秘书论文 浅谈秘书参谋之道.doc

浅谈秘书参谋之道摘 要：参谋是秘书工作者的基本工作任务之一，参谋工作具有其他工作无法替代的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。本文通过阐述秘书参谋职能的必要性，分析秘书参谋所存在的现实问题，结合秘书在参谋时应具备的条件，提出解决秘书参谋所存在问题的对策。关键词：秘书；参谋职能；基本素质；解决对策On the way of staff secretary（Morden Science and Technology College of China Ji LiangUniversity,Hang Zhou,310018）Key words：Secretary; Staff functions; Basic quality; solutions辅助领导正确决策，起好参谋助手的作用，是秘书部门为领导服务的重要方面。改革开放以来各级领导十分重视秘书工作，强调要充分发挥秘书部门的参谋作用。行使好秘书参谋职责，需要秘书人员把握一定的方向和技巧，营造和谐的主辅关系，既要坚持“忠言”，又要善于“巧言”，为领导科学决策发挥参谋助手作用。1.强化秘书参谋职能的必要性1.1强化秘书参谋职能是秘书为现代领导服务的迫切需要1.1.1领导工作前瞻性，要求秘书提供决策参谋。领导的核心职能就是决策，而决策要求在充分认识事物和社会发展规律的前提下具有前瞻性，这样才能做到运筹帷幄，决胜千里。科学的决策是一项高智能的工作，往往面对的是复杂的问题，要运用专门的决策方法，要形成多种方案并从中抉择，仅仅靠领导个人或少数几个人，是难以把决策工作做好的，这就要求秘书提供决策上的支持工作，辅佐领导的整个决策过程。秘书参谋是领导工作的必然需求，是领导决策极其实施中不可缺的有机组成部分。1.1.2面临日趋激烈的竞争，领导需要秘书发挥参谋职能协助其实现组织的目标。现代社会竞争日趋激烈，领导决策风险日益增加，能否在竞争中占得先机，关键在于领导职能的发挥。尽管现代领导的文化素质、知识水平等很高或比较高，但一个人的智慧是有限的，很难洞悉波谲云诡的市场。因此现代领导工作不仅需要秘书时间、精力、体力上的辅助，更需要智力上的辅助，也就是参谋智能的发挥。1.2强化秘书参谋职能是秘书适应现代社会发展的迫切需要1.2.1信息社会对秘书参谋职能提出更高的要求。现代社会是知识爆炸的社会，信息化的社会，科学技术的发展一日千里，每天涌现出的新知识、新技术、新观念、新现象令人目不暇接。领导要全面认清复杂纷繁的政治、经济局势，作出正确的决策仅靠个人有限的精力是难以胜任的，必须充分发挥秘书在信息收集、处理和运用方面的参谋职能，才能眼观四路、耳听八方，抓住主要矛盾，解决关键问题。1.2.2现代管理相关要素的变化，要求秘书部门发挥参谋职能，为领导排忧解难。当前各国经济发展的相互影响，已出现了全球化的趋势，使得经济建设的决策与管理增加了许多变数和风险，若处理得当，就会转化风险，抓住机遇，求得长足发展；若处理不当，就会因缺乏抗风险能力而受到重大挫折。面对复杂多变的管理环境，不仅要提高领导者的素质，加强领导班子建设，不断提高科学决策的水平，同时，也要提高秘书的素质，增强秘书的参谋职能，使其从有效提供综合参谋的角度，对决策和管理进行补充和优化。1.3强化秘书参谋职能是实现秘书自身价值的迫切需要 参见杨树森：秘书部门的参谋咨询作用，2007，5.1.3.1充分发挥参谋职能，是秘书实现自身价值的重要体现。参谋工作的质量通过领导者决策与管理体现。一个高明科学决策，常常对组织的建设和发展起着至关重要的决定性作用。虽然秘书参谋作用是潜在性的，但却能实实在在地证明秘书参谋工作的价值。1.3.2秘书自身的发展，要求必须强化参谋职能。参谋是一种位领导出谋划策的软科学，软科学常常需要综合运用社会科学和自然科学成果。秘书要想发挥好参谋职能，成为领导者的有力助手，就需要深入钻研这些学问，并能灵活地运用于实际工作中，这样才会产生巨大的效果，才能不断地提高自身的素质和参谋水平。1.3.3发挥参谋职能，是秘书提升自身价值的最佳途径。秘书工作如果仅限于传统的事务性工作，仅仅只是领导的跟班，就不能发挥出秘书应有的作用。