代理公司档案管理培训

档案管理,2007-3,目录,第一部分: 客户档案管理,第二部分: 产证档案管理,第一部分 ,客户档案管理目录,一、岗位职责二、客户档案内容三、客户档案相关节点及建档要求四、客户档案装册要求五、电子档案要求六、档案管理注意事项,一、岗位职责,代理公司业务员,综合管理组档案岗,负责收集及补充客户资料，保证资料有效、完整。,代理公司,检查客户资料的有效性、及时性和完整性，建立客户档案。负责客户纸质档案的暂时存档和电子档案的记录。客户办理交付使用手续30日后移交客户档案至综合管理组档案管理岗。,核查客户纸质档案的及时性、有效性及完整性。核查客户电子档案的及时性、有效性及完整性。 客户办理交付使用手续30日内移交客户档案至公司总办档案室。,二、客户档案内容,认购书、购房合同正本原件办理产证委托书、前期物业管理协议、业主公约等客户身份证件复印件：如身份证、护照、暂住证、居住证、结婚证等公证书：如份额公证书、监护人公证书、英文名姓名公证书、共有声明等的原件及复印件审批单：如有换房、更名、折扣、变更付款方式等特殊要求，即认购时与签约时数据或相关资料不符的情况，须提供相应的公司同意变更的审批单原件贷款客户的借款合同原件，及经办银行/律师领取该客户购房合同正本原件签收单原件客户领取购房合同正本原件签收单原件交付使用通知书、面积差补充协议原件客户领取商品房交付使用通知书等入住资料签收单原件（现房）催办函、折盘函等复印件及EMS回执其他客户资料：购房发票复印件、优惠活动协议、客户承诺函等,认购,三、客户档案相关节点及建档要求,办理交付使用手续7日内收集面积差补充协议原件、律师的交接单交付使用通知书原件、面积差补充协议原件,签约,入住,认购书签署当日收集认购书原件、客户身份证明复印件、同意核查个人资信声明,备案,合同备案7日内收集合同正本原件、客户签收单原件,放款,全款到帐7日内收集银行返回的借款合同、合同副本一本交接给项目现场地产客服前期物业管理协议、业主公约交接给项目现场物业服务中心,签约至放款期间收集合同其他协议原件、审批单原件、共有声明原件、公证书复印件、借款合同原件、律师签收单原件、房款发票复印件、催办函复印件、折盘函复印件、EMS回执、其他资料,档案册,四、客户档案装册要求,档案顺序,10页的粉色插页文件夹,认购书原件 合同正本原件 其他协议原件身份证明复印件 共有声明原件 公证书复印件审批单原件 借款合同原件 交付使用通知书原件律师签收单原件 客户签收单原件 面积差补充协议原件房款发票复印件 催办函复印件 折盘函复印件EMS回执 其他资料 ,转档准备,录入明源制作侧壁整理、转档,在销售后台档案管理模块中录入：1、客户档案收集阶段及补充阶段的内容：认购书原件 合同正本原件 其他协议原件身份证明复印件 共有声明原件 公证书复印件审批单原件 借款合同原件 交付使用通知书原件律师签收单原件 客户签收单原件 面积差补充协议原件房款发票复印件 催办函复印件 折盘函复印件EMS回执 其他资料2、归档日期及归档人3、转档日期及转档人,五、电子档案要求,NO.1,六、档案管理注意事项,客户档案的交接与借阅，必须有交接与借阅手续，当事人双方须签字确认并记录交接日期。,保证客户档案的保密性，不可随意乱放或随意借阅，档案柜随时上锁，作废资料需及时销毁。,保证纸质档案与电子档案要保持一致性、完整性及时性。