档案管理机关培训课件课件

档案管理机关培训课件 归档文件整理规则 档案管理机关培训课件 一 规则的出台背景 归档文件整理规则 以下简称 规则 是中华人民共和国行业标准 代号为DA T22 2000 由国家档案局于2000年12月6日颁布 并自2001年1月1日起正式实施 这是我国机关档案工作改革的一项重大举措 也是档案基础业务建设方面的一个重大变化 规则 在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上 适应档案管理现代化的需要 提出了完全不同于以往 立卷 方法的 文件级 整理方法 它是新形势下实现归档文件整理规范化 档案管理科学化的一项重要标准 2001年 重庆市档案局就制定了 归档文件整理实施细则 要求各区县逐步推进新办法 结合永川实际 档案局要求从整理2005年度形成的档案时便开始采用新办法 至今已推行7年了 2009年 重庆市档案局为更好地贯彻执行 归档文件整理规则 进一步提高机关档案工作管理水平 对2001年的 归档文件整理实施细则 又进行了修改 重新制定了 重庆市机关归档文件整理实施细则 渝档发 2009 34号 档案管理机关培训课件 二 归档文件整理方法步骤第一步 收集应归档文件第二步 确定归档文件整理的保管单位 件 第三步 归档文件的装订第四步 归档文件的分类第五步 归档文件的鉴定第六步 归档文件的排列与编号第七步 加盖并填写归档章第八步 归档文件目录的编制第九步 归档文件装盒 档案管理机关培训课件 第一步 收集应归档文件收集应归档文件 是机关档案工作的起点 其基本的要求就是 齐全完整 归档范围以是否反映本机关工作活动 具有查考利用价值为依据确定 以 件 为单位整理档案 容易给人造成错觉 好象只有带文号的红头文件 才是整理归档的范围 其他没有文号 不是红头的文件 容易被忽视和遗忘 因此 要使以 件 为单位整理出的档案齐全 完整 准确 就必须做好收集工作 一是按归档制度进行收集 二是平时收集 收集的主要内容 1 自身发文的收集 2 外单位来文的收集 3 零散文件的收集 是指分散在各部门 领导人 业务人员手中的文件 资料 4 帐外 文件的收集 是指未经过文书部门登记 在收发文簿上无 帐 可查的文件 如本单位召开的各种会议材料 汇报材料 经验材料等 领导和有关人员外出开会带回来的材料 外单位直接寄给单位领导的文件或直接寄给本部门有关人员的材料 本部门内部各种规章制度 办法和统计数字 各种专业档案等 档案管理机关培训课件 根据2006年12月18日国家档案局第8号令公布的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第三条 机关文件材料归档范围可以归纳为四个方面 一 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 二 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 三 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料 四 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 规定 第四条规定了机关文件材料的不归档范围 也包括四个方面 一 上级机关普发且不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料以及供参考 阅知的抄送文件 二 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿及校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 有关用于工作参考的文件材料 三 同级机关的文件材料中 不需要贯彻执行的文件材料和不需要办理的抄送文件材料 四 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄送或越级抄送的文件材料 档案管理机关培训课件 机关文件材料的归档范围具体如下 一 应归档的上级机关的文件材料 主要有5个方面 1 上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料 2 