索赔与反索赔策划及工作流程

索赔与反索赔策划及工作流程1.相关人员的具体职责索赔与反索赔是项目每个部门、每个管理人员的重要职责，做好索赔与反索赔工作，可以直接为企业减少损失，创造效益。针对此项 工作，相关人员的具体职责如下：（1） ） 项 目 经 理 职 责 a认真研究大合同，指导项目部制定项目索赔制度，领导项目成立索赔工作小组；b监督、指导商务部门积极办理工程索赔工作； c研究确定工程索赔方案，审批项目工程索赔文件； d在工程索赔事件中积极与业主、监理公司及分包方谈判； e在权限范围内审核、批准分供方的索赔报告；（2） ） 项 目 商 务 经 理 a认真研究大合同，制定项目部索赔制度，组织成立项目部工程索赔 小 组 ； b建立项目部合同管理数据库，为项目部的索赔活动提供准确及时的 信 息 ； c接受项目部工程、技术部门的工程索赔意向，综合相关部门收集的索赔证据，起草索赔申请、索赔报告；重大复杂的索赔应当编制专项索赔方案，上报项目经理及公司的主管部门； d协助项目经理针对索赔事项与业主、监理及分包方洽谈； e建立完善的项目部索赔台账。精品资料（3） ） 项 目 法 律 顾 问 a协助项目制定索赔与反索赔制度；b. 协助项目起草索赔申请、索赔报告；针对项目部生产、技术、商务部门收集相关的索赔证据,从法律角度予以整理和完善;c. 必要时协助项目经理、商务经理与业主、 监理针对索赔事项进行接洽和谈判 ;d. 审核分包方的索赔报告，必要时回函。(4) 项目技术、工程部门a. 研究并熟知项目工程合同;尤其对工程工期、质量、进度有一个全面综合的把握 ;b. 执行项目施工计划, 并制定工程施工方案,在业主或监理对施工组织、设计提出修改意见时(如设计变更、进度加快、标准提高及施工条件 变化等 ),及时将信息反馈商务部门及项目经理,并在 48小时内积极办理签证,保证将工程的变更解决于签证阶段;c. 审核分包商因设计变更、进度加快、 标准提高及施工条件变化等原因提出的索赔意向和索赔报告,对审核结果的真实性、准确性负责,并及时将审核结果反馈商务部和项目经理.(5) 项目商务部门a. 如因业主原因拖欠工程款,依据总包合同的约定及时向业主发函索赔;b. 施工签证、索赔已经提交业主、监理,有关商务人员应负责督促业主签字确认 ,并且可以将索赔额纳入当月的工程量中向业主报量;(6) 项目物资部门a. 落实项目材料、设备需求计划,对甲供材料设备做好进场验收、登记工作(包括进场的时间、品种、型号、数量),建立项目经理部物资采购总台帐 ;b. 认真核对每批物资进场时间与计划时间是否一致,当物资进场时间与我方提出物资进场计划时间不一致时,及时将信息反馈项目法律顾问(法务经理 ),并提供相关的证明资料;2、索赔证据种类索赔证据主要来源于施工过程中的各种信息,是关系到索赔是否成功的证明文件和资料,项目部负责对来源于施工现场中的索赔证据进行全面、准确、及时的收集.索赔证据分为施工记录资料和财务记录资料:(1) 施工记录资料包括:a. 国家、工程所在地城市建设档案行政管理部门所要求竣工归档资料, 由项目部技术负责人负责,项目资料管理员依据建设工程所在地城市 档案馆要求进行管理;b. 施工过程中同相关方的往来函件、传真、快递、数据电文、电话记 录等。传真、数据电文、电话记录等电子信息需要在24 小时内请监理、业主代表确认;c. 会议纪要或其它记录;d. 施工过程中发生的各种签证文件和有关工期顺延的各方面的资料;e. 专业工长施工日志,内容具体包括时间、气象、生产情况、技术质量安全工作等记录.施工日志必须是专业工长每人一册,逐日记载 ,记载内容应当保证其连续和完善;f. 