校产管理软件培训讲义.doc

校产管理软件培训讲义各位领导、老师：大家好！很高兴能和大家一起学习校产管理软件的使用，对3.0版本的校产管理软件我也接触不久，在讲解过程中有什么不对的地方，希望领导、同志们批评指正。今天我们主要学习以下几方面的内容： 一、系统的配置需求（掌握）二、数据的备份(掌握)三、软件的安装与卸载（掌握）四、学校总管理员子系统的使用（掌握）五、学校部门管理员子系统的使用（掌握）六、友情提示（掌握）七、常见问题及解答（掌握）下面先讲第一个内容：一、 系统配置需求 3.0版本是在2.0版本的基础上发展而来的，它对系统配置的需求与2.0版本相比有所不同。在Windows下，安装本软件满足以下基本要求: CPU为奔腾166内存32M硬盘2.0G鼠标光驱、软驱 USB接口 安装了Windows98/2000/NT/XP操作系统，Microsoft Office2000办公系统。 显示：VGA256色以上，800600以上分辨率。二 、数据备份数据备份可选用以下几种方式：软盘备份：直接使用总管理员、部门管理员中的数据备份命令即可。U盘备份：将安装目录下*.cxh文件复制到U盘。总管理员：C：xczglymakedisk*.xch部门管理员：C：xcbmglymakedisk*.xch硬盘备份：将安装目录下*.cxh文件复制到其他硬盘。三、软件卸载打开Windows的控制面板，双击“添加/删除程序”项，打开“添加/删除程序”属性窗口，列出了已经安装的程序，选中想卸载的程序，用鼠标单击“添加/删除程序”，程序开始卸载，完成后点击“确定”。然后再回到原来的安装目录，将目录及目录内的文件全部删除，删除前把数据备份好，否则不可恢复。如果不删除安装目录，再将程序安装在此目录时，有可能出现错误。四、软件的安装（1）自动安装： 把你的安装光盘放入光驱中，过一会后，就出现“程序安装窗口”。是哪一级用户，就用鼠标双击哪一级用户安装条。例如：是学校管理员，那么只能安装总管理员和部门管理员系统。用鼠标双击“校产总管理员安装”，即可根据提示进行程序安装。 （2）手工安装： 启动计算机，将校产管理系统的安装盘放入光盘驱动器中。打开资源管理器，选择光盘上的相应子目录中的“setup.exe”，鼠标双击该程序便可开始安装。总管理员子系统： xczgly部门管理员子系统： xcbmgly乡镇教委子系统： xcxzjw区县(以上)教委子系统：xcqxjw友情提示：在win98/me操作系统中，请首先打开“控制面板区域设置日期”中短日期格式选择为“yyyy-mm-dd”，如果不这样设置，在操作过程中，可能会出现错误的日期。五、学校总管理员系统的使用总管理员属于学校一级用户，负责对部门管理员的管理。部门管理员可以有多个，总管理员只有一个。 学校总管理员和部门管理员一样要填单、记账，管理明细账。二者的账要定期进行核对，出现不一致时，要对照原始凭单修改。系统可以查询打印财产清查表、增加表、减少表和固定资产总表等。 运行前请插入软件狗。首次运行需要用户根据实际情况填入单位代码、单位名称、代号、用户姓名、用户密码。 单位代码：一般为7个数字（由区县教委统一编排） 单位名称：最多8个汉字 用户代号：最多4个字母和数字 用户姓名：最多4个汉字 用户密码：最多8位，可以是数字或字母（一）“数据管理”菜单 （1）填单类项目 可以直接输入代码，或者鼠标选择相应的代码；或者先输入代码前几位数，那么下拉框中的选择项自动下拉到相应的代码处，鼠标单击，选中一项，后边自动填入相应的目名。如果没有您需要的代码及目名，可以在后面的“代码管理”菜单中添加。