采购与付款流程财务制度

深圳市京弘全科技有限公司采购付款流程1. 目的：为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理， 保证公司资产的安全，特制定本制度。2. 适用范围：适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。3. 采购业务流程说明：3.1 采购业务流程图：（二）业务流程分类说明：（1） 材料采购：第一步：下定单：釆购po 经部门经理批准后下给供应商。第二步：收货：供应商将货物按时送到iqc ， iqc在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开 mrb 会义并取得不合格供应商处理单，并在 erp 中出单据交财务， 并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。第三步：收发票：第四步：请款：国内采购业务iqc 收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。第五步：财务审核付款：（2） 低值易耗品、固定资产采购：第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。第二步：下定单：同上第三步：收货验收： iqc 收货,请购人领货并验收并领货。第四步：收发票：同上第五步：请款：釆购按 (1)请款第六步：财务审核付款一、具体业务的票据操作指南：（一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。（1） 国内采购业务：要求单据： po、收货单（对方送货单） 、发票、请款单。（a） 要求请款单供应商名称或代码与发票和po 上的完全一致。（b） 要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于po 上的数量。（c） 要求发票上的每个原料的单价与 po 上的一致或低于 po 单价。如果 po 约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、 总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明 ,如不说明的视为同意。（2） 进口采购业务：要求单据： po、收货单（对方送货单） 、发票、报关单、请款单。具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额， 如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。（二） 固定资产采购：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单pr、cear（二千美元及以上的）。具体参见我司固定资产管理办法业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。 要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下） 。比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单：（三） 低值易耗品及费用：1、低值易耗品及有实物形态的费用：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单pr、po、发票、收货记录、领用及验收人签字。业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下） 。比材料采购多二张单据。请购单，领货单：2、无实物形态的费用或服务：流程特别要求： 费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到 iqc 填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后， iqc 给予做收货记录并将erp 收货号填写上。二、对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）1、po：（1） 要求与 erp 中的各项内容一致、项目齐全。（2） 编号不得重复。（3） 增加 erp 供应商编码。（4） 要求请款时交给财务的po 是在 erp 中最新的，如手工po有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。2、收货单或对方送货单： 要求原件， 并写实收数量、 收货号（与erp 一致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。3、发票：(1) 增值税专用发票：釆购审核内容： 开票日期至请款日不得超过80 天；要求审核数量。财务审核内容：审核“购货单位名称” 必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联），并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、 正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致；不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；“数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计”各栏计算是否正确， “价税合计”中的大小写金额是否相符；符合其他增值税专用发票的管理规定。(2) 普通发票：釆购审核内容： 日期为实际发生日， 注意是否遵照规定不跨年度使用；并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限；财务审核内容：发票应为发票联， 套印有发票监制章、 加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票 面金额与实际支付的金额相符；不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符； “数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确，大小写金额是否相符；取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全；（ 3）国外发票：原则上要求原件，如复印件应经过财务经理批准。4、报关单：要求原件。5、请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。经部门经 理批准， 单张请款单金额超过授权限额16 万元的经总经理批准。三、业务流程请款单据资料看板：收货单（对方送货单） 发票请款单预付款请款单发票（国外业务）po 或合同pr 请购单固定资产验收单po收货单（对方送货单） 发票报关单（国外业务） 请款单预付款请款单发票（国外业务）po 或合同pr 请购单服务验收单（无实物服务或费用）po收货单（对方送货单） 发票报关单（国外业务） 请款单预付款请款单预付发票（国外业务）po 或合同四、财务处理：1、供应商资料的新建和维护：按采购部门提供的经过批准供应商资料表新建和更新表，在erp中新建和更新供应商编码并录入相关信用期、信用额、开款信息、账 号信息等相关资料。 