第一部分 企事业档案工作规章制度

第一部分 企事业档案工作规章制度第二部分 归档文件整理规程（文件级）第三部分 基建项目档案、照片档案管理的一般要求第四部分 全宗卷,第一部分 企事业档案工作规章制度1、体系构成：企事业档案管理办法企事业文件材料归档办法企事业档案分类编号办法企事业档案库房管理制度企事业档案鉴定销毁制度企事业档案利用制度企事业档案保密制度企事业档案工作岗位责任制等等,2、制定企事业档案工作制度的基本原则（1）符合国家法律法规的有关规定（2）适用、可行，符合企事业实际情况（3）全面、具体，有较强的可操作性（4）措施得力，形成有效的激励约束机制3、制定企事业档案工作制度的程序（1）企事业从事档案工作的部门或人员依据国家有关法律、法规、标准等规定，结合企事业实际，提出企事业档案工作制度体系方案，拟写档案工作规章制度初稿,（2）广泛征求各有关部门对档案工作制度初稿的意见（3）修改、完善相关规章制度，部门负责人审核，形成档案工作规章制度送审稿（4）报单位分管档案工作的领导审定批准，以企事业正式制度或标准的形式印发执行（5）补充修改企事业相关制度、标准,4、企事业档案工作各项规章制度的主要内容（1）企事业档案管理办法的主要内容： a 档案工作的基本原则； b 档案管理体制及其职责； c 文件材料的形成与归档； d 档案的管理：包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等规定； e 奖励与处罚。,(2)企事业档案库房管理制度的主要内容： a 档案库房管理的原则； b 档案保护所采取的相应措施和基本要求。(3)企事业档案鉴定销毁制度的主要内容： a 档案鉴定的方法； b 档案鉴定的程序； c 档案销毁及后期档案整理的基本要求。,（4）企事业档案保密制度的主要内容： a 保密工作的组织； b 密级档案的管理； c 利用密级档案的程序； d 利用密级档案应遵守的规定。（5）企事业档案利用制度的主要内容： a 利用档案的方式与手续； b 利用重要档案的批准权限； c 利用档案时应遵守的规定； d 档案利用效果统计方法。,（6）企事业档案工作岗位责任制的主要内容： a 分管领导职责； b 档案部门负责人工作职责； c 档案部门档案员工作职责； d 部门兼职档案员工作职责。,5、企事业文件材料归档办法 此办法主要包括：文件材料的归档要求、归档范围、归档时间、整理要求、归档手续等。 此办法重点是归档范围。归档范围主要解决以下问题：本单位哪些材料有保存价值因而应该归档，分别应该由哪些部门负责收集。 归档范围作用重大，对单位文件材料收集工作有着重要的指导作用。,示例： *文件材料归档办法 第一条 为规范本单位文件材料归档工作，丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规定，制定本办法。 第二条 本办法所称本单位文件材料，是指本单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。 第三条 本单位各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗位责任制。,第四条 各部门担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。 第五条 档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。 第六条 文件材料归档的基本要求 （一）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸； （二）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备；,（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人审定； （四）归档文件材料的整理应当系统、规范； （五）音像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。 第七条 文件材料的归档范围 本单位各类文件材料的归档范围及保管期限表见附件。,第八条 文件材料的归档时间 （一）本单位各职能部门形成的管理性文件 材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档； （二）工业企业产品、非工业企业业务项目、 科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个 月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档； （三）外购设备仪器或引进项目的文件资料 在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后， 随即与安装调试中形成的文件材料一起归档； （四）负责人和职工外出参加公务活动形成 的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员 归档；,（五）会计文件材料在会计年度终了后归档，由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案部门移交； （六）下列文件材料应随时归档： 1、没有及时归档的零散文件材料； 2、变更、修改、补充的文件材料； 3、机构变动或职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料； 4、应归档的非纸质载体材料（指音像、 实物等特殊载体）； 5、其它临时活动中形成的文件材料。 