,NO.2,NO.3,第二部分 ,产证档案管理目录,一、目的、适用范围及职责二、办证前档案管理三、办证中档案管理四、办证后档案管理五、办证后档案移交六、万科产权组的监管工作,目的 规范客户办证档案管理，确保客户在合同约定的期限内办理完毕产权证，并做好抵押登记工作适用范围 适用于已办理交付使用手续的全部客户术语和定义 纸质档案：存放在档案柜里的房屋所有权证、办证票据、客户办证档案及各类签收单等 电子档案：明源中记录的有关办理产权证的一切信息职责 1、律师事务所与销售代理对接客户签约后的签约资料，完成办证资料的初审、暂存与管理 2、律师事务所与物业管理处对接客户入住后的办证资料，完成此部分办证资料的审核、暂存与管理 3、律师事务所完成房屋产权证及相关票据的存档与管理 4、律师事务所完成与按揭银行产证收押后，收押单的存档与管理 5、律师事务所完成发放房产证后，签收单的存档与管理 6、万科销售中心产权组负责以上全部事务的监管工作,一、目的、适用范围及职责,二、办证前档案管理,责任部门：按揭律所 对接部门：销售代理/物业管理处 时间要求：要求客户全款到帐7日内按揭律所与销售代理 完成签约资料的交接工作 要求客户办理交付使用手续次日按揭律所与 物业管理处完成入住资料的交接工作,二、办证前档案管理,在销售后台产权管理模块中，选择产证办理资料标签页，勾选如下信息：合同副本 面积差补充协议 备案表身份证 共有声明 公证书合同备案章 暂住证 居住证护照 暂不办理声明 涉外审批单发票复印件 发催办函日期 军官证军队证明 监护人公证 (18)办证委托书 (19)产权登记书,二、办证前档案管理,三、办证中档案管理,责任部门：按揭律所 对接部门：市(区)级建委 时间要求：办证资料齐全7日内,三、办证中档案管理,在销售后台产权管理模块中，选择产证办理档案标签页，录入催办产证及发函过程，及后期与客户产证沟通情况。,三、办证中档案管理,四、办证后档案管理,责任部门：按揭律所 对接部门：按揭银行物业管理处 时间要求：产证办毕15日内,在销售后台产权管理模块中，选择产权管理标签页，录入重要办证节点日期： 1、实际入住日期 2、维修基金日期 3、提交办证日期 4、契税完税日期 5、产证办理日期 6、房产证编号 7、提交抵押日期 8、抵押登记日期 9、产证发放日期,四、办证后档案管理,五、办证后档案移交,责任部门：按揭律所 对接部门：万科产权组 时间要求：客户领证或抵押办理完毕15日内,五、办证后档案移交,1、对一次性付款且委托按揭律所办理产证的客户，要求在客户领取房产证后15日内办理档案交接手续2、对按揭客户，要求办理完毕抵押登记后15日内办理档案交接手续3、对一次性付款且不委托按揭律所办理产证的客户，要求在客户签署完毕自行办理房产证声明30日内办理档案交接手续4、在办理产权证过程中向客户发出的催办函等文书，连同以上办证档案，自项目集中入住后每月做档案交接清单完成交接手续，交接时间为每月20日。,六、万科产权组的监管工作,1、要求按揭律所在客户全款到帐7日内与销售代理完成签约资料的交接，律所在收到客户办证档案当日将办证资料按项目/楼栋/房号存放于办证档案柜中，一位客户一套办证档案2、要求按揭律所在客户办理交付使用手续7日内与物业管理处完成入住资料的交接。律所在收到客户办证档案当日将办证资料按项目/楼栋/房号存放于办证档案柜中，补充在客户办证档案中3、要求按揭律所在收集齐全套办证资料7日内将办证资料提交建委办证，办证档案转出4、要求按揭律所在催办函发出当日将催办函复印件、发函信封复印件、函件回执按项目/楼栋/房号存放于催办函档案柜中5、要求按揭律所在房屋所有权证办毕当日将房屋所有权证按项目/楼栋/房号存放于产权证档案柜中6、要求按揭律所在契税完税当日与物业管理处做好交接手续，由管理处发放业主，交接单存放在交接单档案柜中7、要求按揭律所在产证办毕15日内与银行完成收押手续，将银行收押单按时间发生顺序存放