如何进行项目危机预测.doc

如何进行项目危机预测?项目管理中，风险和陷阱无处不在，即便你已经做好了项目计划，组织好了项目队伍，看起来一切都步入正轨之后，仍可能在实际执行时出错！正如Murphy定律所言：如果它能够出错，它就会出错。比如：在你提交用户验收前一天，计算机的硬盘坏掉了（如象湖源项目，中海全委，其负责人触案）。对项目来说，最大的问题不是什么时候某件事情出错，而是什么时候它能恢复正常，如何用最小的努力使之恢复正常。但是，在对什么可能是你将碰到的最大灾难都一无所知时，怎么样去未雨绸缪事先计划呢？应对项目危机，首要的是预测问题，其次才是处理危机。使问题处于控制之下的最好方法是预见。在项目管理过程中，有五个关键的方面可能会出错，这五个方面分别是：1、组织因素2、客户3、项目时间表4、项目队伍5、外部因素。 (一) 组织因素组织就是项目组所在的单位。项目过程中的很多问题都与组织问题有关，如组织的层级官僚体制和项目组的团队管理的矛盾；组织不能招募合适的人员参加项目组；组织内后援资源不能及时到位；项目经理的职责和授予的权力的分离等。项目经理要对项目的组织环境以及自身工作的局限性有清醒认识，不能理想化。(二) 客户需求要知道客户到底想要什么。客户的需求至关重要，因为这就是项目要交付的东西。通常客户和项目组对项目成果的理解存在误差，这可能产生很多问题。因此，作为项目经理，你要绝对肯定，你和客户是在谈相同的东西。不仅要明白客户所说的项目结果是什么，而且要明白客户为什么要实现这些结果。用这种方法，你开始进入到客户的思想核心，你开始明白他的动机，你将洞察到客户最关心的东西。这可以排除项目过程中很多可能发生的问题，但是这不是全部。不管客户多么好地定义了项目结果，这些结果仍然可能被意外地修改。永不满足是人类的本性，当他们看到更好的方案时，就想改变主意。所以，你应该基于“变化”计划你的项目：客户将随着项目的进展提出更改要求。在计划项目时，考虑一下，哪些地方最可能发生变化。例如：客户有没有不同的想法？或者在项目启动之前，客户内部有无不同意见？随着争论的持续，客户可能会改变他们的决定。在项目启动之前考虑如何处理变化。换句话说，你的项目应该有更改管理程序。显然，你不可能事先精确预计变化是什么，但是，你可以设计处理变化的方法。客户要求的所有改变，不管它是多么小，都要用一套合适的更改管理程序来处理，这一点至关重要。这意味着，每个更改应该被记录，它引起的额外费用和时间应该被评估。在接受更改之前，你要将这些信息报告给客户，因为更改带来的超支费用和延期的责任在客户而不在项目组。原则虽是如此，但是，作为项目经理你不希望在客户面前表现得不够灵活。你要提交他所要的东西，你需要表明“能做”的态度。用这种方法，你可以提高客户满意度。但是通过采用明确有效的更改管理程序，令你在客户面前看起来更专业，并尽量减少额外工作。(三) 项目时间表项目进展依赖一系列环环相扣的任务，一个环节受阻就会产生水波效应，导致多项任务延迟。最糟糕的是，有时看似不起眼的小事情会导致项目停滞。因此，当你拟定时间表时，要小心不可忽视任何事情。然而，用这种方法拿出的项目时间表往往太长，令客户和老板不能接受。一个较好的方法是给每项任务打一个风险级，根据你对超时或引发其他困难的风险判断，把每项任务评为低、中、高风险，然后给高风险的任务附加较多的时间，给中等风险的任务留一点点额外的时间。用这样的方法建立的时间表不会把整个项目的时间拖得格外长。此外，要寻找不同任务之间的关键路径。如果一项任务没有按时完成，会造成什么样的冲击，会对哪些任务有冲击。要给有关键连接的任务以足够的时间，并给予特别的关心以保证所有可能的困难被预先估计到。一个好的项目经理总是防患于未然。(四) 项目队伍项目队伍有三个方面可能引发问题：1. 关键人物。项目中的技术高手有时会决定项目的工期和成败，但是这种关键人物通常是由多个项目共享争用的短缺资源。应对项目中的关键人员予以特别的关心，当需要他们时能及时到位，不需要时，及时释放以便其它项目的运作，这也是为自己以后再用他们着想。2. 薄弱环节。能力弱的人员可能难以完成交付给他们的工作，甚至其工作效率可能比你想象还要低。你要尽快认识和纠正项目组人员的问题。否则，随着能力弱的人员的工作的失败，整个项目很可能延误。3. 内部分歧。项目组成员之间的分歧会导致关系恶化。在绝大多数情况下，一个有经验的项目经理可以排除分歧和恢复有效的工作关系。在个别的情况下，就是不可能。这是一个悲哀的事实，有个别人会因为这样或那样的原因难于与人共事。对这种人在经过警告或劝说无效之后，要尽快赶他们走，不要让他们在办公室逗留，即便是一个小时，以免毒化空气。(五) 外部因素在你的能力之外而又可以令你的项目偏离轨道的任何商业、业务、技术或政治环境就是外部因素。绝大多数的危机是由不可控制的外部因素引起的，这不可能是你的错，并且通常你无力反抗外部因素带来的问题，你只能尽力做一点事情。如果管理高