浅谈会计电算化在企业内部控制中的运用.doc

浅谈会计电算化在企业内部控制中的运用引 言会计电算化是会计发展史上的一次重大革命, 是会计改革的重要内容,实现会计电算化具有重要的现实意义。会计电算化大大提高了会计信息处理的速度和准确性，有助于加强企业管理，提高竞争力，是会计发展的历史性飞跃。该文分析了目前会计电算化在企业内部控制中的积极作用，同时也提出了加强和完善会计电算化的措施，以适应未来的发展需要。一、会计电算化环境下的会计工作特点（一）会计工作形式的变化与重点的转移电子计算机替代手工记账后，财务人员只要及时正确将凭证输入电脑，财务软件就可以完成凭证的审核、记账、科目的汇总、查询、编制报表等一系列的工作，大大减轻了财务人员的工作强度，凭证的录入、审核将成为财务人员的主要工作任务，财务工作的重点也由核算型向管理型转移。在传统的手工记账环境下，内部控制是通过总账与明细账之间、科目汇总表与总账之间、各明细账之间等的关系加以核对的，以确保账证、账表、账实相符。而计算机记账后，对账、记账、结账等全部是计算机自动进行的，因此传统的内部控制方法已不适应现在的要求，而财务软件的安全维护、病毒的防治、凭证的审核以及财务人员的分工却成了内控制度的重点。 （二）财务人员需要转型在传统的手工记账下，会计人员只要懂得会计专业知识、精通财经法规即可，但在新的形势下，只懂得会计专业知识还不够，还要懂得电子计算机知识、网络知识，因为会计电算化系统是一个“人机”交互系统，是会计理论、会计实务知识与电子计算机应用技术以及网络通信技术的有机结合，所以培养既懂计算机又懂会计专业知识和相关管理知识的“复合型”人才尤为重要。（三）会计档案形式和内容有所变化在手工记账下，会计档案存储形式基本上是纸质的，采用电子计算机进行核算后，不但要保存打印出的纸质会计档案，而且有条件的还要保存磁带、磁盘、光盘缩微胶片等磁性介质会计档案。会计档案的形式和内容从有形到无形，发生了不同变化，比手工记账有很大的发展。 二、会计电算化对企业内部控制工作的作用会计电算化不仅是会计发展的需要,而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求,是时代发展的要求,实现会计电算化具有重要的意义。（一）减轻会计人员的工作强度,提高会计工作效率实现会计电算化后,只要将原始凭证和记账凭证输入了计算机,大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等工作,都可由计算机自动完成;因而大大提高会计工作效率,使会计信息的提供更加及时。（二）促进会计工作规范化,提高会计工作质量由于在电子计算机应用中,对会计数据来源提出了一系列规范要求,而且数据在处理过程中能始终得到控制,在很大程度上解决了手工操作中的不规范、不统一、易出错、易遗漏等问题,可以使会计工作的质量得到进一步保证。（三）促进会计工作职能的转变会计电算化使会计工作的效率得到提高,会计人员可以腾出更多的时间和精力参与经营管理,从而促进了会计工作职能的转变,使会计在经营管下提高经济效益中发挥出更大的作用。（四）促进会计队伍的素质提高会计电算化的开展,一方面要求广大会计人员学习掌握有关会计电算化的新知识,以便适应工作要求并争取主动;另一方面,由于许多工作是由计算机完成的,可以提供许多学习新知识的时间,可以使会计人员有接受脱产专业培训的机会。因此,必然逐步提高整体会计队伍的业务素质。（五）为整个管理工作现代化奠定基础会计电算化为企业管理手段现代化奠定了重要基础,可以带动或加速企业管理现代化的实现。（六）推动会计改革,促进会计自身的不断发展会计电算化不仅仅是会计核算手段或会计信息处理操作技术的变革,而且必将对会计核算的方式、程序、内容、方法以及会计理论的研究等产生影响。三、会计电算化在企业内部控制方面存在的问题会计电算化使传统的会计系统、组织机构、会计核算及内部控制制度发生了很大的变化，其中对内部控制制度的影响尤为明显。（一）电算化会计的控制内容及形式与手工会计存在差异在传统的手工系统下，控制的内容主要针对经济事项本身的交易，对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章，控制的方式主要是通过人员的职务相分离，职权不相容的内部牵制制度来实现的。