第二章-档案收集工作PPT课件

第二章档案收集工作 1档案收集工作概述2机关档案收集工作3档案馆的收集工作4科技档案与专门档案的收集 1 1档案收集工作概述 档案收集就是接受和征集档案的意思 档案收集工作就是按照规定 通过例行的接收制度和专门的征集方法 把分散在各机关 部门 个人手中和散失在社会上的档案 集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节 2 1 1档案收集工作的内容 档案收集工作的内容 可以从档案业务机构和档案内容特征两个方面来认识 从档案机构来看 可分为机关档案室对本机关归档文件材料的收集和国家档案馆对档案形成机关需要长久保管的档案的接收 征集 从档案内容特征来看 可分为文书档案收集 科技档案收集及其他专门档案的收集 含历史档案的接受和征集工作 3 1 2档案收集工作的意义 一 档案收集工作是档案工作的起点 是整个档案工作得以正常进的首要环节 可以说 没有档案收集工作 就没有档案工作 二 档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的一个具体措施前述已知 档案收集工作的任务就是把分散形成的档案通过接收 征集等方法集中到档案室和档案馆统一管理起来 三 档案收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段党和国家历史面貌的真实性 是通过档案的完整性来显示的 收集工作就是要使档案完整齐全的集中保存起来 舍此 维护和国家历史真实面貌就只是一句空话 四 档案收集工作是直接影响整个档案工作质量的重要因素档案收集是否齐全完整 对于档案的整理 鉴定 保管 编研 用等业务环节的质量 都具有决定性的影响作用 这是不言而喻的 4 1 3档案收集工作的要求 一 大力丰富馆室藏 具体做到 1 积极收集 完整积累 2 建立合理的档案收藏结构 3 注意馆 室藏的档案特点 这一点在档案精品化和分布式管理的信息社会尤为重要 二 提高收集档案的质量 具体做到 1 加强馆 室外调查工作 了解 分析和掌握各机关 部门档案形成规律 以增强档案收集的目的性 针对性 2 合理安排各类档案的接收时间 制定切实可行的接收制度和要求 提高档案收集工作的质量 3 做好馆 室外的档案形成的指导工作 保证所收集档案的质量 4 推行并加强档案标准化和规范化工作 5 尽可能精炼应收集的档案 三 保持全宗和全宗群的不可分散性 具体做到 1 必须把一个独立的机关 单位的全部档案作为一个全宗 集中在一个档案室或档案馆统一保管 2 保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系 5 2机关档案收集工作 2 1机关文件的归档 档案法实施办法 第十二条规定 按照国家档案局关于文件材料归档的规定 应当立卷归档的材料由单位的文书或业务机构收集齐全 并进行整理 立卷 定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理 任何人都不得据为己有或者拒绝归档 这条规定明确指出了文件归档是机关档案室收集档案的主要途径 6 机关档案工作条例 规定 机关应建立 健全文件材料的归档制度 凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料 均由文书部门或业务部门进行整理 立卷 并定期向档案部门移交 可见 建立文件材料归档制度是保证机关档案收集工作正常进行的重要保证 文件材料归档既是文书工作最后一项业务环节 又是档案工作的起始环节 它是文件转化为档案的进口 通常把它叫做文书工作和档案工作的结合部 7 建立归档制度 文件材料归档制度的内容主要包括了文件材料归档和不归档范围 归档时间和归档质量要求三个部分 8 1 文件材料归档和不归档范围 1987年国家档案局制发了 机关文件材料归档和不归档范围 不少专业系统的主管部门据此制定了各系统文件材料归档和不归档范围 所谓归档范围的文件材料 指凡是机关工作活动形成的具有保存价值的 各种门类和载体的 已经办理完毕的文件材料 其意思包括四个方面 首先 从形成者来说 机关各业务部门 各组织团体在工作活动中形成的文件材料 其次 从保存价值来说 包括了永久 