会议管理制度(doc 5页).doc

会议管理制度1.目的为保证公司各项会议能够高质量,高效率地顺利召开,通过会议协调,交流,沟通和决策,及时处理,解决公司生产经营,管理,企业文化建设工作中存在的问题,以达到加强公司管理,促进公司发展的目的,特制定本制度.2.适用范围公司主要工作会议.3.组织机构和职责3.1公司工作会议的管理工作由总经理办公室负责.3.2公司总经理办公会由总经理负责组织召开,总经理办公室主任负责会议准备.3.3公司中层干部例会由总经理负责组织召开,总经理办公室主任负责会议准备.3.4公司周调度会有工程副总经理负责组织召开,工程部经理负责会议准备.3.5部门周工作会议由各部门经理负责组织召开.3.6公司民主生活会由总经理办公室主任负责策划及组织召开.3.7公司总经理负责第一次项目协调会议的组织与召开,工程副总经理负责其他协调会议的组织与召开.3.8项目总结分析会由公司工程副总经理负责组织召开,工程部经理负责会议准备.3.9技术协调会由技术部经理负责组织召开,工程部项目经理负责会议准备.4.会议管理的具体规定和要求4.1总经理办公会4.1.1召开时间:每月最后一个星期五9:00开始4.1.2召开地点:公司会议室4.1.3出席人员:公司副总经理,总经理助理4.1.4会议主持:总经理4.1.5会议记录:总经理办公室主任负责记录.在会议记录基础上,形成会议纪要,经审签后,由总经理办公室主任送达参会人员.如有必要,经总经理批准,会议纪要可下发各部门.4.1.6会议内容:总结公司当月主要经营指标完成情况,主要项目进度情况,市场及客户开发情况;公司当月工作中存在的主要问题;下月工作任务的布置,对年度计划调整的安排及采取的保证措施.通过讨论后,做出决议.4.1.7如总经理出差,会议可提前召开.4.1.8如会议有特殊议题,需其他人员参与讨论或汇报时,可列席会议的相应议题,由总经理办公室主任在议题开始前通知列席人员到会,议题结束列席人员应立即退场.4.2公司中层干部例会4.2.1召开时间:每月第一个星期一9:30开始 4.2.2召开地点:公司会议室4.2.3出席人员:公司副总经理,总经理助理,中层干部(如部门负责人出差,由其指定人员参加)4.2.4会议主持:总经理4.2.5会议记录:总经理办公室主任负责记录.在会议记录基础上形成会议纪要,打印存档,同时以电子文档形式将发送给每位参会人员.4.2.6会议内容:公司上月经营指标,主要工作完成情况通报;各部门汇报上月工作情况及存在主要问题,总经理对各部门上月工作评价;安排本月经营指标及主要工作,年度计划调整说明;各部门提出完成本月工作需讨论协调解决的问题,通过讨论后,做出决议.4.2.7如总经理出差,由副总经理负责主持会议.4.3公司每周调度会:4.3.1召开时间:每周五15:00开始4.3.2召开地点:公司会议室4.3.3出席人员:公司副总经理,总经理助理,中层干部(如部门负责人出差,由其指定人员参加)4.3.4会议主持:工程副总经理4.3.5会议记录:工程部经理负责记录.在会议记录基础上形成会议纪要,以电子文档形式交总经理办公室,打印存档,同时由总经理办公室以电子文档形式发给每位员工.4.3.6会议内容:总结本周各项目进度情况,出现的问题既解决措施;安排下周各项目主要工作,提出需要讨论协调解决的问题,通过讨论后,做出决议.4.3.7如工程副总经理出差,由工程部经理负责主持每周调度会.4.4部门每周工作会议:4.4.1召开时间:每周一8:30开始4.4.2召开地点:各部门自定4.4.3出席人员:各部门员工4.4.4会议主持:部门经理,如部门经理出差,由其指定人员主持4.4.5会议记录:各部门制定专人负责.