会计电算化简答资料.doc

1. 系统管理的主要功能系统管理是用友ERP-U8管理软件中一个非常特殊的组成部分。它的主要功能是对用友ERP-U8管理软件的各个产品进行统一的操作管理和数据维护，具体包括以下方面：1. 账套管理账套指的是一组相互关联的数据，每一个企业的数据在系统都体现为一个账套。也就是说，在用友ERP-U8应用系统中，可以为多个企业分别建账，且各账套数据之间相互独立，互不影响，使资源得以最大程度地利用。系统最多允许建立999个账套。账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出等。2. 年度账管理在用友ERP-U8应用系统中，每个账套里都存放有企业不同年度的数据，称为年度账。为了方便管理，系统将年度账作为操作的基本单位。年度账管理包括年度账的建立、引入、输出和结转上年数据，清空年度数据。3. 系统用户及操作权限的集中管理为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理提供了用户及功能权限的集中管理功能。通过对系统造作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程通畅。操作员管理包括操作员的增加、修改、删除等操作。操作员权限的管理包括操作员权限的增加、修改、删除等操作。4. 建立统一的安全机制对企业来说，系统运行安全。数据存储安全是必须的，为此，用友ERP-U8应用系统设立了强有力的安全保障机制。在系统管理中，可以监控并记录整个系统的运行过程，设置数据自动备份、清楚系统运行过程中的异常任务等。2. 用友相关的概念（1）账套与年度账用友ERP-U8管理软件中最多允许建立999个账套。不同的账套数据之间彼此独立，没有丝毫关联。账套是由年度账组成的。每一个账套中一般存放不同年度的会计数据，为方便管理，不同年度的数据存放在不同的数据表中，即为年度账。采用账套和年度账两层结构的优点如下。（1）便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年的数据结构调整等。（2）方便数据输出和引入。（3）减少数据的负担，提高应用效率。（2）引入和输出引入和输出即通常所指的数据的恢复和备份。引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。对集团公司来说，可以将子公司的账套数据定期引入到母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。输出账套功能是指将所选的账套数据做一个备份。对年度账数据来说，也有引入和输出操作，其含义和操作方法与账套的引入和输出是相同的，所不同的是年度账引入和输出的操作对象不是针对整个账套，而是针对账套中的某一年度的年度账。（3）角色和用户角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是有拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如，实际工作中最常见的会计和出纳两个角色（他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门，但工作职能是一样的）。在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的方便之处在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。用户是指有权限登录系统，对系统进行操作的人员，即通常意义上的“操作员”。每次注册登录系统，都要进行用户身份的合法性检查。只有设置了具体的用户之后，才嫩进行相关的操作。用户和角色的设置可以不分先后顺序，但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，选择其归属哪一个角色，则其自动具有该角色的权限，包括功能权限和数据权限。一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属多个不同的角色。（4）系统管理员与账套主管系统允许以两种身份注册进入系统管理。一种是以系统管理员的身份，另一种是以账套主管的身份。系统管理员负责整个系统的总体控制和数据维护工作，他可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出；设置角色和用户；制定账套主管；设置和修改用户的密码和权限等。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套参数进行修改、对年度账的管理（包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据），以及该账套操作员权限的设置。3. 企业应用平台的主要功能在用友ERP-U8应用中，企业应用平台扮演着很重要的角色。要进入用友ERP-U8应用系统，用户首先要注册进入“企业应用平台”，从而取得无需再次验证而进入任何一个子系统的“通行证”，充分体现数据共享和系统集成的优势；其次，系统的基础档案信息将集中在企业应用平台中进行维护；最后，通过企业应用平台还可以实现个性化业务工作与日常办公的协同进行。企业应用平台主要提供了以下几方面的功能：工作列表、工作中心、个性流程、网上用友、技术支持、配置、风格配置。4.总账系统与其他子系统的主要关系总账系统属于财务管理的一部分，而财务系统与其它系统成并行关系。账务系统既可以独立运行，也可同其他系统协同运转。总账系统是财务管理系统的一个基本子系统，它概括地反映企业供产销等全部经济业务的综合信息，它在财务管理系统中处于中枢地位。总账系统接收薪资系统、固定资产系统、应收应付系统、资金管理、网上银行、报账中心、成本管理、项目管理、存货核算等系统生成的凭证。 总账系统向UFO报表系统、管理驾驶舱、财务分析系统提等提供财务数据生成财务报表及其他财务分析表。5. UFO报表及其主要功能 会计报表管理系统是会计信息系统中的一个独立的子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供综合反映企业一定时期财务状况。经营成果和现金流量的会计信息。用友UFO报表系统是报表事物处理的工具，利用UFO报表系统既可编制对外报表，又可编制各种内部报表。它的主要任务就是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其他业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。UFO的主要功能有文件管理、格式设置、公式设计、数据处理、图表功能、打印功能和二次开发功能，提供各行业报表模板。6报表公式定义公式的定义在格式状态下完成。l 计算公式：定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统取数。l 审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。