专职秘书服务领导工作实务

专职秘书服务领导工作实务2011年3月6日秘书一处秘书一处承担着为公司领导提供辅助管理、综合服务的重要职责。处内各位专职秘书的主要工作是代替公司领导处理那些可以由其他人完成的工作和为领导的工作做好准备。为了更好地完成工作，现将有关内容梳理如下：一、职能概述秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。1997年12月中华人民共和国劳动部秘书职业技能标准中指出“秘书：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。国际秘书联合会对“秘书”下的定义是：“秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。”实践中，秘书工作千头万绪，包罗万象。从工作内容来看，担负着协助领导加工信息，处理办公事务，公文管理，公务安排，会务服务，接待来访，协调关系，综合服务这样一些任务。可以说秘书是领导身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。以辅助决策、综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。二、办公事务管理（一）办公室管理1.保持室内清洁，各种物品摆放有序。2.了解办公用品的性能、规格、用途和使用方法。适时办理办公设备和办公用品的维护、申领、更换等工作，消耗类办公用品要定期领取，保证备存。3.下班前检查办公室各项设施，防范电气故障导致的火灾等安全隐患，发现设施故障联系物业部门及时解决。（二）接打电话1.基本礼仪（1）态度热情周到，语言文明、简洁，口齿清晰，对话得体准确，和谐有序。（2）注意保密，提高效率，完整、准确、快捷地处理电话留言。2.接听电话（1）尽量在3声铃响内将电话接起，礼貌问候并自我介绍。（2）通话结束，分以下几种情况（见表1），判断内容，做好电话记录（见表2），及时汇报领导。若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，应将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。表1、电话分类表来电人员领导可接电话时领导不在时内部上级或平级直接转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系领导回电。下属单位问清事情梗概，向领导说明梗概后转入问清梗概，如不紧急，记录后转报。如事情紧急，告知领导联系方法。普通人员问清事由，如需要，转告领导；其他可视情况处理外部重要且紧急问清概要，向领导报告，然后转入记录留言如事务紧急，记录上级电话，速联系领导回电。重要但不紧急问清概要，向领导说明后，依领导指示转入或不转入记录留言，向领导汇报。不重要且不紧急问清概要，酌情处理表2、电话记录处理单来电单位来电人来电时间 年 月 日 时 分职务来电号码记录人来电内容领导批示办理结果备注3.拨打电话（1）尽量选择合适的时间拨打电话。（2）做好准备工作。把要与对方说明的事情、内容按顺序列在记事本上，并逐一核对无遗漏。准备好通话时需要的文件资料。（3）准确拨号。电话接通后，确认对方单位及姓名。使用礼貌用语自我介绍。如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方转接或转达。4.通话技巧（1）通话过程中，遇突发事务，需暂时中断电话，应采取措施避免办公室内其他谈话传入话机。（2）因意外或故障临时中断电话，应主动回拨，并向对方道歉。（3）通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。（4）运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话。（5）强化保密意识，尽量不要使用外线电话和手机请示报告重要或者机密的事情。（6）对领导的上级和平级领导、保持经常联系的外部、内部人员应记忆其常用电话，并在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，及时予以转接。