第九条 归档文件材料的整理参照青岛市归档文件整理规程（文件级）进行,第十条 应归档的文件材料一般归档一份， 重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定 归档分数。 第十一条 文件材料归档时，由承办部门 填写归档材料移交清单，重要项目文件材料归 时还应编写归档说明，并经过项目负责人审核 签字。交接双方（指承办部门和档案部门）根 据文件材料移交清单清点，核对无误后，在 档案交接登记表上 签字，移交清单由交 接双方各保留一份。,第十二条 档案部门根据档案工作考核办法的规定，按时考核各部门立卷归档情况。附件：文件材料归档范围及档案保管期限表,附件：文件材料归档范围及档案保管期限表管理类:,6、企事业档案分类编号办法示例： *档案分类编号办法 第一条 为科学地管理本单位档案，促进档案信息资源的利用与交流，制定本办法。 第二条 本单位档案的分类原则是：以本单位全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。,第三条 档案分类 （一） 档案一级类目的设置 设置管理档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、照片档案、实物档案、音像档案九大类。 （二） 档案二级及二级以下类目的设置 1管理档案二级类目按年度（文件材料形成年度）设置；三级类目按保管期限设置。 2会计档案二级类目按其种类设置（财务报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）按年度设置。,3产品档案二级类目按产品系列（或种类）设置；三级类目按产品型号设置（如果本单位产品比较单一，产品档案二级类目可以按产品型号设置）。 4科研档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置（项目少不需要设置三级类目的，其二级类目可直接按课题设置）。 5基建档案二级类目按性质（或用途）设置，三级类目按建筑项目设置（项目少不需要设置三级类目的，其二级类目可直接按项目设置） 。,6设备档案 设备档案的基本分类方法是型号分类法。根据生产组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有两种方法： 性质型号分类法和工序型号分类法 复杂的设备如以下图例； 不复杂的设备档案二级类目按性质（或工序）设置，三级类目按设备型号设置（如果本单位设备简单，可以二级类目直接按设备型号设置）。,性质型号分类法,工序型号分类法,7、照片档案 按照青岛市照片归档与管理规范（青档字200514号）执行。 8、音像档案 音像档案二级类目按载体形式（如录音带、录像带等）设置。 9、实物档案 实物档案二级类目按实物种类（如证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌、废止的印章等）设置。,第四条 档号编制 档号由类目号、件号组成。 （一）类目号的编制 1一级类目采用大写汉语拼音字母编写， 即GL：管理、KJ：会计、CP：产品、KY：科研、JJ:基建、SB:设备、SW：实物、YX：音像。 2二级及二级以下类目：管理类二级类目为年度号，会计类、音像类、实物类二级类目采用阿拉伯数字编写；管理类的三级类目位保管期限号（永久为“1”、长期为“2”、短期为“3”），会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）为年度号；科技类档案，有代号的，一般优先采用，无代号的，可采用汉,语拼音、英文字母或阿拉伯数字编写。 （二）件号的编制 1各类档案均按照最低一级分类类目为单位编写案件（以“件”为单位的文件材料）顺序号。 2同为阿拉伯数字或字母编写的类目层次中间用间隔号“.”隔离。 3类目号与件号中间用间隔号“-”隔开。