只有积极地发挥参谋职能，秘书才有机会充分展示自己的才能，才有机会运用自己的智慧为组织作出更大的贡献。2.秘书参谋所存在的现实问题2.1秘书易侵犯上级权利2.1.1狐假虎威。主要表现在有的秘书身处领导身边或给某个领导人当专职秘书，往往是领导有多大，他也“水涨船高”。滥用权利，不按领导意图办事，不经领导授权。私用领导人名义批文件，写条子，发命令，为个人办私事，以权谋私，还有的自作主张，擅自按自己的想法随意回答和处理问题。假借领导旨意，滥用职权，特别是对基层颐指气使，乱下指令。这样子的秘书，很有可能会给组织和领导造成很差的口碑，造成许多不必要的麻烦。2.2对秘书工作存在偏见2.2.1否定秘书的参谋活动。有些人认为，秘书的工作不过是收收发发，抄抄写写，接接电话，送客人，什么辅助决策，参谋职能都是杜撰出来的。也有人会以海外秘书只是给企业领导提供事务性服务为理由来否定秘书的参谋职能。有人说，秘书工作的辅助性，服务性工作，具有办事职能，没有参谋职能。这种说法也不恰当。2.2.2夸大秘书的参谋职能。有些人认为秘书参谋职能等同于国外的“智囊团”，片面强调秘书参谋在领导决策与管理中的作用，淡化领导副职、职能部门及专职参谋机构对领导的参谋辅助作用，甚至还有人说秘书部门和秘书人员就是参与决策、参与领导的。把秘书个人活动比之为领导的高参。2.3秘书职能的基本职业情操得缺乏2.3.1效率低;秘书办公节奏慢、办事拖拉，工作职责不清，秩序不顺，互相扯皮，内耗较大等因素。工作不深入，不具体，习惯于表面文章。2.3.2质量差:有些单位给人的感觉是看起来很忙，其实只是在制造“文山会海”，根本没有解决多少实际问题。2.3.3缺乏一定的辩证思想意识:现实生活中发生的事情也不是片面的，简单的，孤立的，而是错中复杂的，往往会鱼目混珠，让人真假难辨，好坏难分。2.3.4没有一定的超前意识，缺乏一般的洞察力 :由于受“历史经验与教训”的熏陶，说“真话遭殃”的现象，造成他们进言纳谏的心理障碍，形成“伴君如伴虎”的不良心态。2.3.5缺乏一定的职业道德素养:有些秘书往往用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作，切忌因人而异，亲疏有别，主观臆断，捕风捉影。2.3.6缺乏严谨:秘书人员的身份具有特殊性，工作在核心部门，领导身边，知密时间早，涉密范围广，稍不注意就有可能因泄密、失密而造成严重后果。当今竞争激烈的市场环境，各种传媒极尽所能，稍有不慎就有泄密的可能，以致导致企业决策失去意义，引发不可挽回的损失。3. 秘书人员在参谋时应具的素质3.1良好的政治思想素养是参谋决策的风向标3.1.1秘书应具有正确鲜明的政治态度。不管是国家机关、企事业单位秘书，还是民营企业、民非单位的秘书，其政治态度，首先表现为讲政治，要有实现共产主义理想的坚定信仰，坚持科学的发展观，理解并贯彻党的“一个中心、两个基本点”的政治路线，确保鲜明正确的政治态度和立场，具有能够判明大是大非的政治敏锐性与鉴别力。其次，必须努力学习、理解党和国家的大政方针，掌握本系统职能运行密切相关的政策，条例，熟悉本系统内的具有指导意义的具体政策，规章制度。同时还要学习掌握相应的法律、法规，保证自己在参谋辅助决策及决策管理过程中所必须具备的相当的政策水平和法治意识。3.1.2秘书应具有无私奉献的价值观念。秘书作为一种职业或一种职位，它不构成阶级或阶层，但它却占有性质、大小不一的空间，拥有大小不同的权力，也承担相应的义务，秘书的“天赋地位具有明显的依附性”，从秘书的行政组织中以及在领导身边的地位和作用来说，秘书是助手、是配角，这是秘书的基本角色，每个秘书人员都应该具有这样的角色意识，自觉地，心甘情愿地当好助手和配角。3.1.3秘书应具有辩证创新的思维方式。秘书参谋主要是从智力方面辅助领导者在认识客观世界，形成改造客观世界的决策、方略，并将其付诸实施。秘书参谋活动的思维认识特质，决定了相关秘书人员要能称职并有效进行参谋辅助，就必须具备正确认识客观世界的基本观点和方法。学习和掌握马克思主义的世界观及唯物辩证的思维认识方法论。