政府性政策及政府指令等。(2) 财务记录资料包括:a. 依照会计法及相关法律法规要求建立的财务会计文件、台账;b. 会计往来信函及文件资料;c. 通用货币汇率变化表;d. 政府物价指数、工资指数所有的索赔证据必须及时记录、收集、归档保存,严禁事后不及或任意丢弃等。在工程索赔事件中,若因为相关部门及责任人故意或者重大过失造成举证不能,给企业造成经济、名誉损失的,公司追究相关责任人的经济、行政责任,有违法犯罪的 ,将依法移送司法机关追究刑事责任。3、索赔事件具体分类及相关责任部门所有的索赔最终将落实到工期和费用两点上 ,一旦出现索赔事项 , 由责任部门直接经办人员办理索赔意向通知并收集相关证据 ,报商务经理、法律顾问及项目经理 ,商务经理组织索赔委员会讨论通过后 ,由项目法律顾问 (法务经理 )向发包人或监理公司发出索赔函件。各类索赔事项及责任部门分类如下 :(1) 技术人员办理的索赔事项a. 发包方未严格按照合同约定交付设计图纸、技术资料、批复或确认口头指令 ;b. 非我方原因 ,发包方指令原约定的施工方案、施工工艺、增加工程量、变更分部分项工程内容、提高工程质量标准等;c. 由于设计变更、设计错误、及业主提供的错误数据资料造成工程修改、返工、停工、窝工等;(2) 施工人员办理的索赔事项a. 业主未严格按照合同约定交付施工现场 , 未完成建筑红线以外的水、电、路“三通”，提供水、电接口到红线;未提供施工场地工程地质、地下管网线路资料 ;b. 工程地质情况与业主提供的资料不一致 ,需要做特殊处理 ;c. 非我方过错 ,业主指令调整原来约定的施工进度、 顺序、暂停施工、提供额外的配合服务的 ;d. 因业主错误指令造成工期延误及费用的损失 ;e. 业主在工程未竣工验收提前使用,工程在保修期内出现的质量问题,我方不予承担责任.(3) 质量人员办理的索赔事项a. 发包方未严格按照合同约定验收工程;b. 合同约定之外的其他增加的检查,费用应由业主负担;(4) 物资人员办理的索赔事项a. 业主提供的材料设备不符合合同约定的标准或方式;b. 业主指定规格品牌的材料设备市场供应不足,或质量不符合要求c. 业主违反合同约定 ,指令调换材料设备的品种、规格、质量等级及供应时间d. 业主供应材料的进场时间滞后我方上报材料计划中材料进场的时间（ 5）由财务人员办理的索赔事项a. 未严格按照合同约定支付工程价款的b. 非我方过错 ,业主拒绝或迟延返还保函、保修金等. 4、索赔报告规范编写（1） ）索赔报告是在索赔事件发生后,我方立即收集证据并寻找合同依据,进行责任分析 ,计算索赔金额或索赔的工期,在规定的期限内报送索赔方的报告性文件。（2） ）索赔事件发生后,我方应在 48 小时内编制索赔报告，及时上报甲方。索赔报告应包括以下内容:标题、索赔事件、索赔理由、结论、索赔计算书、索赔要求、附件几大部分。标题： 简要、准确地概括索赔的中心内容，如“关于事件的索赔”。索赔事件： 主要包括事件发生的工程部位、发生时间、原因和经过、影响范围以及承包商采取的防止事件扩大的措施、事件持续时间、 最终结束影响的时间、 事件处置过程中有关主要人员办理的有关事项等， 着重应指出业主（监理）应承担的责任。索赔理由： 索赔的依据，主要是法律依据和合同具体的规定。结论： 指出索赔事件给承包方造成的影响和带来的损失。索赔计算书： 列出费用损失或工程延期的计算公式（方法）、数据、表格和计算结果，并因此提出索赔要求。索赔要求： 指索赔事件造成损失，承包商要求补偿的金额及工期，只需列举各项明细数字和汇总数据。附件： 各种证据材料。（3） ）分包方向我方提出的索赔报告内容应参照本条的内容进行审核，首先进行形