年年靓公司管理制度20120315.doc

海裕集团旗下昆明年年靓商贸有限公司编号HYJT/NNL/WI/AJ010名称行政、办公管理制度版本/修改符A/0生效期2012.04.01昆明年年靓商贸有限公司行政、办公管理制度第一章 总则第一条 为打造良好的企业形象，营造安静、舒适的办公环境，特制定本办公文明行为规范第二条 本规定适用于海裕集团旗下昆明年年靓商贸有限公司所有职员第二章 细则第三条 行为规范1、仪 表 公司员工应保持良好的精神面貌，仪表整洁、大方，办公区域内按公司规定着工装、佩戴领带和工牌、穿深色皮鞋。2、微笑服务 在接待公司内部及外部人员的咨询，应目视对方，态度温和、微笑应答。3、用 语 办公区域内使用礼貌用语，语气温和、音量适中，严禁大声喧哗。4、现场接待 上班时间（包括午餐时间）公司应保证有人接待，遇有客人进入办公区域应礼貌接待并提供帮助。接待来访顾客必须主动、热情、大方，使用文明礼貌语言：“您好，请问有什么需要帮助吗？”；顾客来访时，一般由技术部经理负责接待，如所属区域经理在，应将来访顾客引见所属区域经理接待；在接待顾客或工作洽谈中，避免使用消极词汇和太多炫耀意味的形容词，避免厚此薄彼，无论何时，不准与顾客争吵；接待时遇有询问应诚恳、耐心、详细解释，如有自己不清楚的地方，应主动将其引导给其他了解情况的人员；在市场运作过程中，公司人员洽谈业务或回答有关咨询时，应根据公司原则和规定予以答复，不准对外做与自身职务不相适应的承诺，如有违反公司原则和规定造成公司利益蒙受损失者，必须承担责任；顾客离开时，应将其送至电梯口，并使用文明礼貌语言：“您慢走”；所有来访顾客都必须做好登记（如：来访时间、电话、姓名、地址及目的等）。5、电话接听 接听电话应及时，一般铃响不应超过三声；如受话人不方便接听，离之最近职员应主动接听处理，应使用公司规范的礼貌用语：“您好！年年靓商贸，请问有什么需要帮助吗？”通话结束：“ 好的，谢谢您！再见” ；禁止使用免提。接到电话时，如有自己不熟悉的业务事项，应尽快找熟悉的人接听；来电要找的人不在时，须做好记录并及时转告；通话语言要清晰，当遇到对方电话听不清楚时，要礼貌地向对方声明，确保通话质量；通话用语力求简明扼要，尽量放低声音，以免影响他人工作；所有来电都必须做电话详细登记（如：来电时间、电话、姓名、地址及目的等）；禁止用公司电话聊天或长时间占用公司电话，因公事打长途电话须做好记录，私事打长途电话费自理，如发现有打私话者，取消当月电话补助。6、环境卫生 随时保持良好的工作环境及个人清洁习惯，讲究卫生，不随地吐痰倒水，不乱扔纸屑、果皮和杂物，离开办公室时应把桌面收拾干净；禁止上班期间在办公室进餐、吃零食、吸烟，违者罚款*元/次。7、问题处理 直接性问题处理顾客直接到公司反映情况和要求解决问题时（如：产品出现问题、调换货品、产品知识及技术培训、咨询产品等），首先要及时转告大区经理，由大区经理安排本区域人员负责解决；如果问题解决不了，应及时报告上级，以便在短时间内解决顾客所需解决的问题。间接性问题处理顾客通过电话反映情况及要求解决问题，如：产品出现问题、调换货品、产品知识及技术培训、咨询产品等。接到此类电话时，首先要及时转告区域经理，由区域经理安排本区域人员负责解决；如果问题解决不了，应及时报告上级，以便在短时间内解决顾客所需解决的问题。8、晨会 每天早晨必须在办公室举行晨会（5人以上即可举行），由公司员工轮流主持，诵读公司口号，使“开心工作，快乐赚钱”的年年靓公司精神时刻铭记在每个员工心中，通过晨会强化员工的社会责任感和工作责任心，真正起到团结、沟通、振作士气、增强凝聚力的作用。 9、例会 公司实行例会制。公司每两个月召开一次例会，时间：1-3天，内容：传达公司精神、分析总结上一度的工作情况、学习有关新的专业知识、政策、员工审评、下达下一步工作计划并布置工作任务等，所有员工不得缺席。第四条 办公室管理规范1、 工作期间不许无故离岗、串岗；不得闲聊及大声喧哗，确保办公环境的安静有序，员工如需在工作区域内进行交谈，请尽量降低声音以免影响其他办公人员；2、 爱护公司财物，坚持勤俭办事。