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的 非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件 3 上级领导检查视察本机关工作时的重要指示 讲话和题词 4 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本 5 上级机关转发本机关文件的文件 档案管理机关培训课件 二 应归档的本机关文件材料 主要有23个方面 1 本机关党组 党委 行政领导会议文件材料 2 本机关召开的工作会议 专题会议文件材料 3 本机关颁发 包括转发及与其他机关联合颁发 的各种正式文件的签发稿 正式印件 重要文件的修改稿 4 本机关的请示与上级机关的批复 下级机关的请示与本机关的批复 5 本机关及其内部职能部门形成的工作计划 总结 报告 6 反映本机关业务活动和科技管理的文件材料 7 本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料 8 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料 9 本机关形成的纪律检查 行政监察和审计方面的文件材料 10 本机关党委 团委 工会 妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料 11 内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录 摘要单 调查处理报告 领导批示 统计分析材料 12 本机关领导人在公务活动中形成的重要信件 电报 电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料 13 反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料 14 本机关成立 合并 撤销 更改名称 启用印信及其组织简章 人员编制方面的文件材料 15 本机关制定的工作条例 章程 规章制度等文件材料 16 本机关 本系统 的历史沿革 大事记 年鉴和反映本机关 本系统 重要活动事件的剪报 17 本机关干部任免 包括上报和下批及备案 调配 培训 专业技术职务评聘 党员团员干部职工名册和报表 干部职工录用 转正 定级 调资 辞职 退职 开除 退休 离休 复员 转业 评残 抚恤 死亡 奖惩等文件材料 18 本机关及本机关办理的干部职工转移工资 行政 党员 团员 工会组织关系的介绍信及存根 19 本机关财产 物资 档案的交接凭证和清册 房地产凭据 20 本机关编印的情况反映 简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本 21 本机关与其他单位或个人签订的各种合同 协议 22 本机关与外国签订的条约 协定 合同 议定书 换文 正本 副本 和机关外事活动形成的请示 报告 计划 考察总结 重要简报 会议纪要 记录 往来文件 23 各种普查工作形成的文件材料 档案管理机关培训课件 三 应归档的同级机关和无隶属关系机关的文件材料 主要有3个方面 1 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件 2 有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料 3 同级机关和非隶属机关与本机关联系 协商工作的重要往来文件 四 应归档的下级机关的文件材料 主要有3个方面 1 下级机关报送的重要的工作计划 报告 总结 典型材料 统计报表 2 下级机关报送的法规性备案文件 3 直属单位报送的重要的工作计划 报告 总结 典型材料 统计报表 档案管理机关培训课件 各单位的历史沿革 职能范围 工作性质不同 应结合自身实际 根据上述通用归档范围 制定本机关 本系统的文件材料归档范围 在判断文件材料归档还是不归档 主要把握2点 一是 以我为主 二是 对我有用 制定文书档案的归档范围 我们要明确范围包括四部分 一是本级发文 二是上级或同级其他单位来文 三是下级上报文 四是帐外文件材料 有的单位将上级来文或下级来文存放在相关业务处室不归档 这种做法是错误的 在制定归档范围时还要考虑 不仅仅红头文件需要归档 