采购订单处理流程.doc

神州数码有限公司3-1-1采购订单处理流程采购订单处理标准作业程序采购部 页数编写日期编写人员批准上期版本05/08/2000采购部版权 神州数码有限公司2000 1、 目的本文件用于描述及规范 神州数码有限公司采购订单的处理作业程序。2、 适用范围本文件是采购订单处理的全部作业程序。采购专员将依据本作业程序处理采购订单并进行相关操作, 采购经理将根据此程序对采购专员进行监督考核。 3、 职责本作业程序由采购部执行和维护。4、 定义采购申请：产品部向采购部下达的采购要求。走货指令：产品部向采购部下达的走货安排，采购部依据走货指令通知HKOC 发货。走货清单：(由采购专员制作), 采购部要求HKOC发货的依据，HKOC依据走货 清单安排发货。口岸分货：供应商或口岸运输部依据走货清单直接向平台分货。订单跟踪：采购部下达采购订单后，对货物从出仓、到运输、仓储、报关 直至最后入库的全程信息进行跟踪、分析，及时向产品部提供货流信 息。采购订单：SAP R/3 系统中的采购订单，是库房基于收货的依据。5、 采购订单处理51 SAP基本概念 采购组织：l 对多个或单个工厂采购的基本组织单位。l 为工厂采购物料或服务时，同供应商进行谈判的组织单元，并负责整个采购 业务。l 一个采购组织可以给分配给一个或多个公司代码，可以为一个或多个工厂提 供采购服务。l 所有采购订单的下达和执行都要指定采购组织。 采购组：l 负责特定采购活动的个人或一组人，是执行采购的最小单位。l 是各种采购情况的统计、分析的基本单位。 工厂：l 在公司代码层次下，能够生产产品、提供服务或分销货物的组织单元。 库存地：l 在工厂层次下区分不同物料存储的组织单位。l 从物理/逻辑上，把不同状态的物料分开。l 各种出库、入库操作都基于库存地点。 供应商主数据：l 包括一般数据、公司代码数据和采购组织数据。l 一般数据包括名称、地址、国家、增值税号、银行、联系人等，在集团层。l 公司代码（财务）数据包括统驭科目、付款条件等，在平台层。l 采购组织数据包括订单货币、付款条件、贸易条件、合作伙伴（供货方、开发 票方、订购方等），在子公司层。 物料主数据：l 包含了物料在业务中需要的所有数据。l 是采购、销售、生产、存储、财务数据的起始点，也是它们的核心。也就是说，物料主数据将会影响系统中与物料相关的操作。 采购订单类型：l 不同性质的采购业务通过不同的订单类型来完成。l 系统中的订单类型包括NB-标准、NA-普通、NC-零价、RT-索赔、UB-转储。 项目类别：l 指采购物料的来源。l 系统按来源将采购订单分为标准、L-外协、K-寄存等。 科目设定类型：l 指采购的目的。l 系统按目的分为1-备件采购、2-研发采购、3-办公用品采购、A-固定资产采购、Z-销售订单采购。 基于收货的发票校验：收货后才可以做发票报销。52 采购订单处理流程： 一 . 国外采购订单流程：4.发货信息4.发货信息4.发货信息3.正式订单 供应商 报关事物部2.采购申请 采购部1.采购申请 HK OC 事业部 说明：事业部根据销售计划向采购部下采购申请。采购部审核采购申请的合法性，合格后传真HKOC确认。HKOC采购部根据采购申请向供应商下正式采购订单。供应商确认订单，并把发货信息告知HKOC-北京采购部-事业部。发货流程：9.已确认的走货清单 物流管理部 EPR7.沟通供应商8.反复沟通6.走货清单 HKOC5.发货指令 采购部4.发货信息 事业部 报关事物部说明：4.-5.根据厂商的发货信息给采购部下发货指令。6、采购部根据事业部的发货指令，并对照报关部的合同做走货清单，传真HKOC确认。7、HKOC和供应商反复沟通，确认发货信息。8、北京采购部和HKOC 反复沟通，形成正确走货清单。9已确认的走货清单首先录入EPR产生SAP NO，同时复制两份，一份给报关事物部，一份给物流管理部备查。二 . 国内采购订单流程：10文件编号/版本 版权 神州数码有限公司2000 页码