l 舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据，例如，将以“元“为单位的报表数据变成以”万元“为单位的报表数据，且表中的平衡关系仍然成立。报表的计算公式在一般情况下必须设置，审核公式和舍位平衡公式是根据需要设置的。用友软件的计算公式一般通过函数实现。企业常用的财务报表数据一般是来源于总账管理系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本报表取数和从其他报表的表页取数。7. 固定资产管理概述7.1固定资产管理的主要功能用友ERP-U8管理软件固定资产管理系统主要完成企业固定资产日常业务的核算和管理，生成固定资产卡片，按月反映固定资产的增加、减少、原值变化和其他变动，并输出相应的增减变动明细账，按月自动计提折旧，生成折旧分配凭证，同时输出一些同设备管理相关的报表和账簿。7.2 固定资产管理系统与其他子系统的主要关系固定资产管理系统中资产的增加、减少以及原值和累计折旧的调整、折旧计提都要将有关数据通过记账凭证的形式传输到总账系统，同时通过对账保持固定资产账目与总账的平衡，并可以查询凭证。固定资产管理系统为成本管理系统提供折旧费用数据。UFO报表系统可以通过使用相应的函数从固定资产系统中提取分析数据。另外还可向项目管理系统传递项目的折旧数据，向设备管理系统提供卡片信心。8. 薪资管理系统的主要功能（1）薪资类别管理薪资管理系统提供多个工资类别的功能。如果单位按周或一月多次发放工资，或者是单位中有多种不同类别的人员，工资发放项目不同，计算公式也不同，但需进行统一工资核算管理，应选择建立多个工资类别。如果单位中所有人员的工资统一管理，而人员的工资项目、工资计算公式全部相同，只需要建立单个工资类别，以提高系统的运行效率。（2）人员档案管理可以设置人员的基础信息并对人员变动进行调整，另外系统也提供了设置人员附加信息的功能。（3）薪资数据管理可以根据不同企业的需要设计工资项目和计算公式；管理所有人员的工资数据，并对平时发生的工资变动进行调整；自动计算个人所得税，结合工资发放形式进行扣零处理或向代发工资的银行传输工资数据；自动计算、汇总工资数据；自动完成工资分摊、计提、转账业务。4.薪资报表管理提供多层次、多角度的工资数据查询。9. 会计科目设置原则如下：（1）会计科目的设置必须满足会计核算与宏观管理和微观管理的要求，在会计核算时，资产、负债、所有者权益、成本、损益等各类科目中所有可能用到的各级明细科目均需设置；（2）会计科目的设置必须满足编制财务会计报告的要求，凡是报表所用数据，需要从总账系统中取数的，必须设立相应的科目；（3）会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级科目，而没有上级科目，既要设置总账科目，又要设置明细科目；（4）会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除。会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度规定设置；（5）设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。因为在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算大类设置为末级科目。10. 会计科目修改注意事项：（1）没有会计科目设置权的用户只能在此浏览科目的具体定义，而不能进行修改；（2）已使用的科目可以增加下级，新增第一个下级科目为原上级科目的全部属性；（3）已有下级科目，不能修改其编码，应遵循“自下而上”原则，即先删除下一级科目，然后修改本级科目；（4）已经输入余额的科目，不能修改其编码，必须先删除本级及其下级科目的期初余额（置为0），才能修改该科目；（5）已有数据的科目不能修改科目的相应属性。11. 会计科目的删除规则：（1）下级科目存在时，不能删除其上级科目；（2）如果科目已输入期初余额或已制单，则不能删除；（3）被指定为现金银行科目的会计科目不能删除，如想删除此科目必须先取消有关现金银行科目的指定。12. 简述记账含义及其注意事项记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账即登记账簿，是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。有关注意事项：（1）未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围；（2）如果有不平衡凭证时不能记账；（3）作废凭证不需审核可直接记账（4）上月未记账，则本月不能记账；（5）上月未结账时，本月不得记账；（6）在记账过程中，不得中断退出；（7）记完账后不能整理凭证端号；（8）记完账后的凭证不能在“填制凭证”界面查询，只能在“查询凭证”界面查询。13.修改凭证凭证输入时，尽管系统提供了多种控制错误的措施，但错误凭证仍是难免的，记账凭证的错误必然会影响到系统的核算结果。为更正错误，系统提供了对错误凭证修改的功能。在总账系统中，对不同状态下的错误凭证有不同的修改方式，具体如下：4对已经输入但未审核的机内记账凭证，可随时找到错误凭证，在编辑状态下直接修改（但凭证编号、凭证类型不能修改）。4已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可以先通过凭证审核功能中的取消审核操作将当前凭证的审核签字取消，再通过凭证的编辑功能直接进行修改。4若已记账的凭证发现有错，不允许直接修改，针对此种情况的凭证处理，会计制度要求留下审计线索，可以采取“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”予以更正。4若本期已经结账，则必须在下期进行冲销处理。对于外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的子系统中进行修改。如果该外部凭证已经记账，则必须在相应外部子系统对此凭证进行冲销处理，然后编制一张正确凭证进行补充。14.何为银行对账，如何进行银行对账？答：银行对账是货币资金管理的主要内容，是企业出纳员的最基本的工作之一。为了能够准确掌握银行存款的实际金额，了解实际可以动用的货币资金数额，防止记账发生差错，企业必须定期将银行存款日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。银行对账一般通过以下几个步骤完成：录入银行对账期初、录入银行对账单、银行对账、编制余额调节表和核销已达账。 （1）录入银行对账期初数据。第一次使用银行对账功能前，系统要求录入日记账及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用。 （2）录入银行对账单。 要实现计算机自动进行银行对账，在每月月末对账前，必须将银行开出的银行对账单输入计算机，存入“对账单文件”。 （3）自动对账。银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对、勾销，对账依据由用户根据需要选择。 （4）手工对账。