还有很多没有文头的文件也很重要 需要归档 比如单位党组会议记录 办公会议记录 有的单位保存在个人手中 没有归档 有的人认为是自己个人的资料还拒绝归档 人事方面的干部职工花名册 统计年报 工资晋升表 党员统计年报 外出参加会议带回来的会议材料 一些重要的传真件等 另外 在判定不归档文件材料范围 需要严格控制 不要刻意地扩大范围 档案管理机关培训课件 第二步 确定归档文件整理保管的单位 件 具体做法如下 一 一般以一份文件为一件 每份文件可直接作为一件进行整理保管 二 文件的正本和定稿合为一件 这种情况主要是指本机关的正式发文和机关内部制定的规章制度等类似情况 三 正文与附件合为一件 整理时要作为一件对待 不能分开 四 转发文与被转发文合为一件 整理时要作为一件对待 不能分开 五 来文与复文 分为以下情况 1 外机关的来文与本机关的复文作为一件 即将同一年内形成的相关的请示与批复 报告与批示或函与复函 合在一起作为一件进行整理保管 2 本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文各为一件 3 跨年度的相关的请示与批复 报告与批示或函与复函 因其复文会不会形成 何时形成的不确定性 所以整理时可以不必等待 若复文在以后的年度形成 整理时可以将去文 复文各作为一件对待 各自归入所形成的年度 并且在各自的目录备考栏内注明互见 以避免漏检 若复文未产生 则将去文放在其所形成的年度进行整理即可 六 文书处理单应作为相关文件的一个重要组成部分 合为一件整理 七 报表 名册 图表 介绍信存根 会议记录等类似文件材料 按其本来的形式 一个自然本 册 为一件 八 原件与复印件合为一件整理 这里的复印件指类似于以下的情况 重要的热敏纸传真件保存期限很短 归档时必须采取复制的办法进行抢救而产生的复印件 档案管理机关培训课件 第三步 归档文件的装订凡是归档文件一般按 件 进行装订 一 装订前的准备工作1 技术加工 主要包括以下三项内容 a 检查文件材料是否齐全完整 如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐 有破损的应予以修整 有不宜永久 长远保存的应予以复制 b 装订边太窄的适当加宽 纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切 小于国标16K的应酌情按A4或16K进行背贴 c 剔除多余的重份和不必要的复制件 2 系统排列 一份文件由几部分组成时 装订前应按下列顺序进行排列 a 正本在前 定稿在后 b 正文在前 附件在后 c 原件在前 复制件在后 d 转发件在前 被转发件在后 e 批复在前 请示在后 f 汉文文本在前 外文文本 少数民族文字文本在后 g 文书处理单放在相关文件之前 按文件首页对待 二 装订方法A 10年保管的文件 可保持原貌 不再拆开重新装订 B 永久 30年保管的文件 可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种 一是不锈钢钉装订法 即采用专门制作不锈钢订书钉进行装订 二是线绳装订法 即用专门的缝纫机装订或细线绳装订文件 C 过厚文件的处理 太厚的文件可以采用粗线绳按照以往案卷的 三孔一线法 进行装订 档案管理机关培训课件 第四步 归档文件的分类一个档案管理人员在着手整理本单位的归档文件时 应当首先选择 制定出分类方案 将其作为整理文件的指南 分类方案确定之后 如无大的或实质性的情况变化 要保持相对稳定 一般不宜大动 文件材料分类方案一级类目的设置可以选用下列两种模式中的一种 且确定后一般不能轻易变动 一 机构分类法 即按本单位内设的处 室 科 室 或部 室 等对文件材料进行分类 凡是内设机构健全稳定 分工具体明确 文件材料多的单位采用此方法 对于采用年度 机构 保管期限的分类方法的单位 在编制工作方案时 就要按机关内设机构一个一个的编制 最后形成一个总表 这种方法与以往一个机关编制一个笼统的归档范围和文书档案保管期限表相比 更具有针对性和实用性 但不要把党组或党支部的材料遗漏掉 因为党组或党支部不是机关内设机构 此项职能又哪个机构负责就归入哪个机构 在此强调一下 二 问题分类法 即按本单位产生的文件材料内容所反映的问题进行分类 凡是内设机构经常变化 分工比较粗 或没有内设机构 文件材料比较少的单位采用此方法 