第十讲-项目采购管理PPT课件

1 项目采购管理 第十讲 2 主要内容 包括从项目团队外部购买或获得为完成工作所需的产品 服务或成果的过程 组织既可以是合同中产品 服务或成果的买方 也可以是卖方 采购管理还包括相应合同管理及变更控制过程 项目采购管理 3 主要内容 项目采购过程涉及的买卖双方之间的合同是法律文件 是对双方都有约束力的协议书 合同所建立的当事人之间的法律关系得到法律的保护 根据项目可交付成果的简单或复杂性 合同内容可以简单也可以复杂 合同也被称为协议 分包合同或者采购订单 4 主要内容 项目采购过程涉及的各项活动构成合同的生命期 通过对合同生命期进行积极管理 可避免或缓解一些可识别风险 采购管理是从买方 卖方关系上讨论的 卖方可被称为承包商 分包商 销售商 服务供应商等 在合同生命期中 卖方可首先被称为投标人 中标卖方 合同供应商或者销售商 5 主要内容 采购规划 发包规划 询价 卖方选择 合同管理 合同收尾 6 一 采购规划 采购规划主要是识别哪些项目需求能够通过在项目组织外采购产品 服务和成果来实现 哪些项目需求能够在项目执行过程中由项目团队来完成 它涉及是否需要采购 如何采购 采购什么 采购多少 以及何时采购 7 一 采购规划 1 自制或外购分析 自制或外购分析用以确定某项具体产品或服务是由项目团队自行生产还是采购 如果决定采购 是购买还是租赁 固定资产问题 主要应考虑预算制约因素和组织的长远规划需要 8 一 采购规划 2 合同类型 1 固定总价或总包合同此类合同为定义明确的产品规定一个固定总价 固定总价最简单的形式就是一项规定在特定日期 按照规定的价格交付规定的产品的采购订单 9 一 采购规划 2 费用补偿合同此类合同向卖方支付 报销 实际费用 通常加上一笔酬金作为卖方的利润 费用的计算 直接费 间接费直接费 人工 材料 机械费用间接费 企业管理费用等 10 一 采购规划 2 费用补偿合同类型成本 酬金 百分比计算 成本 固定酬金 事先计算并固定 成本 鼓励酬金 达到特定绩效目标 获得奖励酬金 如果最终成本低于预期成本 可以获得一定比例分成 11 一 采购规划 3 固定单价合同 时间与材料合同 买卖双方可以就特定资源类型商定某些单价 授标时未确定应交付产品的确切数量 属于敞口合同 12 一 采购规划 3 采购管理计划 采购的合同类型 如果评估标准要求独立估算 谁来估算 确定采购和发包部门 标准的采购文件 处理从卖方购买产品所需的提前订货期 并于进度计划相协调 13 一 采购规划 处理自制或者外购决策 并与资源需求和进度计划相协调 制定每个合同中可交付成果的进度或里程碑 确定履约担保或保险合同 制定合同工作说明书 技术标准 确定经过资格预审的优选卖方 管理合同和评估卖方使用的采购衡量指标 14 二 发包规划 发包规划指支持询价过程和选择卖方过程所需文件的准备 相当于买方询价 招标等文件准备工作 主要包括采购文件制定 评估标准选择 15 二 发包规划 1 采购文件采购文件用于获得潜在卖方的报价建议书 选择卖方的以价格作为基本考虑因素 则用报价 以技术能力和技术方法等作为主要考虑因素 则用建议书 采购文件类型 投标邀请书 征求建议书 询价书 招标通知 洽谈邀请书等 16 二 发包规划 2 评估标准评估标准用于评定卖方的建议书或为其评分 评估标准包括 对需求的理解 总费用或生命期费用 技术能力 管理方案 技术方案 17 二 发包规划 财务实力 生产能力和兴趣 业务规模和类型 业绩 知识产权 专有专利 18 三 询价 询价指从应征的卖方那里取得就如何满足项目需求的应答 如投标书和建议书 该项过程大部分实际工作由应征的卖方完成 项目或买方通常无须支付任何直接费用 询价 19 三 询价 1 投标人会议 保证所有潜在卖方对本项目采购目的都有清楚共同理解 2 刊登广告 通过广告扩充潜在卖方名单 3 制定合格卖方清单 有的起扩大采购范围作用 又的起缩小采购范围作用 20 四 卖方选择 指接受投标书或建议书 并根据评估标准选定一个或多个可接受的合格供应商 考虑价格或费用因素 分技术和商务两部分评估 多个卖方选择 卖方选择 21 四 卖方选择 1 加权系统把定性数据加以量化 减少个人偏见对卖方选择的影响的方法 给每项评估标准赋予一个数字权重 为潜在卖方评定每项评估标准的得分 把得分乘以权重 再把所得乘积相加 求出总得分 22 四 卖方选择 2 独立估算采购组织可以自己制定自己的独立估算 或者让第三方准备一个独立估算 用以核实卖方提出的要价 有时被称为 合理费用 如果费用估算之间存在明显差异 则说明合同说明不充分 潜在卖方对说明书产生了误解 或条件变化 23 四 卖方选择 3 筛选系统为一项或多项评估标准建立最低的绩效要求 并可应用加权系统和独立估算 一者为最低要求 不符合即出局 二者为必选系统 如总分一样 如何排序 24 四 卖方选择 4 合同谈判在合同签字之前 对合同的结构与要求加以澄清 取得一致意见 合同的最后措辞应尽可能反映所有双方达成的一致意见 合同谈判过程以买卖双方签署合同而结束 最终的合同可以是卖方修订的要约或买方提出的反要约 项目经理可以不是合同的主谈人 25 四 卖方选择 5 卖方评级系统该系统包括 卖方过去的业绩 质量等级 交付绩效和合同履约情况 先前的卖方履约情况和绩效文件时主要信息来源 26 四 卖方选择 6 专家判断组建专门的专家评估小组 7 建议书评估技术建议书的评级和打分可使用多种不同的方法 所有方法都会涉及专家判断和一些评估标准 27 五 合同管理和收尾 合同管理的目的 确保本身与对方都能履行合同义务 并确保自身的合法权利得到保障 合同管理是确保卖方的绩效符合合同要求和买方按照合同条款履约的过程 合同管理 28 五 合同管理和收尾 合同变更控制系统 买方进行的绩效审核 检验和审计 绩效报告 支付系统