长期 短期保存的文件材料 其三 从形式 载体来说 包括了纸质文件材料和照片 磁带 光盘 胶磁等载体的文件材料 其四 从形成时间来说 必须是已经办理完毕 即履行了公文处理程序 的文件材料 具体而言 机关文件材料归档范围有 1 机关正式发出的具有保存价值的文电 包括公文正件 附件 图表 计划 总结 登记表 名册等 2 机关内部文件材料 如会议记录 纪要 规章制度 电话记录 统计报表 名册 调研材料 计划总结 重要文件的历次修改稿 机关领导人进行重要活动的录音 录像 照片等 3 未经机关发文登记的各种文件材料 如会议文件 访问记录 合同契约 调查报告以及来自其他机关的文件 4 登载于上级机关内部刊物上不另行文的指导性文件 有关本机关工作活动的记述 奖励 表扬或批评等而又无正式文件的材料 也应收集 不归档文件材料范围主要有 重份文件 无查考价值的事务性文件 内容已被综合性文件包括了的专题文件 无保存价值的抄件 起参考或交流作用的文件 一般文件的修改稿 一般的内部刊物 工作简报 一般的群众来信等 各机关应根据有关规定 结合自身实际情况 制定适用于本机关的归档和不归档文件范围 9 2 文件材料的归档时间 1 文书类 纸质文件材料现行归档时间定于次年六月底以前 电子文件材料目前尚无统一规定时间 各机关单位可视自身情况自行规定 参考 在办公自动化和文档一体化管理条件件 不少单位已实行实时归档制度 2 专门文件材料 如科研课题 基建项目 录音 录像 照片等 按现行规定的归档时间执行 电子载体归档时间可自行规定 3 特殊情况处理办法 如办公地点分散或远离机关档案机构的部门形成的文件 跨年度办理的文件 虽办理完毕但需经常查阅的文件等 可适当推迟归档时间 但应按时向机关档案室报送归档文件材料目录 10 3 文件材料归档质量要求 基本要求 遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件材料之间的有机联系 区分不同的保存价值 便于保管和利用 具体要求 1 归档文件材料要齐全完整 包括文件材料的种类 份数及每份文件的页数等 都要齐全完整 即该归档的文件材料一份甚至一页也不能缺少 做到周恩来同志所说的 只言片语不能少 2 关系密切的文件材料要合并在一起归档 如正件与附件 印件与定稿 请示 报告 与批复 转发件与被转发件 多种文字形成的同一份文件 电报与文稿等 3 不同年度的文件一般要分年度归档 但是有些跨年度的文件材料要按下列办法处理 请示 报告与批复放在批复年度归档 计划与总结要放在针对年度或最后一年归档 会议文件要放在开幕年度归档 非诉讼案件的文件材料要放在结案年度归档 其他跨年度的文件材料 按有关规定执行 4 合并在一起归档的文件材料要按照下列顺序排列 按重要程度排列 如批复在前 请示 报告在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 历次修改稿最后依次排列 非诉讼案件的结论性文件材料在前 依据性文件材料在后 电报在前 文稿在后等 按形成规律和特点排列 如同一活动过程中形成的文件材料 按其形成的先后顺序排列 按有关规定排列 5 需要立卷的文件材料按以下要求办理 卷内文件要按排列顺序依次编写件号和页号 按照规定格式和规范要求填写卷内文件目录 备考表 案卷封面和进行装订 拟写案卷题名要简明 准确 扼要 规范 案卷题名有形成者 形成年度 卷内主要内容和主要文种四个部分组成 文书档案案卷题名不超过50字 专门档案案卷题名不超过70字 每个案卷应按一定规律编制归档号并编制案卷目录一式数份 档号由全宗号 案卷目录号 案卷号组成 11 2 2归档工作的组织 机关文件材料归档工作由机关档案室组织 2 2 1坚决执行归档制度和部门归档责任制 坚持实行档案部门和文件材料形成部门两结合的归档工作方式 文件材料归档实行档案部门与形成部门两结合的工作方式 这是新中国机关档案工作实践的成功经验 也是提高归档文件质量和归档工作质量的重要保证 因为 一方面文书部门和业务部门熟悉文件材料内容 能准确认识和把握文件材料的利用价值 另一方面档案部门掌握档案专业知识 档案工作技能和有关规定 两者结合 才能确保文件材料的归档质量 12 2 2 2指导和监督文书部门或业务部门做好文件材料归档前的准备工作 1 