常用公文及函的写法

宕常用公文及函的写法本章包括两个方面的公文， 一是法定公文中平行文即函的写法 。“函”是公文中唯一的一个平行文。有人认为，把“函”说成是唯一的平行文不妥，因为除“函”以外，“意见”不也可以平行吗？关于这个问题，我们应有一个完整的认识。虽然“意见”也可平行，但它还可以用于上行或下行，其本质属于中性行文。“函”虽然有时也有行文方向的变通，但它的本质是平行。二是党政法定文种以外的一些常用公文的写法。这方面的文种主要有“计划类公文”、“总结类公文”、“讲话类公文”及“调查类公文”等。这些文种虽不是党政机关的主要或正式文种， 但使用之多，写作难度之大都是许多法定文种无法相比的。因此，本章将结合作者多年从事公文工作实践的酸甜苦辣，对一些常用公文文种的写作方法和技巧作些介绍。一函（一）文种特征在党政公文主要文种中， “函”是唯一的一个平行文。按照党和国家行政机关两大公文法规的规定，“函”是相互商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。从内容作用上看，包括：申请函：即向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。商洽函：即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。询问函：上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，精品资料下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。答复函：上级答复下级询问、平级相互答复事项及审批答复函时使用的函。告知函：平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函，其内容均属周知事宜， 不得带有指挥的性质。 “函”是党和国家行政机关使用的一个主要文种，行文时要采用正式文件的标印格式，它的红色版头是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的（党的机关文件还可以在发文机关名称后面加括号标注“函”的文种名称）。因此，不能把机关日常使用的普通“信函”（也叫“便信、”“便函）”与“函”混为一谈，信函不是正文公文。“函”在建国前就被广泛使用，早在1940 年和 1942 年，我晋察冀边区行政委员会和陕甘宁边区政府就将“函”列为正式公文文种。在当代社会中，“函”已成为联系工作、传播信息、沟通情况、赢得理解和支持的重要手段。随着我国改革开放的深入，商品经济的发展，流通领域的活跃，横向联系的扩大， “函”在公务活动中的作用必将越来越大。（二）结构与写法“函”的内容结构一般由以下几个部分组成：1. 标题 。基本上由“三要素”构成，即“制文机关、“”事由”与“文，种如”中国科学院研究所关于商洽建立全面协作关系的函 、市人民政府办公室关于清缴各类机密文件的函 、市第一变压器厂关于请归还贵厂劳动服务公司开办费借款的函及国务院办公厅关于宁夏回族自治区农村税费改革试点方案的复函（2002年 6 月 8 日，国办函【 2002 】57号)。2. 正文。 一般是由两个层次组成：一是制文的依据、缘由与背景，即为什么要发函。如“申请函”开端部分“为什么要申请”精品资料的内容，“商洽函”开端部分“提出商洽问题的原因，”“答复函”的开端部分“所引来文的标题及发文字号”等。例如“我局所属区食品公司，担负着该地区猪、禽、蛋的购销任务。根据商业部及 市政府关于实行一条龙经营的方针，区供销社经营的收购业务移交给区食品公司。但由于区供销社房屋紧张，只交了业务，未移交房屋，猪、禽、蛋收购无地方。”这是市第二商业局写给市规划局关于区食品公司建立食品购销站征用土地的函的第一层次内容。“你厂于2004 年 1 月，从我厂借去资金11 万元，作为贵厂劳动服务公司开办费，当时议定年内偿还”。这是 2005 年 1 月 10 日市第一变压器厂写给市第七变压器厂催还借款的第一层内容。“你识关于上报（青海省农村牧区税费改革试点工作实施方案）的请示（青政 200227号）收悉。经国务院领导同意，现函复如下：”这是国务院办公厅于 2002 年 6 月 8 日主送给青海省人民政府的一份“函代批复”的开端。再如国务院办公厅于2002 年 10 月 22 日以国办函【 2002 】83 号文件主送给海关总署关于海关总署走私犯罪侦查机构职能调整和更名的复函，开头部分也是先引来文的标题与文号：“你们关于薪形势下海关缉私警察承担各项打私任务的请示（署厅发 2002160号）收悉。经党中央、国务院领导同志同意，现函复如下：”二是申请、商洽、回复的具体事项。 以前述的那份“申请函”为例，它的第二层次是：“为了支持生产，方便收购，拟在x 辛店和苑各建购销站一处，每处征地两亩，共需征地四亩，拟请贵局协助选址和办理征地手续” 。前述的那份“催款函”的第二层次内容是：“目前， 正在编制2004 年财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账，望贵厂能将所借款项于1月 20 日前归还我厂。”