集团公司会计电算化管理制度.doc

会计电算化管理制度1 范围本标准规定了会计电算化软件的操作使用管理。本标准适用于集团公司及各子公司。2 术语 下列术语和定义适用于本标准。2.1 会计核算软件的功能模块是指会计核算软件中具备相对独立地完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。2.2操作使用人员是指有权使用会计核算软件完成职责范围内会计电算工作的财务人员或财务部门工作人员。2.3会计电算化档案包括存储在计算机硬盘、软盘中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。2.4会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。3 职责与权限3.1 操作使用人员职责a) 程序管理人员：负责所有会计核算软件数据的初始化、数据备份与恢复、系统运行错误的登记与排除工作；负责系统操作使用的组织与管理工作，分配操作人员的工作权限，并设置操作使用人员的密码。负责会计电算化硬件和软件的检查及运行故障处理工作，以保障会计电算化工作的正常运行；b) 数据录入人员：按照操作规程录入凭证数据，并负责录入数据的正确性校验，对操作中出现的问题作详细记录并及时报告程序管理员。数据录入人员无权修改原始凭证或手制凭证上的数据，不得进行凭证复核操作。程序维护人员不能担任数据录入人员工作；c) 数据复核人员: 负责对已录入计算机的凭证编号及数据的完整性、正确性审核，确保入账数据的完整与正确；d) 数据管理人员: 负责已复核数据的入账、入账后凭证、账页的打印输出工作，定期进行数据备份、存档及输出凭证、账页及其他资料的保管工作，做好软件数据及资料的安全保密工作。3.2 操作使用人员权限a) 程序管理员必须根据财务软件的特点和本单位会计电算体系与核算方式设置会计科目，且必须符合会计制度与单位核算、管理的要求。报表格式必须符合会计制度和财政主管部门要求；b) 数据录入员进行数据录入操作时应严格按照原始凭证内容输入数据。不得擅自修改原始凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知有关人员，并根据修正后的凭证录入数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作；c) 程序管理人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作；d) 操作使用人员必须牢记自己的密码，并注意要安全保密；4 总则4.1 会计电算化软件分为在一定范围内适用的通用会计核算软件和为个别会计岗位独立开发的会计核算程序。4.2 会计电算化功能模块可划分为账务处理、固定资产核算、销售核算、工资核算、成本核算、报表管理、财务分析等。会计核算除特别指出外，均指采用借贷记账法。4.3 公司及下属公司、车间应用的会计核算软件，应当符合本制度的基本要求。4.4 自行开发的会计核算程序应当符合我国财经法律、法规, 保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。4.5 会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文。4.6 会计核算软件具备的初始化功能，主要应当包括以下内容：a) 输入会计核算所必需的期初数字及有关资料, 包括：总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等，初始化完成后，能对录入的数据进行平衡校验等；b) 定义自动转账凭证（包括会计制度允许的自动冲回凭证等）。5 会计电算化帐务处理5.1 根据现行财务制度，正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但已制单或记账的会计科目不得进行修改或删除。5.2 转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的天内，完成结转各账户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记账以前可以修改，当年记账以后如有调整，只能通过填制记账凭证进行。5.3 任何登记入账的经济业务都必须填制记账凭证，摘要区要按规定规范填入。各岗位在编制记账凭证时，编号应当连续，编号出现间断时，应找出原因，并输入同岗位凭证。5.4 记账凭证必须经过复核人员签字后，才能据其登记账薄，复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记账进行复核签字，同时要对打印输出的记账凭证进行签字盖章。同一张记账凭证，制单和复核不能是同一人。记账凭证在记账以前必须打印输出，没有打印输出或未经复核的记账凭证不得登记入账。5.5 根据机器使用和人员分工情况以及工作需要，确定每月的记账期限，每月至少记账一次，每月月末以前应将当月所有收支及转账业务全部登记入账。至少每月核对一次总账，每季度核对一次明细账。5.6 必须将储存在机器内的账簿数据于每年年末全部打印输出，并装订成册。5.7 会计凭证的审核与管理：a) 收到业务人员编制的业务凭证后首先由稽核人员审核业务发生的真实性和准确性，确认无误后再审查业务有无业务负责人、业务主管的签章，如确认无误则上机制单依此编制记账凭证；b) 记账凭证的审核：制单人编制完的记账凭证必须交稽核人员审核。稽核人员必须认真审核凭证摘要的规范性、清晰性；凭证分录和数据的合法性、准确性。如无误再检查凭证科目的平衡关系，最后审查制单人是否签字；c) 机制凭证的复核：数据录入人员录入凭证数据后，由数据复核人员对录入的凭证进行复查，确保与原始凭证一致；d) 复核后的凭证必须打印输出、并经有关人员（稽核员、制单人员、数据录入员、会计主管等）确认签字后方可进行记账操作；6 会计电算化档案管理6.1 会计电算化档案属当年的软盘由数据审核员保管，隔年送交档案室按档案管理规定保管。6.2 会计电算化档案的保管期限与手工会计档案保管期相同。6.3 会计电算化档案保管应做到安全规范，所有软盘要写明标识，分类编号，建立目录，重要的软盘要双备份并分处存放，存放地要防磁、防湿、防火、防尘。6.4 所有的会计档案软盘应定期检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失，重新复制时间每年不得少于一次。6.5 软件的全套文档材料及会计软件作为会计电算化档案保管，保管期限截至停止使用或有重大更改后的五年。6.6 实行会计电算化后，凡需另行组卷立档保管的原始凭证仍应单独组卷立档。6.7 会计电算化甩账的评审资料，视同会计档案保管，保管期限截至该系统停止使用为止。6.8 严格遵守档案保密制度，对机器上运行的各种重要软件严禁对外拷贝，打印文件要严格按指定对象分送，不得擅自扩大范围，所有的打印、复印文件的废件要按规定销毁。6.9 任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账表、软盘等会计电算化档案的行为都将受到严肃处理。7 计算机上机操作7.1 严格开、关机顺序，各电算岗位操作人员在上机操作前，应正确输入开机密码及电算软件密码进行上机操作。7.2 未经批准，操作人员不得对硬盘使用格式化、分区、删除文件等命令。不得直接打开库文件进行操作，不允许随意增删和修改数据及数据库文件结构。7.3 各电算化岗位操作人员按各自的岗位责任和职责进行操作，做好操作密码的保密工作，外来人员不得进入会计软件。7.4 为保证会计数据的安全与会计工作的