档案信息管理系统使用手册.doc

档案信息管理系统使用手册目 录一登录档案信息管理系统41.1系统首页41.2个人设置41.3修改密码51.4退出系统5二档案库定义52.1添加档案库62.2删除档案库62.3修改档案库7三结构设计83.1引入其它库结构83.2添加与修改83.3删除列93.4显示顺序93.5隐藏设置103.6为空设置113.7数据初始123.8关联设置133.9全文检索143.10密集架设置143.11维护数据153.12索引数据17四档案库操作174.1添加新数据174.2编辑数据184.3删除数据184.4插入数据184.5移去数据194.6普通查询204.7打印21五归档管理205.1归档审批设置225.2直接归档225.3组卷归档255.4归档状态管理27六借阅管理286.1借阅申请286.2借阅审批306.2.1借阅审批设置306.2.2借阅审批316.3确认借出316.4借阅归还326.5借阅统计326.6我的电子借阅33七权限管理337.1用户管理337.1.1用户列表317.1.2添加用户327.1.3编辑用户327.1.4修改密码327.1.5删除用户337.1.6搜索用户337.1.7按用户组显示用户357.1.8移动用户357.2用户组管理367.2.1用户组列表337.2.2添加用户组347.2.3编辑用户组347.2.4移动该组的用户到其他组357.2.5删除用户组357.3菜单权限377.3.1查看菜单权限377.3.2编辑菜单权限377.4档案组权限387.4.1添加档案组权限387.4.2查看档案组权限387.4.3编辑档案组权限397.4.4删除档案组权限397.5权限树描述407.6浏览设置40八系统设置418.1库房记录418.2MAC绑定42九日志管理429.1用户登录记录429.2库操作记录439.3借阅操作记录44十消息列表44十一全文检索44一、登录档案信息管理系统打开一个IE窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。1.1. 系统首页登入系统后，首先进入档案信息管理系统首页，如下图所示。首页的导航栏中，“首页”用于进行档案相关的操作，“消息列表”用于管理个人的站内消息，“全文检索”用于对有权限的所有档案原文进行全文检索，“系统管理”用于进入管理后台，进行系统的管理。1.2. 个人设置点击首页左上方的“个人设置”，弹出个人设置窗口，如下图所示。填写必要的信息后，点击提交修改个人信息1.3. 修改密码点击首页左上方的“修改密码”，弹出密码修改窗口，如下图所示。填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交修改当前帐号的密码。1.4. 退出系统点击首页右上方的“退出系统图案”，系统将注销当前用户，并返回登录页面；直接关闭浏览器，系统也将注销当前用户。二、档案库定义浏览左边树，如上，可见“添|删|修”文字链接，分别用于添加档案库，删除档案库以及修改档案库信息。2.1. 添加档案库选中将要添加子档案库的档案库例如“科技档案”，然后单击“添”文字链接，弹出如下窗口。输入档案类别即将添加的档案库名称，单击“提交”即可。系统会弹出如下对话框：如上意思是指选中的父类别将无法显示用户添加到该类别的数据。如果单击“取消”该添加操作。2.2. 删除档案库在左边树形中选中将要删除的档案库，然后单击“删”文字链接，弹出如下窗口。单击“确定”即可。系统会弹出如下对话框：如果单击“取消”该添加操作。2.3. 修改档案库在左边树形中选中将要修改的档案库，然后单击“修”文字链接，弹出如下窗口。可以修改档案类别即档案库名称，以及描述，单击“提交”即可。三、结构设计在左边树形中选中将要设计的档案库，然后单击“结构设计”文字链接。如下图所示。3.1. 引入其它库结构单击主窗口下面的按钮，作用在于可以将其它档案库结构的设计的结构部分或全部拷贝到当前档案库中。如下窗口显示。选择要被拷贝的档案库即可，如下窗口显示：在列可以进行选择，若选中表示拷贝。然后单击“提交”即可。3.2. 添加与修改单击主窗口下面的按钮，添加新的一空白列，在该列中就可以如下输入第一列为中文名字，即为显示的名称。第二列为英文名字，其对应表中的列名。第三列为类型，VARCHAR2为字符串类型，NUMBER为数字类型。第三类为长度，通常VARCHAR2类型输入300，如果“备注”通常输入1000，通常NUMBER类型输入10或16即可。单击主窗口下面的按钮，可以将新添加的列移除。