某公司ORACLE ERP AP 模块培训手册.doc

珠海理想科学工业有限公司ERP管理信息系统应付管理系统-培训手册作 者： 王淑芳建立日期： 25-Apr-2002修改日期：18-Apr-03控制编号：版 本： 02审批人：RISO项目经理 拷贝编号_文档控制修改记录日期作者版本修改参考号18-Apr-03王淑芳2.0审阅者姓名职位传阅者拷备号姓名部门资料管理员项目资料室文档保存人员注意：如果你接到本文档的电子备份件并要打印出来时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。如果你接到本文档的硬拷贝件时，为了文档控制请将你的名字写在封面的相应位置。目录文档控制ii编写说明1使用对象1参考文档1第一部份 供应商管理2操作说明2供应商2第二部份 发票的处理12操作说明12发票处理12第三部份 预付款处理19操作说明19预付款19第四部份 付款23操作说明23付款23第五部份 过帐与关闭会计期26操作说明26月末关帐流程26编写说明 本文档为最终用户使用手册,分供应商管理、发票处理、预付款处理和付款四部分的操作说明使用对象本最终用户培训手册中的供应商及发票部分适用于财务部门处理应付款发票的财务人员，付款部分适用于作供应商付款的财务管理人员。参考文档第一部份 供应商管理 操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对供应商的增加、合并。 供应商新增供应商录入菜单： 供应商基准输入1、 进入“供应商”窗口（供应商主界面）。 供应商全称：规范地录入供应商的全称。 供应商编号：输入供应商编号。供应商税务代码 。失效日期，用来防止某日期之后此供应商的发票或采购订单的输入。 父供应商名称 。供应商是特许公司或子公司时的父公司名称。父公司在系统中也必须定义为供应商。 编号 父供应商编号。 客户编号 Classification: 分类。 类型：将供应商分为以下6类：国内,国外,Tax authority,public sector companies,suppler供应商、Employee员工,。 员工: 选择有效员工的姓名以将员工作为供应商的形式进行有关费用报销。除非将员工输入为供应商类型，否则您不能选择员工姓名。 编号：您已将其作为供应商记录的员工编号 一次性交易One time: 启用此选项以指定该供应商作为一次性供应商。您可以通过使用“供应商查找”窗口找出所有一次性的供应商。 SIC ：标准工业代码 Minority owned：少数股权。 供应商是少数股权企业时 Small business：小公司，可以使用此选项来跟踪与小公司进行的业务进展 Woman owned：妇女拥有， 可以使用此指定来跟踪与妇女拥有的公司进行的业务进展 所有供应商接收值将默认到您为供应商输入的新采购订单。您可以在采购订单输入过程中改写任何接收默认值。 Enforce Ship-To Location强迫发运目的地 ：您在此字段中输入的值，它可以确定接收地点是否必须与发运目的地相同。可选如下项：None无： 接收地点可以不同于发运目的地。Reject拒绝： 在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将不允许接收。Warning警告 ：在接收地点不同于发运目的地时，采购管理系统将显示一则警告信息，但仍允许接收。 Receipt Routing接收途径： 您对货物指定的默认接收途径：Direct delivery（直接交货）、Inspection required（要求检验）或Standard receipt（标准接收）。 Match approval level发票匹配： 如果将 Oracle 应付款管理系统与 Oracle 采购管理系统或另一集成的采购产品一起使用，您可以启用发票与原始采购订单的联机匹配功能。匹配可以确保您仅支付已订购的货物或劳务，并确保供应商对项目或劳务不超额开单。如果项目的开单金额和数量超过您定义的金额和数量容限，则应付款管理系统将对发票应用挂起并阻止付款，直至您释放挂起。