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文档简介

基恩参观接待管理流程一、接待目的为使公司的参观接待工作流程化、 标准化，提高公司接待工作的水平， 特制定本流程。二、适用范围适用于公司的政府领导、 合作伙伴、 重大客户和其他重要客人到厂区参观访问相关接待工作的安排， 不包括公司客商和外部送货人员因业务和工作需要与相关职能部门的业务接洽活动。三、部门职责1、行政总务处作为参观接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。2、各相关部门负责配合总务处的接待工作，及时提报、反馈来访信息，协助拟定接待计划，参与来宾接待。四、参观路线厂区参观的常规路线为：来宾车辆进厂正门大门口下车展厅报告厅实验设备参观组装车间参观餐饮住宿区引导实际参观过程中， 根据来宾背景及要求调整参观线路时，应经相关部门领导批准。五、参观接待流程1、处理接待信息领导邀请的重要客人需接待的，可书面或口头提前通知销售部。各部门邀请的重要客人需接待的， 须填写接待审批表（见附件） 并提前一天通知行政。 如时间紧急来不及走流程， 接待后 1 个工作日内，补走流程。销售部接待负责人全面了解来宾基本情况，包括来宾职务、 来访具体时间、人数、 参观目的和要求等，在该基础上协同来宾对接部门拟定接待计划，确定接待负责人及参与人员，酌情安排接待标准，并报 相关领导审批。2、确认接待人员及参观路线行政总务处根据接待计划， 协同来宾对接部门， 在接待前 1 天确认并通知参与接待的有关领导、解说人员、拍摄人员等陪同人员。3、布置会场、厂区销售部在来宾参观前1 天布置好展厅，根据接待计划准备欢迎牌、产品手册、投影设备、相机、水果、茶水、餐饮住宿等。销售部接待负责人在来宾参观前1 天通知相关部门落实各办公、 生产作业以及公共区域的卫生，保持厂区环境卫生整洁。4、住宿及安排车辆行政根据来宾情况提前按接待计划预定好宴请来宾的住宿，安排酒水、用餐标准。行政根据来宾情况提前1 天安排落实接待所需车辆， 要求司机提前做好车辆清洁工作和车辆检查，确保车辆安全运行无故障。5、实施接待、参观及交流参与接待人员在厂区大门口站立迎接以示礼貌，接待负责人及陪同人员应衣着得体，精神焕发，佩戴员工卡。6、参观完毕离厂来宾参观完毕无需安排宴请的， 接待负责人及陪同人员应与来宾再次握手致意，送来宾上车并目送来宾离厂。7、记录接待信息接待负责人整理参观接待过程中形成的各类照片、文字等材料， 撰写参观接待记录，总结接待过程中的经验教训、改进建议，并将接待 记录反馈至行政总务处负责人。参观接待过程中，有必要时，行政总务处应安排人员进行拍照。六、流程图获悉来宾参观信息全面了解来宾信息拟定来宾参观接待计划协助拟定接待流程确认接待人员及参观路线布置展厅、厂区预定住宿及安排车辆协助接待实施来宾接待、参观、交流活动主持接待拍照例行会议、 洽谈整理各类资料、信息、记录接待信息记录存档
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