节约用水、用电，每天最后离开办公室者应自觉关好办公室及所属办公区域所有灯、水开关；不准随意损坏、丢失、浪费办公用品，努力降低损耗，更不得将公物占为己有；不得随意进入总经理办公室；非专职人员不准擅自使用公司电脑、复印机、传真机等设备；公司所有报刊、杂志和书籍，阅后放归原处，岂勿污损、丢失；3、 卡座区域规范要求1）办公桌：桌面除文件、电脑、水杯、电话、文具及植物类、精品类装饰物外，不允许放其它物品；文件夹需整齐竖立于文件柜内；人离开半小时以上应将桌面收拾干净，每日工作结束后做好桌面的整理工作。2）文件柜： 抽屉及文件柜空间应做到充分有效利用；3）职员椅： 靠背、职员椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内。4、 严禁在办公区域和茶水间丢弃饭盒等杂物，保持办公室清洁、空气清新。5、 档案管理1）客户档案的建立 市场人员和技术人员必须严格按要求填写相关的报表，以便公司建立客户档案及存档。市场人员在出差前填写市场出差计划申请表，出差期间填写市场人员出差反馈表；技术人员出差期间填写售后服务反馈表；所有表格填写完后必须上交公司档案管理人员。 2）内部文件及资料管理 所有涉及到公司机密的文件、资料一律不得外传。主要包括：客户资料、财务帐薄、经营决策、广告策划、市场调查与预测报告、促销方案、新品开发计划、公司投资计划等；相关管理人员下班时锁好相关资料、文件。6、 每天最后一个离开办公室的人员负责关闭本部门的照明开关、电源、门锁，做到人走灯灭。第五条 员工着装规定1、为树立和保持本部门的良好形象，进一步规范化管理，公司员工应按规定要求着装。2、员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。3、全体员工在上班时间内一律要求佩戴工作牌4、员工着装规定如下：1）男士：上身须穿衬衫、黑色西装、下身穿黑色西裤、脚穿黑色皮鞋；2）女士：春夏季上身穿衬衣、下身穿黑色职业裙或裤，脚穿不露脚趾、不露脚跟的深色高跟鞋，秋冬季上身须穿黑色西装，内配衬衣，天气较冷时里面可穿毛衣（但颜色不得太花）。5、员工在周六可着休闲装，但须得体大方。第六条 考勤制度1、上班时间：公司实行五天半工作制：周一至周五早上9：0012：00，下午13：0018：00；周六9：0012：00；2、上班签到：上午上班前和下午下班后员工须亲自签到，若有违反者，一经查实，当事者双方当天按旷工处理（周六为上午上班前和上午下班后）。3、迟到、早退：普通迟到（早退）十五分钟以内者，凡一个月内累计三次以上，严重迟到（早退）五次以下者按揭部将在公告上点名予以通告，五次（含五次）以上者，以缺勤一天处理，扣除当日工资。4、因业务需要外出的，必须填写员工外出登记薄。外出登记薄应注明外出日期、外出员工姓名、外出时间、外出事由、办事地点及美容店名称，（联系人必须填写清楚），外出返回公司时要及时填写返回时间。请各位同事重视及严格遵守外出登记规定，因为外出登记是月底考勤统计的重要的、唯一的凭证，如漏填、去向不明，部门经理有权拒绝在考勤卡上签卡。星期六早上，除必须与客户签单或有其他工作安排的同事，其他员工应准时回公司，由各部门经理统一安排下专业培训及联系业务，如有突发事情早上确不能回公司的，应以电话知会部门经理并征得部门经理同意。员工出差期间每天必须至少有一条信息或电话反馈到公司（注：市场人员和技术人员应随时将所属区域内同行竞争品牌的营销动态及市场信息收集、汇总、整理后及时反馈给公司。）；市场及技术人员出差回来必须先回公司报到；全勤者当月发给全勤奖金*元。5、休假规定：员工休假或请假，一般应提前一到三个工作日内通过正式工作流按照规定的审批权限进行审批，向人力资源部递交申请，经批准后方可休假，未经批准擅自休假者，一律按旷工处理，但因突发事件或急病未能及时请假者，应利用电话及时向直接上级报告，恢复上班后两天内补齐请假手续，否则亦按旷工处理。6、旷工：员工一个月内旷工一天，扣发三日工资，连续旷工三日或一个月内累计旷工达五日，半年之内累计旷工十日，一年之内累计旷工十五日者，予以解除劳动合同，公司以其自动离职处理。7、未安规定程序申请休假和补假，未到岗期间视为旷工。无论事假和病假累计超过七天者，均会影响当事人的升职和加薪机会。第六条 假期1、 年休假1） 管理级别岗位员工，在本公司连续性合约满一年（周年）方可享受有薪年假七天，连续性合约每增加一年，有薪年假增加一天，最高不超过十四天。2） 年休假有效期从每年可享受之日起至年底，即一月一日至十二月三十一日，未休假部分，过期自动作废，也不进行任何补偿。