2-way双向 ：在您与采购订单匹配时，应付款管理系统将自动执行双向匹配：1. 已开单数量 = 已订货数量2. 发票价格 = 采购订单价格3-way三向 ：此外要求接收：3. 已开单数量 = 收到的数量4-way四向 ：此外要求检验：4. 已开单数量 供应商合并 发票：在“供应商合并Supplier Merge”窗口中，选择要从旧供应商传送给新供应商的发票：All（所有）：传送旧供应商所有的发票。Unpaid(未付)：只传送供应商未支付的发票。None(无)：不传送旧供应商的发票。PO：如果要将所有采购订单从旧供应商传送给新供应商，请选择“PO（采购订单）”。输入供应商名称及地点：输入旧供应商名称和地点以及新供应商名称。应付款管理系统会将信息从旧供应商传送给新供应商。复制地点：如果您要将旧供应商地点重新指定给新供应商，请选择“Copy Site (复制地点)”并且不要输入新供应商地点。在合并期间，应付款管理系统将输入合并日期作为旧供应商地点的失效日期并使用您选择要传送的信息来创建新供应商的新地点。 如果您要将旧供应商地点信息与新供应商地点信息合并，请勿选择“Copy Site(复制地点)”，而是在“Site(地点)”字段输入新供应商的现有地点之一。合并期间，应付款管理系统将输入合并日期来作为旧供应商地点的失效日期并将您选定的所有信息与新供应商地点信息合并。 选择“合并Merge”。应付款管理系统将提交并发请求以运行供应商合并程序，此程序会将信息从旧供应商传送给新供应商，并同时运行供应商合并报表，查阅该报表并保留以作为供应商合并活动的审计线索。 第二部份 发票的处理操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对发票的处理：1、 普通发票（不匹配订单）录入与分配2、 预付款发票2、材料采购发票（匹配订单）的录入3、发票的审批。发票处理普通发票录入菜单：发票录入发票 发票Invoice: Type发票类型：系统默认的发票类型为“标准”。 Standard标准：指由于采购货物或接受劳务而从供应商处取得的发票。Credit Memo贷项通知单：指对于已开发票的货物或劳务而从供应商处取得的红冲发票。Debit Memo借项通知单：指对于已开发票的货物或劳务因为供应商没有开红冲发票而由自已建立的红冲发票。 Po默认：指为匹配采购订单而创建的发票。 发票日期：输入发票日期或接受应付款管理系统的默认值（当天日期）。如果您输入了将来期间内的日期，应付款管理系统将在“审批”过程中使“将来期间”中的发票处于挂起状态。根据应付款管理系统选项和默认值的设置方式，应付款管理系统也许将使用您输入的发票日期作为发票“条件日期”和“GL 日期”默认值。 发票编号：输入供应商传发送给您的发票的“发票编号”，应付款管理系统不允许您为相同供应商输入重复的发票编号。 发票币种: 在您输入以非本位币的币种表示的发票时，选择发票使用的外币，使用用户汇率类型输入汇率将发票和发票分配兑换成本位币以创建日记帐分录。以本位币表示的发票金额与发票付款金额之间的任何差额均将记录为已实现损益。 发票额：输入发票的总金额，对于类型为“Standard”、“PO”的发票，输入一个正值。而对于“Credit Memo”、“Debit Memo”类型的发票，则输入一个负值。对“Expense Report”和“Mixed”类型的发票，则既可输入正值，亦可输入负值。付款条件：系统根据供应商默认的付款条件自动计算。描述：输入发票的摘要说明。完成以上工作后按“Ctrl+L”保存，并点击“分配”键以定位至“分配”窗口进行发票分配。发票分配菜单：发票录入发票 类型：为您订购的货物或服务选择“项目”或“税”。金额：输入分配行的金额。税码：选17%l GL Date：分配 GL 日期的默认值是您输入的发票 GL 日期。您可以改写此默认值并将分配 GL 日期更改为打开或将来期间内的任何日期。应付款管理系统将使用“GL 日期”来确定创建分配日记帐分录的时间。 帐户: 按“Ctrl+L”键选择发票分配到的总帐会计帐户。