会议管理作业指导书.doc

会议管理作业指导书文件号CXZB-WI-XZ016版本号A/1生效日期页 码6/6总办分发范围分发号A（1-9）总部各部门分发范围分发号B（1-9）分店分发范围分发号C（1-9）董事长 A1财务管理部 B1行政部 C1采购管理部 B2餐饮部 C2 营运管理部 B3康体部 C3客房部 C4文 件 更 改 记 录版次号修改页码修改后总页数更 改 内 容 提 要日 期A/11-66详见文档2012年04月30日编写审核 批准 日期 日期年 月 日日期 年 月 日1 目的为进一步规范公司会议管理，加强信息沟通，及时解决工作中存在的问题，部署下一阶段工作，提高工作效率。2 适用范围公司内部工作例会和公司对外参加各种与企业经营管理有关的会议3 职责总办负责规范公司会议管理制度，并负责检查与考核会议制度落实情况与工作质量。行政总经理负责严格执行会议制度，并监督和管理所在店会议管理工作质量。行政部负责协助行政总经理督导各种会议落实情况以及工作质量。各部门负责人负责严格落实执行各种会议制度。4 定义类别释义例行会议1. 例行召开的工作会议，简称“例会”。例会原则上按规定的时间、地点、内容组织召开。2. 例会不需召集，所有与会人员必须按时出席，会议前会议跟进人可作口头提醒。3. 例会有任何变动时会议跟进人须提前告知各与会人员。临时性会议1. 临时召开的专题会议。由会议主持人（或会议召集人）根据事情性质以口头或书面形式召集相关人员参加。2. 召集人发出通知时应告知：会议名称/ 主旨和议项/时间/地点/主持人/ 出席人员（名单）。非重大紧急临时会议，开会时间安排一般不得与例会相冲突。3. 参加人员、内容、时间接近的几个会议，召集人可安排合并召开。4. 一般情况下，临时性会议，相关主持人或组织部门应提前4小时通知。公司外部会议公司外部的工作会议主要指与公司经营管理有密切联系的各行业主管部门、政府机关等召开的会议。5 内容5.1 例会项目例会名称召开频次召开时间组织部门主持人参会人会议记录晨会每日10:30-11:00行政部轮流指定全体人员/部门例会1次/10天10、10、30各部门部门负责人部门人员部门指定店务会1次/10天9、19、29日14:00-15:30行政部行政总经理主任级及以上行政文员员工大会1次/月12日下午2:00-3:00行政部临时指派全体人员行政文员营销月例会1次/月3日下午14:00-16:00总办总经理副总经理、行政总监、餐饮部经理、康体部经理、 客服人员、董助指定人员营运月例会1次/月5日下午14:00-16:00总办董事长行政总经理、副总经理、部门负责人、行政经理、行政总厨、行政总监董事长助理5.2 会议目的例会名称目的晨会团队风采建设，行动成功励训，团队荣誉感竞争，部门工作日安排。店务会分店周例会是分店沟通经营管理信息，解决日常经营活动中各类问题的重要渠道。要求经理级及以上管理人员、部门临时负责人参与,适当时可拓宽会议面。部门例会1. 总结部门工作，重点解决疑难问题，缺失整改。2. 对部门员工在业务或工作处理上，方法得当者予以表扬，并予分享共同提升。3. 传达分店周例会精神，结合周例会精神部署部门本周主要工作及听取下属的意见反馈。员工大会各部门向通报上月工作成绩与缺失，整改方案，以及本月工作目标，月度荣誉员工表彰。营销月例会1.成功的经验及失败的教训。 2.应对措施研究。3.制定共同方案。 4.取长补短，体现团队协作精神。营运月例会1. 各店上月工作开展情况汇报。 2.各店本月工作目标3.董事长公司经营战略布署。 4.公司重要决策宣布5.3 会议议程例会名称议程注意事项晨会1. 集合整队问好主持人开场例行检查报告价值准则训勉宣誓龙的呼唤团队风采。2. 各部门工作安排。1. 每周一各部门晨会PK。2. 每周一晨会发放当周生日员工礼品。店务会1. 首先由各部门汇报上一周期计划工作的完成情况（重点汇报未完成的工作及原因）、本周期的工作计划和需要协调解决的问题，部门与部门之间可以协调解决的问题不上会。2. 然后由行政总经理进行汇总，提出指导性意见，小问题当场解决，大问题在24小时内答复。3. 总经理通报重要事项和督查各部门主要工作。4. 行政文员整理形成会议纪要，下发各部门遵照执行。1. 会前准备充分，汇报简明扼要。提出问题的同时要拿出解决问题的方案、办法，供领导决策。2. 需要其他部门合作、配合和协调的问题要明确具体，有异议的问题原则不争论。部门例会1.部门主管负责人召集，要求全员参与（可以只要求领班级以上管理人员参加，再由领班将会议内容传达至各班组）。2.部门负责人负责收集各岗位工作进展情况、所遇问题、采取或拟采取的解决方案，安排工作计划。员工大会1. 行政部门按会议议程作好相关准备工作。