只有掌握并运用这种科学的世界观与思维认识方法，秘书人员才可能避免思想认识的主观性，片面性与机械性；才有可能在具体的参谋辅助活动中，坚持实事求是的思想路线，发扬积极开拓创新精神；才有可能加强全面深入的调查研究，把握新信息，接受新知识，发现新情况，获取真知灼见；才有可能向领导者反馈真、准、全的咨询信息，提供切实中肯、参考度高的参谋建议、方案及意见，真正忠实积极、力争主动地当好参谋助手。3.1.4秘书应具有崇高的职业道德。职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行为规范。秘书人员必须遵守以下五条最基本的行为规范（1）忠于职守。（2）严守机密。（3）恪守信用。（4）文明礼貌。（5）廉洁奉公。3.2丰富的知识积累是秘书参谋辅助的重要基础参见陆瑜芳编著.秘书学概论上海：复旦年夜学出书社，2005.3.2.1秘书应具有广博的文化知识修养。秘书人员的辅助性、综合性、机密性、服务性的职业特点，要求秘书人员必须具备广博的文化知识，成为知识相对渊博的杂家和通才。广博的知识面主要包含相关的社会科学知识，相关的人文科学知识，相关的自然科学知识。只有这样，秘书人员履行职责才会视野开阔，思维敏捷，有洞察力，才能掌握全面辅助领导者，随时协助其获取深入的智力辅助的线索或途径。3.2.2秘书应具有合理的知识结构。秘书人员应当是通才与专才相结合的复合型人才，因而合理的知识结构就显得尤为重要。秘书人员合理的知识结构应当是以秘书学、管理科学知识为核心的各种知识的合理构成和搭配，包括基础知识、专业知识、行业知识以社会生活实践知识。3.2.3秘书应具有获取新知识的能力对于秘书人员来说，丰富的文化知识与合理的知识结构，都十分重要，但更为重要的是要有获取知识的能力。因为受主客观条件的限制，秘书人员所掌握的知识毕竟是有限的，其丰富程度也是相对的，在科学技术迅猛发展的今天，秘书人员要应履行近身综合参谋辅助本职的需要，注重继续学习、学会学习，自觉挤时间向书本学习、向领导学习、向群众学习、向实际学习，在参谋辅助的实践之中不断学习、总结、积累和提高。3.3健康的心理素质是参谋辅助的重要保证秘书人员要适应并做好参谋辅助工作，必须要有一个健康、良好的个性心理素养，概括起来，大致有以下四种个性心理素养:3.3.1秘书应具有弘毅不折的坚强意志。面对繁芜艰难、错综复杂的参谋辅助工作，秘书人员要自觉、自信、机敏、坚韧，排除干扰、拒斥诱惑，不依附盲从，独立思考、善拿主见，克服畏缩、迎难而上，坚定不移地做好各项参谋助手工作，保证各项任务圆满完成。3.3.2秘书应具有自知、自制的承受能力。秘书人员要有自知之明，善于控制自己，调节平衡情绪，具备良好的心理承受能力，要自省、自警、自律、自制，有相应职能心态，处于顺风不争功，不忘乎所以；面对顿性，不诿过，不灰心丧气，善于适应环境情势，时刻检点约束思想言行，抑制冲动浮躁，防止脆弱失衡。应坦荡磊落，开朗平稳，具备较强的心理承受及心绪平衡能力。3.3.3秘书应具有戒慎恐惧的职能心态。秘书人员保持戒慎恐惧的职能行为心态，也是秘书人员顺应其职能规律的一种必备的职能心理素养，要做到这点，就必须得对人民、对事业有高度的责任心和义务感，心系全局，深谋远虑，胆大心细，如临深渊，如履薄冰，瞻前顾后，总是周到、高效地完成参谋辅助任务。4.解决秘书参谋中存在问题的对策4.1秘书要摆正位置与自觉为领导服务秘书发挥参谋职能是秘书工作性质和地位的客观要求，但前提是服从领导决策意图，因为秘书工作的根本性质是对领导工作进行直接的、综合的、执行性的辅助活动。秘书部门和秘书人员发挥参谋作用是有一定的限度的，这个“度“就是领导的决策意图。在领导决策意图范围之内，秘书尽可以施展自己的参谋才能。秘书人员要尊重领导、服从领导。一般情况下，领导是一个机关单位的决策者和指导者，具有较高的威信，秘书人员对领导的尊重应做到以下几点：4.1.1秘书要维护领导的威信。一个秘书在任何情况下都不能故意破坏领导的威信，不能散布有损领导威信的言论。即使领导在工作中出现了差错或失误，也不能随意乱发议论，而应通过正当的方式和正确的渠道向有关方面反映自己的意见，以寻求合理妥善的解决。4.1.2秘书要尊重领导的意见和决策。秘书参谋方向必须与领导决策意图保持一致，这与秘书坚持实事求是原则，敢于向领导谏诤并不矛盾。