如果发票要分配到多个会计帐户，以相同方式完成输入分配。注意,项为不含税金额,税要选择税码,计算后输入, 如果分配总额不等于发票总额，应付款管理系统会在发票“审批”过程中将发票标记为“分配差异”挂起。 按 “Ctrl+S”键保存您所做的工作l 在工具栏“查看会计方法”出现以下窗口标准发票产生的会计科目如下：借：应付帐款-暂估应付212102应交税金-进项税21410201贷：应付帐款-理想总部212104（分公司购总部产品，统一为此科目）第8节 输入采购订单匹配发票操作说明本操作说明输入采购订单匹配发票的方法。操作路径N发票输入发票操作过程要匹配特定的采购订单装运或分配，步骤：路径：应付发票录入发票发票信息输入与上面讲的标准发票输入操作相同。输入完以上信息，点匹配出现以下窗口方法有以下两种：1 输入采购订单编号，然后按查找2 输入项目，切删除项目说明，然后按查找出现以下窗口1. 匹配打勾2. 出现已开票数量、单价、匹配金额注意：匹配金额应和发票一致，如果有误，请更改3. 注意：已开单为0、已接收有数量才可以匹配4. 按匹配完成发票与采购订单的匹配。要进一步进行匹配，可以与采购订单继续匹配。选择“分配”按钮。对于要匹配的每个采购订单分配，选择采购订单分配，然后输入“已开票数量”或“匹配金额”。系统将根据“单价”自动计算并输入剩余字段。（已开票数量单价=匹配金额）。5. 要复核新建发票分配，在“发票”窗口中选择“分配”按钮。6.7. 然后手工分配税类型为税金额输入进项税额税码选17%科目自动带出要匹配所有采购订单装运（快速匹配），步骤：1. 在“发票”窗口中输入“快速匹配”发票类型。注意：输入了PO默认类型，系统将提示输入PO编号，然后会自动默认供应商、供应商编号、地点和币种。2. 输入所有基本发票信息，但不可以人工输入分配。3. 选择“匹配”按钮以使系统定位至“与PO匹配”窗口并自动进行匹配。系统会将发票与匹配的装运分配进行完全匹配并自动创建发票分配。可以通过改写默认值来调整任何匹配。4. (可选)复核由采购订单默认的“付款条件”，可在“发票”窗口中更改发票“付款条件”。5. 在“与PO匹配”窗口中选择“匹配”按钮以保存匹配。6. 要复核系统创建的发票分配，请在“发票”窗口中选择“分配”按钮。 发票审批在支付或过帐发票（包括预付款）之前，您必须使用以下二种方法之一来提交用于发票的“审批”：1、 联机提交发票的审批菜单：菜单：发票录入发票查询要审批的发票，然后点击“1”键，进入“1”窗口，点击“审批”选 点”确定”。发票的挂起和释放菜单：发票录入发票查询要挂起的发票，点击“挂起”键，进入“发票挂起”窗口。“审批”将验证有关输入发票的匹配、税、期间状态、汇率和分配等信息，并自动将挂起应用于例外发票。如果发票具有挂起，您可以通过更新发票或采购订单更正导致“审批”应用挂起的例外信息并重新提交“审批”，应付款管理系统将在例外信息不再是问题时自动释放挂起。你可以手工挂起发票，但应付款管理系统并不自动释放您手工挂起，必须进行手工释放应用于发票的挂起。在发票“活动”界面，点释放。选出释放名称和释放原因然后确定，重新审批。发票的取消菜单：发票录入发票查询要取消的发票，然后点击“1”键，进入“1”窗口，点击“取消发票”选项后再点击“确定”。发票的查询菜单：发票录入发票供应商名称：模糊查询供应商名称PO编号：可按采购订单来查询发票编号：可按供应商发票来查询类型：预付和标准金额：发票金哦日期：可按一定的日期范围来查询发票状态 已付：发票是否付款入帐：是否入帐状态：是否已核销凭证编号按“查找“出现以下窗口也可查询可户欠款余额 输入客户名称点“计算欠款余额”，点击“计算”未付额：尚欠供应商货款数发票数：未付款涉及到的发票数量按“发票”即出现明细发票清单。如下图：第三部份 预付款处理操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对供应商预付款、发票核销预付款与撤消预付款核销。预付款预付款申请菜单：发票录入发票在“发票”窗口中选择“预付款”作为发票类型并输入所有基本发票信息。