录，可以通过首记录、末记录、上一条、下一条四个按钮定位记录（建议使用鼠标）。单击编辑按钮系统将等待用户修改当前记录信息，同时功能按钮面板上只有确定和取消两个按钮可用。修改确定无误单击确定按钮，系统则向数据库提交用户修改结果并回显在表格中，完成修改操作。若要取消当前操作，单击取消按钮。角色管理功能：可在系统内添加新角色，修改，删除已有角色，并可对新角色，已有角色的权限进行重新分配。如果为新角色分配权限，用户只需在权限列表框内选择权限即可。角色编辑包括角色名称、描述的修改和角色权限的变更。角色删除可将选定角色其用户仍保留 ，但其不再有任何权限。操作：界面如图(图十三)所示：(图十三)定义操作权限角色描述。对系统角色进行管理，可以添加、编辑、删除任一角色内的任一用户，也可使用浏览器查看记录。系统管理员的权限不可被编辑和删除。添加单击添加按钮，系统将等待用户添加记录信息，同时功能按钮面板上只有确定和取消两个按钮可用。添加信息，确定无误单击确定按钮，系统则向数据库提交用户添加结果完成添加操作。若要取消当前操作，单击取消按钮。删除首先通过上一条、下一条按钮移动记录指针定位需删除的记录，单击删除按钮即可删除当前记录编辑首先定位需修改的记录，可以通过首记录、末记录、上一条、下一条四个按钮定位记录（建议使用鼠标）。单击编辑按钮系统将等待用户修改当前记录信息，同时功能按钮面板上只有确定和取消两个按钮可用。修改确定无误单击确定按钮，系统则向数据库提交用户修改结果并回显在表格中，完成修改操作。若要取消当前操作，单击取消按钮。12、密码修改功能描述此功能用于用户修改自己的密码。操作说明：界面如图(十四)所示：(图十四)选择主菜单系统管理下的密码修改进入如上界面。首先输入旧密码（密码最长位数为8位），接着输入新密码，确认后单击确定按钮即完成密码修改。如果输入新密码后，确认密码与新密码不一致，出现以下提示:13、关于关于本系统的版本信息。公司概要太原市晟宏高科技有限公司简介太原市晟宏高科技有限公司,隶属于太原高新技术开发区,是一家致力于软件开发、系统集成、硬件销售的高新技术企业。晟宏公司从一九九八年四月成立以来，在国民经济信息化建设中充分发挥公司的管理、技术、资金方面的优势，公司得到迅猛发展，成为山西省以应用软件开发、系统集成为主的大型高科技企业。晟宏以崭新的姿态站在科技潮流的前端，作为客户可信赖的朋友，伴随您走入网络信息化、数字化的新世纪，公司以效率、责任、创新的企业理念，追求一流的形象、一流的品质、一流的服务。公司下设系统集成部、软件开发部、市场拓展部、人力资源部、销售部和售后服务与技术支持中心。公司坚持以人为本、科学管理强化员工队伍建设，以完善的技术优势、周全的售后服务、不懈的努力追求在全省教育、卫生、电信、邮政、商业等行业的网络、信息化建设中，树立了良好的企业形象，赢得了广大客户的信赖。系统集成背景情况代理HP、联想、方正等多种品牌的PC电脑，Cisco、Cabletron 、3COM、联想-Dlink网络产品， LUCENT、IBDN结构化布线产品，现有IBDN认证工程师二名，Microsoft认证系统工程师三名，是IBDN认证的系统集成商，有比较健全、系统的产品推广、市场营销经验，良好的软件产品开发队伍，优异的系统集成能力，完善的技术支持服务保障体系。由具有丰富经验和高超技能的网络专业人才，在深入分析用户需求的基础上，为客户推荐最经济、最实用、最可靠的计算机软、硬件设备和全面的技术服务。软件项目背景情况公司在软件开发方面具有深厚的专业知识和丰富的实践经验。现拥有专职开发人员12名，全部为计算机专业本科以上学历，开发范围涉及办公自动化、商业自动化、生产制造管理、多媒体应用软件等多方面，并与世界著名软