（7）如不能把握领导是否要和对方通话，不能随便回答领导“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看领导是否在？”，然后请示领导是否转接。（三）邮件收发1.邮件收取（1）收取件：清点件数，检查邮件信封上所注明的信息是否正确，如有误投，应立即退回。还需检查包装和封口是否损坏。（2）拆封：注意保持原封的完好，特别注意封内信件不能损坏。必要时，应把原封订在信件后面，一并处理，以便日后查阅。如果随邮件寄有票证等其他物品，要认真清点，妥善封装保管。（3）登记：文件类重要邮件要按照公文处理的程序登记详细内容，如来函单位、缓急程度、密级、份数、日期等。（4）分类呈送：需要领导本人阅读、批示的邮件。按照重要、紧急程度加以排列，重要且需要最先处理的放在最上面；需要由其他部门答复的邮件。请示领导后转送，不可擅自交给具体承办部门；由秘书代为处理的邮件。拟出回函后与来件一同呈送领导签发。2.邮件寄发（1）核对：按照公文书写规范起草邮件，使用标准格式进行打印，核对字句、用词及标点是否正确，检查附件是否准确、齐全，防止疏漏。（2）签发：准备好的邮件适时呈送领导签字。重要邮件应签字后备份存档。（3）装封：核对邮件内容，检查信封上的收信人姓名、地址、邮编无误后，根据信封和信纸的规格，进行折叠装封。（4）分类登记：按普通信件、挂号件、交换件、保密件、包裹等分类，其中的急件应立即处理。（5）交寄：信件应联系公司收发室按要求邮寄。包裹可自行联系邮政快递进行邮寄。（6）确认：重要邮件寄出后，及时联系对方跟踪确认。3.电子邮件收发（1）每天至少检查一次邮箱。（2）分类保存有价值的电子邮件。按需要报送领导或转发有关部门。（3）需回复的邮件要分别处理，如以领导名义回复的，要在语气上予以注意，并从领导信箱发出。以秘书名义发送时，要说明为领导授意。（4）认真填写收信人邮箱地址，检查附件无误后发出。主题词信息清晰明了，发送后及时与对方联系确认。4.注意事项（1）确定每天大致固定的时间取件、处理。一上班即打开电脑接收邮件，并到传真机前检查是否有传真件。下班之前要保证传真机中有充足的纸。（2）做好工作记录，随时将邮件中所涉及的与自己有关的工作记录下来，以便过后处理、督办。（3）未经授权，秘书不能对领导私人信函（一般标有“亲启”、“私人”等字样）及保密信函进行启封。如果出现误拆情况，应及时报告并说明。（4）注意邮件的保密性。严格遵守保密件邮寄规定，采取专用设备或通过专用渠道进行传真、交换。（5）邮件的行文应符合公文书写规范。要注意礼仪问题，需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围。（四）印章、照片、名片管理1.印章管理（1）主要为领导名章。（2）联系文档处按规定刻制。（3）妥善保管，存放在保险柜内，随用随开、用完即锁。不能在办公室以外的地方用印。（4）报请领导后方可使用，不能在公文纸或空白凭证上用印。2.照片管理（1）掌管领导各类证件照。保存好照片底片及电子版，根据需要提前冲洗。（2）适当收集领导影像资料。包括生活照、工作照、讲话或视察时的录像等，需要时报请领导后提供有关媒体、杂志。3.名片管理（1）制作公司标准格式的领导名片，妥善保管。根据活动需要进行携带，并按领导指示使用。（2）定期整理社会交往活动中收到的名片，分类保存，以便需要时快速查到。（五）值班工作1.配合总值班室做好值班工作。2.因领导公务活动需秘书调整值班时间时，应提前联系换、替班人员，及时告知总值班室。（六）通讯管理1.协助做好领导办公电话、家庭电话、移动电话的装机、开通工作。熟记领导及家属有关电话。2.协调做好领导司机移动电话的申请、开通工作，熟记号码。3.按规定报告领导、秘书及领导司机电话号码，因故调整号码后，及时通报处长和总值班室。（七）财务管理1.提前、适量借出领导公务活动专项资金。存放保险柜内，根据领导参加公务活动的需要随用随取，谨慎携带。2.出差、会议等活动结束，开具标准发票，及时办理报销手续。3.协助领导做好休假费用的支出和提取。4.年底向领导汇报公务活动专项资金使用情况。（八）医疗服务及其他1.掌握领导身体健康状况，饮食习惯，作息规律，着装尺寸和偏好。熟悉领导定点医疗机构，就医流程、相关专家及出诊时间。2.掌握领导公务车辆运行状况，需要时及时联系临时用车。3.提出建议，做好领导报刊订阅工作。4.建立和谐关系，了解领导及其亲属例如生日等有纪念意义的重要日期的信息，提前送上祝福。