3） 年休假天数以工作日计算，不含期间的正常假日和法定假日。4） 员工休年假应在不影响工作的情况下提前一周申请，按工作流填写请假申请表并做好相应的工作交接。5） 员工必须严格按照服务年限规定享受年休假，不能提前享受，年休假最少使用单位为半天，各部门应视工作情况进行适当的安排。6） 员工在年休假期间工资照发。7） 员工若在年休假期间生病，也按年假处理，若超过年休假天数，超过部分按相关病假规定处理。8） 员工在休假期间，若公司因业务需要，经部门负责人批准可提前结束休假按公司要求时间上班。2、 病假1） 员工一年中有薪病假不得超过12个工作日，每月不得超过一个工作日，若因病情需要，休息时间超过以上期限的，则按无薪假期计。2） 员工如请病假后上班的第一个工作日以书面形式填写请假申请表，并随附医院诊断证明（病假单、病历本等），并加盖医院公章，经直级上级批准后送人力资源部备查，病假两天以上者（扣除一天），及无医院诊断证明按无薪事假处理。3） 员工不得在治疗或病愈康复期间为其他机构、公司工作，否则，按公司规定解除劳动合同。3、 工伤假员工申请工伤假，由本人提交书面情况说明书并附医院诊断证明（病假单、病历本等）由区域经理、总监签字审核，提交到人力资源部。4、 婚假1） 员工在公司工作期间结婚的，可享受婚假三天，男女双方都达到晚婚年龄（男26岁，女24岁）婚假增至七日，婚假不能分段使用。2） 婚假须于登记之日起六个月内申请，过期自动作废。3） 员工在批准的婚假期间，工资照发。4） 员工须在申请婚假前或于婚假后的第一天将结婚证正本及复印件叫人力资源部查验及存档。5、 产假1） 本规章规定的产假待遇仅适用于符合计划生育法律、法规、政策允许孕育的情况，并在公司已转正满一年的女员工。对于违反计划生育规定孕育者，或故意隐瞒情况欺骗公司者，不予以享受本章待遇，还有权按照有关规定对员工进行处理。2） 公司女员工可按国家规定享受怀孕期、产期、哺乳期的保护待遇。3） 女员工确认怀孕后，应尽快告知直接上级及人力资源部，以便及时作好工作安排。4） 女员工在怀孕、哺乳期间，公司不得安排其从事国家规定的第三级体力劳动强度的工作；也不得安排夜班或其他孕期禁忌从事的工作，不得在正常工作日以外延长工作时间。5） 女员工在生育后可享受产假90天，期中可于产前休假15天；生产时如遇难产者，可增加产假15天；如为多胞胎生育者，每多生育一个婴儿，增加产假15天；实行晚育者（24周岁以上生育第一个子女），增加产假15天；6） 已满试用期的女员工怀孕流产，不满四个月的，可根据医院证明，给予15天休假；怀孕4个月以上（含4个月）流产的，自手术之日起给予42天休假。7） 女员工在怀孕流产休假及产假期间的薪资，待回岗后，统一昆明市最低工资标准计发。6、 丧假1） 员工的亲属（配偶、父母、子女、兄弟、姐妹），配偶父母去世可休假3天，如员工本人赴外地料理丧事的，可根据实际所乘交通工具，给予路程假，双程不是一天的，按一天计算。2） 员工在批准的丧假期间，工资照发。7、 法定假日1） 法定假日为国家规定的正常休假日，但由于行业特殊性，公司可另行安排休假日。2） 国家规定的法定假日如下：（法定假日如逢公休日，按政府规定执行）（1） 元旦新年一天（每年一月一日）（2） 农历新年三天（每年农历正月初一、初二、初三）（3） 国际劳动节三天（每年五月一日、二日、三日）（4） 国庆节三天（每年十月一、二、三日）（5） 国际三八妇女节半天（每年三月八日，女员工享受）（6） 以上假日均为有薪假。3） 员工申请任一假期（法定假除外），连续休假时间最长不得超过10天（含10天，不包括法定假日），否则按离职处理；因员工个人原因需同时申请两种以上（含两种）假期，连续休假时间最长不得超过15天（含15天，不包括法定假日），否则按离职处理，产假除外。4） 婚假、产假、病假、丧假均属一次性连续假期。5） 员工如连续请假，均包括假期中的休息日（法定假日）。八、入职员工应聘录用后，应尽快到行政部办理入职手续，需携带身份证及学历证原件供行政部扫描存档，办完入职手续后，请返回所在部门填写入职申请表，申请被审批后，将获得一个员工工号，请将已完成的入职申请表打印出来签名及按手指模，然后到行政部办理工牌，整个入职手续完成。新员工进公司首三天的培训时间没有工资，正式录用前1个月为试用期，底薪根据集团公司旗下年年靓