,第五条 档号示意： （一）GL20031-1 2003年永久性的管理类档案第1件GL20032-1 2003年长期的管理类档案第1件GL20033-1 2003年短期的管理类档案第1件 （二）KJ1-6 财务报告第6件（历史以来）KJ22003-8 2003年账簿第8件KJ32003-16 2003年会计凭证第16件KJ42003-1 2003年会计类其它材料第1件,（三）CP11-1 *系列*型号产品第1件CP11-126 *系列*型号产品第126件CP21-1 %系列%型号产品第1件CP21-26 %系列%型号产品第26件CP22-1 %系列#型号产品第1件CP22-56 %系列#型号产品第56件（四）KY11-1 *性质*课题第1件KY11-22 *性质*课题第22件,（五）JJ11-1 *性质*项目第1件JJ11-1266 *性质*项目第1266件（六）SB11-1 *性质*型号设备第1件SB11-12 *性质*型号设备第12件,（七）实物档案SW1-6 证书类第6件SW2-8 奖状类第8件SW3-2 锦旗类第2件（八）音像档案YX1-1 录音带第1盘YX1-26 录音带第26盘YX2-1 录像带第1盘YX2-22 录像带第22盘,第六条 本单位档案分类大纲,第七条 档案排架 本单位档案按大类分别排架： （一）管理类的档案首先按年度排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后排列，在同一保管期限内，按件号顺序排列。 （二）会计档案按财务报告、账簿、凭证、其它分别排架；在各个二级类目中分别按年度顺序排架。 （三）科技类档案，分别按大类、属类、项目（一个型号产品、一个课题、一项工程、一台或一个型号多台设备）排架。 （四）音像档案按载体种类分别排架。 （五）实物档案按实物种类分别排架。,二、归档文件整理规程（文件级）,制定归档文件整理规程依据：归档文件整理规则科学技术档案案卷 构成的一般要求,概 念1、文件材料： 指企事业单位在筹建、生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。 包括各种文书、图表、图纸、照片、影片、录音、录像等，不但有文字材料，而且还包括非文字材料。 2、档案： 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。,3、文件级档案： 是档案的一种保管形式。 即以件为保管单位的档案。4、档 号： 保管单位档案的编号。 即用以固定和反映保管单位档案排列顺序的一组代码。,一、文件材料的归档 1、归档文件材料应具备的条件 （1）办理完毕的文件材料 “办理完毕”的含义： 文件材料完成了所担负的现行使命 （对于收发文来说是指完成了所有的文书处理程序）,（2）具有查考利用价值的文件材料： 企事业单位在筹备、建设、运营以及产权变动过程中形成的，直接记录和反映本单位活动的，具有依据和凭证作用的文件材料。,2、归档范围管理类：（1）上级机关颁发的本企业应执行的有关文件；（2）上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料；（3）工作计划、总结等材料；（4）各种会议记录、纪要、决定等（包括三会材料）；（5）工商行政管理方面的材料（包括公司章程、验资报告等材料）；,（6）本单位的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模；（7）本单位运转合法性的材料（如工商营业执照、事业法人证书、企业组织机构代码证、专业经营许可证等）；此类材料从内容上讲属于管理类档案，但实际工作中往往作为实物档案进行整理保管（8）本单位文秘、机要、保密、信访等方面的文件材料；（9）内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料；,（10）干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考察、职称评聘等方面的文件材料；（11）干部职工各种关系介绍信及存根、工资转移证等；（12）干部职工离退休、停薪留职、剩余人员与复转退军人安置等有关材料；（13）劳动保护、保险方面的材料；（14）大事记、组织沿革等编史修志方面的文件材料；（15）法律及公证事务中形成的文件材料；（16）审计方面形成的材料；（17）外事方面形成的材料；,（18）各种年度报表；（19）党、团、工会会费收据；（20）违纪案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料；（21）本单位编辑的简报、出版物样本与定稿；（22）反映本企业活动的媒体报道等；（23）职工、党员花名册；（24）经营决策方面形成的材料（包括发展规划、实施计划、方案等）；（25）物资管理方面形成的材料；（26）产品销售方面形成的材料；,（27）本单位管理程序文件（或各种规章制度、技术标准、技术规范等）；（28）各种合同、协议（除项目以外的）；（29）企业整顿、认证、达标等活动的呈报、审批材料及合格证、资质证书等；证书应作为实物档案进行整理保管（30）质量管理材料；（31）能源管理材料；（32）安全生产材料；（33）环境保护材料；（34）有保存价值的收发文（除以上内容之外的）（35）其他。