民办高校档案管理办法

xxxx学院档案管理办法（修订稿） 第一章总 则第一条为实现学校档案建设和管理科学化、规范化 ,不断提升服务水平 ,根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管 理办法 和机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定, 结合学校实际，制定本办法。第二条档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作，也是衡量、 评价学校教育质量和管理水平的一个重要标志，是学校各部门的重要职责和主要工作之一。第三条学校档案是指学校从事教学、科研、管理、招生、外事、基础建设等活动直接形成的对学校、学生和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的文件材料。学校档案由学校档案室按照国家档案工作管理标准统一管理。第二章管理人员职责第四条档案工作实行部门一把手负责制，各部门指定一名工作人员，在规定时间内完成本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。第五条档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业， 忠于职守，精品资料具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第六条档案室工作人员职责（一）负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工具编制等工作。（二）负责库房档案的收进和移出工作，严格履行交接手续， 准确掌握室内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限。（三）负责库房内部整理。案卷排放整齐、科学、有序，保证库内整洁、无灰尘。（四）及时检查档案安全保管情况， 发现对档案有害因素时， 要及时上报并采取措施。做到以防为主，防治结合， 保证档案的完整与安全。（五）正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守党和国家机密，严格执行借阅、查阅登记制度。（六）积极主动地做好使用工作，不断提高服务质量。做到提供准确、及时主动。用后及时清退，按时入库归位。（七）应用电子计算机编目检索、贮存及调用档案；利用裱 糊及复印技术，对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救。（八）依法依规销毁无保存和利用价值的各类档案及有关资料。第三章档案归档第七条各部门要按照本办法规定的时间及时、完整的办理归档手续。重大、重要档案要及时归档。第八条文件材料的归档范围（一） dq党群主要包括学校党群部门在工作中形成的材料。（二） xz行政主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。（三） jx教学主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。（四） ky科研主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。（五） cp产品生产与科技研发主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。（六） jj基建主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。（七） sb仪器设备主要包括在仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、 安装调试、管理使用、维修改造、 申请报废等环节中形成的文件材料。（八） cb出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。（九） ws外事主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。（十） ck财会主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。（十一） rw人物主要包括在学校或曾在本学校学习、工作过的党政领导及著名专家学者， 在从事各种活动中形成的对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等历史记录。第九条归档要求（一）能正确反映学校在教学、科研、管理各项活动中的真实内容和历史过程。(二)材料应齐全、完整、准确、系统。（三）质地优良、书绘工整、声像清晰、符合有关规范和标准的要求。（四）移交存档的文件材料， 不能采用易褪色的书写材料 （如红色、 纯蓝墨水、 圆珠笔、 复写纸、 热敏纸、 铅笔等） 书写绘制， 应符合耐久性要求（一般为碳素墨水或黑色水笔） 。（五）移交材料格式要求：打印文件统一采用 a4 纸，标题要求为黑体三号居中，正文字体为小四号仿宋 _gb2312 。行间距 20 26 磅值，装订线设置为左（或上） 30mm 。（六）凡是归档的文件材料应移交原件（学籍审批材料除外）。（七）各部门按自然年度归档的应在次年三月底前完成归档工作。重要档案材料应随时归档。（八） 科研类档案应在项目结项后两个月内归档，基建类档案应在工程完成后三个月内归档。（九） 会计档案在财务部门保管三年，期满后次年六月底前转交档案室。（十）职代会，党代会文件材料，应在会议结束后15 天内归档。（十一）归档材料移交应履行移交手续，填写移交登记表， 一式两份， 交接双方签名确认无误后方可移交。纸质版归档材料移交时应由部门领导签字确认并加盖部门印章（附带电子版）， 不履行移交手续的，档案管理员有权拒收。第十条对学校规定应归档的文件材料，应按要求向档案室移交，实行集中统一管理，任何人不得据为己有，凡是不按规定要求移交的，档案室应及时报告校领导按本办法规定处理。第四章档案管理第十一条学校档案室根据高等学校档案实体分类法和河南省档案局实施细则，在充分反映档案的形成规律和内容特点的前提下，保持档案之间的有机联系，对档案进行分类、组合、排列、编号、编制目录、组织室藏。第十二条档案鉴定和销毁（一） 根据国家档案局 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，确定档案材料的保管期限。（二）对保管期限已满、已失去保存价值的档案，由主管校领导负责，办公室、教务处、人事处、基建办公室、学生处、招生就业办公室、财务处、评建办公室等部门负责人参加，成立档案保管期限鉴定小组。对无保存价值的文件材料登记造册，经理事会批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第十三条档案库房应坚固安全，应有防盗、防火、防光、防虫、防潮、防腐蚀等安全措施，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案应及时修复或复制。 应定期检查档案保管情况，消除安全隐患。 遇有特殊情况， 向校领导汇报并及时处理。第十四条 建立健全档案统计制度。对档案的接收、管理、利用等情况进行统计分析。 认真执行档案统计年报制度， 按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。第十五条 学校全体工作人员应严格遵守学校保密工作规定。（一） 档案在未公开前， 任何组织和个人无权公布档案内容或擅自扩大利用范围。（二） 严禁将档案带出单位，不准将档案带到家里和公共场所；除政策规定外，档案一般不得邮寄；外出工作必须携带档案 时应经过学校领导批准，并采取必要安保措施。（三）不得在公共场所、电话和通信中以及在家属、子女、亲友面前谈论档案的秘密问题。第五章借阅管理第十六条 档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可不得随便进入。第十七条 本校档案仅限于本校教职工及学生（含毕业生） 利用。凡到本校档案室查、借、阅档案（含查、借、阅自己产生的档案或移交档案） ，必须遵守本校各项档案管理规章制度，履行登记手续，填写借阅档案材料登记表和重要档案材料使用申请表（见附件），如实填写查、借、阅案卷题名（内容） 、目的和结果。第十八条学校教职工因工作需要，凭有效证件可借（查） 阅与工作有关的一般档案材料。第十九条借（查）阅档案应在档案阅览室进行，如需摘录、复制须经主管领导同意，重要档案须经理事长同意。第二十条档案借出、归还都应严格履行审查签字手续。档 案材料用毕后应及时归还档案室，由档案室工作人员核对检查完整无误后，如实登记归还相关情况。第二十一条档案一经借出， 档案使用者必须对档案的保密、安全和完整性负责，应妥善保管、爱护档案，不得转借、涂改、 圈划、增删、勾画、抽页、剪裁、拆散等，更不允许丢失。第二十二条学校毕业生或在校生需查阅与个人相关档案的，须持本人有效证件（毕业证、 学生证、 身份证等） 或院（部）证明方可借（查）阅。委托他人办理的，受委托人须持其本人身份证和委托书，并提供委托人的身份证或毕业证，方可借（查） 阅档案。第二十三条 档案使用者离职或长时间因公外出，应在离校或外出前将借阅的档案资料归还档案室，办理借阅注销手续。第二十四条 外单位或个人来档案室借（查）阅档案者，须持有单位介绍信，经理事长批准同意。第六章 违纪处理第二十五条有下列情况之一的取消部门和责任人的全年评先资格； 情况严重的给予降职或降级处理直至解除劳动合同；违法的，追究法律责任。（一） 不按照规定时间移交归档材料、移交材料不完整或移交材料不符合要求的；违反本条的， 同时缓发部门负责人和档案管理人员当月工资；（二）因个人人为因素档案材料丢失或损坏的；（三）不设置专职或兼职档案管理人员的；（四）泄