中国电信--固定资产管理流程--总结汇报PPT幻灯片

中国电信固定资产管理流程总结汇报 2002年11月22日 此报告仅供客户内部使用 未经XX管理咨询的书面许可 其它任何机构不得擅自传阅 引用或复制 汇报提纲 第一部分 前言项目背景和方法项目主要交付文档第二部分 项目成果简介整体框架组织架构业务流程绩效管理信息技术第三部分 有待解决的问题第四部分 实施推广建议与规划 前言 中国电信是特大型的国有通信企业 拥有全国长途传输电信网70 的资产 长期以来 中国电信资产管理中存在着一些难点或问题 背景 管理巨量的昂贵资产满足低成本 高速度建设网络基础设施的要求有效利用有限的预算 资源上市公司报表披露的准确性没有集成的信息系统同时管理多个工程项目有限的 有价值的管理信息 资产管理难点 资产管理目标 理顺操作流程并使之自动化处理降低成本 节省开支 提高运营效率了解网络资源优化采购决定在保障服务的前提下减少库存维护物理及财务记录的一致性跟踪资产的整个生命周期资本和预算管理 工作阶段 巩固资产清查成果 防止前清后乱 加强固定资产管理已成为中国电信的当务之急 项目范围与重点 巩固资产清查成果 结合现有的集团 省和本地网的管理架构 提出适合中国电信的固定资产管理流程 改进和优化固定资产管理流程结合目标流程建议配套的管理制度固定资产管理绩效管理办法制定各部门的固定资产管理的岗位职责 设计过渡期固定资产帐卡实相一致的保障方法或手段编制线路资源管理系统与未来固定资产管理系统的接口需求评估试点省现有的固定资产管理系统 规划未来系统需求提出固定资产管理系统与其他管理信息系统的关系建议 项目目标 具体内容 在企业资源管理系统和网络资源管理系统建成之前 制定出一套具有可操作性的过渡期解决方案 本项目作为中国电信加强固定资产管理工作的第一阶段 主要达到如下目标 项目方法 这个方案产生出一系列内部相关的且能够被逐步实现的组合框架 哪些方面需要提高以及如何提高 哪些是我们需要做得更好或者需要改变 如何完成必要的转变 统一的信息流是优化业务流程要求的必要条件 统一的信息流又要求具备应用程序和数据仓库 应用程序的要求又促动采用的信息技术和工具的要求 信息流 应用程序和应用技术的要求最终落实为对数据管理和组织架构的要求 新业务流程将符合战略规划并成为信息技术的驱动力 信息系统支持 战略蓝图 部门A 业务流程 岗位职责 绩效考核及信息系统之间的关系 项目主要交付文档 现状分析 详尽地分析现行的各个流程 指出风险点 引入最佳实践使用 亮红灯 评分体系为现行流程存在问题的严重性排序 指明改进优先级考察绩效指标管理体系中存在的问题诊断现有资产相关信息系统的缺陷 全面而细致的固定资产管理现状分析是其它交付成果的基础 主要内容 现行流程分析 续 资产形成 1 样例 固定资产管理流程优先次序 项目主要交付文档 目标流程设计 结合中国电信实际情况与国际最佳实践 设计三层次的目标流程图对目标流程的范围 控制点等加以详细描述设计各部门职责 明细到岗位通过关键绩效管理指标考核各个岗位职责完成情况重新设计目标流程中所需的各种表格 文档 主要内容 流程描述 固定资产增加流程 财务部门职能 固定资产财务和帐务管理负责资产 集团所有固定资产主要职责 编制固定资产目录 负责编制集团本部零购 新建资产预算 并下发各省建设零购预算指标 参与会签集团权限内固定资产新建 盘亏 盘盈 损毁 捐赠 出租 出售 减值准备报告单 对固定资产管理使用情况进行分析 发现改进点 与相关部门进行讨论和落实 负责制定集团 省 地市固定资产财务管理考核办法并指导落实负责制定集团 省 地市固定资产财务管理办法 审批省公司上报的相关管理制度草案 负责全集团固定资产报表的审核 汇总工作 配合其他部门做好固定资产管理工作 资产会计负责资产从转固形成后到报废的会计处理 按期收到固定资产实物管理部门固定资产的闲置 调拨 拨付 捐赠 