这里要说明的是 有些单位 由几个部门组成 如永川档案局 永川档案馆局馆合一 但发文时没有区分开 只说永档发 所以在分类时可以按问题进行 但如区委政法委 它由区综治办 禁毒办 610办 政法委组成 发文时各部门都区分开了 所以在分类时要先把部门分开 最好按机构进行分类 档案管理机关培训课件 第五步 归档文件的鉴定鉴定目的是判断文件的价值大小 并据以确定其保管期限 根据2006年12月18日国家档案局第8号令公布的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 简称 规定 文书档案的保管期限分为永久 定期两种 其中定期又分为30年 10年 即保管期限只有永久 30年 10年三种 确定档案保管期限的主要环节在于归档文件的价值鉴定或价值分析 档案管理机关培训课件 第一是分析归档文件的责任者文件材料保管期限的划分应 以我为主 即 我 形成的归档文件的保管期限相对较长 这里的 我 一是指本机关 包括本机关各部门 直属机关等 二是指本系统 指本机关同一系统或同一系统的上级机关 尤其指具有垂直领导关系的机关 三是指与本机关密切相关的机关 1 分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者 外机关形成的非本机关主管业务的文件材料不归档 外机关形成的属本机关主管业务的文件材料 应在本机关归档 但保管期限短 在相同内容 相同文种的情况下 本机关责任者形成的本专业文件材料比外机关责任者形成的本专业文件材料至少要长一个档次 2 分析归档文件是本系统责任者还是外系统责任者 外系统形成的非本专业文件材料在本机关不归档 外系统形成的本专业文件材料在本机关可归档 但其文件材料的保管期限较短 在相同内容 相同文种情况下 本系统责任者形成的本专业文件材料比外系统责任者形成的本专业文件材料至少长一个档次 3 分析归档文件责任者是本级还是上级 下级 本级责任者形成的文件材料 其保管期限相对较长 上级形成的文件材料比下级的要长 发文机关的级别还需考虑是本系统还是外系统 是党政领导机关还是其他机关等情况 4 分析归档文件是多个责任者还是单个责任者 划分保管期限时 无论是单个责任者还是多个责任者 只要有本机关责任者其保管期限就相对较长 应注意的是 多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关 如本机关是主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限 如本机关是协办机关 则比本机关单独发文的保管期限稍短一点 5 分析归档文件在运转过程中的责任者 文件材料在主送 抄报 送阅等运转过程中 可能会出现上级批复 领导签署意见等情况 此时保管期限应从长 如有批复的请示一般保存30年以上 无批复的请示一般仅保存10年 档案管理机关培训课件 第二是分析归档文件的内容分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面 归档文件内容为 重要的 其保管期限相对较长 重要的 主要指三种情况 一是反映本机关的主要职能 其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要 二是反映本机关的基本面貌 如年度以上工作总结 综合统计表等 三是反映本机关经济关系 如本机关的房产 物产及其他债权债务文件材料 1 分析归档文件是否体现机关主要职能 一是归档文件的内容是否为本机关主要职能 二是其内容是否反映本机关主要任务 三是其内容是否反映本机关的主要工作 四是其内容是否反映了本机关的中心工作 五是其内容是否反映了本机关的主要活动 六是其内容是否反映了本机关主要工作事项 七是其内容是否具有典型性 上述情况 其保管期限从长 2 分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌 一是归档文件是否反映本机关辖区内工作全貌 二是归档文件是否反映本机关工作状况 三是归档文件是否反映了本机关的工作水平 四是归档文件是否反映本机关工作规模 五是归档文件是否反映本机关工作变化 六是归档文件是否反映了本机关的工作发展 七是归档文件是否反映本机关较长时间的工作情况 上述情况 其保管期限相对较长 3 分析归档文件是否反映本机关的经济关系 