01文件、资料控制程序

1.目的 对文件和资料进行控制，确保与公司质量、环境管理体系有关的各个场所使用的文件均为有效版本，并通过文件更改控制确保文件的适用性与有效性。2.适用范围 本程序适用于公司质量、环境管理体系运行过程中所使用的文件和资料的控制。3.职责 职能部门控制职责品质部负责组织质量和环境的手册及程序文件的编制、修订、发放、更改和收回。负责组织产品质量、环境文件、检验指导书和检验记录的编制与管理。营销中心负责销售文件、记录及分公司（代理商）档案的管理及控制。技术开发部负责产品图样和相关技术文件及资料的发放、更改、收回的管理与控制。制造部负责产品生产计划、工艺文件的发放、更改、收回及使用的管理与控制。负责生产现场环境作业指导书的编制、发放、使用与管理。工程服务部负责安装、服务过程控制文件、记录的管理与控制。人力资源部负责员工培训、意识和能力等文件、记录的管理和控制。其他职能部门完成职能范围内三级质量管理文件和资料的编制、发放、更改和使用的控制。 4.程序4.1文件、资料的编制及审批4.1.1质量手册由品质部组织进行编写，并由管理者代表审核，总经理批准。4.1.2品质部负责组织各职能部门进行程序文件的编写，程序文件经相关职能部门负责人传阅、归口职能部门负责人审定后，由品质部统一整理成册报管理者代表审批。4.1.3技术开发部负责图样、技术文件和标准的编制、发放、更改及回收的管理和控制，技术文件的编制和更改必须由相应的技术负责人进行审批。4.1.4制造部生产工艺组负责产品工艺文件的编制，并由工艺负责人进行审批。4.1.5其他质量、环境文件由归口管理部门根据需要进行编制，由授权单位进行审批。4.2文件编号4.2.1质量和环境手册编号4.2.1.1文件编号 质量手册的编号为AQM-03，其中，A代表山东莱茵艾佳电梯有限公司；QM代表质量手册；-01代表质量手册的版本号为第01版。4.2.1.2受控号 质量手册的受控号为QM-XXX（0X），其中，QM代表质量手册；XXX用阿拉伯数字代表某本质量手册的编号；（0X）代表本质量手册发放的年份。4.2.2程序文件编号4.2.2.1文件编号程序文件的编号为AJ/CX-XX，其中，AJ是用AIJIAELEVATOR的前两个字首个英文字母代表山东莱茵艾佳电梯有限公司；CX代表程序文件；XX是用阿拉伯数字代表某个程序文件的编号。如AJ/CX-01代表山东莱茵艾佳电梯有限公司的第01号程序文件，名称是“文件、资料控制程序”。4.2.2.2受控号程序文件的受控号为PD-XXX（XX），其中 PD代表程序文件；XXX用阿拉伯数字代表某本程序文件的编号；（XX）代表本程序文件发放的年份。4.2.3作业指导书（管理规定）编号AJ/XX-ZY（GL）-XXX，其中AJ是用AIJIAELEVATOR的前两个字首个英文字母代表山东莱茵艾佳电梯有限公司；XX为各职能部门的代号（以汉语拼音的第一个字母表示，表示方法附后）；ZY代表作业指导书；GL代表管理规定/文件；XXX用阿拉伯数字代表文件的序列号，如001等。职能部门代号表示方法：总经理办公室：ZB 品质部：PZ 营销中心：YX 技术开发部：JK工程服务部： GC 制造部：ZZ 财务部： CW 人力资源部：RZ 说明：公司及各部门发布的质量、环境管理体系以外的文件控制按公文管理（暂行）规定执行。 4.2.4记录BE/XX-ZY（GL）-J-XXX，其中BE是用BESTER的前两位英文字母代表山东百斯特电梯有限公司；XX为各职能部门的代号；ZY代表作业指导书；GL代表管理规定；J代表记录；XXX用阿拉伯数字代表记录的序列号。说明：作业指导书（管理规定）和记录的受控号与文件编号相同。