销售文员操作流程PPT课件

销售文员的基本职责及作业流程 1 服从领导的管理 遵守厂规厂纪 保守商业机密 2 信息资料录入 存储 打印 统计 3 异常情况的提醒 协助经理处理日常工作和紧急事务 4 开订单 跟单出货 明确客户需求内容 协调各部门针对营销任务的开展工作 5 上班 下班 必须严格做好 5S 的管理工作 6 接听电话时 必须使用标准的普通话 讲 喂 您好 施都耐照明 请问你找哪位 如有遇到被叫人不在时 应按电话记录本上的内容 详细地问清楚 做好电话记录 并及时通知被叫人 7 轮流值班 努力提高业务水平和政治素质 文员基本职责 2 开始 接订单 门市接订单 厂部接订单 开订单 配备材料 核单 分单 生产部 仓库 结束 订单流程 3 订单接单首先 接订单分为两部份 一个是门市订单 由门市营业员负责接待客户并开好订单 另一个是厂部电话接订单并开好订单 一 门市接单及开订单门市接待新客户时 首先必须了解客户的基本情况 包括客户是在什么样的市场 订货数量约多少 是做工程灯 批发商还是零售 判断是大客户还是小客户 知道基本资料后再根据实际情况详细介绍产品 同时将产品的优点并结合客户的市场优势分析给客户 使客户认为这个产品正是他所需要的产品 他才能有兴趣考虑是否想与本公司合作 新客户下订单时 门市开订单需要一式四份单 第一联存根联 第二联是客户联 第三联是仓库 第四联是生产部 开订单时 应在订单上写明客户名称 客户地址 客户电话 传真 移动电话 产品的品牌 型号 规格 数量 颜色 发往哪个托运部 付款方式 出货日期等 应详细的在订单上注明 订单写好后 请客户签名确认及收预定金 一般是按30 收取 如特殊订单则另议 并将客户联 红联 给客户存根 其余三联和预定金当日交回厂部 门市接待老客户询问价格应马上联系厂部 不能重新报价 必须得到准确的价格后再与客户协商是否调整价格 老客户下单 如是小客户要求全额付款 金额在3000元以内 大客户下单后则不收预定金 按照合同的协议付款就好 将开好的订单交回厂部 4 订单接单二 厂部接单及开订单厂部接单一般是熟悉的客户 在接到电话订单时 首先请客户将订单传真过来 收到传真后再与客户确认即可 如果是客户没有传真机 电话报单过来 我们记录的话 就必须记录清楚客户名称 产品品牌 数量 颜色 型号等 厂部文员开单时 根据传真件或是记录资料 将订单开一式四份 一联是存根 白联 一联是属于支架车间或是节能灯车间主管 红联 一联是仓库 黄联 一联是电子车间主管 绿联 开订单时应将客户名 产品品牌 数量 颜色 型号等一些注意事项 并注明出货日期 订单开好后 将开好的订单再一次与传真件或记录资料确认 保证订单无误 将门市订单及厂部订单放在一起 厂部订单将白联都填上价格 将门市订单的新客户资料根据客户本的要求归档到客户资料本上 同时在销售系统增加新客户资料 5 核单及分单销售文员将订单开好后 再自己核对一次自己所开的订单是否有误 核对的内容包括 客户名 品牌 规格 型号 数量 颜色 单价等基本资料 确认无误后 将订单分配给三个部门 分别是 白联 存根 厂部销售部留 红联 客户联 门市开单是给客户 同时复印一份给厂部生产车间 厂部开单是直接给支架车间或是节能灯车间 车间主管留 黄联 仓库联 仓库主管留 绿联 生产联 电子车间主管留 到此 订单的流程全部结束 17 开始 确认出货资料 结束 出货流程 开出仓单 验货出货 配单 输托运部单号 交财务部 18 确认出货资料及打印由于目前本厂没有设立成品仓 因此 当天需发货的产品直接由生产部出货 并且直接由生产部确认详细的出货资料 首先 由生产部将当天要出货的详细资料在下午3 00之前给到销售出货文员 资料的内容包括 客户名 品牌 规格型号 数量 颜色 灯头等 如果是整单订单出货的 可以直接写明 客户名 订单日期即可 第二 销售文员根据生产部上货的详细资料 先将对应的客户订单找出来 然后根据生产部的资料在订单上减数 如是整张订单出完 将订单挑出即可 将订单减数后将出货资料输入销售系统并打印出来 打印出货单参考销售系统操作流程 第三 打印出来的出仓单需要核对一次单价 确认出仓单上的价格无误 并写好信封 再验货 19 出货及配单验货的要求 必须是出仓单上的内容与实物一致 生产部首先将货搬至对应的发货区 将货摆放整齐 销售部文员核货时 应根据出仓单的内容核对实物 核对的内容包括 客户名 数量 颜色 规格 型号 件数等 最后确认一下总件数必须与出仓单一致 3 核对好货无误后 将第红联 客户联 装进信封 并且必须确认信封上的金额与件数是出仓单一致 然后安排装车出货 装完车后 请三个部门负责人签名 保安 司机 车间主管 一个都不能少 4 当司机将托运单拿回来后 首先核对托运单上件数 客户名是否与出仓单一致 如果是需要托运部开支票的 必须确认托运部单上的货款金额与出仓单一致 然后将托运单与出仓黄联 财务联 粘在一起 并且将托运单单号和货号输入销售系统 将白联 存根联 累加总数 当天出货的总金额 总件