,产品类：（1）市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告；（2）计划任务书（上级部门下达的，研制新产品的凭证）；（3）技术任务书、技术建议书、协议书、委托书、合同；其中：技术任务书是根据上级下达的计划任务书或企业发展计划在调研的基础上编制的，目的在于正确地选择、确定产品的工作质量、基本结构等。,技术协议书：是供需双方共同协商对专用产品的性质、质量、成本、交货日期等提出原则要求的协议性文件，需双方共同编制签字生效。 技术建议书：是专用产品的制造部门根据技术协议进行方案设计所提出的技术性改造意见的技术文件。技术建议书经供需双方审批后作为产品设计和样品鉴定、交货的依据。,（4）专题分析报告、专题会议纪要；（5）研制计划和方案、方案论证报告；（6）产品研究、设计计划；（7）研究试验大纲、试验报告；（8）产品设计标准；（9）技术设计说明书；（10）产品设计图样；（11）试制计划、方案、规程、报告；（12）试制运行记录、化验记录；（13）试制过程纪要；（14）专题会议记录、纪要、决议及合理化建议；,（15）重大故障分析和排除措施报告；（16）试验计划、方案、规程；（17）试验所需仪器与设备清单；（18）试验原始数据与材料；（19）试验分析报告；（20）试验分析小结；（21）试验总结报告；（22）鉴定材料；是是否转入批量或正式生产的依据（23）小批生产方案、计划；（24）小批生产工序工程能力分析报告；（25）关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告；,（26）原料鉴定卡片、配用设计表；（27）历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单；（28）小批生产总结报告；（29）小批生产鉴定材料；（30）产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本；（31）申请正式投产报告、批复、通知；（32）生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范；（33）技术标准（国际、国家、部、地方、企业）；,（34）企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知；（35）生产定型（结构、配方）设计文件；（36）工艺文件；是实现产品设计中所规定的各项技术要求、保证产品质量、决定产品制造经济效果的技术文件材料，它是产品及其组成部分进行制造、加工、检验、装配的主要文件材料。主要包括工艺指导性文件（工艺方案）、工艺规程、检验规程、工时定额表、原材料定额表、工艺加工的各种明细表、汇总表及工艺装备图样，等等。在这些文件中，最重要的是工艺规程，它是指导生产的工艺文件的总称。,（37）工艺装备文件、图样（刃具、夹具、量具、模具图）、说明书；（38）重大质量事故分析、质量异议处理结果；（39）技术条件；是产品及其组成部分在生产、施工图样中未能表示出来的在制造、验收和试验等方面的一切技术要求的资料，是对产品的质量、规格以及试验、工艺、检验等方法所作的技术要求和技术规定。（40）专利登记表、专利证书等材料；（41）商标注册材料；（42）认证与评优方面形成的材料；（43）其它,科研类：（1）申报项目的报告、批复、通知；（2）调研报告、可行性研究报告、技术咨询与课题论证材料；（3）课题说明书、科研课题、经费申请报告及批件；（4）任务书、协议书、会议记录及重要来往文函；,（5）科研课题研究计划、上级批示及有关课题的国内外动态、课题计划调整或课题撤销文件；（6）课题实验设计方案；（7）课题实验设计；（8）实验记录；（9）观察记录；（10）计算材料；（11）分析整理材料；（11）实验工作总结；（12）合理化建议；（13）扩大实验方案；,（14）设计文件；（15）工艺文件；（16）工艺装备文件；（17）现场测试数据；（18）试验详细记录；（19）更改与补充文件、变更通知单；（20）各个单项的测试与试验报告；（21）扩大试验总结报告；（22）科研成果总结报告；（23）学术论文；（24）科研成果鉴定申请报告；（25）技术鉴定证书；,（26）鉴定大纲；（27）鉴定会议记录、鉴定验收结论；（28）技术经济分析报告；（29）标准化审查报告；（30）鉴定证书、科学技术成果鉴定证书；（31）科技成果审报表、登记表及附件；（32）科技成果奖励申报及评审材料；（33）获奖证书及批件；（34）专利申请书、批准证书；（35）技术转让合同、协议书；（36）其它。,设备类： （1）设备购置计划申请书； （2）设备购置计划投资预算书； （3）设备购置技术经济论证材料； （4）设备购置批准书； （5）设备购置协议书、订货合同； （6）设备开箱验收记录；,（7）设备仪器合格证、出厂报修单、说明书等随机图样及文字材料； （8）设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料； （9）运行记录及重大事故分析处理报告； （10）设备仪器保养和大修计划、记录； （11）设备仪器检查记录、设备仪器履历表； （12）设备改造记录和总结材料； （13）技术、质量异议的处理结果材料； （14）设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果； （15）其它。