请参阅：发票录入。 “临时”类型是指可以用来核销发票预付款，“永久”类型一般指不作核销的预付款，如押金。系统默认值为“临时”。点击“分配”键来查系统分配。使用审批其它发票的方式审批预付款。按 “Ctrl+S”键保存您所做的工作。支付预付款菜单：发票录入发票InvoicesEntryInvoices您可以按照支付其它发票的方式来支付预付款。您不能部分支付预付款。并且必须在全额支付预付款之后才能对发票核销预付款。参阅发票工作台付款。核销预付款菜单：发票录入发票1. 在“发票”窗口中，查询要被核销的采购发票。2. 选择“1”按钮并选定“核销/不核销预付款 ”复选框。选择“OK”。 应付款管理系统将显示您可以用来核销发票的所有可用预付款。 选择您要核销的所有预付款。Amount To Apply：输入发票的核销额。GL Date：您也可以更改 GL 日期，此日期也即您在核销预付款时应付款管理系统创建的冲销预付款分配的会计日期。Invoice Overview：要查看有关预付款的详情，请选择预付款，然后选择“Invoice Overview”。 Apply/Unapply：对发票核销预付款金额，并保存您所做的工作。撤消核销预付款 如果预付款未支付或未对发票核销，您可以取消这些预付款。要取消已核销的预付款，您必须首先撤消核销预付款并撤消支付此预付款的付款单据。 取消未支付或未对发票核销的预付款：1. 在“付款”窗口查询并选择预付款，取消预付款。2. 在“发票”窗口查询并选择预付款。3. 选择“活动”按钮并选择“取消发票”。 4. 选择 “确定”以保存您所做的工作。 应付款管理系统将自动为预付款创建冲销分配并将预付款金额减少至零。 要取消已核销的预付款： 1 查询已被预付款核销的发票。2 选择“活动”按钮并选择“撤消预付款”。同时可以取消被核销的应付款发票。3 取消预付款的付款。在付款窗口中查询已付的预付款。4 取消预付款发票。查询预付款的发票，选择“活动”并选择“取消发票”。5 保存所做的工作。第6节 记录预付款的退款操作说明本操作说明记录预付款的退款的方法。操作路径N发票输入新建操作过程说明输入类型为标准的新发票，以退款额借记现金帐户，贷记应付款，再与预付发票核销以贷记预付款帐户。记录预付款的退款，步骤：2. 在“发票”窗口中，以供应商退回的金额输入发票。3. 输入“标准”类型。4. 输入发票说明以表明是退回预付款。5. 创建退款额的发票分配，并借记现金帐户或应收帐款帐户。并照常贷记应付帐款负债帐户。注意清空“税率”字段。保存。6. 选择“活动”以审批发票。7. 选择“活动”按钮以定位至“发票措施”窗口。选定“核销/撤消核销预付款”复选框并选择“确定”。选择要核销退款的预付款。在“核销额”字段中输入退款金额。可以更改GL日期。要查看有关预付款的详情，请选择预付款，然后选择“发票概览”按钮。如果要审批预付款分配，选择“审批”。或者从“提交请求”窗口提交审批。如果要为供应商打印预付款汇款通知书，选择“打印”。8. 选择“核销/撤消核销”按钮以将预付款金额核销至为退款输入的发票。9. 保存所做的工作。 第四部份 付款操作说明本章内容主要介绍在应付款系统中对发票的付款。付款手工付款 菜单: 付款录入付款类型：选择“手工”类型。输入用于付款的银行帐户。 选择付款单据名。系统自动生成付款单据号。输入付款日期。输入付款金额。选择付款币种。选择要付款的供应商。选择要付款供应商的地点。如果要创建付款的地址不同于供应商地点，则您需要更改地址。 选择“输入/调整发票”以定位至“发票选择”窗口，选择您要支付的发票。发票的总额必须等于您输入的付款额。您也可以选择发票概览以查看有关发票的详情。 按“Ctrl+S”保存您所做的工作。应付款管理系统将记录付款并将发票的状态更新为“已付” 3、 在“付款Payments”窗口中选择付款类型“手工Manual”，然后输入您要进行付款的银行帐户，以及要使用的付款单据。应付款管理系统将自动为您输入剩余的字段。4、请保存所做的工作以完成付款。应付款管理系统将记录付款，并将发票更新为已付发票。无效付款 菜单： 付款录入/付