报废 出售等变更信息 更新相应固定资产财务信息并进行相应的帐务处理 负责审核固定资产实物管理部门盘点意见 进行固定资产盘盈盘亏帐务处理 参与年终固定资产盘点 确保固定资产实物管理部门与财务部门帐卡相符 监督固定资产实物管理部门卡实相符 样例 部门职责 财务部门 关键绩效指标 样例 目标流程 三层次结构图 样例 样例 明晰未来的业务流程 制定有效的政策是实现项目目标的基石之一 提出国际电信业通用的固定资产财务数据 实物数据管理模型结构整体评价电信现行的财务系统建议未来固定资产管理信息系统功能需求过渡方案的设计说明网络资源信息系统和企业资源计划系统之间的接口要求的规范 主要内容 未来固定资产数据模型结构 未来固定资产管理信息系统 样例 样例 样例 未来系统数据接口控制流程 项目主要交付文档 目标信息系统 集成性的系统规划是固化改进后的流程 实现项目目标的基石之一 项目成果简介 组织架构问题现状 二级核算单位 二级核算单位 二级核算单位 财务部 资产会计 专业部门 固定资产管理员 资产保管员 资产保管员 资产保管员 承担了相关的资产管理职能 负责资产卡片建立和维护 以及资产核算 缺乏专职的实物统一管理的固定资产管理岗位 资产保管未能具体落实到个人 造成部门资产的保管实质上无人负责 明确各固定资产管理部门的定位 体现了固定资产使用部门 固定资产管理部门和财务部门的三级固定资产管理架构 组织架构的主要改进点 固定资产使用部门 固定资产实物管理部门 财务管理部门 落实了实物使用部门职责实物使用部门设立专职或兼职固定资产保管员负责资产的日常保管 确保资产管理职责落实到个人 组织架构的主要改进点 续 强化了实物管理部门职责实物管理部门设置专门的固定资产管理员统一进行实物管理 跟踪资产全寿命的变动 及时更新固定资产管理信息 确保卡实相符 组织架构的主要改进点 续 明确了财务部门的职责财务部门负责固定资产的价值管理 定期与实物管理部门核对固定资产变动信息 确保帐卡相符 组织架构的主要改进点 续 业务流程问题现状 业务流程的主要改进点 卡片的建立责任落实到前端对于通过工程建设形成的固定资产 在设备到货时工建部门就根据与固定资产管理部门和财务部门的统一标准建立资产卡片和标牌 在建设过程中负责根据项目进度更新卡片信息 资产交接时同时向财务 运维交接资产卡片 资产到货 资产安装 资产交接 接受资产 设备资料 接受工程资料 交接资产 相关资料 工建部门 运维部门 财务部门 接受资产 相关资料 建立卡片 信息接口不一致 后端卡片信息缺失 现状 实物管理部门 固定资产卡片A 财务管理部门 固定资产卡片B 卡片信息 卡片编号资产编号资产名称技术信息财务信息附属设备 汇总卡片 编号 原值 净值 A B 总计 改进 资产使用部门 设备A 实物管理部门 财务管理部门 卡片信息 卡片编号资产编号资产名称资产价值信息变动核算记录 财务账 编号 原值 净值 A B 总计 设备 设备 资产卡片A 资产卡片B 资产卡片C 现状 固定资产卡片A 固定资产卡片B 资产使用部门 设备A 附属设备A1 附属设备A2 缺乏实物管理部门的介入 主要由财务部门管理固定资产 设备 卡片中包含了资产附属设备详细信息 实物管理明细到点 实物管理部门维护资产卡片 细化到 点 业务流程的主要改进点 续 调拨流程 报废流程 资产调拨 资产报废 报废流程 调拨流程 报废 报废 未用 闲置 闲置 由于缺乏专门的流程 调拨的资产不一定是闲置未用的资产 新增资产闲置流程 将闲置资产与在用资产剥离 当其他单位有调入需求时 可以及时利用 现状 优化流程 资产调拨 通过资产销售和出租流程将闲置资产及时变现 提高资产的利用率 盘活资产 提高资产利用率 销售流程 出租流程 资产报废 闲置流程 业务流程的主要改进点 续 改进信息上报体制 现状 优化流程 决策需求 时滞 时滞 下达统计上报指令 下达统计上报指令 