,会计类：（1）财务报告（表）；（2）会计帐簿类；包括总帐、明细账、日记帐、辅助帐簿等（3）会计凭证类；（4）其它。主要包括工资表、清产核资、资产评估方面形成的材料、银行对帐单、银行余额调节表等,音像类：（1）上级领导人、社会著名人物到本单位视察、指导检查工作或参与本单位重要活动的音像材料；（2）本单位重要外事活动的音像材料；（3）本单位组织或参加的重要会议和重要活动；（4）本单位发生的重大事件、重大事故的音像材料；（5）宣传介绍本单位的专题音像材料；（6）本单位主要产品的音像材料；,（7）本单位不同时期厂区（或办公地址）建设及发展情况的音像材料；（8）有关本单位产品广告的音像材料；（9）新闻媒体有关本单位报道的音像材料；（10）获得的奖状、奖旗、奖杯、证书等荣誉的音像材料；（11）其它具有保存价值的音像材料。,实物类： 主要包括本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品及反映企业不同发展阶段的产品样品，实体性科技成果、工装和设备等物品。,3、归档要求质量： （1）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存； （2）归档文件材料应完整、准确、签批手续完备； （3）归档的文件应为原件或具有凭证作用。,数量： （1）归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数； （2）具有长期保存价值的电子文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档。时间： 略（具体见归档办法中归档时间要求）,二、分类 分类的原则： 根据文件内容（所反映的问题），按照本单位分类编号办法的设置，进行分类1、一级类目： 管理类、产品类、科研类、 基建类、设备类、会计类、 照片类、音像类、实物类,2、二级及二级以下类目 （1）管理类： 年度（二级类目） 期限（三级类目）（2）科技类（产品、科研、基建、设备） 各大类内： （性质或品种） 项目 （阶段） 项目： 一个型号产品、 一个课题、 一项工程、 一个型号设备,（3）会计类： 财务报告 会计帐簿 会计凭证 其它（4）音像类： 录音带 录像带（5）实物类： 证书 奖状等,三、组件将归档的文件组成档案基本保管单位文字文件： 一般一份文件为一件 也可按问题、阶段等特征组件图样文件： 一套为一件或数件 数件：一套图样文件数量多时，可按结构、专业、工序、性质、名称等特征分别组成数件,建议： a、会议记录 要求用“会议记录纸”进行记录，一次会议 作为一“件”（按件整理的“件”）。在填写（录 入）“题名”时，需要根据会议主要内容拟写题 名。（以笔记本记录的可一本一件，如果笔记 本跨年度，归在最后一年，但不提倡） b、请示与批复各作为一件，在同一年度的 保管期限要一致，实体尽可能紧挨着排（请示 与批复不在同一年度，保管期限不一致，若调 整坚持期限从长原则，年度不调整。或暂不调 整，在鉴定销毁时，再进行调整）,C、关系介绍信 一般一人（介绍信和存根）一件 （单独存根，可多人一件，最多20人，但需托裱；单独介绍信，可2人一件，也需托裱）D、内容紧密的材料实体尽可能排在一起。比如一次会议的材料，违纪案件的材料等。即一次会议的材料作为若干件，若干件材料尽可能紧挨着排列。,四、编写档号、页号 （一）档号： （1）类目号 （2）件号 1、编写方法：如前所述保管期限的确定： 根据文件材料的保存价值（即文件材料对单位发展所具有的查考利用价值），确定文件材料的保管期限。 保管期限分为永久、长期、 短期三种，具体期限分别为：永久50年以上； 长期1550年； 短期15年以下。,文件材料保管期限划分参考：A、青岛市档案局企业档案工作制度建设规范B、财会字199832号会计档案管理办法C、国档发198727号关于印发机关档案工作业务建设规范等三个文件的通知D、国档发19884号基本建设项目档案资料管理暂行规定,2、加盖并填写档号章： 在每份归档文件材料的首页 右上角空白处加盖档号章， 并按已确定该文件材料的档号 填写有关内容。,提 示 作为一件的图样材料，应分别折叠成 A4幅面，在每张图纸首面的右上角加盖 档号章并填写同一档号章内容，在其右 下角逐一填写页号。,（二）页号 1、以件为单位，在有书写内容的每页文件正面的右下角、背面的左下角从“1”起依次标注页号。 2、两张以上小幅面文件托裱在同一页白纸上的，按一页编号。,五、档案装盒1、固定归档文件 工具： （1）三角袋 （2）不锈钢装钉 （3）塑料拉杆 （4）细线绳 （5）其他2、将已固定的归档文件材料按档号顺序装入档案盒，装满为止。