01关于制定企业管理体系的制度(2013).doc

文件编号君总（2013质ZD）字第A001号起草人：赵大成审批人：苗俊艳审批日期2013.05.25部 门质量管理部审阅人：傅 欣编 辑：张 伟编辑日期2013.05.20普惠民众 服务健康山西君雁药业有限责任公司 关于制定企业管理体系文件的制度一、 目的，为了建立健全本公司企业管理体系，明确企业管理体系中各类文件的制定管理部门，对企业管理文件的起草、修改、审定、批准、印发、控制、换版、形式、和生效标志等做出统一规定，制定本规定。二、 适用范围：本规定生效后，以总公司或总公司职能部门名义印发所有需要长期执行的各项管理制度、规定、行为规范、流程等企业管理体系文件均适用本规定。各分公司参照总公司管理文件制定本公司文件。三、 管理文件的规定、发放和管理：根据职能部门的职责规定，文件等由相应的职能部门负责起草、修改、发放、检查和管理。四、 管理文件号表格中有关项目的会议及相关处理办法: A、编号用文字、字母和数字表示，例如:君总（2013质ZD）字第A001号,其中包括总公司和分公司文字释义、年份号、部门文字释义、字母解释、版本号、数字流水编号。具体释义另发相关文件进行解释。一个文件名称对应一个固定的流水号。B、版本号用大写字母表示：A、B_ 代表版次. C、 起草人为撰写文件的人员，一份文件改动起处或修改字数超过原文的30%时，修改人也是起草人。D、审阅人为职能部门负责人和部门分管领导。E、 审批人一般为公司领导。F、 执行日期一般与审批日期相同。特殊情况下，执行日期可以迟与批准日期。G、 本制度变更记录时，主要记录管理文件修改补充文件的版本号。H、 持有人和受控号在发放管理文件时由发放人填写。5、（1）在下列情况下进行补充性修改：A、运行中发现文件存在差错，表述不清。B、组织机构发生重大变动时。C、依据的法规有重大变动时。 （2）一个版本使用年限超过5年时。 （3）换版应经过领导批准。6、发放： （1）发放范围经领导批准，并逐一编制领取编号。填写发放、签收记录，记录上至少应有文件名称、版本号、流水编号、发放日期、接受部门、领取编号、签收人等。（2）持有人对管理文件负有保密责任。（3）持有人不得将文件修改、污损等。 （4）未经领导批准不得翻印、复印或向外借。7、 本文件从批准之日起生效。山西君雁药业有限责任公司管理文件编号原则 我公司为使公司管理规范化，各项管理文件编码按照标准执行，特制订文件编码规则请总公司各部门及各分公司遵照执行。编码范例：君总（2013质ZD）字第A001号1、 总公司和分公司文字释义：（1）“君 总” 代表山西君雁药业有限责任公司总公司。（2）“君长治” 为山西君雁药业有限责任公司长治分公司（3）“君临汾” 为山西君雁药业有限责任公司临汾分公司（4）“君保德” 为山西君君雁药业有限责任公司保德分公司（5）“君五寨” 为山西君雁药业有限责任公司五寨分公司（6）“君浑源” 为山西君雁药业有限责任公司浑源分公司（7）“君永济” 为山西君雁药业有限责任公司永济分公司（8）“君霍州” 为山西君雁药业有限责任公司霍州分公司 （9）“君忻州” 为山西君雁药业有限责任公司忻州分公司（10）“君河津”为山西君雁药业有限责任公司河津分公司（11）“君河曲”为山西君雁药业有限责任公司河曲分公司（12）“君晋城”为山西君雁药业有限责任公司晋城分公司（13）“君益源”为山西君雁药业有限责任公司长治益源分公司。2、年份号释义：（2013）代表年份，年度改变相应编号根据当年年份号进行变更。3、 部门文字释义：（1）“办” 代表总公司及各分公司办公室（2）“质” 代表总公司及各分公司质量管理部（3）“人” 代表总公司及各分公司人力资源部（4）“财” 代表总公司及各分公司财务部 4、 部门文字后的字母释义： 质量管理部（1）“质ZD” 质量管理制度文件。（2）“质ZZ” 质量管理职责文件。（3）“质LC” 质量管理流程文件。（4）“质JL” 质量管理记录文件。（5）“质DA” 质量管理档案文件。（6）“质KZ” 质量控制程序文件。（7）“质ML” 质量管理目录文件。（8）“质SP” 质量管理部制定的审批表等文件。 （8）“质TZ” 质量管理部签发的各类重要通知。 （9）“质SQ” 质量管理部首营企业资料。 （10）“质HG” 质量管理部合格供货方资料。 （11）“质KH” 质量管理部合格销售客户资料。 （12）“质PX” 总部和分公司质量管理部对公司员工的培训资料编号。 （13）“质TJ” 总部和分公司质量管理部对公司员工的各项体检档案、健康证明文件的编号。 （14）“质SF” 总部和分公司质量管理部留存的职工身份证、毕业证、上岗证、职业技能证、个人简历、照片等内容的个人编号。 办公室 （1）“办ZD” 办公室各项制度文件。 （2）“办TZ” 办公室各项通知。 （3）“办JY” 各次重要会议的会议纪要。 （4）“办JY” 董事及股东会决议。 （5）“办XY” 与各公司签署的合作协议等。 人力资源部 （1）“人PR” 人力资源部对总公司各部门及分公司负责人的聘任文件。 （2）人HT” 总部和分公司人力资源部门和职工签署的劳动合同。 （3）人SF” 总部和分公司人力资源部门留存的职工身份证、毕业证、上岗证、职业技能证、个人简历、照片等内容的个人编号。5、第A001号 1质量管理部（1） 在各类制度文件中A、B、C等代表给文件修订版本号及数字流水号。（2） 在对首营企业资料归档审核时：YS代表药品生产企业；YP代表药品批发企业；QS代表医疗器