指导和协助文书部门或业务部门明确归档责任者 文件材料归档责任定在哪一级 可根据机关的大小 内设机构的复杂程度和文书处理方式来合理选择 一般来说 大型机关单位内设机构层次复杂 文书处理多采用分散方式 因此 归档工作也相应的采取分散方式 即由各个二级机构收集整理后汇集到其上级主管部门统一向档案部门移交 中型机关单位内设机构层次较少 文书处理多采用分散和集中相结合的方式 因此 归档工作已相应采取分散和集中相结合的方式 即由办公室或文书部门负责综合性文件材料归档工作 各业务部门负责其职能活动中形成的文件材料的归档工作 小型机关单位内设机构简单 文书处理多采用集中方式 因此 也相应采取集中归档的方式 即由办公室或业务部门统一收集 集中整理归档 13 2 指导和帮助文书部门或业务部门恰当确定某些文件材料的归档分工 为了避免文件材料的重复归档或遗漏归档 应对文件材料归档责任予以明确的规定 首先 凡是机关单位自己形成的文件材料 按党政分开的原则 党组织的文件材料有党组织的办公室和各个工作部门负责收集整理归档 行政机关形成的文件材料由行政办公室和各职能部门负责收集整理归档 党政联合发文则由文号所属部门归档 几个部门联合发文则由第一责任部门或主要责任部门负责归档 也可指定其中的一个部门负责归档 其次 外来文件材料 如属党政机关来文则由相应的党政部门负责归档 如属业务主管机关来文则由对口业务部门负责归档 其他文件 可由档案部门与有关部门协商明确归档责任 3 指导和协助归档责任部门编制归档文件类目 或立卷类目 督促责任部门做好平时文件收集 或称 归卷 工作 归档文件类目 或立卷类目 是事先编制好的归档计划 它由文件材料类别和条款组成 每一个条款形成一组文件材料 立卷归档时可将其组成一个或若干个案卷 归档文件类目的编制方法是 1 编制时间 一般在上年底或本年初 2 编制办法 在档案人员的指导和协助下 文书人员按照上年归档文件的类目情况和本部门文件制作规律 参照本年度部门工作计划 预计本年度文件材料收发基数 预定当年文件材料收集类目 3 操作程序 首先根据预定类目即文件数量 准备数量相等的档案盒或卷宗 并在卷盒封面和脊背上写明类目名称 以备收集文件时使用 然后 在文书处理过程中 及时把办理完毕的文件材料放进相应的卷盒中 并填写卷内文件目录 平时文件收集是一件很重要的文件材料形成积累工作 如果作的很认真 细致 规范 文件材料收集齐全完整 那么 年度文件归档工作就很轻松 顺利 否则 年度归档工作就很麻烦 归档质量也得不到保证 14 2 3零散缺遗文件的收集 2 3 1零散文件的收集零散文件主要指 1 由于历史上各种原因造成文件材料流失在社会上 如战争 灾害等 2 由于归档制度未建立或健全以前 文件材料分散在形成部门或个人手中 3 由于机关单位撤 转 并 迁徙文件材料流失 4 由于本机关领导人兼任另一机关领导者而带走文件材料 5 由于人员调动时未交出其手中的文件材料 6 向上级机关或主管部门呈送请示 报告而未自留存档等 收集方法 1 调查研究 摸清情况 制定收集计划和实施方案 有目的性和针对性的做好收集工作 2 健全完善归档制度 采取切实可行的措施 严格控制文件材料的散失 3 采取积极主动的补救措施 如追回 动员交回 复制 有偿归还等 确保零散文件收集回来 2 3 2 帐外 文件材料的收集 帐外 文件是指机关工作活动中未经文书部门登记或用印等公文处理程序而形成的文件材料 如会议记录 部门规章制度 统计报表 声像材料 领导人直接收到的公务文书等 收集办法 1 制定 帐外 文件材料归档制度和切实可行的控制措施 2 与各部门保持密切联系 及时了解和掌握 帐外 文件形成情况 督促有关部门认真做好收集归档工作 15 3档案馆的收集工作 3 1档案馆档案的来源和收集范围3 1 1档案馆档案的来源1 接收现行机关的档案 现行党政机关 人民团体 国有企事业单位的档案 都必须按照 档案法 的规定 将其中需要长久保存的档案定期向各级国家档案馆移交 这是档案馆档案的主要来源 2 接收被撤销的党政机关和国有事业单位的档案 接收宣布破产和转制的国有企事业单位的档案 3 征集历史档案 4 档案馆之间交换的档案等 16 3 1 2档案馆档案的收集范围 根据 档案馆工作通则 和 各级国家档案馆收集档案范围 的规定 各级各类档案馆收集档案的范围有所不同 