单击主窗口下面的按钮，可以当前所做的添加或修改进行保存。3.3. 删除列选中网格中的某列，然后单击主窗口下面的按钮即可。系统提示要去确认是否删除该列。该功能一定小心谨慎，删除后该列数据将无法修复。3.4. 显示顺序单击主窗口上方，用于控制档案库中数据依次显示的顺序。单击如下窗口弹出。在下拉框中选中列，单击按钮“最上面”“向上移”“向下移”“最下面”分别移动到最上面，向上移动一格，向下移动一格，移动到最下面。单击提交按钮保存。3.5. 隐藏设置单击主窗口上方，用于将档案库中某些列数据不显示，隐藏起来。单击如下窗口弹出。选中需要隐藏的列，然后“提交”即可。3.6. 为空设置单击主窗口上方，用于档案库中某些列数据添加或修改时不允许为空。单击如下窗口弹出。选中不允许为空的列，然后“提交”即可。在添加或编辑的时候如果字段为空则会进行提示，输入不允许为空。3.7. 数据初始单击主窗口上方，用于初始化档案库中某些列数据，以方便用户添加新数据。单击如下窗口弹出。首先选择要初始设置的列。其次，如果设定固定值则在（1）输入固定值下输入固定的值，例如：如果设定自动累加的值，则在（2）自动累加输入，例如：注意，前缀表示自动累加1，2，3之前的固定值，例如fg1,fg2,fg3依赖于表示“所有”为从所有数据的总数开始计数，如果选择列则表示该列的值一致的进行计数。如果设定可选择的，则在（3）输入可选择，多值之间用空格隔开，例如：3.8. 关联设置单击主窗口上方，用于初始化档案库中某些列与其它档案库某些列之间的关联，例如卷目档案的卷号可以关联到其案卷号对应的卷内档案。单击如下窗口弹出。首先选择要被关联的列。其次选择关联档案即可显示如下：然后选择关联列。如果存在多个条件，则通过选择附加关联（1）或附加关联（2）进行设置。3.9. 全文检索单击主窗口上方，用于档案库全文检索时候要检索的列。单击如下窗口弹出。选择要默认被检索的列，单击“提交”即可。3.10. 密集架设置单击主窗口上方，用于档案库中列与密集架实际的区号与列号进行关联，以支持用户可以在系统直接打开与关闭密集架。单击如下窗口弹出。选择区号列与列号列，单击“提交”即可。3.11. 维护数据单击主窗口上方，用于批量维护档案库列数据。单击如下窗口显示。通过添加条件与移除条件进行多种条件组合设定。网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件例如包含、等于等，第三列输入匹配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系例如并且或或者。然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。在这里可以不选中某些数据前面的选择框，表示将不需要维护这些数据。单击“确定”进入下一步。在这里选择要将维护的列，该列数据会根据下一步设定的规则进行修改，单击“下一步”进入下一步。右边选择规则：插入固定值，插入固定的值，例如：插入自动增加，插入自动累加的值，例如：注意，前缀表示自动累加1，2，3之前的固定值，例如fg1,fg2,fg3。选择列将固定插入与该列相等的值。依赖于表示“所有”为从所有数据的总数开始计数。如果选择当前数据计数，则根据匹配条件的数据进行计数。如果选择列则表示该列的值一致的进行计数。选择列，表示插入与该列相等的值。选中“将数据重新排序”，这个用处主要作用于插入自动增加的时候。在自动增加的时候会根据数据重新排序的顺序进行累计计数。单击“提交”即可。3.12. 索引数据单击主窗口上方，用于重新索引档案库数据，以支持全文检索。单击如下窗口弹出。单击“重建索引”进行重新索引该档案库数据。单击后网页自动刷新显示索引条数以及当前索引第几条至第几条。当索引完毕时候，回复到最初如上状态。四、档案库操作档案库操作这里主要指添加新数据，编辑数据，删除数据，插入与移除数据，普通查询，打印数据等。4.1. 添加新数据单击主窗口上方，用于为档案库添加新数据。单击如下窗口弹出。选中“下一步上传原文”表示下一步为该档案数据上传原文。选中“下一步继续添加数据”表示下一步继续添加新的数据。单击“提交”即可提交数据。4.2. 编辑数据选中要编辑的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口编辑数据。4.3. 删除数据选中要删除的数据，单击主窗口中间按钮进行删除数据。4.4. 插入数据选中插入点的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。