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1/3会议礼仪中需要完善的会议组织工作会议礼仪中需要完善的会议组织工作所谓会议,亦称聚会,是指将人们组织起来,在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。会前准备阶段,要进行的组织准备工作大体上有如下四项。拟定会议主题。会议的主题,即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等,都只有在会议的主题确定下来之后,才可以据此一一加以确定。拟发会议通知。它应包括以下六项一是标题,它重点交待会议名称。二是主题与内容,这是对会议宗旨的介绍。三是会期,应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点,对交通路线,特别要交待清楚。五是会议的出席对象,如对象可选派,则应规定具体条件。六是会议要求,它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备,以及差旅费报销和其他费用问题。起草会议文件。会议所用的各项文件材料,均应于会前准备完成。其中的主要材料,还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料,最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作,应精心、妥当地做好准备。要布置好会场。不应使其过大,显得空旷无2/3人;也不可使之过小,弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备,事先要认真调试。需用的文具、饮料,亦应预备齐全。要安排好座次。排列主席台上的座次,我国目前的惯例是前排高于后排,中央高于两侧,左座高于右座。凡属重要会议,在主席台上每位就座者身前的桌子上,应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次,目前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。在会议进行阶段,会议的组织准备者要做的主要工作,大体上可分为三项。进行例行服务工作。在会场之外,应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者,还须进行重点照顾。此外,必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内,则应当对与会者应有求必应,闻过即改,尽可能地满足其一切正当要求。精心编写会议简报,举行会期较长的大中型会议,依例应编写会议简报。认真做好会议记录。凡重要会议,不论是全体大会,还是分组讨论,都要进行必要的会议记录。会议记录,是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。在会议结束阶段,一般的组织准备工作主要有以下三项。形成可供传达的会议文件。处理有关会议的文件材料。为与会者的返程提供方便。一般而言,与会人员在出3/3席
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