会议记录由本部门存档.4.4.6会议内容:总结上周部门工作情况;需要时,个人汇报上周工作内容,提出工作中遇到的困难与问题;布置部门下周主要工作,讨论,协调解决部门内外部的问题,形成会议纪要.4.5公司民主生活会4.5.1召开时间:每季度一次,时间根据人员情况决定4.5.2召开地点:按活动需要确定4.5.3与会人员:公司全体职工4.5.4会议策划:总经理办公室主任4.5.5会议内容:以加强公司文化建设为根本目的,具体可包括:通过本月公司生产经营情况,全员展开批评与自我批评,交流工作中存在的缺点与不足;提出对公司生产经营,管理等方面存在的问题和不足,以及合理化建议;对上次收集的合理化建议给以反馈.学习公司管理制度;组织专题讨论;举办有益的文体活动,弘扬公司价值观和文化理念,提升公司凝聚力等.4.5.6会议记录:总经理办公室负责搜集,整理,归档会议音像和文字资料.4.6项目协调会4.6.1召开时间:新项目合同签订后(具体时间由工程副总经理确定)4.6.2召开地点:公司会议室4.6.3出席人员:总经理,公司副总经理,总经理助理,中层干部4.6.4会议主持:第一次协调会由总经理主持,其他协调会由工程副总经理主持4.6.5会议记录:工程部经理负责记录,形成会议纪要.会议纪要以电子文档形式交总经理办公室,打印存档,由总经理办公室以电子文档形式将会议纪要发给与会人员.4.6.6会议内容:讨论并确定项目整体工作计划,布置各部门相关工作,各部门提出需要协调解决的问题;项目实施进程中出现的主要问题,讨论确定解决方案;项目整体计划重大调整情况,采取的保证措施.4.7项目总结分析会4.7.1会议时间:项目完成,项目费用收据发票开完后4.7.2会议地点:公司会议室4.7.3到会人员:总经理,公司副总经理,总经理助理,中层干部,项目经理4.7.4会议主持:工程副总经理4.7.5会议记录:工程部经理,整理后以电子文档形式交总经理办公室,打印一份会议记录存档,同时由总经理办公室以电子文档形式将会议记录发给参会人员4.7.6会议内容:总结项目整体计划完成情况,项目实施过程中取得的主要成绩及存在的主要问题;各部门参加该项目的工作总结,公司领导对项目的评价.4.8技术协调会4.8.1会议时间:新项目合同签订后(具体时间由工程副总经理确定)4.8.2会议地点:公司会议室4.8.3出席人员:技术副总经理,工程副总经理,技术部经理,技术部项目设计人,工程部经理,工程部项目经理,业主方人员,设计院人员4.8.4会议主持:技术部经理4.8.5会议记录:工程部项目经理负责记录,形成会议纪要,并交与会人员审签认可.4.8.6会议内容:明确设计要求,协调项目设计工作,解决项目设计中的问题.5.会议准备5.1本着精简会议的原则,尽量减少或合并召开会议,必须召开的会议,也要控制规模,压缩会议经费;5.2会议主持人要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者,对于会议讨论并做出决定的重要议题,主持人要将议案提前发给与会者;5.3根据会议规模及需要,除特殊情况外,一般要提前1至2天发出会议通知.5.4会议通知使用文字,电话,传真等形式,无论使用哪种通知形式,都必须明确会议时间,地点,内容,出席会议人员和要求;如果需要汇报,还要明确汇报的内容和汇报形式.6.会议纪律6.1非例会由会议记录人负责通知,会议通知到人,做好记录.6.2会议记录人负责会议签到.6.3参加会议人员,要严格遵守会议的开始时间,因故不能出席会议者,需事先向会议组织部门或公司领导请假.6.4指定参加会议人员,无故不可请人代替出席.确因特殊情况需请人代替的,要征得会议组织领导的同意.6.5会议记录根据公司档案管理办法规定保存或存档.6.6参加会议的全体人员要共同维护会场纪律,不能提前退会,会议期间通讯工具要关闭或设定无声位置,接电话不要影响会议.7.会议室使用管理7.1使用会议室要提前一天到总经理办公室登记,并说明会议时间,参加人员,规模等,由总经理办公室统一安排会议室.7.2会议变更或取消要提前通知总经理办公室.7