并及时将客户编号发邮件给采购部门的相关人员。财务部门将表格打印后让相关人员签字后存档备查。2、确认应付账款：（1） 应付账款的确认的条件： 应付账款确认原则：1） 货物已经收到或劳务服务已经完成商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；2） 需要在约定时间内偿付给供应商;3） 金额能够可靠地计量；具体业务财务应付账款确认条件：采购定单、收货单（我司有权收货人员签字）、发票（按合同条件确定的时点和条件开具） 。（2） 供应商发票入账的流程 :核对企业的采购定单或合同、存货固定资产低值易耗品收货单（验收报告）、供应商开具的发票，日常所称的“三项核对法 ”。主要核对数量和价格是否相符。(对于国外进口还要核对报关单)（3） 会计处理：入账:对平正确后及时按发票等相关单据及时进行账务处理。（4） 付款及销账：每月出纳在付款前，由总账会计向供应商直接或通过相关部门给予付款计划明细，按发票对应付账款进行及时的核销。（5） 供应商对账：对于年未供应商对账,供应商发邮件或寄信给我司相关人员后,财务将按我司账面情况做出回复。3、月未结账对账：a) 月未制作 ppv 表 ,与成本会计进行核对 ,在结账前对平 .b) 每季度进行 mrb 库存盘点。 iqc 部门应每月对mrb 库存实物进行盘点，财会应定期稽核，做到账实、账账相符，对差异情况应及时查明原因并报告相关领导。c) 每季组织采购开会对 erp 中未入账的收货记录中的dmr 进行清理.d) 每周一对 erp 及用友中的明细进行核对.月未在结账前总账将对总账和明细账进行核对 .五、特殊业务的说明：退回或折让、预付款规定（1） 对于增值税发票： 分二种：一种发票还没有交财务的，请退回让供应商重开。另一种是已交财务认证，请通知财务，由财务到税务开具进货退出或索取折让证明单由对方开具红字发票，将红字发票联和抵扣联交财务。（2） 普通发票国外发票：财务未入账，可以退回让供应商重开。或可开具红字发票。2、预付款：对于国外预付款，报关应在收到报关单的第一时间交财务 核销，以保证后续货款的支付。 对于国内预付款， 应按 po 或合同的规定填写预付款请款单，原件应在请最后一笔款项时附上。（1） 预付款请款必须本人填制完成请款。（2） 人民币预付款申请请在付款前二天完成。外币预付款申请请在付款前一周完成。如未提前财务将按请款日后二天后付款。（3） ）对于到期未清销，财务将冻结所有预付款。（如交货日期延后， 请修改原请款单）定是否符合权责指引。检查采购方案是否经方案编参见采购部门负责人审核，是否明确采购物资的制与审权责具体数量、质量要求、核分离指引交货期、采购方式等，相关审定是否符合权责指引。2.2.1 供应商资源及价格信息管理。企业物资采购部门供应应在总部供应商网络基础上建立健全本企业的供应商的商网络，定期考评列入名单的供应商资信及履约情供应商网络选择况，根据考评结果调整供应商名单并报总部备案。供名单，定期考参见与价应商名单的确定与调整应经相关领导按权责指引5评记录，相关权责格确定审定。企业物资采购部门应建立物资价格数据库，及时批件，物资价格数据库指引(20收集相关物资的价格信息，定期发布物资采购的指导分)价格和参考价格，作为物资采购的主要依据。2.2 供应商的选择与价格确定。由企业自行组织采购的，采购部门应根据审定的采购方案，通过招标、 询比价等方式确定供应商与价格，原则上供应商应在总部或企业确定的供应商网络名单中选择，价格不得突破总部发布的采购指导价。通过招标方式采购的， 应按照总部招标管理办法执行， 对大宗、 批量、 重要及特殊物资的采购原则上应采取招标方式采购；通过询比价等非招标方式采购的，采购部门应坚持货比三家、 比质比价的原则。 需要谈判的， 应组织相关部门就价格、 要求等进行谈判， 经审核后报有关领导按权责指引审定。3.1 合同审核与签订。大宗、批量或重要的物资采购 必须签订采购合同。合同由采购部门拟订，经财会、 法律等部门审核后报相关领导按权责指引 签署合3.同，同时送财会、法律等部门。合同3.2 采购及供应人员的变更备案与管理。采购人员变签订动时，企业采购部门应及时将人员变动情况向供应商与管物资采购实 施方案，供应商网络名单，总部及企业15采购指导价目录，招标或询比价资料， 相关审批件采购合同及5审核意见，授权委托书相关备案或洽商谈判不得少于两人参见权责指引参见权责指引检查供应商选择是否 在总部或企业网络名 单内，采购价格是否突破总部或企业指导价， 采购是否经过询比价、有无询比价记录，通过招标方式采购的是否 符合招标管理规定，对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采 取招标方式，应由总部集中采购的是否有违 规自行采购的现象，相关审定是否符合权责指引。检查相关部门是否对 合同进行审核，签订的合同是否送交财会、法律等部门。检查企业有无对采购及对方供应人员变动理(25分)备案或以书面形式通知供应商；采购部门应及时掌握供应商相关人员的变动情况，并将供应商相关人员的变动情况及时通知相关部门。3.3 合同变更。 采购合同需要变更时，采购部门应会5书面通知的备查资料审核意见，合同补充协议参见情况的备案管理资料，是否将有关变动情况 及时通知有关部门。 检查合同变更有无补 充协议变更单等资料，同财会、法律等部门按原合同审签程序办理。3.3.4 合同管理。 合同管理部门应将生效的合同统一连5（或合同变更单）等资料合同管理台权责指引相关审签是否符合权责指引。检查合同是否连续编合同签订与管理(25分)续编号，并将与合同相关的文件资料一并整理存档，妥善管理。度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。4.1 物资验收与入库。所有采购物资（含直达现场物4.物资资）均应办理入库手续。采购物资到货后， 物资管理部门应组织采购、 质检、仓储等部门对到货物资进行采购、3.5 跟踪合同执行。物资采购、技术、设计部门和使用单位应对长周期的重要设备和材料编制监造大纲， 签订协议， 落实责任， 实行过程监控。 采购部门应按照采购合同确定的制造周期、交货时间、 工程项目进5账监造大纲及5 协议，催交催运记录号并存档。检查是否落实了对长 周期重要设备和材料 的监造责任，检查采购部门是否有催交催运 记录。验收入库(15分)检验清点， 质检部门出具检验报告，仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续，编制入库单(入库单应连续编号，采购、仓储等部门签字)，登记库存明细胀。对检验不合格的物资，仓储部门应拒绝办理入库手续。验收资料，库10存明细账检验、仓储分离检查物资入库验收资 料是否齐全，验收入库是否符合不相容要求，库存明细账登记是否及时。4.2 退货、索赔与折让。采购部门应对不合格物资要求供应商及时更换或整改，或提出退货、 索赔或折让方案，报经相关领导按权责指引审批后办理。索赔或折让5方案检查采购部门对不合格物资是否要求供应权责无法更换或整改所提指引出的索赔或折让方案，相关审批是否符合权责指引。检查财务入账手续是否齐全，暂估入账是否及时合理。参见商及时更换或整改，对5.采购付款与往来核对(15分)5.1 物资采购核算。 财会部门依据采购合同、入库单、发票等资料及时作账务处理。对已入库未取得购货发5票的物资，财会部门应于月