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业务流程梳理方法培训 用友软件湖南分公司吴广2010年08月23日 一个小故事 描述小学生早晨上学要准点到 每天早上 妈妈7点钟叫着起床 在奶奶的照顾下穿衣服 穿好衣服后 在妈妈的敦促下洗漱 然后吃妈妈准备好的早饭 吃完饭后 收拾书包 课本 作业 坐爸爸的车去学校 这是一个流程 起床 穿衣服 洗涑 吃早餐 收拾 坐车 上学 而且是一个有问题的流程这个流程走下来 往往却迟到了 怎么保证准点到学校 流程 的目标 呢 设想一下这个流程存在的问题 并进行分析 看有没有可以改进的环节 因为现在流程需要该小学生和多位家长来完成 而不是小学生自己忙就行了 所以 可以用跨职能的流程图来分析 问题诊断 妈妈要叫他起床 还要一边敦促洗漱 一边准备早饭 结果 早饭准备时间就拖长了流程优化 能不能改成奶奶叫他起床 同又照顾起床 又敦促洗漱 让妈妈安心做早饭 进一步优化 该小学生能不能自己独立起床 洗漱 甚至帮助妈妈做早饭 其他建议 生产管理 比如 妈妈做饭使用的 设备 更新换代了 财务管理 比如 是坐爸爸的车经济 还是坐校车经济 就属于财务分析了 人力资源管理 比如 爸爸的开车技能不是很高超 改成爸爸的司机开车了 任何比喻都是有缺陷的 但它至少说明一点 流程无处不在 不仅关系着我们的工作质量 也影响着我们的生活 业务流程梳理 流程梳理的目的现状 流程梳理是为了了解企业现有业务流程 业务的处理方式和方法 是为分析企业业务并进一步作出优化和调整做准备 目标 流程梳理也是为了了解企业对业务流程和管理手段有什么需求 也就是说企业希望在哪些业务环节和管理上得到改进以及想达到的目标 分析 咨询顾问与实施顾问只有在清晰的了解企业业务的处理流程后 才可能分析出企业的业务流程和管理方法哪些不合理 哪些需要作出优化和调整 需要作出什么样的调整流程梳理的方式流程梳理培训 实施顾问提供流程梳理模板 用户在流程梳理模板的基础上准备流程梳理资料 有模板中未涉及的需求请补充 座谈 分析 项目流程优化关键步骤 项目组召开核心流程评估大会 传授评估方法 将所有评分表录入电脑系统 进行统计工作 筛选出需要优化的核心流程 1 2 3 4 现有业务流程梳理 流程评估 流程体系优化 体系固化与实施辅导 1a 2 3 4 管理和业务诊断 1b 分别组织项目组关键人员对业务流程评估 项目流程优化关键步骤 将核心的低阶流程串成高阶流程 从企业整体的高度看问题 跨部门组成流程小组并培训流程优化的工具与方法 组织头脑风暴会议 对评估出来的核心流程的表象问题进行深度挖掘 归并挖掘出来的根源问题 回归到相应流程 对流程进行优化 1 2 3 4 管理和业务诊断 流程评估 流程体系优化 体系固化与实施辅导 1b 2 3 4 现有业务流程梳理 1a 项目流程优化关键步骤 提出核心流程的优化建议 辅导修改流程图 流程说明 与相关部门沟通核心流程的优化建议与实施方法 形成最终的流程体系手册 进一步辅导实施 固化优化成果 移交给相应部门 1 2 3 4 管理和业务诊断 流程评估 流程体系优化 体系固化与实施辅导 1b 2 3 4 现有业务流程梳理 1a 培训流程说明撰写方法和量化采集工具的使用 需要准备的流程梳理资料 企业整体主线企业组织结构图及各部门职责企业现状及发展目标 次要 部门业务主线部门组织机构图本部门的组织机构 岗位设置 岗位名称 人数 上下级部门部门岗位职责描述根据组织机构图 详细描述本厂部各个岗位的名称 职责 即所负责的业务 人员姓名部门业务流程图本部门业务流程 包括上游流程传入和向下游流程的输出 说明动作的名称 产生的单据 数量 传递方向部门业务流程描述根据以上绘制的部门业务流程图 详细描述本厂部所负责的业务范围 每个动作产生的单据名称 联数 每一联的传递方向和部门 上游流程传入的单据名称 联数 第几联 和向下游流程传出的单据名称 联数 第几联 对于需要改进的业务流程可在其后添加对于目标流程的规划 单据名称 单据联数 按联数每联单独说明 1 第联单据从部门传入 传出到部门去 本部门处理如下 2 第联单据从部门传入 传出到部门去 本部门处理如下 3 第联单据从部门传入 传出到部门去 本部门处理如下 4 第联单据从部门传入 传出到部门去 本部门处理如下 需要准备的流程梳理资料 单据流转主线单据流转图 业务单据流转关系图 源自何部门 共几联 分别传递路线描述 据单据流转图 描述流转过程及过程中信息加工情况业务主线业务流程图在部门业务流程图及描述和单据流转图及描述的基础上以业务为主线描绘其业务流程 包括上游流程传入和向下游流程的输出 说明动作的名称 产生的单据 数量 传递方向业务流程描述在部门业务流程图及描述和单据流转图及描述的基础上根据绘制的业务流程图 详细描述其各环节所负责的业务处理 每个动作产生的单据名称 联数 每一联的传递方向和部门 上游流程传入的单据名称 联数 第几联 和向下游流程传出的单据名称 联数 第几联 对于需要改进的业务流程可在其后添加对于目标流程的规划特殊业务处理如有必要 详细说明本部门存在的特殊业务处理 很少发生及无相关规章制度可遵循的 需要准备的流程梳理资料 单据收集 各个部门提供在业务流程图和业务流程描述中涉及到的所有单据 特别强调单据联数完整 包含业务数据建议采集方式 提供完整空白原始单据 并附包含数据单据的复印件一张提交方式 按照本部门业务流程动作的先后顺序装订提交 并注明部门 提交人和提交时间 每份单据复印件在前 原始单据在后 原则上每份单据提供的份数应该覆盖该业务可能出现的所有情况 流程图使用说明 流程图格式说明流程案例举例 组织结构图 岗位职责描述 流程图示例 结算业务流程图 业务描述举例 流程图格式 动作 判断 连线 一张单据 多张单据 流程图字体 12号 箭头 入 上 左出 下 右 注意事项 单据名称一定要与实际单据相符 一个流程图的起始一般为接收单据 流程图中间只画在本流程产生的单据 接收单据压在左上角 产生的单据压右上角 动作名称 10汉字以内 单据举例 接收单据 B科 A科 业务处理 C科 接收单据 AAABBBCC