日期 显示为当前计算机系统日期，可以直接修改，如果不想修改，按“回车”或按“TAB”键跳过即可。 来源去向 操作方法与类项目操作类似。 “改良”的物品数量可以为零，但是在报损改良物品时，一定要在窗口中选定原先那笔改良的账目。“捐赠”的物品可以数量大于零，金额等于零。 物名 实物的名称。第七类图书一般按分类输入，如可填入D类书或政治法律类。 规格 实物的规格。其中第七类图书规格也可不填。型号 校产实物的型号。其中第七类图书型号也可不填。 计量单位 可以直接输入代码或用鼠标进行选择。数量 直接输入实物的数量。单价 不需要用户填入，系统根据金额与数量自动计算。金额 校产实物的金额。 记账凭单号 本次记账的凭单号。 借贷 一般情况下，程序将自动选择添加，当程序不能识别时，可由用户手动输入。 财产编号 实物的编号，编号不能超过9个字节。 原始单据 原始购买单据号码，可以是字母或数字或字母混合数字。 备注 注释性内容，可多达20个汉字。操作员 本次填单的操作员，取自于用户登录时输入的用户名称。 （2）记账用鼠标单击数据管理记账菜单，进入“选择账目或全部记账”窗口。这时窗口下端出现四个按纽：“选择记账、全记账、校单记账、关闭”。选择使用“选择记账、全记账、校单记账”三个中的任一个，均可实现记账。友情提示：记账前一定要把各项内容认真进行核对，提前把错误的内容改正过来，记账后，再修改后数据可能会出现问题。（3）凭证打印点击菜单中的凭证打印一项，输入相应的日期以及凭证号，然后点确定按钮便可形成打印的凭证。（4）修改历史账目点击“数据管理修改历史账目”菜单，打开“固定资产流水表选择窗口”，选择（或者通过查询找到）要修改历史账目记录，点击“修改”（或者双击要修改历史账目记录）打开“修改流水账”窗口，修改正确以后，点击“存盘”。友情提示：“修改历史账目”功能现在还不是非常完善，大家最好不要使用，在“记账”前一定要认真核对，确保无误后在记账，避免使用“修改历史账目”。（5）对账核对学校总管理员与部门管理员的结存账目差异。如果有差异，则列出详细内容并统计有差异的账目数。差异较多的话，您可以点击窗口下方的“查询”实现对窗口内容的查询。（二）“查询报表”菜单软件可以查询打印明细账、流水账和结存账，可以查询打印财产清查表、增加表和减少表，也可以查询打印年度清查表、增加表和减少表以及固定资产总表（三）“系统设置”菜单（1）用户管理管理着系统中所有的用户信息，点击增加按钮，可以自己增加其他权限的用户。按照第一个用户的例子从键盘输入下一个用户的信息，其中用户类型有四种，只需要用户从下拉框中选择。各种用户类型的权限是不同的，权限大小顺序为：超级用户，数据管理用户，一般用户，查询用户。修改完毕一定要点击“存储”存盘。除超级用户外，其他用户的代号和用户的密码在定义时是一样的。你增加的用户代号是什么，你的用户密码是什么。友情提示：用户代号不能为汉字，如果想修改，只能重新定义用户。（2）代码管理管理着系统中所有代码信息，并可完成“计量单位、类项目”的增加、修改、删除操作。鼠标点击左边的代码类别栏的其中一类后，右边显示此类所有代码，点击“打印”可以把这一类代码及代码愿意打印出来。（3）修改口令修改当前的用户口令，在修改用户口令窗口中输入当前用户的代号，用户的现在的口令即原口令，然后输入新的口令，在确认无误后，点击“确定，口令修改完毕。（4）清空数据只有超级用户、数据管理用户才能清空数据。清空时需要输入超级用户的代号和口令。（四）“数据通讯”菜单（1）数据备份备份就是将某单位重要的数据库数据在存一份到软盘（U盘）或硬盘上，万一误操作、计算机等原因导致数据丢失，可把备份的数据迅速回存到数据库中，减轻用户的工作量，保护用户的劳动成果。