在文件的管理中可以在考虑经济性和可操作性的前提下，暂时不按本程序进行编号，但当文件进行更新或新增文件时，应采用4.2.3和4.2.4条款的规定进行编号。4.2.5技术文件的编制技术文件的编制依据是产品工作图样基本要求、产品图样及设计文件更改办法、工艺文件更改规定和产品图样及技术资料发放、使用更换的规定。4.2.6文件和资料的发放4.2.6.1文件和资料的发放经主管部门负责人审批，并填写文件发放、回收记录。4.2.6.2质量、环境手册和程序文件由品质部负责统一发放。4.2.6.3产品图样和技术文件由技术开发部负责统一发放。4.2.6.4产品工艺文件由制造部生产工艺组负责统一发放。4.2.6.5其他质量、环境文件的编制部门应确定文件和资料的发放范围和数量，按规定发放文件。4.2.7文件和资料的受控公司的质量、环境管理体系文件分为“受控”和“非受控”两大类，所有受控文件必须在该文件的封面右上角或文件的适当位置作出受控标识，并注明受控号。对受控文件应保证： 1）公司质量、环境手册和程序文件的发放对象为副部级以上管理人员及质量管理体系执行、改进小组成员；其他人员的发放需由品质部审批。 2）使用文件和资料的场所必须是相应文件的有效版本。 3）所有过时和作废的文件必须及时从所有使用场所收回并销毁。 4）文件归口部门应对需保留的过时或作废的文件作出适当标识。 5）受控文件和资料的销毁由文件的主管部门组织或授权相关单位进行。 4.2.8文件、资料的更改或增加4.2.8.1质量、环境手册和程序文件的更改由更改建议部门或人员向品质部提出申请，申请以书面方式进行，品质部根据申请内容进行可行性研究后，授权相应部门或人员实施更改。4.2.8.2三级文件的更改或增加由归口部门负责人审批或认可后实施更改，文件的更改按以下要求进行，其更改内容要报品质部备案，否则，其更改后的文件为无效文件。 1）文件更改/增加建议。 2）归口部门负责人审批，跨部门使用的文件须经相关部室负责人认可。 3）文件的更改/编制，归口部门负责人指定人员进行文件更改或编制。 4）文件的审核，相关部室对文件的相关内容进行审核。 5）文件的批准，归口部门负责人对文件进行审批。4.2.8.3文件更改或新增文件编制完成后由文件发出部门登记、发放文件，并对作废文件进行收回和处理，并做回收记录。4.2.9文件、资料的使用与保存4.2.9.1文件的归口管理部门应编制在用受控文件清单。4.2.9.2质量、环境文件的使用部门应按记录的控制要求进行文件的使用和归档。4.2.10文件、资料的借阅与复制4.2.10.1借阅、复制质量、环境文件，应填写文件借阅、复制记录，由归口部门负责人按规定权限审批后借阅、复制。复制的受控文件必须编号、登记。4.2.11文件的作废与销毁4.2.11.1所有失效或作废文件由相关部门指定人员及时从发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保作废文件的非预期使用。4.2.11.2因某中原因需要保留的任何作废文件，都应作出“留用”标识。4.2.11.3对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件销毁申请，经管理者代表批准后进行销毁。4.2.12外来文件的控制对于外来文件由各职能部门负责人进行审查，对有必要保存的文件送档案室登记、编号，参照文件、资料控制程序中的相关规定执行。4.2.13品质部每年一次对现有质量、环境管理体系文件进行定期评审，各部门结合日常使用情况进行适时评审，必要时予以修订，执行4.2.8条款的规定。4.2.14作为记录的文件执行记录控制程序。4.2.15设计、工艺文件的管理参照产品图样及设计文件更改办法和产品图样及技术资料发放、使用更换的规定执行。5.引用文件5.1记录控制程序