3. 结尾。属申请及商洽事项的函，通常结尾要写“可否。请审批”、“同意否，望请复函”等；答复函一般可写作“特此复函”。精品资料（三）写作要点提示1. 叙事清楚，说理有节。 “公函”是代表机关向外联系工作、告知、商洽事情、请求支持帮助的公文文种。欲要对方理解、接受、支持，取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次就要说理有节，令人信服。如果这两点做不到，对方不能充分理解提出要求的背景，不能激起感 情上的共鸣，他就不能千方百计地帮助你解决问题。而要做到上述两点：一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用恳切、谦和的语言表述，避免使用“你们要 ” ，“你们不要 ”，“否则，由此引起的一切后果由你方承担全部责任” ；及“承蒙关照”等命令、声讨和客套、寒喧、过分感激的语体；三是提出的意见、办法、请求符合对方的实际情况。2. 入木蔓分，用语平和。当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，也要注意掌握分寸，抑制过激词语， 做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。俗话说“有理不在声高，”这是由“函”文种的性质所决定的。例如1947 年 1 月 20 日中共中央革命军事委员会为皖南事变发表的命令和谈华，（毛泽东选集第二卷）与共产党 第七参政员为重申不能出席本届会议理由复参政会函（1941 年 3 月 8 日，中共中央文件选集第13 卷），同属针对“皖南事变”的，但由于文种形式不同，其语气却大相径庭， 前者语气十分强劲、激烈。后者措辞虽也激烈。但又十分讲究尺度，有理有节。这就更使我们领略到“函”的写作用语特色。3. 短小精悍，注意技法。 “短小精悍”是指写函不必详述过程，不必大发议论，要求字约意丰； “注意技法”是指公函的撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征。采用不同的写法。比如，以答复精品资料函为例，假若属于肯定性的开头就可以将答复的内容提出，后面再叙述其他有关事宜。这样既能使对方充分掌握函的内容，也能促进单位之间的密切合作关系。假若属于否定性的， 开头就不宜将否定的内容提出，而应是先简明、恳切地说明理由，最后表明否定态度，这样能使对方谅解，感到否定是正常的、合理的，不致产生误解和反感。4. 不能将“函”遗忘。 “函”不仅在革命战争时期被广泛使用，而且在当前也是党政公文中一个十分活跃的文种。因为平级或不相隶属单位之间行文要用“函”，向有关主管部门请求批准事项也要用“函”。上级与下级相互询问事宜或上级答复下级也可以使用“函”，从这三点足以说明“函”的使用频率是多么高。但是实际情况恰恰相反，在上述两方面的情况中，一些单位往往不用“函”，而用通知、请示与批复，从而使“函”处于“被公文遗忘的角落。”为了保证党和国家公文法规的 贯彻落实，切实促进机关工作的科学化程度，我们应当把“函”从被通知、请示与批复的“淹 没”下解救出来，恢复它在公文处理中应有的地位与作用。5. 要准确理解“函代批复”。对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时要使用“批复”，但当这种批复是由上级 机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间形成了一种平行关系，故用“函”代行“批复”来行文，这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确的“批复。”“函代批复”里的“代”字，万万不可当作“代替”来理解，而是强调它的实质，是形式与内在的完整与统一。二总结（一）文种特征精品资料“总结”虽不是党和国家机关公文法规中所确定的正式、主要文种，但它的使用频率之高却是正式、 主要文种中许多文种无法相比的，它的使用频率不亚于“通知”、“报告”与“请。示”“总结”是对以往工作进行回顾、检查、分析、研究，从中提炼出规律性的东西，用以指导今后工作的一个文种。“总结是实践的本质概括”，“总结就是提高”，“向后看是为了向前干”，这些论断揭示出了总结文种的真谛。 1“总结”与“计划”是一前一后，相辅相成的一对文种。今年的“总结”是对去年“计划”的检验，因此，写“总结”时必须以去年的“计划”做前提，今年的“总结”势必又成为制订明年“计划”的基矗2. “总结”不同于“报。告”总结不是一般的情况综合，而是在情况综合的基础上，通过分析、概括、提炼、归纳出几个专门问题，也就是通常所说的经验和体会。与一般的工作报告相比，理性的成分浓了，规律性的东西多了对问题的认识趋向立体化。一般的工作报告在表述方式上大量使用叙述，其中情况、实例的表述占绝大部分，只在篇、部分、段落的开头处提纲领地使用一些议论性文字。而“总结”则不然，其对事实、情况的直接叙述只占较少部分，而且是概括性的，较多使用的是议论和说明性文字。一般的工作报告， 无论是专题性的还是综合性的，其行文的方向都是上行文，而“总结” 不