行政人事制度.ppt

上海XXXX有限公司行政人事制度,目录,人事录用制度试用制度工作时间和考勤制度加班管理制度休假年终奖金及业绩奖金行政日常事务与办公室规章,人事录用制度,试用制度,1）无薪试用期从雇员报到日开始计算，为期三个月。在试用期间，雇员的绩效将根据他/她的知识、能力和工作表现进行评估。如果他/她的部门怀疑或认定他/她难于胜任所在岗位的工作，则可于试用期满以前解除聘用。除非存在特殊情况并得到总经理的认可并经该员同意，试用期可延长，但试用期最长不可超过六个月。2）试用期之员工公司给予办理劳保福利，包括养老金、退休金、医疗保险金等，但员工必需及时交缴劳动手册，退工单及养老金转移单等。3）在试用期间，经理负责观察了解新员工的工作表现并需于试用期结束前一周做出结论是否正式雇佣、延长试用期或解除雇佣。4）另一方面，根据劳动法规定在试用期间，如公司认为该员工不胜任或不适合，有权单方面决定终止聘用。,工作时间和考勤制度,工作时间：公司采用固定工时制，即每周5天（40 小时），每天工作8小时具体工作时间为：9:00-18:00午餐时间为1小时（12:00-14:00内自由支配，如12:00-13:00、12:30-13:30、13:00-14:00等）,工作时间和考勤制度,考勤制度：新员工报到后，前台文员准备考勤卡。上下班时间以打考勤卡作为考勤记录。 迟到与早退： 在未事先得到部门经理批准下，员工在规定开始工作时间仍未到达岗位，将被视为迟到；在规定结束工作时间前离开岗位，将被视为早退。迟到/早退十分钟以内（含十分钟），罚款人民币50元；迟到/早退超过十分钟以上，但不到1小时的，每5分钟加罚10元；迟到/早退超过1小时的，将被视为事假半天。 代敲卡：代人敲考勤卡者，双方均扣三天工资/次。 缺勤： 所有符合规定并履行申请手续的有薪假、无薪假都属于可接受的缺勤。可接受的缺勤需提前计划，提前申请（详见休假制度）。如遇紧急情况亦需在当日上午9:00之前通报所属经理或行政人事负责人缺勤原因及时间。而请假手续需在缺勤结束后二日内补办完毕。,加班管理制度,1）所有需加班之雇员的直属部门经理应提前计划，需加班的雇员提前填写IJS(China)-OT Request Form，并经其部门主管及部门经理批准后方可生效。如预计月累计个人加班要超过20小时，需提前请示总经理。如果加班申请已被批准，雇员须履行承诺按此加班计划进行工作。 2）部门经理批准认可后的 IJS(China)- Overtime Application Form 要存放完好，并于每月25日提交 IJS(China)- OT Request (Monthly) Excel表的同时，交于行政部负责人审核。任何隔月的加班补签是不允许的，除非由于事情特殊并且得到部门经理的同意。 3）一次加班时间不能少于一小时，加班费支付从规定之18:45起开始计算。（销售人员在外应酬而引起的加班、公司主管及以上管理层的加班均不在此列。） 4）加班费率 平常延时加班费率150周六、日加班费率200%国定假日加班费率300 5）小时工资的计算 小时工资 月基本工资 / 21.75 / 8,休 假,年假事假病假申请流程,年假,所有签订劳动合同之员工均可依下列标准带薪年假： 年假天数 12个工作日/年 （1个工作日/月） 员工每年依到职日取得年休，只要服务满三个月即有资格享受年休假。 到职第一个月的年假天数计算：15号前到职的享受当月1天年假，15号后则享受0.5天。 每一位员工均依当年之服务期取得年休假。如果员工不休当年之年休假，可将年假带至于次年，且必须在次年3月31日前休完。 年休假单位 两小时、半天、1天，最小单位是两个小时。 休假半天 上午休假：工作时间14:00-18:00 下午休假：工作时间 9:00-13:00一天或一天以内的休假提前一天申请，并确保有BACK UP的人来操作。一天以上的休假（不含一天）提前一周申请，确保有BACK UP的人来操作。同一部门内，一般不超过2个人（含2个人）同时休假。有特殊情况的除外，且不得超过3次/年。有特殊情况的，需得到部门主管，部门经理及总经理的批准。,事假,无薪事假每次不可超过1个工作日（雇员本身就有有薪年假，如需休1个工作日以上的无薪事假应先休年假。如年假已休完，除非碰到非常特殊之情况，但是也必须先经过部门经理同意，否则以旷工论处。 所有无薪事假均应事先取得部门经理许可，并做好工作交接，及报行政部备案。 每年最多可请5天无薪事假，否则以旷工论处。 旷工1天作为三天事假处理，并得一次书面警告。,病假,所有员工每年至多可享有5天带薪病假。如一次超过3天以上而未住院者，一律扣有薪年假；若有薪年假扣完，则以无薪事假计算。 病假均应有市二级以上医院出具之证明或急诊病假原件证明并附上病例卡，否则一律扣有薪年假；若有薪年假扣完，则以无薪事假计算。