接受指令 提供信息 集团 接收信息 进行决策 反馈 反馈 省公司 地市公司 时滞 时滞 总部作决策时才下达指令 不能及时满足决策的信息需求 整理汇总 汇总 上报 定期上报 决策信息下传 汇总 下达 接收 采取措施 省公司 地市公司 决策需求 财务信息库 实物管理信息库 已有系统无法互联 成为信息孤岛 财务信息库 实物管理信息库 系统互联 保持实物与财务信息一致 流程保证信息主动上报 决策需求信息可以及时获取 业务流程的主要改进点 续 集团 步骤2 报告差异情况 引进循环盘点法 步骤1 进行循环盘点 步骤3 原因分析 由浅入深 层层进行探究发现真正的原因 循环盘点报告反映帐卡不符率是否超出可以接受的范围 安排盘点人手 制定计划使用条形码阅读器复核 步骤5 纠正行动 编制纠正方案与相关部门讨论落实实施方法和衡量指标实施并监控效果 步骤4 解决方案 资产管理相关部门确定差异解决问题的方案调整差异 如有需要进行调整 开始 业务流程的主要改进点 续 循环盘点法是将每季度或每半年当作周期来盘点资产的方法 其目的除了减少过多的差错外 对于不同资产施以不同管理也是主要原因 我们建议采用ABC分类的做法 即价值越高或越重要的资产 盘点次数愈多 机制越低越不重要的资产 就尽量减少盘点次数 一般来说 ABC分类法要求占80 价值的A类资产每季度盘点一次 占15 价值的B类资产每半年盘点一次 其余的C类资产每年盘点一次 绩效管理问题现状 产出指标 未能强调流程指标和成果性指标间的相关性 无法全面评价部门绩效 过程指标 分解到部门的指标 固定资产产出率 固定资产利润率 固定资产利用率 固定资产损失率 固定资产增长率 一 二级干线光缆可用率 目前中国电信偏重成果性指标 缺少流程控制指标的支撑 无法将明确的将管理职责落实到绩效指标上 绩效指标的设计思路 二 一 部门一 部门二 部门三 流程 公司的绩效指标 市场 用户 资产产出 服务提供 固定资产管理的战略目标 管理部门的绩效评估 固定资产流程的绩效评估 固定资产产出率 固定资产利润率 折旧占销售收入的比例 固定资产利用率 固定资产损失率 固定资产增长率 绩效指标的改进点 资产新增 资产维护 固定资产调拨 资产闲置 资产报废 循环盘点 统计上报 财务部门 实物管理部门 流程指标的制定 使用部门 维护成本率设备当机时间设备当机频率紧急维修成本延长的资产使用寿命 固定资产损失率 统计报表汇报符合率 采用条形码的固定资产比率每员工负责跟踪的年度固定资产额度 卡片更新及时率卡实相符率卡卡相符率 审核程序一致性闲置资产处理金额 审核程序一致性闲置资产处理金额固定资产闲置率 1 2 3 1 1 3 3 3 1 3 3 1 3 1 1 1 3 1 1 2 1 1 1 2 1 3 1 3 资产管理涉及的应用系统 现有财务软件WFS 6 3版 现有的资本化项目数据流 作业管理 固定资产 资源管理系统 库存 采购 项目 4 采购订单接收 5 发放到具体项目 7 投入使用的物料 8 在资产系统中创建资产 总账 9 过账到总账 6 物料安装 1 申请 供应商 2 确认和下单 3 发货 9 过账到总账 作业管理 固定资产 资产数据库 资源管理系统 1 申请 3 发货 总账 库存 采购 项目 供应商 4 采购订单接收 5 发放到具体项目 8 在资产系统中创建资产 2 确认和下单 实物 资金流统一的解决方案 未来系统数据模型 实物数据库 财务数据库 业务需求 网络规划 网络投资需求 工程详细设计 项目成本控制 购买材料 数据接口 过渡阶段以系统支持流程改进 实施网络资源管理系统 实施企业资源计划系统 过渡阶段两种系统方案的比较 在电信行业中 ERP系统主要是集成后台支撑系统 人力系统 员工信息记录培训工资 网络管理系统 地理信息系统 故障 断线管理 网络分析 仓库 系统规划 投资分析 工作管理 设计 施工 呼叫中心 物流系统 