插入数据将批量修改插入点后的某些列数据。这些数据通常是自动计数的档案号。在选择修改列这里选择需要修改的列。该列自动增加，主要包括三个部分，（1）列前缀，用选中列的值填充；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；（3）起始值，表示从哪里开始，通常是当前插入点数据相应的值。单击“提交”即可。4.5. 移去数据选中要移去的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。移去数据将批量修改移去点后的某些列数据。这些数据通常是自动计数的档案号。在选择修改列这里选择需要修改的列。该列自动增加，主要包括三个部分，（1）列前缀，用选中列的值填充；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；（3）起始值，表示从哪里开始，通常是当前移去点数据相应的值。单击“提交”即可。4.6. 普通查询单击主窗口上方，用于查询档案库数据。单击如下窗口显示。通过添加条件与移除条件进行多种条件组合设定。网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件例如包含、等于等，第三列输入匹配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系例如并且或或者。然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。4.7. 打印单击主窗口上方，用于查询档案库数据。单击如下窗口显示。通过添加条件与移除条件进行多种条件组合设定。网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件例如包含、等于等，第三列输入匹配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系例如并且或或者。然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。在这里可以不选中某些数据前面的选择框，表示将不需要打印这些数据。单击“确定”进入下一步。在这里设置打印各个属性。例如打印顺序，选择打印的数据，打印每页的数目，是否保存为新的模板等等。单击“确定”即可将数据导入到EXCEL中，然后将其打印。五、归档管理为方便档案的管理，用户常常想把结构相近的档案放入同一组中，此为归档。本模块将归档过程分为归档审批和归档执行两部分，归档类型分为直接归档和组卷归档两种。以下详细阐述各个部分的使用。用户可以从图1找到归档相关的操作入口。用户在选择了具体的档案组后，可以看到图1所示的状态，红线标出了与归档相关的操作。5.1归档审批设置点击按钮，系统自动弹出一个新的页面，如图所示：该页面将列出所有在系统内注册的用户，告诉当前操作的用户档案组“er”可以被以下的用户审批，图2只列出了用户admin，如果当前操作的用户想让admin来审批“er” 档案，那么只需要将admin前面的单选框钩上，然后点击“保存”，即可。如果当前操作用户认为admin不适合审批档案组“er” ，则点击“取消”即可。5.2直接归档如果用户选择，则系统导入归档条件设置页面，该页面与借阅条件设置类似。如图3所示，用户可以就档案组“er”的字段名，字段满足条件，字段的值，以及各个归档条件之间的逻辑关系做出具体的设置。这里字段名下拉框将列出当前所选档案组的字段名，例如当前选择的是“er”档案组，那么系统将列出“姓名”，“长度”，“dah”，此时用户可以选择这三个中的其中之一设置归档条件，比如我们选择“长度”，那么接下来的设置针对的都是字段名“长度”，“条件域”设置的是所选字段值的大小关系，如图2所示，“值”域设置的是关系右端的值，比如我们设置“条件”为包含，值为1，则意味着我们要将档案组“er”中字段名“长度”中包含字符串1的所有档案进行归档。“关系”域设置的是多条归档条件之间的逻辑关系，包括“并且”和“或者”。箭头标示的是用户可以对归档条件进行增加和删除。条件设置好后，点击确定，系统导入如下图所示的页面，该页面列出所有满足条件的档案。这里需要注意的是，用户可以对选出来的档案做进一步的筛选，系统缺省状态是所有的记录都被选中，用户可以就某一条记录进行筛选，点击记录前面的单选按钮即可实现。当用户选择好最终要被归档的档案后，点击“选择目标档案组”后面的下拉列表，系统将列出系统当前的所有档案组，注意，这里只能选择一个目标档案组。