总的来说 价值高 债权债务时间长的归档文件其保管期限长 主要有三种情况 一是反映本机关产权关系的归档文件 二是反映本机关债权债务关系 三是下属单位的经济关系 4 分析归档文件是否涉及个人利益 归档文件涉及本机关人员较重要个人利益 涉及外单位个人利益 如行政确认工作中形成的宅基地使用证 房屋产权证 公民学历和学位的证明 婚姻等文件材料 行政征收工作形成的税收征收 资源费征收等文件材料 安置 抚恤 优待 补助 救灾扶贫等行政给予工作中形成文件材料 一般应作永久保管 5 分析归档文件利用的时效性 某些文件只能在一段时间内有作用 其保管期限从短 但是文件的时效性不是档案保存期的决定因素 档案是一种历史记录 决定档案有无保存价值主要还是其能否反映本机关主要职能 历史面貌 经济关系和个人利益等 这些档案在确定其保管期限时就应从长 概括地说 归档文件保管期限划分应从归档内容是否重要来分析 同时还要结合文件的责任者来分析 一般来说 本机关 本系统责任者形成的内容重要的文件材料 可永久保存 内容比较重要的可30年保存 内容一般的保存10年 外机关 外系统形成的属本专业内容 且重要的文件材料 可30年保存 内容为一般的可10年保存 非本专业的文件材料一般不归档 档案管理机关培训课件 第三是分析归档文件的形式归档文件保管期限划分应以形式重要为主 这里的 重要 指 规范性 权威性 正式性 和 珍贵性 1 分析归档文件的文种 反映方针政策 重大事件 主要业务活动 具有权威性和重要性的决定 决议 命令 指示 条例 纪要 报告等 比处理日常事务的通知 简报 来往函件等保管期限长 但通知 函等文种还要根据其内容的重要程度来决定其保管期限 2 分析归档文件的稿本 归档文件的正本比副本 草稿 草案的保管期限长 但有些重要文件经反复修改 其过程性的草稿 征求意见稿 送审稿 报批稿等都很重要 这些重要文件要结合其文种及其文件本身的重要性来划分保管期限 3 分析归档文件的外形特点 有重要领导 著名人物的题词 批注 签字的文件材料有权威性 具有纪念价值 某些文件因载体古老 珍稀而具有文物价值 某些文件因书法或装帧优秀而具有艺术价值 这些归档文件都可作永久保存 归档文件的形式分析要结合文件材料的责任者 内容的重要性等来分析 一般来说 本机关 本系统上级机关形成的重要文种的文件材料 可永久保存 一般文种的文件材料可定期 30年 10年 保存 档案管理机关培训课件 结合 期限表 给大家具体分析如下 1 期限表 1 6条对同一会议形成的文件材料在归档时区分为不同的保管期限 这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的 在编制档案保管期限表时 不一定将同一职能活动形成的所有文件都划入同一保管期限 每一项职能活动都有其主要 核心内容 形成的文件材料有的是反映职能活动主要内容 主要过程的 有的是反映事务性活动的 价值程度不同 所以不能在保管期限的划分上同等对待 有的机关在对会议材料归档时不仅将召开会议形成的所有文件材料划入归档范围 而且在保管期限划分上采用了同一保管期限 理由是遵循会议文件材料的成套性原则 便于查找利用 其实这种观点是不对的 今后 同一会议文件材料应有重要与一般 主要与次要之分 在划分保管期限时应有所区别 其次 随着信息技术 计算机技术的快速发展 查找利用档案变得越来越便捷 基于传统手工检索的成套归档整理原则将被打破 对同一会议文件材料定为不同保管期限不仅不会对查找利用带来负面影响 而且对科学开展档案保管期限划分工作起到积极的促进作用 2 期限表 第1条第2款中表明 机关对人大议案及答复 政协提案及办理结果归档时 其档案保管期限定为永久 这一条以前划分为长期 现在上升为永久 3 期限表 第7条 将上级机关 上级领导检查 视察本地区 本机关工作时形成的文件材料分为 重要的 和 一般的 两种情况 重要的 定为永久 一般的 定为30年保管 其 重要的 和 一般的 判断标准通常以上级机关领导的行政级别和检查 视察事由的重要程度来划分 党和国家领导人 以及省部级以上领导检查 视察本地区 本机关工作形成的文件材料 属 重要的 省部级以下领导检查 视察本地区 本机关工作形成的文件材料 通常要具体情况具体分析 如 市委主要领导到区档案局检查工作 现场办公解决了档案局馆库的新建问题 这一问题对我们讲是重要的 形成的相关文件材料应永久保管 