而在电算化系统下，业务处理全部以电算化系统为主，出现了计算机的安全及维护、系统管理及操作员的制度职责、计算机病毒防治等新内容。另外，电算化功能的高度集中导致了职责的集中，业务人员可利用特殊的授权文件或口令，获得某种权利或运行特定程序进行业务处理，由此引起失控而造成损失。（二）会计电算化使企业内部控制的对象发生了变化在电算化系统下，由于会计信息的核算及处理的主体发生了变化，控制的对象也发生了变化。控制对象原来为会计处理程序及会计工作的相容性等，会计资料由不同的责任人分别记录在凭证账簿上以备查验，是以对人的控制为主；而在电算化系统下，会计数据一般集中由计算机数据处理部门进行处理，而财务人员往往只负责原始数据的收集、审核和编码，并对计算机输出的各种会计报表进行分析。这样，内控对象转变为对人与计算机二者为主。（三）会计电算化使控制的实现方式发生了变化手工会计系统的内部控制以人工控制实现。电算化会计系统的内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序。如程序发生差错，由于人们对程序的依赖性以及程序运行的重复性，增加了差错反复发生的可能性，使得失效控制长期不被发现，从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大。（四）电算化会计信息系统缺乏交易处理痕迹手工会计系统中严格的凭证制度，在电算化会计系统中逐渐减少或消失，凭证所起到的控制功能弱化，使部分交易几乎没有“痕迹”，给控制带来一定的难度。（五）电算化会计信息系统中会计信息存储电磁化电算化系统下，原先会计业务处理过程的凭证、汇总表、分类表等书面档案资料被计算机自动生成的会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中（如光盘、硬盘等），是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹；另外，电磁介质易受损坏，加大了会计信息丢失或毁坏的危险。（六）网络的迅猛发展带来了许多新问题网络技术无疑是目前IT发展的方向，电算化会计信息系统也不可避免受到其深远的影响，特别是Internet在财务软件中的应用对电算化会计信息系统的影响将是革命性的。目前财务软件的网络功能主要包括：远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等，实现这些功能就必须有相应的控制，从而形成电算化会计信息系统内部控制的新问题。四、完善会计电算化在企业内部控制工作中的措施（一）结合企业情况，整章建制实行电算化环境下的制度控制针对电算化系统，企业必须对手工会计信息中的各项规章制度进行整理，以充分适应需要。整章建制的内容主要有计算机管理制度、会计工作管理制度，包括岗位责任管理制度、日常操作管理制度、维护管理制度、机房管理制度和档案制度。作为电算化系统内部控制工作的核心内容应着重在完善内控环境上下功夫，制定严格的控制制度并保证得到全面执行，设立良好的控制活动，以不断提高会计工作效率和经济效益。科学的管理控制手段，必须建立一套与权、利对等的内控职责，在强化会计人员岗位职责的同时实行效益工资制，以调动广大会计人员的工作积极性；实行权力与利益相分离的会计主管派驻制。在制度管理控制要求下，会计人员的工资必须与产出的效益相匹配，这能督促其更好地履行自己的职责。会计主管派驻制将保证会计主管能独立地行使管理权利，将其利益与权力分离能保证其有效监管，并不受本单位负责人干扰，从而真正做到令则行，禁则止，这是实行制度控制的有效保证。(二)顺应现代企业管理要求，改变传统审计方式随着我国会计电算化的普及，会计电算化取代手工会计已是不可逆转的时代潮流。会计数据的存储介质和形式、会计数据的生成和传递方式都发生了变化，审计人员很难甚至根本无法通过肉眼跟踪会计业务的处理，也无法用传统的方法考查会计档案数据的安全性、有效性、完整性和准确性。因此，企业要建立起新的岗位责任制和严格的内部控制制度。如岗位可分为系统管理员、操作员、凭证审核员、系统维护员等。虽然会计软件增加了安全可靠性措施。在系统设计和开发过程中必须提出审计要求，系统的各种数据文件都应留下审计线索，除应保证会计数据文件的打印输出外，还应将会计数据文件以可审计的形式进行存储保留。