,3、填写备考表,（1）说明： 填写盒内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况以及与盒内某份文件反映同一内容但载体形式不同，并另行保存的档案的档号（互见号）。（2）整理人： 档案整理人员签名。（3）检查人： 归档文件质量审核人（各部门、项目负责人 或档案管理人员）签名。,4、填写档案盒脊背： 类目号：盒内档案分类号 年度号：盒内文件形成年度代号 保管期限号：盒内文件保管期限代号 部门（内容）：盒内文件的处理 部门或主要内容。 起止件号：盒内文件的起止顺序号。,5、在档案盒正面加盖立档单位横排印章。 位置： 档案盒正面上方中央 印章离档案盒上端10厘米,六、填写档案分类目录,序号： 填写档案在大类中的排列顺序号档号： 按档案档号章的档号内容标注文（图）号： 填写文件的文号、图号责任者： 填写制发文件的组织或个人 题名 填写文件的标题。对没有标题或标题不确切的文件，应根据文件的内容补充或重新拟写标题外加“ ”号,页数： 填写每份文件的总页数日期： 即文件形成时间。用八位阿拉伯数字填写。如2002年5月13日写作 20020513保管期限： 依据单位制定的保管期限（含在单位归档办法里）填写文件归档时划定的保管期限。位置： 填写档案存放位置的代字代号,第三部分 基建项目档案、照片档案 管理的一般要求一、基建类 基建项目档案：基本建设项目档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。,（一）归档范围 前期准备、建设实施、竣工验收、投入运行及改扩建阶段 第一阶段 前期准备阶段（前期文件） 基建程序：预选址立项土地、环保预审规划选址，申领“选址意见书”申请前期工作项目计划核发“建设用地规划许可证”项目方案设计、申办用地手续初步设计方案审核消防、排水等部门审查意见核发“建设工程规划许可证”招投标、施工图审查缴纳相关费用办理质监、安监等手续资金审计等申领“建筑工程施工许可证”验线开工工程竣工验收、竣工备案,1、项目建议书 项目建议书是要求建设某一具体项目的建议文件，是基本建设程序中最初阶段的工作，是投资决策前对拟建项目的轮廓设想。项目建议书的主要作用是为了推荐一个拟进行建设项目的初步说明，论述它建设的必要性，条件的可行性和获得的可能性，供基本建设管理部门选择并确定是否进行下一步工作。2、可行性研究 项目建议书一经批准，即可着手进行可行性研究。可行性研究是指在项目决 策前，通过对项目有关的工程、技术、经济等各方面条件和情况进行调查、研究、分析，对各种可能的建设方案和技术方案进行比较论证，并对项目建成后的经济效益进行预测和评价的一种科学分析方法，由此考查项目技术上的先进性和适用性，经济上的盈利性和合理性，建设的可能性和可行性。可行性研究是项目前期工作的最重要的内容，它从项目建设和生产经营的全过程考察分析项目的可行性，其目的是回答项目是否必要建设，是否可能建设和如何进行建设的问题，其结论为投资者的最终决策提供直接的依据。,3、计划任务书（设计任务书） 是确定基本建设项目，编制设计文件的主要依据。计划任务书的内容，各类建设项目不尽相同。4、专家建议文件5、环境预测及影响报告书和批复文件6、选址申请及选址规划意见通知书7、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准文件8、划拨建设用地文件9、国有土地使用证10、拆迁安置意见、协议、方案等,11、建设用地规划许可证及其附件12、建设项目列入年度计划的申报文件13、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表14、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书15、初步设计图纸和说明16、技术设计图纸和说明17、有关行政主管部门（人防、消防、防疫等）批准文件或取得的有关协议18、施工图及其说明,19、规划方案、建筑工程方案审批申报表及报送的文件和图纸20、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见21、建设工程规划许可证及其附件22、工程质量、安全监督手续23、招投标、中标文件与合同书（包括承发包合同或施工合同、勘察合同、设计合同、监理合同）24、建设单位、监理单位、施工单位项目部管理人员名单25、工程地质和水文地质勘察报告26、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明,27、建设工程施工许可证28、规划验收合格证29、与工程有关的会议文件（贯穿全过程）,第二阶段 建设实施阶段1、施工单位（施工文件）（1）图纸会审 审图工作必须在开工前，接到图纸后五天内完成。图纸会审由建设单位主持，设计和施工单位参加，实行监理的工程必须有监理单位参加。形成记录并加盖公章。 （2） 设计变更记录 设计变更经建设单位、监理单位、施工单位同意后，由设计单位出正式文稿，记录要由设计、建设、施工、监理四方签证，设计单位如委托其它单位签证，应由书面委托手续。