1 中央级档案馆档案收集范围中央一级档案馆主要收集永久保管的中央一级党和国家现行机关和撤消机关的档案 具有全国意义的 需要由中央保管的革命历史档案和旧政权档案 有关历史资料以及党中央和国务院决定接收的档案 2 地方各级档案馆档案收集范围 1 综合性档案馆 所属行政辖区内的革命历史档案和旧政权档案 本级党政机关 人民团体和国有企事业单位形成的需长久保存的档案 属于本馆接收范围内的撤销机关单位 破产或转制国有企事业单位的档案 以及其他应接收的档案等 2 专业性档案馆 地方专业性档案馆现在主要分为两类 一类是地方各级城建档案馆 房地产档案馆等 负责收集本级党政机关 国有企事业单位的基本建设档案 城市建设档案和公有 私有房产 地产的合法证明文件 另一类是企业 高校 科研院所档案馆 负责收集本单位的各类档案 17 3 2档案馆的档案接收工作 接收档案是档案馆收集档案的主要途径 包括三个方面的接收工作 3 2 1接收现行机关档案这是档案馆收集工作的经常性任务 1 接收办法 凡在机关档案部门保管期满应该送交档案馆保存的长期和永久性档案 档案馆可逐年或分阶段定期接收 2 接收要求 进馆档案必须保持全宗的完整性 一个全宗只能集中保存在一个档案馆 不得分散在几个档案馆保存 进馆档案应该按照规定整理妥当 各类档案质量都应达到规定要求 立档单位编制的各种目录 全宗介绍 大事记 组织机关沿革等检索工具和档案参考资料 应按规定组织完整一并接收 3 接收注意事项 凡立档单位保存期满应进馆的档案 原则上到期一律进馆 任何单位不得自己保存 档案馆也不得拒收 立档单位之间互送的重要文件 除请示与批复外 一般只由发文机关送交档案馆 收文机关不送交档案馆 上级领导机关或专业主管部门下发的文件 由发文机关送交档案馆 收文机关原则上不送交档案馆 档案馆接收机关档案时 交接双方必须按照移交目录清点核实 并在交接凭证上签名盖章 18 3 2 2接收撤销机关 破产或转制国有企事业单位档案 撤销机关 破产或转制国有企事业档案送交档案馆时 档案馆须按照国家有关规定并商有关主管部门同意后方可进入交接程序 进行接收工作时应注意 1 拟定详尽的接收工作实施方案 2 双方均应制定专人负责档案的整理移交和进馆接收工作 3 档案馆接收档案后 应保持原全宗的完整性或独立性 转制企事业单位部分档案进馆应保持原全宗的独立性 4 如原全宗由另一机关代管 代管机关应在原全宗保存期满后完整地送交档案馆 5 如果撤销机关 破产或转制国有企事业单位档案没有整理或整理不合格 而又无力整理 那么 档案馆可先接收进馆 以保证档案地完整与安全 具体处理办法由双方商定 19 3 2 3接收历史档案 1 对于保存于现行机关的历史档案 可采用接收现行机关档案的办法接收 2 对于博物馆 纪念馆 图书馆 文管部门 大专院校保存的历史档案 可采用协商的办法接收 一般由原单位保存原件 档案馆接收其复制件进馆 3 接收别的档案馆保存的历史档案时 应向上级档案行政机关备案 20 3 3档案馆的档案征集工作 此项工作主要指把流失在社会上或个人手中的历史档案收集进馆 因为历史档案流失的原因复杂 征集工作政策性强 所以 可采取以下征集办法 一 调查研究 摸清情况 统一规划 有组织 有计划 有重点 有目标的开展征集工作 防止征集工作的盲目性 二 积极主动地争取本级党委和政府对征集工作的重视和支持 在党委和政府的领导下 依靠有关部门的帮助与配合 形成强大的征集工作的社会合力 三 征集工作既要正确把握政策和策略 又要讲究方法和技巧 注意处理好四个关系 一是个人保存与档案馆集中管理的关系 二是积极征集与开展思想工作的关系 三是征集与奖励 酬金的关系 四是征集与利用的关系 使征集工作健康有序地进行 21 4科技档案与专门档案的收集 4 1科技档案的收集4 1 1科技档案的收集内容基建档案 产品档案 科研档案 地质档案 水文档案 气象档案以及农田建设 水利建设 水电建设 农业科技等档案 4 1 2科技档案的征集工作1 征集范围 按照原国家经委等四部委联合制定的 科学技术档案条例 及有关规定执行 2 收集办法 1 定向定内容收集 明确各类档案形成部门或主管部门的归档责任 档案部门认真做好指导 监督和检查工作 2 抓住主要环节和关键阶段收集 如基建项目竣工验收和科研课题成果鉴定等 3 做好易缺材