如果是一般性检查 视察工作 作了一番讲话 指示 相关文件材料应为一般文件材料 应30年保管 上级机关一般人员到下级机关检查 指导工作形成的文件材料 要根据检查 指导事由的重要程度 确定是否归档 重要的文件材料应归档 保管期限为30年 其他文件材料就不必归档 总之 在执行这一条款时 既要考虑上级级别 又要考虑上级领导检查 视察的重要程度 具体情况具体分析 再确定归档文件材料的保管期限 4 期限表 第8条有一个 重要业务问题的 与 一般业务问题的 的区别比较多 我们规定 业务文件材料涉及法规政策性和重大业务建设内容 属于比较重要的问题 有的涉及基础性 技术性内容 属于一般业务问题 重要业务问题的 与 一般业务问题的 的区别关键在于对业务内容的把握 具体问题具体分析 不能一概而论 5 期限表 第8条第4款中 本机关代上级机关起草并被录用的重要法规性文件 专项业务文件的最后草稿 一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本 如市档案局代市委办公厅起草了 关于进一步加强当前档案工作的意见 其草稿由市档案局保存 期限为30年 市档案局收到市委办公厅正式文件时 要按照 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件 将其定为永久 6 期限表 第8条第6款中 简报 情况反映 工作信息等为10年 而以前为长期 7 期限表 第8条第7款中 有一条 20年以上有效或未注明有效期的许可证 执照 资格证等的审批 管理文件材料 机关归档时要永久保存 20年以下有效或未注明有效期的许可证 执照 资格证等的审批 管理文件材料 机关在归档时定为30年保存 8 期限表 第8条第7款中 关于行政处罚 处分 复议 国家赔偿等工作中形成的重要的和一般的文件材料区别 原则上我们对 警告 处分以下的视为 一般的 对受到 警告 处分以上形成的文件材料视为 重要的 也可以说 除了 警告 处分 处罚的为30年 其他处分 处罚的相关材料为永久 9 期限表 第8条第8款中 将年度以下计划 总结 统计材料在归档时由以前的长期调整为现在的10年 期限有所下调 10 期限表 第8条第8款中 将机关重要职能活动的总结 重要专题的调研材料归档时定为永久保管 一般活动的总结 一般问题的调研材料归档时定为10年保管 重要职能活动 重要专题与一般活动 一般问题的总结 调研材料的区分 要从职能活动的规模 影响力 问题的大小等因素来加以考察区分 11 期限表 第8条第9款中 出国或出境访问考察 参加国际会议 接待来访等外事活动形成的文件材料中 发表的公报 签订的协议 备忘录 重要的会谈记录 纪要等文件材料归档时要永久保管 出国审批手续 执行日程 考察报告 一般性会谈记录归档时定为30年保管 这里要强调的是有些机关习惯将出国 出境访问 考察 培训等中活动形成的文件材料按照一个一个团组进行集中归档 并定为一个期限 理由是确保归档的齐全完整性 便于查找利用 这种做法是错误的 应当将机关外事活动中形成的文件材料在归档时划分不同的保管期限 12 期限表 第9条第1款中 有一个 机构设置 它是指本机关内部机构的设置 在11条第3款中 也有一个 机构设置 这个 机构设置 是指上级机关决定成立本机关形成的文件材料 应有所区别 13 期限表 第9条第4款中 对受到表彰奖励的先进单位 劳动模范 先进工作者的材料归档时它分了一个受县级以上 受县级以下的 县级以上 含县级 期限定为永久 对受县级以下的期限定为30年 机关内部表彰的为30年 14 期限表 第9条第5款中对本机关有关人员的处分材料 受到警告 不含 以上的为永久 受到警告处分的为30年 这一条也是以 警告 为分界线的 15 期限表 第9条第11款中 将纪检 监察工作中形成的综合性报告 调查材料分为 重要的 和 一般的 两种情况 重要的 定为永久 一般的 定为30年保管 这个 重要的 和 一般的 主要区分标准是案件违规违纪的程度 就是案件最终处理结果 如果违规违纪的程度只达到受警告的处分条件 那么 形成的相关综合性报告 调查材料就属 一般的 其档案保管期限定为30年 如果违规违纪的程度达到受警告以上的处分条件 那么 形成的相关综合性报告 调查材料就属 重要的 其档案保管期限定为永久 如果调查结论是查无实据 形成的相关综合性报告 调查材料 归档时其保管期限可划定为10年 