（3）施工组织设计 要求在工程开工前，图纸会审后编制，编制内容应齐全、实际、要有审批手续 。,（ 4）技术交底记录 包括设计交底、施工组织设计交底、主要分项工程施工技术交底，各项交底记录要求具体提出达到施工规范、规程、质量标准的要求及措施，要有交底双方签字。 （5）施工日志 施工日志应以单位工程为记载对象 。 每个单位工程从开工到竣工，由单位工程（技术）负责人逐日进行记载；日记内容要齐全，操作分项名称，施工部位要写完整，质量安全情况要如实填写，当天施工的隐蔽工程验收、砂浆、混凝土试块制作情况及材料进场，加班、停工等情况要全面如实反映，浇筑混凝土时还需另外记“混凝土施工记录”；上级指示以及与工程有关的各类会议精神等记录。 （6）测绘部门提供的放线成果、红线材料,（7）地基处理记录 是指地基不能满足设计要求时对地基的补强处理。地基处理记录一般包括地基处理方案、地基处理的施工试验记录、地基处理检查记录。 重锤夯实地基：应有试夯报告及最后下沉量和总下沉量记录。 强夯地基：对锤重、落距、夯击点布置及夯击次数做好记录。 （8）地基钎探记录 要求有钎探记录，绘制钎探点布置图，附有钎探成果评价。 （9）桩基施工记录 主要包括：预制桩和现制桩 预制桩：现场预制桩的检查验收文件，试桩或试验记录、打桩施工记录、补桩记录、桩的节点处理记录。 钢筋混凝土灌注桩：桩位测量放线图；灌注桩的施工记录；桩的检查试验文件；桩位竣工平面图。,（10）结构吊装、预制混凝土楼板安装记录 混凝土构件、钢构件、木结构等均要吊装记录。预制楼板安装记录应注明安装位置，搁置长度、支座找平、座浆及灌缝、堵孔情况，分层绘制安装平面图。 （11）现场预应力施工记录 要求有张拉记录和施加预应力记录。 （12）沉降观测记录 要求有观测点的平面布置图、根据沉降观测结果绘制的沉降量、地基荷载与延续时间三者关系曲线。 （13）施工测温记录 混凝土冬期测温包括大气温度、原材料温度、入模温度和养护温度，并附测温点、部位、深度布置图；大体积混凝土施工除养护测温记录外，还应有裂缝检查记录。,（14）施工测量记录 测量内容有工程定位测量、基槽放线、模板放线、楼层放线和各类控制线的实测记录并附图。 （15）通风道（烟道）畅通检查记录 （16）质量事故处理记录 要求有质量事故报告、处理方案和实施记录。 （17）地基验槽记录（要求附平、剖面图） 文件内容包括：土质情况：持力层与地质勘察报告是否相符；土的颜色、坚硬度、异常（过松、硬、水）；基槽几何尺寸；槽底标高；地基障碍物（旧基础、检查井、人防、树根、墓、旧管道）； 验槽复验。,归档时应注意： 验槽记录必须有设计、建设、监理、施工四方人员签字，并应有明确结论。必要时应有勘察部门参加并签字。验槽记录应能准确反映验槽的主要程序，地基的主要质量特征是否符合设计要求和有关规范规定，地基出现异常时所采取的技术处理是否正确，结论是否明确。 （18）基础隐蔽工程验收记录 （19）主体隐蔽工程验收记录 （20）楼地面隐蔽工程验收记录 （21）屋面隐蔽工程验收记录 （22）采暖卫生与煤气隐蔽工程验收记录 （23）电气隐蔽工程验收记录,（24）通风与空调隐蔽工程验收记录（25）电梯安装隐蔽工程验收记录（26）工程分项使用功能检测记录A 墙体裂缝情况检查记录B 抽气道、烟道、吸排烟道记录C 屋面蓄水试验记录D 地漏安装、卫生间、阳台地面坡向检查记录E 浴间、卫生间蓄水试验记录F 顶棚、楼地面裂缝情况检查记录G 管内穿线质量检查记录H 给水（采暖）管道系统压力试验记录I 给水（采暖）管道系统清洗记录J 管道通球检验记录K 散热器组装后压力试验记录L （排水）管道灌水（雨水）静压试验记录,M 卫生器具盛水试验记录N 普通电气设备安装动态检查记录O 电器绝缘电阻测试记录P 防雷及电器设备接地电阻测试验收记录Q 漏电保护开关动态检查表R 电气照明试运行记录（27）钢材出厂合格证及检验报告（钢筋、型钢）（28）钢材焊接检验报告及焊条合格证、焊工操作证（29）水泥出厂合格证及复验报告（30）砖、沙、石出厂合格证及检验报告（含建筑用水检验报告）（31）防水材料合格证及试验报告（含保温材料合格证）、备案证,（32）构件出厂合格证及试验报告（33）外加剂（34）采暖卫生与煤气工程材料、设备出厂合格证、备案证等（35）电气工程材料、设备出厂合格证、备案证等（36）通风与空调工程材料、设备出厂合格证、备案证（37）土壤试验（38）砂浆配合比及抗压强度试验报告（39）混凝土配合比及抗压强度试验报告（40）现场预应力混凝土试验,（41）其他建筑材料合格证、施工试验报告（42）单位（子单位）工程质量竣工验收记录表（43）单位（子单位）工程质量控制资料核查表（44）单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录（45）单位（子单位）工程观感质量核查记录（46）无通病工程质量评定表（47）地基与基础工程质量验收记录表（分部、分项及检验批）（48）主体工程质量验收记录表（分部、分项及检验批）（49）装饰工程质量验收记录表（分部、分项及检验批）,（50）屋面工程质量验收记录表（分部、分项及检验批）（51）采暖卫生与煤气工程质量验收记录表（分部、分项及检验批）（52）电气工程质量质量验收记录表（分部、分项及检验批）（53）通风与空调工程质量验收记录表（分部、分项及检验批）（54）电梯安装工程质量验收记录表（分部、分项及检验批）（55） 设备文件： 设备材料采购合同；出厂质量合格证明；设备、材料装箱单；开箱验收记录；设备图纸使用说明书；设备安装调试记录等,建设项目： 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位，一般由一个或多个具有内在联系的工程所组成。