采购存货管理供应商管理 技术设备记录 供应商 客户 电信运营商 注意 这是一张总览图 没有包括电信行业中所有的信息系统 基本ERP足迹 Oracle的足迹覆盖财务 物流 资产 设备 人力 计费系统 以及从供应商到客户完善的B2B商务平台 网络管理系统 地理信息系统 故障 断线管理 网络分析 仓库 系统规划 投资分析 工作管理 设计 施工 呼叫中心 物流系统 采购存货管理供应商管理 技术设备记录 供应商 客户 电信运营商 SAP在电信行业的应用 包括了从供应商到客户 以及资产管理系统等方面 网络管理系统 地理信息系统 故障 断线管理 网络分析 仓库 系统规划 投资分析 工作管理 设计 施工 呼叫中心 物流系统 采购存货管理供应商管理 技术设备记录 供应商 客户 电信运营商 Peopleoft覆盖财务 物流和客户管理系统 网络管理系统 地理信息系统 故障 断线管理 网络分析 仓库 系统规划 投资分析 工作管理 设计 施工 呼叫中心 物流系统 采购存货管理供应商管理 技术设备记录 供应商 客户 电信运营商 最佳组合 系统能够很好地实现资产管理功能 网络管理系统 地理信息系统 故障 断线管理 网络分析 仓库 系统规划 投资分析 工作管理 设计 施工 呼叫中心 物流系统 采购存货管理供应商管理 技术设备记录 供应商 客户 电信运营商 业务流程 工建部门负责项目资产卡片的建立固定资产管理部门负责资产卡片的维护更新固定资产卡片信息详细到 点 最小可调拨单元通过闲置 调拨 报废 销售 出租等流程提供了盘活存量资产 提高资产利用率的途径引进循环盘点的固定资产实物管理的方法规范了固定资产管理信息定期上报的途径和内容 保证了相关信息对管理决策的支持通过资产过程管理和退出管理流程的设计控制了帐卡实不符的过程风险 组织架构 明确使用部门 管理部门 财务部门三级管理架构明确管理部门设立固定资产管理员岗位 负责资产实物管理明确使用部门设立固定资产保管员妄为 实物保管落实到人明确财务在固定资产管理中接受实物部门管理反馈 更新资产价值的职责 主要改进点 绩效管理 完善固定资产实物管理相关指标 涵盖了固定资产管理各个环节 将各相关部门的责权利紧密结合起来 信息系统 设计了一个过渡方案 以保证在ERP和网络资源管理系统尚未上线之前流程的改进和防止前清后乱 设计了资产数据库模型 从系统的角度上为改变中国电信的固定资产管理模式奠定了技术基础 阐述了未来涉及资产管理各系统的关系及其接口模型 主要改进点 续 有待解决的问题 有待解决的问题 固定资产卡片建立的明细程度为了进一步深化固定资产管理 体现更细化层面的帐实相符 本次方案提出了 最小可调拨资产 概念 建议从资产建卡到 节 强化为建卡到 点 物资部门在闲置固定资产管理中的定位为了加强对存量资产的盘活职能 本次方案提出了由物资管理部门参与闲置资产的处理固定资产管理范围前移为了进一步深化固定资产全寿命周期的管理 本次方案提出了从投资决策开始进行固定资产的管理 什么是最小可调拨资产 具有一定价值 符合财务资产核算标准 的 可移动的最小功能模块 是实物卡片管理的最小单位 又是财务计提折旧的最小单位谁来界定最小可调拨资产 实物管理部门根据实物管理的需要对资产目录进行分解 财务结合资产核算办法对具有一定价值的单元进行界定 双方达成一致后出具相关目录 由工程部门 实物管理部门遵从最小可调拨资产目录建卡和维护卡片运用最小可调拨资产的前提 建立最小可调拨资产目录系统支持资产卡片层级关系的建立系统支持将建立和维护卡片功能开放到实物管理部门新建资产合同签订细到最小可调拨资产已有固定资产卡片分解到最小可调拨资产 并配上相应价值 固定资产卡片建立的明细程度 固定资产卡片建立的明细程度 实现方案和时间表 方案二 和供应商签署项目合同时提出细化要求 对新增资产按最小可调拨资产建立卡片 赋予价值 计提折旧 对新增资产按大项建卡片 列明最小可调拨资产清单 