分销系统(DRP)需求调研.doc

XX市科技园区XX软件有限公司 NingBo Hi-Tech Park TSt Co.LTD. 销售管理需求分析1 销售系统销售主要负责和客户（分公司）进行联系，签订订单，进行发货安排；如果，订单有特殊要求，和相关部门进行合同的评审。同时销售部门整理客户的意见资料，反馈给公司相关部门（生产，质检），进行相应的处理。销售部门及时将市场对公司的产品信息（销售情况，质量意见，颜色样式等）反映，对公司的生产有重要的知道作用。1.1 销售系统流程图采购业务流程图如下所示：3应收款62财务部销售报表发货通知单生产部门1电话记录订单销售部客户意见72 客 户94客户到款客户订单2短缺产品出仓单52可分配库存82仓库1. 流程1:客户与销售部通过电话或其他方式确定产品数量价格以及税率方面的细节内容，最终完成订单工作。订单根据客户不同，分情况为三种类型：子公司要货申请单，普通订单，特殊订单。2. 流程2:销售部门开发货通知单通知仓库，仓库根据实际情况进行发货。3. 流程3:客户的意见信息反馈到销售部门，销售部门根据情况通知相应部门进行处理。4. 流程4:客户有特殊要求的订单经过相关部门合同评审，提交生产部门安排生产。5. 流程5:销售部门根据仓库信息向生产部门提交短缺产品报表，自动生成生产进度情况。6. 流程6:根据不同客户情况（独立核算子公司，非独立核算子公司，直接客户），对发货清单进行发票清单打印确认，同时产生应收款。7. 流程7:销售部门产生应收款，销售额报表，提交相关部门。8. 流程8:销售部门根据订单确认，产生库存也分配数量；发货通知，减少库存已分配数量。9. 流程9:将客户到款信息录入系统，系统进行自动，手工两种核销方式。1.1.1 订货审核流程销售部门客户或分公司特殊要求的订单信息反馈给客户合同评审通过将信息反馈给销售部门合同评审同意同意副总生产部门质检部门开发部门同意不同意，从新评审或，合同作废。同意1.2 销售子系统功能模块销售管理系统月销售额统计销售查询日常处理客户订单合同评审发货通知单短缺产品客户分区客户信息客户管理综合查询产品销售客户销售发货清单销售统计产品销售统计客户销售统计客户应收款客户到款年应收款累计客户帐龄分析年销售趋势分析销售量本利分析销售成本表.1.3 销售子系统详细介绍1.3.1 客户管理1、客户分区根据XX的实际情况，分区可以如下进行：第一级分区可以设置如下：1. 独立销售子公司2. 非独立销售子公司3. 普通客户4. 外贸客户其它分区可以根据不同情况进行；2、客户信息维护客户的基本资料；客户的基本信息内容说明如下：编号：用户自定义编号，系统中对客户的引用采用该编号进行查找；种类：客户的分类，可以根据实际情况进行划分，如：直接客户，间接客户等；类型：客户的类型；内销，外贸名称：客户的全称；简称：系统中对客户的称呼，一般可以采用全称的部分；地址，负责人，联系人，传真，电话，E_MAIL，网址，开户行，帐号，税号为客户的基本信息；员工数量，产值，利润为客户规模信息；等级：作为公司对客户重要程度的评定；初始金额：系统启用时，客户与公司的期初应收金额；信用额度：允许的应收金额范围；启用日期：客户的首次建档日期；3、客户到款客户到款信息维护；客户到款具体包含以下内容：客户：到款客户；凭证编号：到款单据编号（汇票，或支票等）；到款时间：实际到款的时间；说明：该次到款的说明；到款方式：电汇等；到款种类：现金，支票等到款用途：预付款，货款，退货等在到款处理中，减少应收款；客户应收款要求业务员根据客户实际到款信息及时录入（非独立核算单位应收款由分公司业务员录入，总公司确认）；到款信息系统可以采用自动（先进先出），手工两种销帐方式。