第六章-非营利组织结构设计(王智慧)PPT课件

1 第六章非营利组织结构设计 2 学习目标1 掌握非营利组织结构要素 2 了解非营利组织设计与分工部门化 3 理解非营利组织设计与分工的层次化 4 掌握非营利组织不同领导模型 3 一 非营利组织结构1 组织结构组织结构 organizationalstructure 是表明组织各部分排列顺序 空间位置 聚散状态 联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式 是整个管理系统的 框架 2 组织结构设计要素组织结构设计 是通过对组织资源 如人力资源 的整合和优化 确立企业某一阶段的最合理的管控模式 实现组织资源价值最大化和组织绩效最大化 狭义地 通俗地说 也就是在人员有限的状况下通过组织结构设计提高组织的执行力和战斗力 管理者在进行组织结构设计时 必须正确考虑6个关键因素 工作专业化 部门化 命令链 控制跨度 集权与分权 正规化 第一节非营利组织结构设计要素和形式 4 3 组织结构设计的内容1 职能设计职能设计是指企业的经营职能和管理职能的设计 2 框架设计框架设计是企业组织设计的主要部分 运用较多 3 协调设计协调设计是指协调方式的设计 4 规范设计规范设计就是管理规范的设计 6 激励设计激励设计就是设计激励制度 对管理人员进行激励 其中包括正激励和负激励 正激励包括工资 福利等 负激励包括各种约束机制 也就是所谓的奖惩制度 5 4 组织结构设计的程序组织内部的部门是承担某种职能模块的载体 按一定的原则把它们组合在一起 便表现为组织结构 1 分析组织结构的影响因素 选择最佳的组织结构模式 1 组织环境 2 组织规模 3 组织战略目标 4 信息沟通 2 根据所选的组织结构模式 将组织划分为不同的 相对独立的部门 3 为各个部门选择合适的部门结构 进行组织机构设置 4 将各个部门组合起来 形成特定的组织结构 5 根据环境的变化不断调整组织结构 6 5 非营利组织结构要素典型的国际标准的非营利组织 无论规模多大 的组织机构设置包括理事会 委员会 顾问委员会 执行主任 管理团队 7 二 非营利组织设计与分工部门化一般而言 非营利组织设计与分工有两种形式 第一是依据组织功能分工来设置部门机构 通常设置财务部 人事部 计划部 推广公关部 募款部和业务执行部等 第二是按服务对象或服务内容来设置部门机构 三 非营利组织设计与分工的层次化非营利组织通常包括以下三个阶层1 决策阶层负责组织中目标的制定 资源的分配 生存发展的规划等重大事务 如基金会中的董事会成员 2 协调阶层 管理阶层 主要从事组织目标下的次级目标规划 通过管理 协调来达到决策层的目标 如基金会中的执行长 财务长 机要秘书等人员 3 技术阶层 操作阶层 指进行特定工作活动的基层人员 如基金会中的有工资的专业人员 没有工资的志愿者 8 一 理事会及职能1 理事会理事会是在法律上对一个组织负有监管责任的一群人 理事会通常由选举产生 是该组织的最高权力机构 理事会的职责是监管这个组织 它要为组织制定前景 使命 价值观和政策 并确保得到很好地落实 2 理事会的职能理事会对于组织负有绝对的责任 以确保组织有力 有效 合法地完成其使命 理事会应对管理部门实行监督 对组织的运作负责 要保证组织的透明度 对组织的利益相关者负责 理事会的职责具体如下 1 理事会负责制定非营利组织发展的方向 2 甄选与监督 3 负责人力资源和财力资源的管理 4 对外沟通和宣传 第二节非营利组织理事会职能与结构设计 9 二 非营利组织理事会的结构设计1 理事会的构成在理事会下面可以根据需要成立不同的专业委员会 理事们可以将自己的活动主要集中在某个自身有兴趣的特定领域 以便更好地发挥他们的专长 委员会主任必须由理事长任命的理事担任 但委员会成员并不限于理事 可以招募志愿者和专家参加委员会工作 10 2 理事会各负责人的职责1 理事长根据我国的特定环境和条件 非营利组织理事会的理事长一般由创办人或主要出资人出任 