单位工程的划分： 具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物及构筑物为一个单位工程。分部工程的划分： 分项工程应按主要工种、材料、施工工艺、设备类别等进行划分。分项工程的划分： 分项工程可由一个或若干检验批组成。检验批： 按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定数量样本组成的检验体。,举例： 湖光山色小区为一个项目（含62个楼座） 一座楼（多层）为一个单位工程（整个项目即有62个单位工程） 一般包括地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑给排水及采暖、建筑电气等分部 地基与基础分部一般包括土方、砌砖、钢筋、模板、混凝土等分项 土方分项一般包括土方开挖和土方回填2个检验批,2、监理单位（监理文件）（1）监理规划（2）监理实施细则（3）监理部总控制计划等（4）监理月报中的有关质量问题（5）监理会议纪要中的有关质量问题（6）三控制文件（7）分包、供货、试验等单位资质材料,（8）监理通知（9）工程延期报告及审批（10）费用索赔报告及审批（11）合同争议、违约报告及处理意见（12）合同变更材料（13）监理工作总结材料,第三阶段 竣工验收阶段1、竣工图（1）综合竣工图a 总平面布置图b 竖向布置图c 室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图d 电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图e 设计总说明书（2）专业竣工图a 建筑竣工图b 结构竣工图c 装修（装饰）工程竣工图,d 电气工程竣工图e 给排水工程竣工图f 采暖通风空调工程竣工图g 燃气工程竣工图2、竣工验收文件（1）竣工验收备案文件a 工程竣工验收备案表b 工程竣工验收报告（建设单位起草）c 工程施工许可证d 施工图设计文件审查意见e 工程竣工报告（施工单位起草）f 工程质量评估报告（监理单位起草）g 单位工程综合验收记录表h 建设工程竣工验收会签表,i 市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料j 规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件k 施工单位签署的工程质量保修书L 商品住宅的住宅质量保证书和住宅使用说明书m 法规、规章规定必须提供的其他文件（2）工程质量保修书（3）决算文件及审计文件（4）声像、缩微、电子档案,第四阶段 投入运行及改扩建阶段（后续文件） 随时形成，随时注意收集,（二）整理：保持一个项目材料成套性，按件整理 1、组件（1）文字材料一般以每份文件为一件。 同一文件的印本与定稿、主件与附件应作为一件，不能分开，按印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 （同一事项的请示与批复各作为一件，实体尽量前后放）（2）图样文件一般以一套为一件。 2、装订 采用不锈钢装订针、线绳、三角袋等。,3、排列 （1）文件材料总体顺序按阶段（前期文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、后续文件）结合时间、专业等顺序排列。（施工文件以单位工程为单位，不同内容的材料按时间、专业等排列,同一内容的材料按隶属关系排列，） （2）盒内文件材料的排列 a 文字材料按事项、专业顺序排列。 b 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 c 既有文字材料又有图纸的，文字材料排前，图纸排后。,提示：整理中需要注意问题 1、从总体角度说，项目档案整理时应以建设项目为单位，以保持项目档案的齐全性、成套性。其中，施工文件应以单位工程为单位进行整理（以单位工程为单位的施工文件是项目档案的组成部分）。 2、竣工验收文件整理分2种情况：如果按单位工程验收的，竣工验收文件随单位工程的施工文件整理，放在施工文件之后；如果按项目工程进行验收的，竣工验收文件放在竣工验收阶段进行整理。 3、竣工图整理分2种情况：单位工程的竣工图（如单位工程的各专业竣工图）跟着单位工程的施工文件整理，放在施工文件之后；项目工程的竣工图