点击“数据备份”显示数据备份窗口，“目标驱动器选择框”有两个单选框，选择将数据备份到软盘还是硬盘，点击“确定”，窗口左下角空白框中随时显示正在备份的文件。备份的文件扩展名为.xch，硬盘中的备份文件存放在系统默认安装路径的xczgly/makedisk子文件夹下。把系统默认安装路径的xczgly/makedisk子文件夹下的扩展名为.xch的文件复制到U盘，实现U盘备份。（2）数据回存数据恢复与备份窗口相似，选择项也与备份窗口对应，如果您备份时选择了文本文件方式，那么在恢复时应同样选择。（3）生成上报盘与数据备份的操作类似，但当选择上报盘生成到硬盘时，文件被存储到系统默认安装路径安装目录的xczgly/makedisk子文件夹下。（五）“窗口管理”菜单1、层叠：将所有打开的窗口层叠排列。2、平铺：将当前打开的窗口铺满主窗口。3、纵向排列：将所有打开的窗口纵向排开。4、横向排列：将所有打开的窗口横向排开。5、工具条设置：调快捷整工具条的属性。五、学校部门管理员子系统的使用该系统是总管理员子系统的辅助系统，除分布管理功能外，其他账务处理与总管理员子系统基本相同，这里只介绍部门管理员子系统的“一般用户的增加”和“分布管理”模块。（一）一般用户的增加在安装部门管理员系统，填制完用户信息登记表后，用户的身份是超级用户，不能进行数据的管理，即不能进行填单、记账。首先要增加“一般用户”，在增加一般用户时，注意用户代号，用户姓名不能重复。在“账务类别”一栏中共包括十类，“0”代表第十类财产，“1”代表第一类财产，“2”代表第二类财产，依次类推。账务类别不能重复，然后重新登入系统，用一般用户登入，即可进行填单、记账等操作。（二）分布管理（1）处地、责任人代码编制为方便用户财产分布操作，录入分布前应首先进行处地、责任人代码的编制。执行“系统维护”菜单后，单击“代码管理”，进入代码管理窗口，选择“处地”，按照房号、楼层、班级或科室编号或科室名称的汉语缩写进行代码编制，原意栏输入科室名称或班级；选择“责任人”，按照编号或姓名的汉语拼音缩写进行代码编制，愿意栏输入姓名。友情提示：代码不能超过四个字节。（2）录入分布情况将明细账里的财产按物进行分布处理，执行“录入分布情况”菜单后，打开选择分布数量窗口，双击您想分布的记录，打开“分布账录入”窗口。表中灰色记录是程序自动取出的，用户只可修改下边的白色区域。“处地码”为选择下拉框，其选择项来自于代码管理的：“处地”一项，用户可选择或直接输入代码；如果选择项中没有需要的处地代码，请在“代码管理”中增加、修改。“责任人”用户根据实际情况选择或直接输入代码；“数量”要分布的数量，根据实际填写。“财产编号”用户根据需要输入，以后的查询中可以显示。输入完成点击“存储”存盘。程序切换到“分布账凭单浏览窗口”显示此物的基本分布情况，点击此窗口的“增加”，继续回到分布窗口对此物进行分布处理。要对其他财产进行分布，点击关闭按钮回到上级窗口双击另外的条目。（3）、查询某处有何物查询以处地为查询目标的分布情况，鼠标点击左边的处地名称，右边的明细条目随之变化，点击“打印”按钮打印当前处地的财产汇总。（4）查询某物在何处查询以物为查询目标的分布情况，鼠标点击左边的物名条目，右边的明细条目随之变化，点击“打印”打印当前财产的处地分布。（5）查询某人管何物查询以责任人为查询目标的财产情况明细，鼠标点击左边的人名，右边的财产项目随之变化，点击“打印”打印当前责任人管理的财产汇总。六、友情提示1.安装程序时一定要先装完程序，再插入软件狗，否则会出现监测不到软件狗，导致功能受限或无法运行（部门管理员系统不需要软件狗）。2首次运行设置完成后请您一定要记好用户代号、口令，否则将不能进入本系统。