节能门窗有限公司公司行政事务制度.doc

节能门窗有限公司公司行政事务制度 xxx节能门窗有限公司标题行政事务管理制度版本第A版版次A/0页码1/7编号xxx执行部门企管部监督部门总经办受控部门公司各部门第一条总则1为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 2本规定所指行政事务包括印章管理、公文打印管理、办公用品和印刷品管理、档案管理、报刊及邮发管理、电话管理、保密管理等。 第二条印章管理1企业的公章（包括总经理印鉴、企业章）须由专人保管。 未经领导批准，不得任意委托他人代行职权。 2各部门需要刻版印章，一律凭企业批准成立该机构的文件，由企管部统一办理印章核审、制发手续。 使用各部门的印鉴，须经部门负责人批准。 3各部门使用公司公章时，必须填写印章使用申请表，经相关负责人批准，到专管员处盖章，并办理登记手续。 公司所有需要盖印章的介绍信、说明及公文，应统一编号登记，以备查询、存档。 4公司不允许开具空白介绍信、证明、表格，如确因工作需要开具时，必须经总经理批准方可开出。 5各部门的文件或出据证明需盖公司印章时，须经部门领导批准用编制/日期审核/日期批准/日期修改/日期xxx节能门窗有限公司标题行政事务管理制度版本第A版版次A/0页码2/7编号xxx执行部门企管部监督部门总经办受控部门公司各部门印。 绝密、机密文件盖章需行政副总以上领导批准用印。 6印章原则上不予携带外出，严防印章丢失。 若因特殊情况需外带，经行政副总批准。 7印章使用后出现的意外情况由批准人负责。 第三条公文打印管理1本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、商洽工作的重要工具。 2公司公文，实行统一管理。 公文的打印工作由总经理办公室负责。 公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。 3公文保密等级分为绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。 绝密、机密文件打印一定要专用磁盘。 绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅定后由起草人收回归档。 秘密文件由阅文人妥善保管。 文件机密级数，由发文部门根据文件内容确定。 4公司发文的程序为拟稿、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 公司收文的处理程序为收文、分文、传送、催办、立卷、归档。 编制/日期审核/日期批准/日期修改/日期xxx节能门窗有限公司标题行政事务管理制度版本第A版版次A/0页码3/7编号xxx执行部门企管部监督部门总经办受控部门公司各部门5各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。 第四条办公用品及印刷品管理1本管理办法所称办公用品分为消耗品及管理品两种。 消耗品为铅笔、笔记本、复写纸、卷宗、信纸、原子笔、涂改液等；管理品为剪刀、钉书机、打孔机、计算机、打印台等等。 2办公用品及印刷品由企管部指定专人负责管理，建立购发帐本，做到办公用品齐全、量足质优、开支适当，及时办理入库、出库手续。 3个人领用“管理品”（需登工具卡）的办公用品，填开领料单3至4联，经部门负责人批准后直接到企管部领取。 4领用“消耗品”（不需登工具卡）的办公用品，经部门负责人批准，由部门指定人员统计汇总，统一凭领料单1至2联到企管部领取。 印刷品领用同上。 5领用时间规定每月两次，分别为每月的14-15日，27-28日。 6办公用品的申请应于每月 11、12号，由各部门上报所需办公编制/日期审核/日期批准/日期修改/日期xxx节能门窗有限公司标题行政事务管理制度版本第A版版次A/0页码4/7编号xxx执行部门企管部监督部门总经办受控部门公司各部门用品清单，经部门负责人签字，交企管部统一采购（紧急情况除外）。 7管理性文具列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。 第五条档案管理1范围公司各部门的档案，包括公司的规划、年度计划、统计资料、技术资料、财务资料、质量资料、人事档案、会议记录、销售合同、项目方案等具有利用价值的文件资料。 2部门兼职档案员在规定的归档时间内，把审定完毕的文秘档案资料，递交企管部档案室立卷归档。 归档的文件资料必须完整、真实、准确。 各部门移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 3办理交接手续后，存放档案室指定地点。 企管部专门指定档案管理员，以明确责任，进行集中、立卷、归档工作。 4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟定好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，并注明保管期限。 编制/日期审核/日期批准/日期修改/日期xxx节能门窗有限公司标题行政事务管理制度版本第A版版次A/0页码5/7编号xxx执行部门企管部监督部门总经办受控部门公司各部门5档案的借阅借阅档案时，需经部门负责人批准，并办理借阅手续，借阅后及时办理归还手续。 第六条报刊及邮发管理1公司企管部负责对各部门的信件、快递邮发工作，统一管理报刊、杂志的订阅、收发、登记工作。 2部门每年11月份上报所需订阅报刊、杂志清单，交由企管部统一汇总，负责办理有关订阅手续。 3报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，交有关部门或人员查收。 4需邮发的信件，经部门负责人批准后，统一交报刊管理人员联系快递公司快递。 第七条电话管理1公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、开展业务配用，不提倡员工在公司内打私人电话。 2公司电话用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。 接听外线电话的标准用语为“您好，瑞明公司”，总的要求是规范、简洁、礼貌。 3公司不允许员工在公司拨打私人长途电话，不允许各部门打串岗编制/日期审核/日期批准/日期修改/日期xxx节能门窗有限公司标题行政事务管理制度版本第A版版次A/0页码6/7编号xxx执行部门企管部监督部门总经办受控部门公司各部门电话。 请各位员工自觉遵守，以公司利益为重。 员工不经同意即挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内长途电话的，每次罚款100元；私挂国外长途电话的，每次罚款500元。 第八条保密管理1公司秘密包括下列秘密事项公司重大决策中的秘密事项。 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。 公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。 公司财务预决算报告及各类财务、统计报表。 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 公司员工人事档案、工资性、劳务性收入及资料。 其他经公司确定应当保密的事项。 2公司密级的确定公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；编制/日期审核/日期批准/日期修改/日期xxx节能门窗有限公司标题行政事务管理制度版本第A版版次A/0页码7/7编号xxx执行部门企管部监督部门总经办受控部门公司各部门公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级；3属于公司秘密的文件、资料的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室委托专人执行。 4泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失，违反本制度规定的秘密内容的，给予警告并扣罚100元以上500以下；对故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的，予以辞退并酌情赔偿经济损失；情节严重者，直到追究其法律责任。 第九条附则1公司如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门提出修改意见交企管部研究并提请总经理批复。 2规定解释权归公司企管部。 3本规定自发布之日起生效。 编制/日期审核/日期批准/日期修改/日期更更改记载序号更改条款更改内容更改日期申请单号