公司保留对凭证的真实性进行核实的权利。 病假申请应于病假当天向部门经理提出，并将相应之工作交代职务代理人。（当事人不方便时， 应委托家人代为通知） 在休假时患病或休息日患病的员工不可用病假替代休假。,申请流程,一般员工 休假单由主管及操作经理签字同意，交办公室行政审核无误后 -财务行政经理复核签字 -统一交由总经理签字后归档。 部门主管 休假单由部门经理签字，交办公室行政审核无误后 -财务行政经理复核签字 -统一交由总经理签字后归档； 在假期被批准以后，发休假日期邀请给总经理。 部门经理 休假单直接有总经理签字后，交行政审核无误后 -财务行政经理复核签字归档； 在假期被批准以后，发休假日期邀请给总经理。,年终奖金及业绩奖金,1）所有正式员工可享受第13个月薪水的条件。具体为每年最后一个月发放双薪。发放金额则按员工当年在公司服务的月份分摊折算。如员工在发放年终奖金前离职，则年终奖金不予发放。另刚入职，到年底未满试用期的员工，亦不予发放年终双薪。2）第13个月以上的业绩奖金发放与否取决于公司的整体财务状况、其它经济因素、及员工的服务期和业绩考评状况亦将予以考虑，其发放时间为次年3月底前。,行政日常事务与办公室规章,快递的收发管理差旅预订办公用品申领电话上网管理制度办公环境、吸烟办公室安全,快递的收发管理,目的 为规范快递物品的收发管理，节约公司快递成本，避免造成公司资料的丢失及资源的浪费。定义 快递物品：指公司员工因工作需要，向外部寄送文件、资料、货物及其他货品等。 职责 前台文员：负责公司快递物品的收发工作。 各部门：协助前台文员进行部门快递物品的发送、接收及签收确认。 快递的接收 前台文员在接收到快递物品时，需及时转交各部门相关人员，如遇私人物品需要接收的，由本人自行至前台签收。 物品接收人应在快递签收登记簿上签名并详细登记接收时间，以备查验核对。,快递的收发管理,快递的发送 寄送快递物品，一般情况下，公司通过下列快递公司发送： 申通（隔天件）、林广（当天件）、庆雄（当天机场件）、顺丰（外地和港台件）、TNT（国际件）、DHL(国际到付件）。 因工作需要，需向外部寄送快递物品者，将物品交至前台，由前台文员统一登记发出，发送人需在快递发送登记表上签字确认，以备核查。因考虑到每日申通隔天件数量居多，申通快递发送件则由前台统一登记直接发出，望各部门人员自行做好发送记录备份工作，以备核查。 快递单上需写明发件人姓名、发件日期，并在空白处标注所属部门或各办事处(如SE、AE、AI/SI、FNA、Admin、BJS、DLC、NGB、TAO、SZV等），望各部门积极配合。如未写清的，前台文员将拒绝受理，待补写后交于前台统一发送。 由前台统一登记发送的物品必须为工作之用，如发现不属于此范围内的，公司将不予受理。,差旅预订,需预定机票及住宿的，应尽可能提前3天及以上向区域管辖经理提出申请，由该区域管辖经理批准后以书面形式告之行政部，行政人员在收到申请后提交总经理审核批准。区域管辖经理需要预定机票及住宿的，则直接向总经理提出申请，总经理批准后行政人员给予预定。申请人提交申请应根据日程安排写明出差缘由、出差时间、地点等。 区域管辖经理：销售部交由区域销售总监（Vincent Chen）批准；Central China操作及客服交由操作经理（Lynn Xu）批准；North China由站点leader（Vicky Fu、Sonya Zhang）交由总经理批准；财务行政部交由财务行政经理（Jenny Li）批准。,办公用品申领,办公用品申请由前台文员负责办公用品的统一采购及发放，各部门于每月25日以前填写IJS(China)-Stationary Requisition Form上报次月所需的办公用品，由负责人签字后送至前台，行政人事部审核后统一采购。办公用品领用由前台文员统一采购后次月统一发放。本着节约的原则，各部门应对领用的物品妥善保管。新进员工的领用填写IJS(China)-Stationary Requisition Form交至前台，由前台文员统一发放。,电 话,新员工如需查询个人分机号的，详见公司共享盘AdminDirectory(IJS)文件夹。拔打外线：先拨 9 ，再拨电话号码；接转电话：按“R”键+分机号；部门区域内代接电话统一按“*8”键。（部门区域分配：操作部、销售部、财务行政部）前台文员接听电话的注意事项： 电话铃响后应迅速应答，标准电话应答语为：“Hello,IJS”或“您好，迅辉国际”。,上网管理制度,工作中严禁浏览与工作无关的如游戏、购物等网站；严禁安装任何形式的单机游戏和网络游戏。一旦发现，当事人及其上属领导均予以警告处罚。,办公环境、吸烟,为了保证员工能够在健康舒适的环境中工作，展现公司良好的精神面貌，公司聘请了专职保洁