审计人员可利用计算机方便地获取被审计单位计算机会计信息系统中的数据文件，通过必要的数据转换，使其成为审计人员可识别的数据文件形式，再进行各种数据的重新组合和处理，以达到审计目的。（三）要加强系统安全控制随着网络技术的进一步发展，电子商务的迅速兴起，对会计电算化系统提出了更高的要求，我们应从实际工作出发，加强会计信息系统的安全性、保密性。财务上的数据往往是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。为了确保会计信息的安全、保密，要做到：一是加强计算机硬件、软件管理，重视技术控制作为财务软件公司在软件开发中，引入安全稽核机制，对重要的操作日志进行记载，并进行必要的权限设置，以便能够对各种不同的权限进行用户识别和远程请求识别。对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽，以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。二是实施必要的内部控制。在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性，因此要按照系统管理员的权限，用预先定义好的规则控制会计账套数据库的进出，通过对数据进行重新组合和对会计账套数据库进行加密，使业务数据只有在解密的条件下才能使用，同时必须进行必要的身份认证和内容检查，控制一些软件的安装，尤其是数据库系统软件，以防止利用数据库系统打开账套数据库，进行非法处理，拒绝一切无关人员使用计算机。三是增强网络安全防范能力。网络会计实现了会计信息资源的共享，但同时也将自身暴露于风险之中，这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力应采用一些措施，建立一套完善的操作环境和软件系统是进行电算化会计信息系统内部监控的必要手段，只有这样才能保证会计人员相对独立、完整地行使自己权限并达到会计内部监控目的，为更好地进行会计监控做好必要的技术支持和技术准备。四是加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统做在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度。（四）加强组织和人员的职能控制由于电算化会计功能的相对集中，必须制定相应的组织和管理控制制度，明确职责分工，加强组织控制。 所谓组织控制就是将系统中不相容的职责进行分离，通过相互稽核、相互监督和相互制约的机制来减少错误和舞弊的可能，保证会计信息真实、可靠。企业实行电算化后，应对原有的组织机构进行调整，以适应计算机系统要求。会计工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位与原手工系统基本保持不变。电算化岗位一般可分为系统管理、系统操作、凭证审核、系统维护等，这些岗位也可以由基本会计岗位的会计人员来兼任，但必须对职权不相容的岗位进行明确分工，不得兼任，同时各岗位人员要保持相对稳定。如专职系统操作员不能接触系统设计文件，不能兼任会计及审核工作；系统维护员不得担任系统操作和会计工作等。 （五）加强培训工作，不断提高财务人员素质会计电算化对财务人员的综合素质要求比较高，它涉及到财务会计知识、计算机运用、信息系统开发技术等方面知识。因此，要经常对财务人员开展会计电算化内部控制风险的防范教育和业务知识培训，增强风险防范意识，不断提高财务人员业务素质、思想素质和职业道德素质，更加有效地防范会计电算化内部质量控制风险。由于计算机本身处理出错几乎为零，而人为造成的出错和舞弊现象有增无减，一旦出现舞弊，损失巨大。因此，建立和完善更为科学的会计电算化显得尤为重要。这样才能不断提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高企业现代化管理水平和提高经济效益服务。五、结束语综合以上特点，可以看出，会计电算化使会计工作从形式到内容都发生了巨大的变化，以前的内控制度已经不能适应现代化的要求，所以建立健全会计电算化制度，是会计信息准确、安全、及时处理的保障。主要参考文献1 王向青 会计电算化发展过程中存在的问题及其发展思路2 阎达五 内部控制框架的构建3 吴水澎, 陈汉文, 邵贤第 企业内部控制