此外 有的机关有年度纪检 检察工作综合性报告 这类综合性报告机关归档时保管期限定为永久 年度以下的可划定为10年 16 期限表 第9条第13款中 本机关处理人民来信来访的文件材料 有领导批示和处理结果的 其档案保管期限定为永久 其他有处理结果的 其档案保管期限定为30年 对没有处理结果的暂时不应归档 因为处理过程没有完成 本条款中的领导对人民来信来访的批示 除了党和国家领导人所作的批示作为 重要批示 外 其他级别的领导所作的批示是否重要 一般要根据领导批示的具体内容而定 如领导对某信访材料作出批示 此事请 部门认真调查 如情况属实 要严肃追究相关人员的责任 这类领导批示就属 重要的 如有处理结果 其档案保管期限定为永久 如领导只是泛泛批示 圈阅 请 单位协调处理 请 部门根据国家有关政策回复 这类批示就属 一般的 而非 重要的 批示 如有处理结果 其档案保管期一般划定为30年 17 期限表 第10条第4款中 只将机关预算文件纳入到了文书档案保管范围 并定为30年 而未将决算文件纳入到了 文书档案保管期限表 财政部与国家档案局已将各单位的决算文件的保管期限定为永久 也就是说 原则上应将机关决算文件纳入会计档案并定为永久保管 但是在机关日常工作中 大多数机关单位仍然是将决算当作文书档案对待的 即把机关决算归入文书档案类 而非归入会计档案类 比如同级财政部门对本机关的决算批复 大多数机关将决算报告及同级财政部门的批复作为文书档案来处理 并划定为永久保管期限 这种做法也是可以的 18 期限表 第10条第6款中 机关重要的国有资产管理 登记 统计 核查清算 交接等 文件材料 归档时划为永久保存 一般的划为10年保存 本条款中 重要的 和 一般的 区分的原则是国有资产的规模 数量及价值大小 如机关房产 机动车等价值相对大 使用寿命比较长 有关这类国有财产登记 统计 核查等文件材料 属 重要的 划为永久 又如机关办公使用的 计算机 传真机 复印机等设备 这类设备价值相对不高 使用寿命相对较短 若干年后就要淘汰 重新更换 有关这类国有财产登记 统计 核查等文件材料 应属 一般的 划为10年 19 期限表 第11条第1款中 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 重要的 和 一般的 区分的原则 在于把握上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料是否具有政策性 法规性 方针性 20 期限表 第11条第2款和第12条 上级机关 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 机关在归档时 其档案保管期定为10年 在日常工作中 上级机关有时印发非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 如重庆市档案局发了一份 关于学习重庆市政府关于纠正不正之风工作部署的通知 对永川区档案局来说 这是一份典型的非主管业务文件材料 保管期应定为10年 21 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表中缺少一些文件材料如 本机关召开的新闻发布会 记者招待会文件材料 本机关领导人在主流新闻媒体上发表的文章 讲话 访谈录等材料 以上2条 重要的保管期限为永久 一般的30年 本机关领导班子和成员的年度述职述廉报告材料 这一条的保管期限为30年即可 上级召开的工作会或重要业务会 包括主要会议材料 保管期限为30年 本单位提交的经验交流材料 保管期限为30年 这部分材料应列入各机关制定的文件材料归档范围和文书档案保管期限表当中 档案管理机关培训课件 第六步 归档文件的排列与编号归档文件排列是文件整理系统化 有序化的一个重要环节 编写件号则是对排序成果的认定 其方法如下 一 按年度 保管期限 机构 或问题 进行排列 也即在每个年度内永久 30年 10年各排列一个顺序 然后再按照分类表中机构或问题的序列进行排列 二 在同一个保管期限 同一个年度的同一个机构 或问题 的文件材料内 一般按照文件的形成时间或文号顺序进行排列 三 同一事由 同一事件或同一问题的文件材料 按照形成的时间顺序结合重要程度进行排列 四 不同事由 不同事件 不同问题的文件材料 按照事由 事件或问题终止的时间顺序进行排列 