2003年1月1日 2002年12月1日 2003年12月31日 方案一 和供应商签署项目合同时提出细化要求 已有资产发生变动时将其按最小可调拨资产拆分建立卡片 赋予价值 计提折旧 所有资产均需明细至最小可调拨资产并建立卡片 赋予价值 计提折旧 已有资产发生变动时将其按最小可调拨资产拆分 列明清单 不赋予价值和计提折旧 所有资产均需明细至最小可调拨资产 仅建立清单 不赋予价值和折旧 新签项目合同价格明细到最小单元 全公司统一的最小可调拨资产目录资产管理系统延伸到实物管理部门系统支持卡片层级关系 已有资产卡片拆分至最小可调拨资产并赋予价值信息ERP系统与资源管理系统上线 2004年1月1日以后 完成所有最小可调拨资产拆分 在同一时点将所有最小可调拨资产清单转换成资产卡片 赋予价值和折旧 闲置固定资产管理范围分析 方案一 青岛分公司 实物管理部门 物资部门 寻找下家 运输实物 提出处置方式 确定闲置资产 组织谈判 编制合同 实物管理部门承担闲置资产的管理职责 调拨 出售 出租 清理 物资部门接受实物管理部门的委托进行销售 出租 清理的操作 优点实物管理部门对固定资产从产生至消失的全过程负责 落实资产实物的全寿命管理职责 减少管理环节 减少管理盲点 缺点物资部门作为被委托处理闲置资产的部门 缺乏足够的动力促使其努力开展闲置资产处置工作 公布闲置信息 委 闲置固定资产 托 实物管理部门 物资部门 闲置固定资产 运输实物 寻找利用渠道 确定闲置资产 对外销售出租 优点物资部门作为闲置资产负责部门有足够的动力及时处理闲置资产 责权一致 缺点实物管理部门缺乏足够的动力再利用闲置资产物资部门难以知道内部调拨需求 且缺乏对技术状况的了解 无法通过调拨充分利用闲置资产难以区分管理可再利用资产与不可再利用资产 公布闲置信息 闲置固定资产管理范围分析 方案二 实物管理部门负责在用资产的管理 闲置资产管理资产管理 调拨 出售 出租 清理 职责由物资部门负责 实物管理部门根据需要向物资部门提出调拨需求 管理权转移 提出处置方式 实物管理部门 物资部门 不可用固定资产 运输实物 对外销售出租 优点物资部门作为不可用资产负责部门有足够的动力对不可用资产进行及时处置 责权一致确保有使用价值资产由统一部门负责 提高闲置资产再利用率 缺点不可用资产和可再利用资产难以区分 易造成两部门相互推诿职责易造成有较高销售 出租价值的可再利用资产只能等待调拨 无法做到价值最大化处理 闲置固定资产管理范围分析 方案三 实物管理部门负责可用资产的管理 包括在用资产和闲置但有调拨价值的资产 物资部门负责不可用资产管理资产管理 出售 出租 清理 实物管理部门负责提出不可用资产 寻找下家 组织谈判 可再利用用固定资产 公布闲置信息 确定闲置资产 固定资产管理范围前移 立项可研 项目设计 采购到货 工程物资管理 施工管理 初验预转固 终验转固 维护维修 闲置调拨 报废清理 销售出租 投资决策 项目管理 固定资产全寿命管理 年度投资计划 本次项目以防止前清后乱为目的 覆盖范围为资产形成到资产退出 但作为更完整意义的固定资产全过程管理 应从投资决策开始 包含项目管理 将固定资产管理风险控制在前端 资产增加 实物过程管理 资产减少 本次项目已设计 非本次项目范围 实施推广建议与规划 资产会计核算方法 包括资本化和费用化标准 减值准备操作政策闲置资产的判断标准闲置资产封存处理标准闲置资产信息共享权限及分类报废资产的判断定义报废资产鉴定权限及分类报废资产审批权限及分类盘盈盘亏审批权限及分类固定资产对外销售 出租 捐赠审批权限固定资产管理报表和相关统计上报制度固定资产ABC分类固定资产循环盘点操作办法 有待细化的相关政策 下阶段工作 落实时间 11月下旬12月上旬12月上旬11月下旬12月上旬12月中旬12月中旬12月份11月下旬12月上旬2003年度12月份12月份 确定相关岗位职责 资