然后点击“直接归档”按钮，系统导入如下图所示页面。系统在左上端列出要归档的档案组的字段名，然后在每个字段名右边对应一个下拉列表，下拉列表内容由目标档案组的所有字段名和“按固定值” “按自动增加”构成，如下三个图分别显示了各种不同的对应方式。图1 目标字段下拉列表图2 按固定值方式图3 插入自动增加这里“按照固定值方式”与“插入自动增加”两项是为了填补空余字段的，当目标档案组字段数量比原档案组多时，多出来的字段可以按照“按固定值填充”或者“插入自动增加”的方式来设置空余字段。通过以上的向导，用户可以明确地设置原档案组字段与目标档案组字段的对应关系。点击确后，系统自动导入起始页面，即回到图1所示的页面。查看目标档案组13，发现档案已经成功归入。如下图所示。5.3组卷归档为了实现归档的可视化，以及增加系统得可用性，美观性，多功能性，系统提供了的功能。系统入口如图1所示。点击组卷归档，系统导入归档条件设置页面，点击确定后导入如下图所示页面：点击“组卷归档”，导入下图页面：这里用户可以选择要显示的列，然后点击下一步上图列出了原档案，以及6个档案盒，用户可以用鼠标实现drag and drop功能。选中档案图标，按住鼠标左键不放，然后拖动鼠标到目标档案盒，释放鼠标，则原档案自动导入目标档案盒。然后，在被拖入的档案盒中，选择下拉列表中的目标档案组。如下图。选择“定制档案-13”, 系统自动弹出归档数据设置页面，功能同直接归档类似。这里不在详述，用户可以参考直接归档中的描述。5.4归档状态管理归档状态管理用户让用户审批请求归档的档案，对请求的归档予以通过或者拒绝。在系统主页上点击“系统管理”，在左侧主菜单下选择“归档管理”，然后点击待审批归档，则系统列出了所有请求的归档，包括申请人，被归档的档案ID，目标档案ID，申请人，申请时间，选择每条请求记录，下面会给出详细的信息，即符合条件的所有档案记录。审批人对于申请的具体信息决定是否通过，点击通过或者删除后，待审批归档请求自动进入已审批归档记录里。这里我们点击“确定”，然后点击“已审批归档”，如下图所示：上图可以看到记录通过了审核，对于已经通过审核的归档请求，用户可以选择删除记录，只需要选中记录项目，然后点击“删除记录”按钮，则系统将永久删除这条记录，此功能请慎用！六、借阅管理借阅档案时，应该先找到档案，再进行操作。因此，用户应当有浏览和借阅相应档案的权限，才可以进行借阅的操作。借阅分为电子档订阅和实物借阅，这两种借阅都需要经过申请和审批的过程，实物借阅在审批通过后，还有确认借出和归还的步骤。6.1借阅申请首先进入档案所在的档案组，找到档案，如下图所示。在档案列表中勾选欲借阅的档案（只能勾选一项），点击“实物借阅”、“电子档订阅”按钮，分别进行档案实物借阅或电子档借阅申请。填写实物借阅申请填写电子档订阅申请填写申请并提交后，若该档案没有相应的审核要求，则直接通过申请，否则进入审批环节。6.2借阅审批6.2.1借阅审批设置点击档案列表中的“借阅审批设置”（有权限才会显示），进入审批条件列表，如下图所示。单击列表中的条件项，可以在“详细信息”标签中看到条件的具体脚本和审核人，方便技术人员确认脚本的正确性。勾选条件项，点击“修改用户”或“编辑条件”，可以分别修改审核条件对应的审核人和审核条件；点击“删除”可以删除条件项。点击增加条件，进入添加条件的界面，如下图所示填写审核条件、审核环节并勾选审核人后，点击确定，生成借阅审核条件。6.2.2借阅审批如果借阅申请符合某项审批条件，申请将分配给审批条件中的审核人进行审批，并发送消息给审核人。点击首页右上方的“系统管理”，进入档案信息管理系统的系统管理页面，在左侧的菜单中选择“借阅管理”“实物借阅审批”/“电子订阅审批”，进入借阅审批的列表，如下图所示。单击列表中的借阅申请，选择下方的“档案信息”、“借阅人信息”、“上一轮审核人信息”，可以查看该申请的详细情况。勾选列表中的借阅申请（可多项勾选），点击“通过”或“不通过”按钮，进行借阅审批的操作。审批通过后将进入下一环节审批，若已经是最后一轮，则申请最终通过；审批不通过将返回上一环节，若当前已经是第一环节，则申请最终不通过。审批通过后，电子档借阅可以直接在“我的电子订阅”中阅读原文，超过借阅期后，电子借阅将不再显示；实物借阅则取得了借阅资格，可以借出档案。6.3确认借出实物借阅申请通过以后，由借出经手人确认档案实物的借出。确认借出可以在档案列表下方的“借阅”标签项操作，也可以在系统管理中的“借阅管理”“确认借阅”列表进行。上图为“借阅”标签项，根据当前借阅情况显示不同内容，并显示该档案的借阅统计。