报表应用规范PPT课件

1 报表应用规范 2 什么是报表 反映 记录工作状况的一种必要途径向上级报告情况的表格 3 报表是企业管理的基本措施和途径 是企业的基本业务要求 报表可以帮助企业访问 格式化数据 并把数据信息以可靠和安全的方式呈现给使用者 深入洞察企业运营状况 是企业发展的强大驱动力 什么是报表 4 报表的核心价值 记录 好记性不如烂笔头 系统的记录体系反馈 承上启下的关键 5 报表记录的三要素三重点 三要素完整 需要收集的信息需完整 真实 实事求是是所有活动的基本原则 及时 信息传递及时是达成效率的关键保证 6 报表记录的三要素三重点 三重点统计 无统计就无结果 无结果就无意义 分析 有因必有果 有果必有因 分析因果是达到目标的核心要求 处理 对目标达成或异常事故进行明显的责任区分 落实关键责任制度 7 报表的作用 记录实际发生的事情可以满足管理体系要求能够产生足够价值能够体现需要了解的关键信息 把记录当做关键任务的一部分 8 报表的必要要素 名称 阐述用途 来源 日期 填写时间或期限 关键内容 主要收集信息 填写人 审核人 核准人 确保记录的有效性 记录形式 如点检表 层别记录表格等 9 报表的发展 简单的说 报表就是用表格 图表等格式来动态显示数据 可以用公式表示为 报表 多样的格式 动态的数据 在没有计算机以前 人们利用纸和笔来记录数据 比如 民间常常说的豆腐帐 就是卖豆腐的每天将自己的卖出的豆腐记在一个本子上 然后每月都要汇总算算 这种情况下 报表数据和报表格式是紧密结合在一起的 都在同一个本子上 数据也只能有一种几乎只有记帐的人才能理解的表现形式 且这种形式难于修改 10 报表的发展 当计算机出现之后 人们利用计算机处理数据和界面设计的功能来生成 展示报表 计算机上的报表的主要特点是数据动态化 格式多样化 并且实现报表数据和报表格式的完全分离 用户可以只修改数据 或者只修改格式 报表分类EXCEL WORD等编辑软件 它们可以做出很复杂的报表格式 但是由于它们没有定义专门的报表结构来动态的加载报表数据 所有这类软件中的数据都是已经定义好的 静态的 不能动态变化的 它们没有办法实现报表软件的 数据动态化 特性 11 报表的发展 数据库软件 它们可以拥有动态变化的数据 但是这类软件一般只会提供 最简单的表格形式来显示数据 它们没有实现报表软件的 格式多样化 的特性 报表软件 它们需要有专门的报表结构来动态的加载数据 同时也能够实现报表格式的多样化 12 报表的类型 列表式报表报表内容按照表头顺序平铺式展示 便于查看详细信息 一般基础信息表可以用列表式体现 多用于展示客户名单 产品清单 物品清单 订单 发货单等单据或当日工作记录 当日销售记录等记录条数比较少的数据 范例 如 客户信息汇总 文件管理清单 样品目录 等 13 报表的类型 摘要式报表使用频率最高的一种报表形式 多用于数据汇总统计 如按人员汇总回款额 客户数等 按日期分组汇总应收额 回款额等 摘要式报表和列表式报表唯一的差别是多了数据汇总的功能 14 报表的类型 矩阵式报表主要用于多条件数据统计 如按照客户所有人和客户所属地区两个值汇总客户数量 矩阵式报表只有汇总数据 但是查看起来更清晰 更适合在数据分析时使用 范例 如 全检统计报表 等 15 类型 钻取式报表是改变维的层次 变换分析的粒度 它包括向上钻取和向下钻取 横纵方式抽取数据 例如对于各地区各年度的销售情况 可以生成地区与年度的合计行 也可以生成地区或者年度的合计行 范例 如目前使用的 全检不良统计表 16 分析方法 比率分析法比率分析法是以同一期报表上若干重要项目的相关数据相互比较 求出比率 用以分析和评价公司的经营活动以及公司目前和历史状况的一种方法 是数据分析最基本的工具 由于进行数据分析的目的不同 因而各种分析者所采取的侧重点也不同 如生产部分会侧重生产效率方面的数据 而品质则侧重良品 不良品方面的数据 范例 如达成率 良品率等 17 分析方法 比较分析法比较分析法是报表分析的基本方法之一 是通过某项指标与性质相同的指标评价标准进行对比 揭示标准差距状况的一种分析方法 比较分析法是最基本的分析方法 在报表分析中应用很广 18 分析方法 趋势分析法趋势分析法 trendanalysisapproach 又叫比较分析法 水平分析法 它是通过对报表中各类相关数字资料 将两期或多期连续的相同指标或比率进行定基对比和环比对比 得出它们的增减变动方向 数额和幅度 以揭示数据变化趋势的一种分析方法 采用趋势分析法通常要编制比较报表 范例 如 XX达成推移或趋势图 等 19 分析方法 结构分析法结构分析法是指对系统中各组成部分及其对比关系变动规律的分析 如国民生产总值中三次产业的结构及消费和投资的结构分析 经济增长中各因素作用的结构分析等 结构分析主要是一种静态分析 即对一定时间内经济系统中各组成部分变动规律的分析 如果对不同时期内经济结构变动进行分析 则属动态分析 20 报表审查制度 报表审查是针对报表应用的关键要求之一 形成正常 有序的报表审查制度 将直接影响到报表的最终效果 报表审查按照依次按照操作层 现场管理 数据收集汇总 数据分析 分析结果汇报的顺序执行 报表审查关键点 1 关注关键数据 2 特别注意需求数据的完整性 3 报表提交的时效保证 按时交按时审查 4 合理运用数据结果处理问题点 21 应用范例 针对管理体系 主要是管理作用 体现在以下几个方面 1 质量控制 日报表示对生产工作的纪录 它的存在可以加强质量管理的可追述性 因此 生产纪录是ISO9001质量管理体系所需要的重要文件 他直接或间接地可以反映中生产是否按作业程序进行 发生质量事故和安全事故可以根据此查找原因 2 成本控制 可以根据纪录 统计生产中的消耗率 调查损耗异常的原因 可以加强成本控制 3 人力资源管理 根据报表 可以统计人员的出勤情况 可以统计每个员工或团队的工作绩效 从而作为考核的依据 4 经验和数据的积累 数据的积累可以提升生产管理层次 当数据积累到一定程度 可以通过统计学和经济学的理论和知识 计算边际效用 合格品概率等一系列的数据 指导生产 5 财务控制 作为财务最基础的资料和凭证 22 应用范例 生产日报表 日报表对生产管理的作用起着非常重要的作用 一 对于员工的生产效率是个全面的检测 二 组别间无形中有了明显的差异 生产力在日报表上就显现的很清楚 三 对于管理人员 他们在日报表上就可以一目了然的清楚生产进度 从而促进生产管理 举例 1月1日接到一个定单 客户要求本月10号必须交货 总数为10000Pcs 你们生产部有10条拉 生产线 生产管理方就可以按照平日每条生产线的生产日报表准确计算出正常上班和加班所出的产品决定10天内可否按期或者提前交货 如果每条线每天生产1000pcs 那么10条拉就是一天生产1万 10天就是10万 根据平时日报表的生产时间和生产进度数量 生产管理方 就可以准确的安排加班生产进度的调整 所以生产日报表起着很决定性的作用 对进一步的管理政策的把握方向有很大作用 另 同样的人数 同样的工序 经过生产日报表 就可以对成绩差的一条线进行整改加强 促进整体生产力度 还有一些另外的生产管理事宜 这就要根据贵公司适