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档案管理制度第一条 总则为加强对档案的收集、整理和管理工作，提高科学管理水 平，逐步实现档案工作规范化、制度化、标准化，保证公司档案全方位地服务于公司的各项工作，发挥公司档案应有的功效，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条 存档范围公司在生产、经营活动和各项管理工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的全部档案，包括各部门、各项目（以下简称各部）的各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、荣誉实物档案等。第三条 档案密级的划分列入密级的档案是关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的资料。一般包括下列事项：1）公司重大决策中的秘密事项。公司尚未付之实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。2）公司内部掌握的合同、协议、意见书、可行性报告以及重要的会议记录等材料。3）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。4）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。5）其它经公司确认应保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知等内部文件不属于保密范围。第四条 以下资料原件须由档案室集中管理：1）公司证照；2）各类合同；3）公司发文；4）各类函件；5）公司参与的各类会务、展会等信息。第五条 档案管理机构及其职责公司档案工作实行统一领导，统一管理的原则。公司设立档案室，档案室配备专职档案管理人员，集中统一管理各部档案，各部门文员负责收集、整理各部的文件材料并定期移交给档案员。第五条 档案管理职员作职责1）规划公司档案工作，起草公司档案工作的各项管理制度，组织公司专兼职档案管理员学习并执行公司档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。2）收集、整理各部门、项目部移交的各种文件材料，并对接收入库的档案资料进行分类、整理、立卷、归档、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，编辑档案参考资料，编制检索工具，积极做好档案信息资源的开发工作。3）集中统一管理各种门类、载体的公司档案，积极做好鉴定、保管、统计、检索、编研，主动提供利用，为各项工作服务。4）督促公司各部文员收集、整理和移交各种档案材料，指导各部的档案工作。5）坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；做好档案的利用工作。6）加强对各部文员的业务监督、指导、检查工作，协助各部门文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，保证归档档案的质量。7）对保存的文书档案数量进行准确的统计。第六条 档案的保管1）档案室内严禁存放易燃易爆物品及其他物品,保持室内,走廊畅通无阻,必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查,发现问题,及时抢修,防止短路引起火灾。2）档案管理员要坚持定期对档案资料进行检查,清理,核对工作,如发现问题,立即向领导报告,对破损或褪变档案应及时进行抢救。 3）档案人员离开档案室时,注意门窗落锁,安全保密,非档案室管理人员,未经批准不得进入档案室。4）公司档卷分类目录及编号原则，由人事行政部统一制定并管理。第七条 公司本部档案按照物品名称及项目名称分别立卷，在卷下又分为七个子目录：文书档案、声像档案、开发合同、开发资料、公司证照、科技档案（工程图纸）、荣誉实物档案，分别以A、B、I、II、证、图、S标识。在此大类下根据年度按照流水号立卷。1）文书档案，以单位-年度-顺序号立卷。2）声像档案，以事由立卷，在事由原则下按照声像档案产生的先后顺序，将每一事由的档案选取有代表性的6-10张像片存档，依时间先后排列立卷。3）开发合同，以单位立卷，在单位（包括公司、楼盘）下按照合同产生的时间先后顺序立卷。4）开发资料，以单位立卷，在单位（包括公司、楼盘）下按照资料移交的时间先后顺序立卷。5）公司证照，以单位立卷。6）科技档案（工程图纸），以单位立卷，按照文件产生的先后顺序立卷。7）荣誉实物档案，在公司大会议室或其他适合场所陈列实物，编制成册，以备查考。第八条 立卷原则。立卷应按部门、年代、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映公司真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。第九条 归档程序1）向档案室移交档案材料，应填写档案移交单一式两份，交接双方签字，各留一份,以便查对。2）档案材料不完整、不准确或不系统者，不予接收。移交人应在三天内补充完整、齐全并交档案员办理接收手续。3）归档的文件材料必须进行科学的分类组卷。排列方法统一，前后保持一致，不可任意改动。第十条档案借阅1）公司职员借阅档案均需填写借阅档案申请表。借阅手续齐全的，档案管理员应予以办理，借阅手续不齐的，应要求其补办手续。手续不齐全者，不予办理借阅。所有借阅人员本人在借阅登记簿签字后,既是认可档案管理人员已与借阅人进行所借阅资料的交接,如有遗失或损失现象均由其借阅人负责。2）公司职员因业务需要经本部门经理及主管领导同意，均可借阅本部门业务范围内的有关档案资料。 借阅非本部门、项目业务范围内的档案材料，须经本部门经理及主管领导同意，相关部门主管领导审批。3）公司职员借阅公司秘密级及以上密级且尚在保密期限的档案，须经部门经理审核、主管领导审批，且仅限于在档案室查阅，不得借出，不得复制。4）借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应到档案室办理借阅变更登记，职员之间不得私自授受。5）公司职员因业务需要，经本部门经理审核，主管领导批准可复印档案资料，除在档案借阅登记簿登记外,复印的档案资料必须写明借件用途。6）未经公司授权或批准，任何部门或个人均无权公布档案。阅档者必须承担保密义务。7）严禁对档案材料进行拆卷、填注、涂抹、删改、圈点或污损。8）档案归还时，档案员核查无误并于“借阅登记簿”上填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹。档案借阅申请表由档案员留存备查。9） 职员离职时，必须交还所借的公司各类档案，否则，不予办理离职手续。10） 原则上公司以外人员不予借阅档案资料。确需提供配合的，须凭介绍信，经人事行政部审核，主管领导批准后方可查阅，不得借出。第十一条奖励与处罚对认真执行本制度相关规定的专兼职档案员，应给予表扬，有重大贡献或工作成绩突出的，给予一定的物质奖励。在档案管理和利用过程中，有下列行为之一的，公司将按照奖惩制度给予相应处罚。1、档案管理员应按本规定的要求及时立卷、归档，做到日清日归，确因工作量大不能在当天完成的，最迟不得超过三天时间。2、档案管理员在档案借阅过程中，态度恶劣、故意刁难或一个月内被有效投诉超过五次的。 3、档案管理员不遵守档案管理的有关规定，擅自将档案外借的。3、逾期不归还所借阅档案且不办理续借手续的，或未按本制度规定期限向人事行政部档案室移交档案资料的。 4、损坏、丢失、擅自销毁档案，或擅自提供、抄录、公布公司秘密及以上密级档案，或涂改、伪造档案者。5、不办理