推进办公OA自动化的建议.doc

关于加快推进办公自动化进程的建议办公室 傅建民21世纪是一个高效率、高科技、信息化的时代，信息与知识逐渐成为企业占主导地位的资源。办公自动化系统（OA）作为提高工作效率、规范办公制度，方便领导决策的重要工具，已成为未来办公的发展方向，越来越受到政府和企业的重视。最近国资委就下发了国资发201038号关于新形势下加强中央企业办公室工作的文件，明确提出要加强办公自动化系统的建设和应用，提高协同办公水平。一、公司信息化建设现状公司对企业信息化建设十分重视，自 2005年7月开业投产之初，就启动办公自动化前期建设工作。在2006年7月，公司设立了信息文化中心，聘用了大学专业人才，逐步加快信息化管理和电子商务建设，现历经5年发展，取得了长足的进步。1、硬件建设日趋完备。公司积极推进硬件基础设施建设，为各部门先后配备办公电脑28台，其中经营层2台，办公室2台，信息中心2台，财务部4台，研发部2台，质管部2台，生产部3台，物流部3台，营销部8台。还添置了高性能服务器，激光打印机、扫描仪和投影仪等办公设备。并接入2条10M的电信光纤宽带网络，经由路由器连接至各部门电脑，由于市场营销部在温州、宁波、杭州三地驻外办公，他们电脑各自在驻地接入网络。2、网络架构基本完成。信息中心成立后，公司加快网络建设步伐，配备一台高端服务器，公司门户网站（）经设计制作并网运行后，通过维护更新和建立企业邮局，网站功能日趋完善，畅通了对外交流渠道；同时加强局域网构建，实现了网内各部门信息资源共享，如已实现文件共享、打印共享等功能。3、办公自动化进展缓慢。为加快信息化管理进程，去年，公司曾考虑引进ERP系统，用友、金蝶等几家软件公司也先后来公司考察，但因省盐业集团公司要统一实施全省盐业信息综合业务管理系统，ERP引进因此而搁浅，办公自动化一直未得到有效进展。二、办公自动化建设中存在问题随着公司“三步走”发展战略的逐步推进，杭州、宁波、温州驻点营销力量得到加强，物流公司也在紧锣密鼓准备设立中，将来部门之间、公司与驻外机构之间的沟通协调会进一步密切，如仅靠电话、传真和邮件收发来沟通交流工作势必给工作质量和工作效率的带来阻碍。1、未实现协同办公。虽然公司在信息化硬件建设方面上了一个档次，但办公软件系统的建设与管理未及时跟上。一是仍停留在使用office系列的应用软件（主要是WORD、EXEL），且大部分仍沿用传统纸质公文办公模式。二是仍延续传统的集中办公室的办公方式，办公区域和时间限于单位内部，未能通过网络智能办公系统实现随时办公。三是许多信息因时间、地域的限制，只能是静态的、滞后的，尤其是市场营销部驻外机构，没有实现协同工作。四是公司投入的硬软件资源没有得以充分利用。2、未实现信息全部共享。鉴于信息安全性问题，公司门户网站不便发布有关内部制度、工作动态、公告事项等涉及安全性的信息，只能使用局域网发布，而局域网只是公司本部实现了简单的数据共享，加上局域网内文档归类参差不齐，给文件检索和信息共享带来困难，经常要电话沟通解决；对本部外（驻外营销组）只能采用发邮件和传真方法，而遇诸如传阅外来文件等大容量信息传递时感到更加不便，这未能最大程度实现整个企业的信息资源共享，使得本部外的领导和员工不能及时感知企业发展动态和工作要求。3、未实现决策支持。当前我们正处在一个瞬息万变的信息社会，由于我们没有自主软件，不能快速有效地收集、统计信息或数据，同时又缺乏分析、研判的服务功能，滞缓了信息的沟通，给领导快速、准确地决策带来一定影响。4、未充分利用资源。纵观许多大型企业网站，除了作为门户网站借以宣传企业文化和产品品牌，树立企业形象之外，还有一个功能，就是带有协同办公功能，凭用户名、密码进入系统入口后，就可自动链接到网络办公自动化系统实现异地办公。但我们门户网站除了企业信息和有些资料更新外，没有与时俱进更新完善网站功能，致网站资源优势和部门资源优势没有得到充分发挥。三、措施与方法1、积极引进网络智能办公系统。办公自动化实现程度是衡量企业现代化管理的标准。从我们办公自动化实现程度看，与国家食盐定点生产企业不相称，因此，在公司现有硬件设施、专业人才、人员等各个方面条件都具备情况下，引入网络智能办公系统（OA）是我们解决现阶段存在问题的有效方案。智能办公系统的好处是能最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化、自动化。2、加快推进办公自动化进程。首先，对市场上网络智能办公系统的软件情况进行摸底，选择几款适合我公司实际的软件；其次，与软件公司沟通联系，比较他们的开发实力、软件性能、价格和服务；再次，确定一家软件公司，设计开发符合公司发展要求的网络智能办公系统。主要有几个作用：一是有信息发布和交流平台，如规章制度、计划任务、工作动态、公告事项、内部信息等能够在各部门员工间得到广泛的传播，使公司领导和员工能够实时了解企业动态；二是有面向信息共享的应用，其功能是收集、整理、发布、检索信息，向不同权限的人发布不同层次的信息；三是有面向工作流的应用，主要是用以控制、监督、加速工作进程，使得工作执行者和管理者都能清楚工作的进展，解决工作进程中所出现的阻塞和差错，促进工作的正常运行；四是有面向决策支持的应用，通过采集、处理、分析前三类应用产生的结果，让决策层了解企业的工作状况，预测未来，提出决策参考；五是要实现辅助办公。实现如个人办公、网络通讯、人事管理、资产管理、文件管理、会议管理等与日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公自动化。六是要实现协同办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。3、加强办公自动化信息保密工作。在着力建设办公自动化网络的同时，还要切实加强办公自动化网络的保密工作，注重开发和运用有效的保密措施，树立起坚实的保密防护体系。一是对各个功能模块均采用权限设置功能，按要求开放给指定的用户