4、客户应收款根据销售发货情况和客户到款信息，产生客户应收款明细表报；应收款产生流程分两种情况：1 独立核算的子公司和直接客户：根据总公司发货通知单进行开票信息确认；确认后产生该子公司（客户）的应收款信息，同时打印发票销售清单；2 非独立核算子公司：根据子公司的不同客户汇总发货清单进行开票信息确认；确认后产生该客户的应收款信息，同时打印销售发货清单；应收款项目后增加分公司经营费用提取信息包括（已提取标志，提取数额，提取比例，提取日期）。系统可以按客户查询。1.3.2 日常处理1、客户订单客户订单录入；订单录入中，需要注意问题：1） 客户订单分一下几个种类：要货申请单（分公司）；普通订单（普通客户）；特殊订单（普通客户，外贸客户）2） 特殊要求订单中：颜色信息通过技术部确定每种产品的配色单；3） 特殊要求订单中：包装要求和客户特殊要求采用文本描述，在订单备注进行描述；4） 在产品信息中要求计算出体积和重量；5） 标准产品的单价根据公司产品单价，针对不同的分工方采用不同的扣率；6） 明细项目中增加（色号，数量分为（件数和个数，以及单位转换），体积）2、合同评审 针对有特殊要求的客户订单，进行合同评审；销售合同的评审需要以下几个部门：1） 开发部：确定公司是否有该产品开发能力，主要针对新产品；2） 生产部：主要确定生产能力是否能满足交货期要求；3） 质检部：主要确定公司产品质量是否能满足客户要求；4） 批准：由副总进行综合评审确认；3、合同修订单合同修订单的流程和合同评审单基本一致；当客户要求发生更改时，营销部填写合同原信息，合同更改要求；由开发部，生产部，质检部，和副总进行审批。修改内容分两种情况：1）包装信息等要求的修改通过评审即可生效；2）如果产品数量发生更改，更改要求应该反映到订单。3、发货通知单根据订单要求和库存情况，销售部（包括外销）录入发货通知单，由调度员进行车辆组织调度，通知仓库进行发货出运；发货根据客户订单分为：外贸订单，普通发货，分公司发货几种；在外贸发货中，需要增加：进仓编号，进仓地址信息，进仓日期；单据中增加车号，承运人，发货时间信息，由调度员填写；产品清单中，增加色号信息；4、短缺产品根据仓库库存，编制销售短缺产品提交生产部门，该报表从库存系统获取；该报表的根据订单确认产生已分配数量，发货时减少已分配数量；当业务员对订单完成进行确认，将未发货数量的已分配数量清空。1.3.3 销售查询1、综合查询对销售业务进行综合查询，包括：客户，订单，发货到款等；2、产品销售对某时段某种产品的销售情况进行查询；3、客户销售对某时段某客户的销售情况进行查询；4、发货清单查询某时段的发货情况，应发数量，实发数量，金额等1.3.4 销售统计1、月销售额统计 统计每月公司产品的销售额，和去年统计，去年平均进行对比分析；报表格式如下图货号去年平均销售去年同期本月销售处理情况同时也图表格式显示（产品为X坐标，销售额为Y坐标，同时显示三个Y值）2、产品销售统计根据不同产品统计销售情况；3、客户销售统计根据不同客户统计销售情况；4、年应收款统计统计不同客户累计至今的应收款信息，报表格式如下：客户名称累计发货累计开票累计应收款累计已付款欠款5、客户帐龄分析用户录入欠款时间，系统统计出欠款时间大于用户录入欠款时间的所有客户应收款信息，其报表格式如下：客户应收款已付款欠款日期以上报表格式根据日期进行排序。6、年度销售统计分析根据不同客户，不同产品统计每年的不同月份的销售额；同时可以根据前几个月的销售情况进行销售预测，分析计算出下月的销售预测；报表格式如下：产品一月二月。十二月同时可以产生相应图示；7、销售量本利分析按产品系列，产品明细，不同客户（包括分公司）进行统计查询销售的量本利分析报表，格式如下：变动成本固定成本销售成本不含税收入税收边际贡献毛利毛利率其中：销售成本 变动成本 固定成本；不含税收入，税收根据发货单信息中获取；边际贡献 销售收入（不含税） 变动成本毛利 销售收入 销售成本毛利率 毛利 / 销售收入8、销售成本表按产品系列，产品明细，不