三、公文处理对来自单位内部和外部的文件所实施的处置与管理活动。（一）收文登记核对文件呈报单，检查收取到的文件，清点份数、查看有无页码或附件遗漏。对于收取到的封闭文件信封应先查看是否完好后启封。判断内容，对正式往来的文件和需要答复办理的文件逐件登记（见表3），如实地记录文件的来源、去向、密级、缓急程度、文号、内容和批示、处理情况，以利于文件的保存、管理和使用。（二）分类呈报根据文件内容和紧急程度进行分类：待批件、待阅件（也可区分公司内外），紧急、不紧急，适时呈报领导阅批。（三）批示办理按照领导对来文的批示意见进行具体办理的工作。一般应复印后原件呈送、传阅、转办、存档等。（四）跟踪督办督促、检查文件办理情况，对办理情况和结果在处理单上作必要的注明。例如是否已经办复、日期等。有助于考查责任和对文件的整理，防止文件积压、加快办文速度。表3、公文登记处理单（供参考）编号来文日期发文单位文号份数密级缓急文件名称领导批示转办部门返回日期办理情况备注（五）办公自动化系统应用对于公司办公自动化系统内流转的文件，应按照上述步骤，在做好纸质文件处理的同时完成上机操作。并由系统自动生成公文登记处理单，以便完成文件的追踪督办（需联系程序开发组）。（六）注意事项1.散件按照秘书一处2010年底通知规定办理。2.每日相对固定的时间取件、呈报，急件或领导关心事项的文件随到随报。3.重要文件详细阅读，尽量掌握背景资料，注明事项原由，提出拟办意见。4.加强文电保密管理。涉秘文件的存放、传真、复印等必须使用专用设备。5.文件或有关资料的标题、内容等涉及外文的，应组织译出后呈报领导。四、活动安排主要有领导日程安排、约会安排、差旅安排。（一）日程安排“日程安排”是指按时间排定的领导工作计划。秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。1.基本原则（1）公司计划与领导工作相结合安排日程首先应服从公司党组整体工作计划，再对领导的工作任务、各种会议、约会、计划中的出差、社会交往活动、休假等等大大小小的活动进行全面了解并记录。区分轻重缓急，按日周、月出初步安排，及时汇报领导，根据指示进行协调、解决。（2）工作效率与领导身体健康相兼顾既要考虑到临时增加的内容，留出足够的时间让领导作准备，也应该注意领导的劳逸结合。出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个活动间留出机动时间，并给领导留出整理思路的时间；根据领导习惯留出适当固定的时间阅读文件、报刊及其他资料。（3）事先确认，及时调整日程安排需经领导确认同意。每天下班前或第二天上班，与领导核对日程。根据工作需要，随机应变，按照先重后轻、先外后内的原则随时补充、更改或取消日程。不要代替领导做决定，在领导的同意下针对其工作习惯和时间安排酌情处理各种预约。（4）注意保密，及时提示领导的活动大多关系企业经营发展，有些涉及商业秘密。为此，日程管理应注意保密，只提供经过领导授权、参与活动服务的部门和相关人员。熟记领导各项活动安排，及时提醒和督促，防止冲突，并将领导的重要活动通知有关的同事及专车司机，做好配合。2.领导日程表的制作（1）根据需求确定编制日程的周期（一般为日、周、月），收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。（2）按照时间顺序绘制表格，标明日期、时间和活动内容、地点。发现活动有矛盾的，主动与领导协商，及时调整。 3.秘书日程表的制作根据领导工作制定秘书自己的日程表，内容如下：（1）领导各项活动需要秘书协助准备的事宜。例如为领导某会议准备发言稿、订机票，为领导的某会谈草拟方案和订餐等。（2）领导交代自己的工作，譬如为接待采访联系地点、媒体准备等工作。（3）自己职责中应做的工作、活动，如撰写工作总结，参加处内会议、值班等。4.填报要求按照2010年底秘书一处关于规范每日要情和活动预报的通知：（1）每日下班前，除了对当日要情和次日活动安排进行填报，还应对本周剩余几天的预报进行滚动更新（见表4）。（2）每周五下午，填写下周活动预安排，还应对未来1个月左右可以预见的活动（无论日程是否最终确定）及时填报（见表5）。（3）每日情况报告和下周活动预安排按时报送处长、总值班室、分管副主任。