3在“填单”过程中，房屋录入时，类项目只能填写1021，不能按用途102A、102B等填写。4在填制固定资产增加、减少凭单时，财产的单价不能是超过两位以上的、经过系统四舍五入形成的两位小数。否则会出现该财产在报损最后一笔账目时，因与原单价不符而不能报损。5第七图书一般按分类输入，如可填入D类书或政治法律类。6查询技巧：在查询十类财产中不但能实现“精确查询”而且能实现“模糊查询”。在查询某一类或某一类中某一项财产的账目情况时，例如要想查询第八类财产，应单击“查询”，出现查询窗口，然后在窗口中“查询项目”内选中“目号”，在“关系运算符”内选中“近似于”，在“查询内容”内键入“8%”，再按“确定”即可；如果要想查询803项财产的账目情况，应单击“查询”按扭，出现查询窗口，然后在窗口中“查询项目”内选中“目号”，在“关系运算符”内选中“近似于”，在“查询内容”内键入“803%”，再按“确定”按扭即可；如果要想查询某一时期内财产的账目情况，如要查询2001年5月1日至2001年9月30日内的财产情况，应单击“查询”按扭，出现查询窗口，然后在窗口中“查询项目”内选中“日期”，在“关系运算符”内选中“大于等于”，在“查询内容”内键入“20010501”，在“逻辑运算符”内键入“并且”，在下一行“查询项目”内选中“日期”，在“关系运算符”内选中“小于等于”，在“查询内容”内键入“20010930”，再按“确定”即可；用户可根据需要进行条件组合，实现组合查询。7打印：打印账簿使用的纸张是系统打印机默认纸张。在查询报表、账簿窗口下，单击打印，打开通用打印预览窗口，“预览比例”可以通过下拉箭头选择来控制，也可以在窗口中敲入你想要预览比例的大小；选择的数据比例是多大，那么，打印出来就是多大。“标尺”显示或隐藏窗口左边缘及上边缘显示的标尺刻度，代表打印纸的实际长度及宽度（单位：厘米），点击一下隐藏，再点击一下显示。“上页”如果预览内容多于一页，那么用它和右边的下页按钮可以用来实现上下翻页浏览；“打印”实现实际打印，点击“打印”，弹出“通用打印窗口”，可以在这里设置所用的打印机、打印份数、打印页码范围等。如果想修改打印所用的纸张、打印方向，请点击“设置”，打开“Printer Setup”窗口，点击此窗口的“Setup”按钮，实现对打印纸张、打印方向的设置与修改。修改完毕，单击“确定-OK”按钮确认，再点击“通用打印窗口”的“确定”，开始打印。8保存文件的格式可以选择文本格式（*.txt）和数据库（*.dbf）格式，系统默认的是文本格式。把鼠标放在目标驱动器选择框中，按下鼠标，出现一个可以移动的灰色矩形框，将矩形框向下拖动至白框中，松开鼠标，在“目标驱动器选择”的下面，出现“保存文件的方式”选择框，选择保存文件的方式，点“确定”。文本格式保存在硬盘的路径是：系统默认安装路径的xczgly/makedisk子文件夹下，扩展名为.xch。 七、常见问题及解答（掌握）1 首次运行检测不到软件狗处理方法：（1）、如果先插入了软件狗，后安装软件，可能会出现检测不到软件狗，那么先卸载程序，重新安装软件，再插入加密狗；（2） 如果先安装软件，后插入软件狗，仍出现检测不到软件狗，请运行：开始-程序-校产管理-*子系统-安装软件狗驱动。（3）换一个USB插口重插。（4）右击“我的电脑-属性”找到“设备管理器”，并打开“通用串行总线控制器”，查看是否出现“SenSeLock USB Lock(VerSion 1.2)，如果有，请选中后，单击”属性驱动程序”然后升级驱动程序即可。2 如何用U盘备份数据？处理方法：把安装目录下makedisk *.xch的