理事长的主要职责为 主持理事会会议 同外界领导人联络的主要联系人 对监督执行主任的工作负主要责任 激励并要求其他理事对理事会负相应责任 2 副理事长副理事长的主要职责为 在理事长缺席时代理主席的职能 理事长可能给其分配具体分管职能 3 理事会秘书理事会秘书的主要职责为 管理和保管理事会档案 理事会开会时作记录或负责记录 4 财务主管财务主管理的职能为 组织资金的监管人和会计负责人 只有在组织规定的人员授权时才支付 监管财务人员的工作 分析组织的财务报告 监督组织的纳税和守法 使理事会理解组织的财务状况 向理事会报告有关组织纳税和守法的情况 11 三 理事 理事长和执行主任 员工之间的关系1 理事长或者理事必须小心避免越过执行主任直接指挥员工 2 执行主任不能担任理事 也不能投票决策 3 如果有必要 经过执行主任和理事会同意 其他员工也可以参加理事会会议 12 4 理事和执行主任期望理事长做什么 领导理事会支持组织实现各项目标 引导理事会完成其职责 高效主持理事会 确保对所有问题都有充分的讨论 同时使会议顺利向下进行 高效利用理事会的时间 代表理事会监督执行主任的工作 没有理事会的批准或授权不可擅自行动 监督常委会负责人的工作 在影响组织的重大事件上代表组织 有选择地对理事进行培养 以确保组织未来的领导人选 提高组织在相关人群中的形象 代表组织 通过行动成为其他志愿者的楷模 13 5 执行主任期望理事做什么 建议与指导 充分利用理事的判断力 专长和对情况的熟悉给执行主任提供帮助 与执行主任就理事会考虑的所有问题进行探讨 好的政策决议是由理事会和员工协商制定出来的 把所有的执行职责放权给执行主任 执行主任是理事会和员工之间的桥梁 所有同员工的沟通都应通过执行主任进行 支持执行主任和员工的工作 不要直接介入组织的工作 也不要企图绕过执行主任干预员工 支持执行主任做出的所有符合理事会政策和组织准则的决定和行动 让执行主任对组织的工作负责 评估执行主任的工作 14 6 理事会期望执行主任做什么 执行主任是组织日常工作的主要负责人 给理事会提供专业意见 协助理事会进行政策决策 及时了解相关人群情况及法律 技术 和专业领域的发展状况 并对这些情况进行战略评估 向理事会提出合适的政策建议 高效执行理事会通过的所有政策 向理事会全面 准确地通报所有项目的情况 说明项目的需求 对理事会考虑的所有问题提出专业性的建议 与财务委员会协作 制定预算 让理事会了解预算方面的最新情况和问题 15 第三节非营利组织不同领导模型一 领导者和组织宗旨1 领导者的权威领导首先意味着一种权威 领导的过程是行使权力和树立威望的过程 领导者的权威包括两个方面 一个是职位权力 二是个人威望 2 非营利组织领导者与组织宗旨的关系对于非营利组织来说 领导的权威和组织的宗旨是结合在一起的 非营利组织的领导者不仅要深谙宗旨 而且要身体力行 用自己的言行感召和感动成员为组织的宗旨而奋斗 16 作为非营利组织的领导者 在面对组织的宗旨时 要注意处理好以下三个方面的关系 1 处理好宗旨和决策的关系 宗旨不是空洞的教义或座右铭 要使这成为日常决策的依据和方向 宗旨不等于决策 不能替代决策 一个好的领导者要学会把宗旨贯彻在具体的决策中 使之成为行动的指南 2 处理好宗旨和具体目标的关系 宗旨是组织的灵魂 往往长期不变 但一个组织的具体目标会因为工作任务的变化而改变 一个好的领导者要学会在贯彻组织宗旨的前提下 不断总结 调整 创新工作内容与方法 3 处理好组织内部资源和外部资源的关系 非营利组织的资源不仅包括组织内部的人力 物力和财力 还包括组织外部的各种资源 如组织的责信力或公信度 社会捐款 资助者与受益者 政府政策等 一个好的领导者要学会在有效配置和管理组织内部资源的同时 最大可能地争取各种外部资源并有效 公开地加以管理 17 二 理事会不同的决策原则 1 协商一致 所有理事都同意该决定要达成协商一致 理事们会一直讨论 直到同意某个决定 2 多数通过如果一半以上的理事支持该项决议 51 