表4、每日情况报告（或者：*月*日情况报告）当日要情123第二天活动安排123第三天至本周末的活动预报更新（如果和每周预报有差异，请填写此栏）日期活动内容备注注：与每周五下午报送的“下周活动预安排”内容出现变化的，请及时填写“第三天至本周末的活动预报更新”。表5、下周活动预安排（*月*日-*月*日）下周活动预安排日期上午/下午/全天活动内容备注未来一个月左右可预见的活动安排日期日期确定否？活动内容备注5.注意事项（1）安排的活动之间要留有适当的空隙，以备活动时间拖延或突发临时的、紧急的情况。（2）领导个人的安排，如去医院看病等，这段时间不安排活动；领导的重要时间，如领导及亲属的生日，尽量不要安排活动。（3）活动项目调整、时间变更时，应按照重要、紧急的程度进行安排。变更情况及时报告领导，并通知双方有关人员。做好善后工作，说明理由，防止误解。（二）约会安排约会就是联系对方获得同意面谈，并确定时间、地点的活动。有己方向对方要求，或由对方向己方提出两种方式。1.主动安排约会（1）按照领导指示，通过电话、写信等方式联系对方。正确告知我方的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（会见、晚宴等）、所需的时间等。同时沟通好双方的联系方式，以便取消或改变约会时可马上通知。以邮件、短信方式联系的，应待邮件、信息发出后，打电话予以确认。如对方工作繁忙应提早联络，时间尽量有弹性。如对方不能立即确定，应约定时间再次联络。（2）约会定好后及时汇报领导，并填写日程表。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。落实细节工作，如预定会议室，安排座次、宴请等；如果是外部地点，没有充分把握时，应事先调查路线，搞清前往路线、时间、房间大小、桌子配置等问题。（3）注意事项选择约会的时间、地点，应考虑双方领导的情况，午餐前后、休息日、节假日、公司重大活动日尽量不要安排约会。选择地点应考虑对方的便利，预留出双方路上交通所需时间。还应考虑约会的礼仪规格、保密等因素。如果领导出差，考虑飞机误点等不可控因素，尽量不要在当天安排约会。2.被动要求约会（1）接到要求与领导约会的信息，做好记录，记清对方的姓名、公司名称、职务、日期、时间、主要事项、方式、所需时间等。（2）请示领导是否约会的意见。尽快回复，决定拒绝时更应提早联系对方，明确告知。（3）如果对方所要求的日期已有安排或与其他事项有冲突，不可独断拒绝，应请示领导后决定。如领导答复错后约会，应提出建议日期、时间，联系对方进行选择。（4）注意事项若对方姓名是初次听到，要特别留意，详细了解对方约会的目的、要谈论的事项，并暂时保留答复。在查询、了解对方的背景资料后，报告领导。拒绝对方要求时，应考虑对方的心情，语气委婉有礼貌。领导自己安排的约会，以及秘书为领导安排的约会都应记录在日程表上，及时提醒。（三）差旅安排1.差旅准备工作（1）拟定出差计划及日程表根据需要拟定出差计划（包括出差性质，如考察、会议、调研；出差目的地、单位；参加的活动，如参观、拜访、考察、会谈、签约等等）。确定后，联系接待方制作差旅日程表，注明出发时间和地点、到达目的地时间和每天的日程活动安排（明确活动事项及时间、就餐、住宿安排，留出充足的空余时间以便休整及处理私人事务）。注意：制作的差旅日程表报领导两份，以便留一份给其家人。（2）确定交通方式根据出差的目的地、时间选择交通工具，尽早预订机（车、船）票（领导机票一般应通过西单民航大厦要客室办理VIP手续）。拿到机（车、船）票后，应仔细核对姓名和身份证号码、日期、班次、座位、到达地点，并按需要预定要客通道。同时预查出发地和目的地天气情况，将上述信息一同报告领导，提醒适当携带衣物。（3）预订酒店和房间需自行预订酒店及房间时，应根据公司相关规定，通过网络、旅行社、酒店电话等提前选择、预订出差地酒店和房间（按照领导的爱好和习惯来决定）。注意：酒店和房间的选择要综合考虑档次、安全、环境、朝向、设施、通信联络等问题。不要选择一楼，不临街，不在楼层尽头，应选择远离电梯间并靠近安全通道的房间。秘书房间以贴邻领导房间为宜，便于有事联络。（4）资料、物品及差旅费的准备根据领导的习惯及实际需要，准备出差资料及物品（见表6）。必要时可将清单报领导过目，以免遗漏。填写申请表，提取预支差旅费。包括往返及当地的交通费、住宿费、餐费，以及其他可能的活动经费。应携带充足的现金，并准备足额信用卡。