五 会议文件 同一类统计报表等成套性的文件材料 应集中进行排列 六 所有文件排列完毕之后 即应按照排列顺序逐件编写件号 件号编写在归档章的 室编件号 栏之内 七 一个单位的归档文件编写的件号 应始终保持永久 30年 10年三个序列 档案管理机关培训课件 第七步 加盖并填写归档章 一 加盖归档章 归档章加盖在每份文件的首页上端的空白位置 二 归档章的规格 略 三 归档章各项目的名称和填写方法 全宗号 项 填写档案馆给本单位档案全宗确定的代号 如1号 2号等 未给确定的暂不填写 年度 项 用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年 不能有任何省略 室编件号 项 由机关档案室人员填写每一份文件的排列顺序编号 保管期限 项 填写每份文件的具体保管期限 即 永久 30年 或 10年 馆编件号 项 档案移交进馆后 由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写 档案管理机关培训课件 第八步 归档文件目录的编制 一 根据本单位文件材料分类 排列 编号的顺序 按照永久 30年 10年三个序列 分别逐件编制归档文件目录 二 不同保管期限的文件不能混合编制目录 不同年度的文件要分开编制目录 三 按规定要移交进馆的档案 应编制纸质档案目录一式三套 其中一套存查 一套将来移交档案使用 一套供日常查档使用 电子档案目录一式两套 一套准备将来移交档案使用 一套供日常查档使用 四 归档文件目录的格式及填写样式 五 归档文件目录各项目填写规范如下 1 件号 项 按照归档章内的 室编件号 进行填写 2 责任者 项 A 填写制发文件机关的名称或个人的姓名 一般以文件的盖章或署名为准 B 机关应填写其全称或通用简称 C 由两个或两个以上机关的联合发文 一般只填写主办单位名称 也就是编发文字号的单位 D 合同 协议应填写甲方 乙方两个单位的名称 E 个人作者填写其姓名 必要时加填职务或身份 如 省长XX 区长XX 等 3 文号 项 填写文件的发文字号 包括发文机关代字 发文年度 发文顺序号 不得省略其中的某一部分 无文号的文件材料此项不填写 4 题名 项 A 一般照录文件原题名 不得自行修改 B 无题名或题名不能揭示文件内容 应根据文件内容自拟题名加 填写 C 有正题名 副题名的文件材料 可选择其中有检索价值的题名填写 5 日期 项 A 填写文件的形成时间 一般以落款时间 会议通过时间或发布时间为准 B 用8位阿拉伯数字标注年 月 日 不得省略 例如 2002年6月10日 标注为 20020610 2002年12月8日 标注为 20021208 这里要注意的是 月或日如果是一位数时 其前应加写一个 0 C 时间不详或没有时间的文件材料 应进行必要的考证 6 页数 项 填写每份文件的总页数 总页数以文件材料的最后一个页号为准 7 备注 项 必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题 如果说明文字比较多时 应填写在备考表中 六 归档文件目录的装订1 永久 30年 10年目录分开装订 一年一册 2 每本目录均从 1 开始统一编写页码 以便于检索 3 装订目录时应使用统一规定的目录格式 上各项目填写的方法和要求如下 A 全宗名称 项 全宗 是档案管理学中的一个重要的专业术语 它指的是一个具有独立法人资格的机关单位档案的总和 全宗名称 项填写产生档案全宗的机关单位的全称或通用简称 B 年度 项 填写本目录所反映文件的年度 如 2001 2004 等 C 保管期限 项 填写目录所载文件的保管期限 即 永久 30年 或 10年 档案管理机关培训课件 第九步 归档文件装盒归档文件装盒的方法步骤如下 一 按照永久 30年 10年三个编号顺序分别装盒 一个机构或类别的文件比较多 可以按排序单独装一盒或几盒 几个机构或类别的文件比较少 可以按序合装一盒 但不同保管期限的文件不能混合装盒 二 每盒文件之前不放目录 但要在最后放置一张备考表 三 备考表所设各项目的填写方法1 盒内文件情况说明 项 填写盒内文件需要说明的问题 主要包括文件的齐全完整程度 损坏情况以及整理归档后修改 补充 移出 销毁等有关情况 无问题则不填写 2 整理人 项 由整理归档文件责任人签字或盖章 3 检查人 项 由检查归档文件整理质量