在有些情况下，由于各种主客观因素的影响，领导决策意图与客观实际情况可能不相符合。这时秘书人员应当从实际出发，以认真负责的态度向领导提意见和建议，使其决策意图更加符合客观实际。第三，秘书人员在参谋活动中应当处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。在确定参谋方向时要服从领导总体意图；在研究论证过程中，要坚持求实原则；在提出参谋建议时，要把领导意图和实际情况有机统一起来。既要防止逢迎领导，按领导口径进行研究论证的倾向，又要反对离开领导决策意图、我行我素、固执已见的倾向。 4.1.3秘书要尊重领导的职权。秘书人员是服务性人员，不是决策者，因此必须按职责规定办事，不能越职代权，借领导的名义发号施令。秘书必须明确自己为领导服务的界限，克服那种自己的意见未被采纳就感到委屈失望的心理。在处理一些较重要的事情时，应该及时向有关领导汇报请示，而不能自作主张。4.1.4秘书要体谅领导的困难，为领导分忧。一个领导不是万能的，在工作中会遇到这样或那样的困难，秘书要积极地去帮领导克服这些困难，多出主意，多提供服务，尽可能解除领导的后顾之忧。真正做到和领导同甘苦，共患难，这样才有可能和领导密切关系，建立起深厚的感情。如果一个秘书在领导遇到困难时袖手旁观，就会伤害相互的感情，恶化相互的关系。这些是秘书人员必须主意的。秘书人员要自觉地为领导服务，就应该有这种任劳任怨、不计名利的思想。那种一心只想着自己的人是不可能干好秘书工作的。4.2秘书要掌握和提高自己的参谋 “技巧”作为新时代的秘书不但要善谋，还要掌握和提高自己的参谋 “技巧”，这需要秘书有很好的悟性，要富有心计，注意观察、揣摩、领会领导处理问题思想方法和管理艺术。4.2.1秘书对领导的决策提意见要“见机行事”。领导决策一般都是经过深思熟虑，认真酝酿过的，秘书必须动脑，机智、准确、迅速地加以领会。但是任何决策都不是尽善尽美的，领导有时由于个人或其它方面因素，会作出错误决策，在决策执行过程中也可能出现各种各样新问题。面对这些情况，秘书除了在充分调研、分析基础上向领导提供信息外，必要时还要对领导决策大胆提出自己的意见。因此，提意见的秘书必须谨慎行事，事先理顺思路，提意见时态度谦逊，同时还要掌握时机，以取得最佳效果。首先，要选择提意见的适当环境。其次，要看准领导心情愉悦的时机。4.2.2秘书理解领导不明确的暗示性意图要开动脑筋。暗示性意图一般蕴含在领导的书面材料和口头语言中，但更多时是不闻其声，不见诸文字。因此，秘书必须随时随地地留心，勤于思考，并通过经常与领导交流、接触，来观察学习领会领导暗示性意图。准确迅速地领会领导意图，是完成好领导交给的任务，做好工作的前提，但是有的领导思维是粗线条、跨越式的，交待工作比较粗略，以至秘书对自己所接受任务感到有许多不明白地方。遇到这种模糊不明交待，秘书可以动动脑筋。4.2.3秘书向领导进言必须讲究方式方法。在具体工作实践中，有的领导因学识水平、技术水平、政策水平或个人素质等多方面因素的局限，有时会做出不适当的决定。这时，秘书必须机智巧妙地力陈己见，向领导进言，以免领导不当决策失误造成损失。为了达到理想的进言效果，必须讲究方式方法。先是真诚善意，其次，提出决策合理性，再次，为了能让领导听进去你的进言，从领导可能同意的某一部分意见开始，一步一步进行，先易后难，各个说明，以达到进言的目的。4.3秘书参谋要做好事前准备，这样才能事半功倍4.3.1秘书参谋重在调查研究。在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。4.3.2秘书参谋要善于分析形势。谋略依大局而定，据大势而发。分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要一环。对形势不甚了了，对趋势盲无所知，就难以设计定谋，硬闭门造车，只能制造一些空对空的“臭弹”。因此，“要审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之”。在分析形势时，必须用马克思主义辩证唯物主义的立场、观点分析形势，把握趋势；用发展的眼光认识形势；用对立统一的观点看待形势；用系统、联