以上 即为通过 3 绝对多数通过如果2 3以上的当选理事支持该项决议 67 以上 即为通过 18 1 参与型通过参与方式做出决定 2 专制型理事长 执行主任或任何其他强势的理事提出一个问题 并不希望会上进行讨论 而是期望所有成员投票赞成其意见 3 秘密投票型可以应用到参与型或专制型决策过程中 秘密投票法不能应用到按协商一致原则进行的决策 因为根据协商一致的原则 要求每人都了解 倾听不同的观点 看到他人投票的情况 4 法定人数型法定人数是指做出有效决议所必需的出席理事会理事的人数 三 理事会不同的决策流程 19 1 不能由其他理事代为投票例如 我今天不能到场 可以请你代表我对议题4投反对票吗 2 理事需要出席会议他们不能通过发送信件 电子邮件或口头信息的方式给理事长 表示不能出席会议但想对某问题投票赞成或反对 3 理事资格不能交给自己制定的人选例如 我今天太忙 或者今后不能出席 我会让我朋友代替我作理事 只有正式选举或组织正式指派的理事才有权参加理事会并做出决定 如果某人太忙 此人需要辞职 理事会将决定如何填补空缺 4 执行主任不应该在理事会议上参加投票执行主任有可能影响理事及其决定 也有可能对议题有偏见 既然理事会的任务是监督组织的管理 因此 执行主任不应该投票 该原则称为 非投票原则 但这并非说不欢迎执行主任提出议事内容 解释某一问题或对某问题表明看法 5 会议中每个议题只应该进行一次投票 四 理事会会议投票的重要规则 20 案例 红枫妇女中心第一届理事会成立 21 2004年12月11日下午 红枫中心第一届理事会在中心大厅隆重举行 会议听取了中心主任王行娟所做的工作报告及明年工作计划 推选了理事长 审议了中心主任人选 讨论了红枫的战略规划 确定了理事会成员职责和分工 红枫第一届理事会是在反复学习了国际NGO理事会的原则 标准以后 经过细致的筹划和准备才成立的 理事们也是经过精心的挑选才确定的 理事们都表现了强烈的公益心和责任感 要为红枫的发展贡献力量 可以说 红枫的理事会是具有国际水平的 高质量的理事会 将对今后红枫的发展起到推动作用 红枫中心理事会的第一届理事王行娟 冯淬 邱姿瑛 杨团 林亚男 宗春山 张弘炜 郭建梅出席会议 杨眉因事请假 与会理事听取了王行娟所做的工作报告后 一致认为 红枫中心自88年成立到现在的16年中 已从一条热线发展到七条 为八万多求助者提供了心理咨询服务 红枫培养出了一支志愿者队伍 拥有了一批心理咨询和社工专业人员 红枫不断将心理服务推进到社区 探索出了一条以妇女为本 将妇女工作社工化 社区维权的新路 会议全票推举王行娟为红枫中心理事会理事长 大家认为 王行娟作为红枫中心的创始人 16年来 以她的个人魅力和身先士卒的精神 以妇女这一弱势群体为主要研究和服务对象 坚持以人为本和社会性别的理念 团结和带领一大批热心公益事业的有专业背景的志愿者 呕心沥血 从黑发做到白发 使红枫的事业不断发展和壮大 如今 为了更好地与国际接轨 使红枫的组织建设逐步走上规范化的道路 王行娟审时度势 带领红枫经过反复酝酿认真筹备 率先成立理事会 并主动从主任的位置退下来 体现出了她的远见卓识和胆略胸怀 王行娟担任红枫中心理事会理事长不仅责无旁贷 而且当之无愧 22 会议讨论了执行主任的人选 大家一致认为当了十六年志愿者的侯志明是合适的人选 她不仅有工作能力 而且有志愿者精神 认同红枫的理念 与红枫有强烈的归属感 大家认为 侯志明担任中心主任后 有理事会的支持和帮助 一定会带领红枫开拓出新的局面 理事会还认为 主要从志愿者中选拔中心的主任和副主任 可能是一条可行的道路 会议听取了红枫财务状况的汇报并对红枫今后的发展和战略规划进行了热烈的讨论 理事们一致认为 第一 红枫作为非营利组织已经奋斗了16年 创出了具有中国特色 红枫 品牌 红枫要继续把弱势妇女群体作为主要的服务对象 不断拓展工作的新途径 进行全方位的心理和社会服务 第二 把心理和社会服务延伸到社区 在推进社会工作化方面作出努力 这是建设公民社会的需求 也应是红枫今后服务