如果是出国的话，还应兑换、携带够用的外币（国家规定携带限额内），预存充足的移动电话话费。（5）履行外出报告手续出差行程确定后，及时填报、调整领导活动预安排和每日情况报告，尽快报送处长、总值班室、分管副主任。同时告知领导分管部门负责人。表6、出差物品携带表项目备注项目备注名片若干日程表2份证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）笔记本电脑和ppt（保存在桌面）往返机票电子票书面讲话稿及素材2份准备现金或信用卡注款出访地联系人通讯录2份备用笔、信纸、信封等文具*准备彩色笔会议或活动背景材料礼品*包装代表证、车证电话万能充、转换插座、领带、水杯各一应急药及常用药品（6）出国（境）准备工作还应做好：协助办理证件照、护照、签证、健康证、出境登记卡、保险等工作；配合翻译人员办理出入境边防检查、海关检查、安全检查等手续。注意事项：准备公司最新发展情况（中/英文，对外公布版），与对方确认演示设备，必要时准备电子版和彩色打印稿。了解活动事项由对方还是我方提供会谈翻译服务。机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型。注意准备好各种证件及邀请函，并提醒领导携带。根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物。准备当地的地图及国家风情资料，了解民族习惯禁忌。2.差旅过程中的工作（1）办理安检、行李托运及登机（车、船）手续。确认接送站联系人，保证畅通联系，登机（车、船）前和抵达后及时联系告知。（2）办理酒店入住手续，了解领导房间号码及电话，检查房间设施（门、窗、电器是否处于安全状态，浴室是否防滑等），并将秘书房号电话及时报告领导。（3）迅速了解住宿场所的安保、交通、邮电、医院等设施与情况，以备不时之需。（4）核对日程安排，落实项目内容，及时提醒领导。视情况提前查看活动场所，做好引导。（5）按照领导指示，保持与公司的联络，处理相关事宜。（6）关注领导身体健康，若领导有所不适，应及时做好联系医院、护理照看等方面的工作，并将情况迅速通报公司。（7）秘书不随行出差时，应提前告知接待方领导的作息规律、饮食习惯，联系好接送站。掌握领导到达后的情况和联系方式，及时处理相关事宜。定期通报领导关心事项的进展情况。遇突发情况及时与相关人员及领导进行沟通，调整日程安排。（8）注意事项做好与接待方的联系工作，要不厌其烦，及时告知航班延误或变更信息，登机前和抵达后再次通告。如遇无人接站，按领导指示进行相应处理，需要时招呼出租车引导领导去预订好的酒店。提高防范意识，注意交通安全、起居安全、饮食安全、财物安全。根据领导的健康状况，携带必备的药品。谨慎保管携带的各类证件、重要文件、机密商函、参考资料、活动资金、贵重物品等，定期检查核对，确保万无一失。旅途中的起居要注意安全舒适，按需要报告（翻译）房间有关设施的功能和使用说明（如电话、上网、浴室用具等）；饮食要考虑卫生、方便。安排饮食应尽量考虑领导的口味和偏好，以及领导用餐的分寸，此外也要适当兼顾当地风味。3.差旅结束工作出差返回后，要对差旅的结果与成就进行总结，处理相关事宜：（1）沟通信息：无论是否随同领导出访，返回后，均应把外出期间公司发生的事情及处理情况，依照轻重缓急程度，简明扼要地向领导汇报。并及时向处长、总值班室、分管副主任、领导分管部门通告领导返回的消息。（2）整理材料及差旅报销：按照领导指示，撰写出差总结材料。整理带回的各类资料与物品，资料按领导批示，处理后登记归档；物品清点后，根据领导指示处理。及时办理差旅费报销工作。（3）致谢及总结经验：出差返回后，应立即发出感谢信或致电，向出差期间予以热情接待的有关方面表示感谢；还应对差旅活动进行小结，总结经验教训，以便下次为领导作差旅准备时参考。五、会务服务服务领导参加各类会议及公务活动是秘书一处的重要工作内容。这里把“会议”与“公务活动”并列，是因为会议作为公务活动中最重要的内容，服务工作的要求更高、量也最大，会议服务工作做好了，其他公务活动的服务工作可以借鉴甚至移植会议服务的具体做法。会议的主要形式有：公司党组会、领导班子碰头会、总经理办工会、月度例会、主要负责人会、季度工作会、职代会暨年度工作会、各类专业会，其他单位或上级召开的会议等等。