公司办公室管理规定.doc

公司办公室管理规定 文书管理 一、行文：1、 办公室文员根据总经理指示或公司管委会决定的内容行文。2、 要求行文做到：a、 文字简炼、通顺，突出主题。b、 行文须规范化，要根据不同内容，按公文的格式和行文规则办理。c、 拟出草稿后要交总经理或有关领导审核同意后方可打印。 二、文号： 1、正式公文由办公室统一编发文序号，包括部门（公司）、供字、年号、顺序号：A管理委员会 管字B办公室 办字C财务部 财字D咨询、展览公司 广字E销售公司 酒字 例：中食供管字200601号2、公文的主、抄送单位，应根据公文内容确定。3、各部门（公司）使用的总公司便函，由承办单位编号，办公室留底存档。三、打印：1、 正式打印要符合行文格式。2、 各种行文的编号要有连续性，不能出现错别字或其他错误。3、 需要下发的文件要根据需要实发的数量进行复印，不得造成浪费。 四、发文：1、发文拟稿：A承办部门（公司）根据内容及行文对象正确使用公文种类（如通知、批复、函等），要求文字简洁、明确、通顺，层次清楚，标点符号准确。B需要保密的公文，应分别标明密级“秘密”、“机密”，紧急公文应分别标明“特急”、“急件”字样。C发文主送、抄送单位准确，按单位等级顺序排列，根据来文办的复文，须将来文附在正文后面。2、公文签发：A总公司与有关单位联合发文，由总经理签发。B总公司上报和下发“重要的涉及面广的公文”由总经理签发。C一般业务往来和分管工作范围内的公文，由主管副总经理签发。3、发文：发文由总公司办公室登记，包括日期、字号、标题、发送和抄送单位、文件份数、附件。工作总结、报告或请示应同公文一样进行登记处理。五、收文：1、上级及相关单位写明给总公司的文件，统一由办公室收发人员签收、拆封、登记。（凡注明“亲收”、“亲启”的文件及写明各部门（公司）的文件不拆封，分送有关人员、单位处理）2、出差、出国及参加会议带回的重要文件，以及上、下级单位来人带来的正式公文，应交办公室登记处理。3、办公室收发人员须履行登记手续，正式公文和重要资料盖“收文戳”，顺序编号后按文件传阅登记表程序处理。六、存档：1、 凡有编号的各种打印、下发的文件，办公室必须留存，以便存档。2、 留存要求：行文原件及打印复件一并存档。3、 所有留存原件要分类保管。4、 当年的各种存档文件于次年一季度内整理完毕及归档。1、 各种上级来文由办公室文员进行收文登记。2、 登记后附上批阅单，送达总经理批阅。3、 根据批阅内容或复印下发或传阅。（按相关手续）传阅文件要及时收回，严禁丢失。 传真管理 一、接收：1、 接收的传真文件，属于公司本部的复印后，交总经理、执行总经理、副总经理阅，属各部门的复印后交各部门经理处理。2、 办公室要有相应的登记、收发文手续，并保存原件（复印件）。二、发送：1、 传真件发送要符合正规格式，字迹清楚，内容明确，要求用钢笔和签字笔书写。2、 各部门需发送传真件，要有各部门负责人签字。凡涉及公司整体利益的传真件必须有总经理或执行总经理、副总经理的签字，否则办公室人员有权拒发。3、 发送传真件，必须进行登记签字，办公室要留存原件或复印件 。 复印管理 一、 各部门凡需办公室复印的文件，必须有负责人签字，复印后进行登记。二、 凡属非对外的文件、表格等，尽量利用报废纸，以降低费用。三、 办