工程资料管理制度

工程资料管理制度一、总则1. 为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工 程档案管理顺利达到建设工程文件归档整理规范（gbt/50328-2014 ）的要求，特制定本制度。2. 基本建设工程档案资料是指在整个建设项目, 从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的决策立项、批复、承发包合同、勘探、设计、施工、设备调试、试运行、竣工验收、移交生产等过程中形 成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。3. 基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据中华人民共和国档案法，各级人员做好文件材料 的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、 准确性。二、工程档案管理制度2.1 工程档案管理1. 工程资料管理工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。 档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案 资料的接收和移交。2. 为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。-可编辑修改 -3. 工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。4. 设备到货后，由采购部汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的质保 资料）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。5. 购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理， 或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。2.2 工程文件的归档范围2.2.1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。2.2.2 工程文件的具体归档范围应符合建设工程文件归档整理规范（ gbt/50328-2014 ）附录 a 的要求。2.3 归档文件的质量要求2.3.1 归档的工程文件应为原件。2.3.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。2.3.3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。2.3.4 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。2.3.5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。2.3.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为a4幅面（ 297mm 210mm ）。图纸宜采用国家标准图幅。2.3.7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图， 竣工图应是新蓝图。 计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。2.3.8 所有竣工图均应加盖竣工图章。 1）竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。2） 竣工图章示例如下（图2.3.8 ）：80竣工图51施工单位7编制人审核人7技术负责人编制日期7监理单位7总监现场监理70520202020图 2.3.8竣工图章示例3） 竣工图章尺寸为：50mm 80mm 。4） 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。2.3.9 利用施工图改绘竣工图， 必须标明变更修改依据； 凡施工图结构、 工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3 的，应当重新绘制竣工图。2.3.10 不 同 幅 面 的 工 程 图 纸 应 按 技 术 制 图 复 制 图 的 折 叠 方 法 （ gb/10609.3-89 ）统一折叠成a4 幅面（ 297mm 210mm ），图标栏露在外面。2.4 归档文件立卷的原则和方法2.4.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。2.4.2 一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。2.4.3 立卷可采用如下方法：1） 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件4 部分；2） 工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；3） 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；4） 竣工图可按单位工程、专业等组卷；5） 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。2.4.4 立卷过程中宜遵循下列要求： 1）案卷不宜过厚，一般不超过40mm 。2）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。三、工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系， 并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。3.1 工程文件接收1. 各单位提供给项目部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；行政主管部门所发的行政方面的文件由办公室统一接收。2. 项目部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。3. 设备文件，采购部汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关部门。4. 档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时整改。5. 档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。6. 登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按项目部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。7. 对接收的密级文件资料，要严格按保密规