2. 餐饮部协助布置会场。3. 各部门汇报工作。4. 员工表彰。行政部负责员工大会组织与策划；部门协助大会主持人培训与主荐。营运月例会1. 由各部门负责人通报上月工作情况，缺失检讨，缺失整改，本月工作目标。2. 董事长进行汇总，提出指导性意见，小问题当场解决，大问题在24小时内答复，重点针对上月取得的工作成果和存在问题，明确下一阶段工作任务。3. 董事长指引公司发展策略。1. 各部门重点分析缺失原因与整改方案。2. 营业部门重点分析经营活动中存在的问题及其原因，拿出需要协调解决的办法。营销月例会1. 检查经营决策的落实情况、销售任务的完成结果，分析公司客源构成、消费结构、存在的问题及原因。2. 由各客服经理通报市场状况、当地周边同类公司的营业状况、市场价格、市场销售情况、市场竞争动态和市场口碑，以便进行横向比较。客房部汇报客房销售情况、客源变化及人均消费水平等。3. 分析近期市场动向、特点，市场发展变化趋势，市场竞争的激烈程度，公司市场销售策略是否和市场环境或市场竞争相适应，存在的问题及市场销售策略应如何调整、如何实施。4. 通过上述分析，由总经理汇总，提出指导性意见。其重点是针对近期取得的销售成果和存在问题，明确下一阶段销售任务。1. 各员总结经营情况，分析超额或未完成经营指标的原因。2. 分析各种活动销售情况和产生的效果，存在的问题及其原因，需要协调解决的办法。3. 纵向比较，分析收入、成本、费用、消费结构等。4. 市调分析。要做市场分析基础资料统计，对不同的客源市场进行细分，了解经营对手的经营情况。5. 下一阶段经营预测分析，推出活动项目及需要协调的工作公司外部会议1. 行政部收到相关会议通知后，按照业务相关、专业对口、谁主管谁参加的原则安排参加会议人员。2. 行政部应及时将参加会议人员的情况向董事长（总经理）汇报，经董事长（总经理）批准后执行。参加会议人员回来后，应及时的向公司相关部门传达会议精神，有必要的情况下还要召开专题的会议进行传达。5.4 会议纪律与要求会议纪律1. 与会人员要按时参加会议，并在会议签到表上签到，不得迟到、早退。2. 如需请假，经相关组织部门/组织人批准后方可，重要岗位人员请假须指定代理人出席。3. 必须穿工作服参加会议，会议期间不得闲谈和吸烟，不得做与会议无关的事情。4. 会议期间应保持安静，与会人员将手机调为振动或无声状态。5.会议期间不得随意走动；不得无故离席和擅自离场，如中途离开须征得主持人同意。6.会议期间不得随意接听电话，如遇重要紧急来电，需征得主持人同意后到会场外接听，尽量长话短说，接听完电话立刻返回会议中。会议要求1. 会议目的明确，都解决问题。属于部门职责范围或主管领导有权解决的问题不上会，已有成文规定或先例的事，非特殊情况不上会。2. 每次会议都应有充分的准备，准备不充分，没有提出解决方案的议题不上会，主管部门没有统一意见而“矛盾上交”的议题也不上会。3. 提前对会议主题内容作好自己相应的准备工作，在会议发言时，忌用“可能”“我感觉”等模糊性用语，工作表述做到简洁、有根有据。按要求的时间完成个人发言。不得拖延。4. 参加会议人员必须要带上工作笔记本，作好会议记录。5. 会议主持人必须紧紧抓住议题，即要启发引导与会者充分发表意见，又要注意控制主题和重复的发言。6. 会议过程中，主持人综合讨论意见，对每一论题及时形成决议，并将决议于会上责成有关人员落实执行。7. 指定专人做会议记录。凡在会议上形成决议、决定的，会议记录人应在会议结束后24小时内形成会议纪要与跟进表，落实相关责任人，检查考核人，完成日期，交会议主持人审批后分发到有关部门或责任人进行落实、跟进，在规定的期限内进行验收，并将结果反馈至董事长。8. 非公司内部人员不得邀请参加公司内部的会议。9. 重要会议、大型会议如员工大会等需拟定会议议程，做到主席台人手一份，并张贴公布。会议准则1.对事不对人，以善意和真诚看事情。 2.有议有决，有记录，有跟踪，有奖罚、有考核。3.勇于承担错误，立即改善。 4.解决方案有目标，有时间，有担当，有效果确认5.谈流程、谈事实、谈数据、谈改善。 6.不只谈问题，更要谈解决方案。会议安排要求1. 明确会议内容与会议名称。 2.确定会议议题。 3.确定会期。 4.确定出席对象。 5.确定议程。会场布置确定会场形式、坐席数量、主席台席位，会标、标语，花卉放置，音响、照明、通风、纸笔、茶水等各项服务要求。督导检查1. 针对公司各例会落实情况，总办可随时进行抽查、例席参加，以督导检查例会落实情况。2. 会议布置事项任务须按时或提前完成或落实，每项任务都要有检查人，例会检查人见附公司例会一览表，临时性会议检查人为主持人或由主持人指定专人。惩处违反上述规定，根据情节轻重分别处