公务活动的主要形式有：出席其他单位或上级召开的活动仪式，接待、会见重要客人或先进模范人物，下基层调查研究、检查指导工作，到外地参观考察，参加纪念、慰问、庆典活动，参加对外洽谈，参加其他有重要影响的活动，等等。这其中的秘书一处服务工作多数为随行服务，也有少量的不随行服务。两者均应按照事前准备，中间服务，事后服务总结三个阶段进行。下面以服务领导参加某次会议为例，说明应做好的有关工作：（一）会前准备工作1.会议通知接到会议通知，判断重要程度，第一时间向领导汇报。对于领导确认参加的活动事先安排日程，作好准备工作并按要求报名。密切关注会议安排和会议期间的相关行程、议程，适时向领导汇报。2.会议任务明确领导和自己的职责，遇需要领导主持、发言或参与颁奖等的会议，提前组织有关部门准备讲话稿、PPT、主持词、背景材料等，报领导审核后定稿，并按要求（方式、份数）提供会议组织方。3.交通安排在京会议要及时通知领导司机，确定行车路线，预估行驶时间，按需要报车号或提前领取车证；京外会议还应提前查询和预定往返机（车、船）票，办理要客通道、行李托运、登机（车）等手续。注意：为确保订到飞机头等舱，可初步选定几个航班，联系机票公司预留，会议时间明确后，报请领导决定搭乘的航班，尽快出票。4.预查天气通过网络或者向会议承办方查询，在出发前1-2天，提供领导会议期间当地的气象信息（逐日天气预报），提醒领导携带衣物。5.会议报到通知会务组领导乘坐的飞机（火车）班次、到达时间、一行人数，确认对方接送站联系人，衔接好接送站事宜。到达会场后尽快办理报到手续，与会务组配合做好领导的入住、会议资料领取等相关工作。6.备用资料携带拷好资料的笔记本电脑和优盘、背景材料、名片、签字笔、录音笔、备用领带等，根据领导习惯准备水杯、纸巾、润喉片等。（二）中间服务工作1.议程内活动熟记各项议程，会议前或当日提醒领导应该参与活动的项目及时间、地点。活动中配合演示PPT，做好录音（像）；活动期间要保持在领导的视线之内，对领导提出的问题和作出的指示及时记录，尽快了解落实；在关注自己领导需求的同时也关注其他领导的需求。突发紧急情况下不要慌乱，首先要关注自己领导的需求或部署，可能情况下主动分担会务人员的工作。2.临时性活动遇会议安排的临时性活动（包括会见、观看文艺演出、宴请等），及时向领导汇报，确认参加情况，并将结果反馈会务组。3.会场引导提前查看会议、就餐、演出等活动场地，搞清领导座次位置。适当提示并做好引导。4.关注领导用餐和身体情况了解领导用餐习惯和身体健康状况，需要时，协调会务组提供必要的用餐调整或医疗服务。（三）会后服务工作1.行李托运及资料邮寄会议结束前，询问领导是否有需要托运的行李或需邮寄的资料、物品等。如有，会同会议承办方提前办理打包、登记、托运、邮寄等手续。2.安排接送站沟通会务组，落实送站车辆及联系人。需要时，提前为领导办理登机牌。如领导返京，提前联系领导司机，预约要客通道，衔接好领导抵京后的接站工作；如领导前往其他地方继续出差，联系目的地迎接人员，确认接站安排。3.资料整理及时整理会议资料和名片。按照领导批示，将资料相应处理后存档；整理活动中领导提出的问题和对方的解释，对现场未解答或解答得不完全而又比较重要的情况，找有关人员了解落实；跟踪、推进会议中领导作出的重要指示，及时向领导报告进展情况。4.会议总结会议结束后，及时总结此次会议服务工作中的优点、收获和不足，为进一步提高服务水平打好基础。（四）不随行时的工作补充当有明确规定或领导要求秘书不随行服务时，绝不能掉以轻心，要根据活动的内容和形式，严谨细致地制定服务方案，在前述分阶段服务工作的基础上，突出抓好以下要点：1.会前准备工作（1）按要求报送会议回执。详细填写领导职务、级别、联系方式等有关信息，乘坐飞机（火车）班次及到达时间，确认对方接送站联系人。（2）与会议组织方和承办方建立并保持畅通联系。及时沟通有关信息，例如领导乘坐的飞机延误或变更、会议事项调整等。（3）在京会议应通过网络或联系会务组获取会议地址平面图，主要活动场所位置信息。及时通知领导司机，确定行车路线，预估行驶时间，按需要报车号或提前领取车证。（4）京外会议经请示领导同意，必要时可由秘书或就近安排下属单位代为报名，提前领取会议资料、代表证等，并查看活动场地、住宿房间，制作简易平面图，标示引导信息。（5）会议通知（邀请函）、会务组联系方式、会议资料等单独装袋，注明内容后报送领导，重点部分可用记号笔进行标记。（6）核对领导