上图为“借阅管理”“确认借阅”列表，根据当前帐号的档案组借阅权限，显示通过审核的实物申请。6.4借阅归还实物档案归还时，可以在档案列表下方的“借阅”标签项操作，也可以在系统管理中的“借阅管理”“实物借阅归还”列表进行（若借阅已经超期，则在“借阅管理”“实物超期借阅”列表中。上图为“借阅管理”“实物借阅归还”列表，根据当前帐号的档案组借阅权限，显示已经借出的实物借阅。6.5借阅统计点击档案列表中的档案项，选择下面的“借阅”标签，将显示该档案的借阅情况，包括当前状况和借阅历史。点击“查看借阅记录”或“查看电子订阅记录”，可以查看该档案的借阅明细，如下图所示。此外，系统管理中的“借阅管理”“实物借阅记录”和“借阅管理”“电子订阅记录”列表，列出所有历史借阅/订阅的明细。系统管理中的“借阅管理”“实物借阅统计”和“借阅管理”“电子订阅统计”列表，可以根据档案库与借阅人、根据档案库、根据借阅人与档案库进行统计。如下图所示。可以输入借阅人，选择档案库，借阅日期起止年月份组合统计。6.6我的电子借阅点击首页左上方的“我的电子借阅”，进入我的电子借阅列表，如下图所示。单击列表中的记录，选择“档案信息”或“档案原文”标签，可以分别查看档案的详细信息和档案的原文图片。七、权限管理7.1用户管理7.1.1用户列表首先进入系统管理页面，在左侧的菜单中选择“帐号管理”“用户管理”，进入用户列表。列表默认列出所有用户（按添加时间倒序排列），如下图所示。点击用户列表中的用户，选择“用户信息”或“权限信息”标签，将显示相应的信息。如下图所示7.1.2添加用户在用户列表界面上点击“新建用户”，弹出“新建用户”窗口，如下图所示填写必要的信息后，点击提交。7.1.3编辑用户在用户列表中勾选用户（只能勾选一个），点击列表下方的“编辑用户”按钮，弹出“编辑用户”窗口，如下图所示填写必要的信息后，点击提交。7.1.4修改密码在用户列表中勾选用户（只能勾选一个），点击列表下方的“修改密码”按钮，弹出“修改密码”窗口，如下图所示填写新密码后，点击提交。7.1.5删除用户在用户列表中勾选用户（可勾选多个），点击列表下方的“删除”按钮。7.1.6搜索用户在用户列表界面上填写“关键字”，选择搜索帐号还是姓名，点击搜索用户，搜索结果将显示在列表中。搜索结果同样可以进行编辑和删除的操作。7.1.7按用户组显示用户在用户列表上方的选择菜单中选择用户组，将显示该用户组的用户，显示结果同样可以进行编辑和删除的操作。7.1.8移动用户首先在用户列表中勾选需要移动的用户（可勾选多个），然后在下方的选择菜单中选择目标用户组。7.2用户组管理7.2.1用户组列表首先进入系统管理页面，在左侧的菜单中选择“帐号管理”“用户组管理”，进入用户组列表，如下图所示。点击用户组列表中的用户组，选择“基本信息”或“权限信息”标签，将显示相应的信息。如下图所示7.2.2添加用户组在用户组列表界面上点击“新建用户组”，弹出“新建用户组”窗口，填写必要的信息，点击“保存”添加用户组（新添加的用户组默认没有任何菜单权限和档案组权限）。7.2.3编辑用户组在用户组列表中勾选用户组（只能勾选一项），点击列表下方的“编辑”按钮，在弹出的窗口中修改用户组名和描述。7.2.4移动该组的用户到其他组在用户组列表中勾选用户组（只能勾选一项），在列表下方的选择菜单中选择目标用户组。7.2.5删除用户组在用户组列表中勾选用户组（只能勾选一项），点击列表下方的“删除”按钮，若当前用户组中没有用户，则删除用户组，有则警告“该用户组中还有用户，请首先将用户移至其他组，再删除用户组！”。7.3菜单权限7.3.1查看菜单权限点击用户组列表中的用户组，选择“权限信息”标签，将显示用户组菜单权限信息，如下图所示。7.3.2编辑菜单权限点击“编辑该组菜单权限”按钮，弹出修改页面，如下图所示。勾选权限后，点击提交。7.4档案组权限7.4.1添加档案组权限在“权限信息”标签的点击添加档案组权限，弹出如下图的窗口。选择档案组，勾选权限项后，点击提交。7.4.2查看档案组权限在“权限信息”标签中的选择菜单中选择档案组，将显示该档案组的权限，如下图所示。7.4.3编辑档案组权限点击对应档案组权限页面的“编辑此项档案组权限”按钮，将弹出编辑窗口，如下图。勾选权限项后，点击提交。7.4.4删除档案组权限点击对应档案组权限页面的“删除此项档案组权限”按钮。删除完成后将跳转至该用户组的菜单权限页面。7.5权限树描述权限树是指档案组权限的覆盖关系，档案组是一个树形结构，每个档案组可以有不受个数限制的子档案组。当我们给某个用户组赋予了某个档案组的权限，那么这个用户组同时也有了该档案组的子档