项目文档管理制度

文档名称 项目文档管理制度文档密级 内部公开 模板版本 V2 0华为机密 未经许可不得扩散第 1 页 共 8 页 项目文档管理制度项目文档管理制度 项目信息 项目信息 项目名称项目编码项目级别 客户名称AM 姓名PM 姓名 版本信息 版本信息 版本号拟制 修改责任人拟制 修改日期修改内容及理由批准者 请注意 使用前请确认这是最新有效的版本 请注意 使用前请确认这是最新有效的版本 文档名称 项目文档管理制度文档密级 内部公开 模板版本 V2 0华为机密 未经许可不得扩散第 2 页 共 8 页 一 目的一 目的 ObjectiveObjective 建立项目组的文档管理制度 对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制 实现项目 文档的有序保管与规范流动 为项目文档提供规范化的管理 二 范围二 范围 ScopeScope 本文适用于本项目组 及与之有关的客户 代理 分包商的文档 三 内容三 内容 ContentContent 1 1 文档编号文档编号 与项目有关的文档 均统一编号 文档编码方式 文档属性文档属性 发放对象发放对象 顺序编号顺序编号 文档日期文档日期 文档密级文档密级 文档属性 文档属性 本字段用两位英文字母表示 表1 文档属性字段对照 文档分类文档分类简写简写文档分类文档分类简写简写 验收报告AR指令IS 竣工文件AF发票IV 行政文件AD信函LE 申请AP手册MN 标书BD备忘录MM 保函GU其他OT 检查报告CR计划PL 索赔CC答复RP 澄清CL报表RF 项目制度RG会议纪要MI 合同CO勘测报告SR 设计文件DS 发放对象 发放对象 本字段用两位英文字母表示 表2 文档接收对象字段对照 发放对象发放对象简写简写发放对象发放对象简写简写 业主ClientCL项目组内部InternalIN 合作方Co operationCO分包商SubcontractorSC 政府部门GovernmentGO采购供应商SupplierSU 文档名称 项目文档管理制度文档密级 内部公开 模板版本 V2 0华为机密 未经许可不得扩散第 3 页 共 8 页 华为公司HuweiHW其他OthersOT 文档日期 文档日期 本字段6位数字 表明文档的发生时间 以便于查询和统计 顺序编号 顺序编号 本字段4位数字 系文档的顺序编号 此编号表示同一文档属性 发 放对象内所有文档的顺序号 文档密级 文档密级 本字段1位数字 表明了文档的保密级别 0级代表机密 项目经理及其指定人员阅读 1级代表秘密 项目组核心成员阅读 2级代表内部公开 项目组所有成员阅读 司机保姆等行政人员除外 3级代表公开 所有项目组干系人均可阅读 包括合作方 分包商 代理商 采 购供应商 例 与业主的第一份会议纪要的编码 MI CL 0001 1 2 2 文档的存放文档的存放 项目文档分别建立电子和纸面件档案 电子档案目录如下 通过访问密码的设置控制不同密级文档的访问权限 表3 电子文档目录 0 0 级目录级目录一级目录一级目录二级目录二级目录三级目录三级目录四级目录四级目录文件文件 名名 招标广告 招标书 业主招标 招标书附件 征询书 招标 分包招标 附件 分包商1分包投标 分包商N 工程 技术 商务 标书 投标 华为投标 采购 合同主体 合同附件 主合同 变更补充 监理合同 项目 合同 分包合同设计分包分包商1 文档名称 项目文档管理制度文档密级 内部公开 模板版本 V2 0华为机密 未经许可不得扩散第 4 页 共 8 页 分包商N 工程分包上同 来信 与业主 去信 来信 分包商1 去信 来信 与分包商 分包商N 去信 通知 与业主 纪要 通知 会议纪要 与分包商 纪要 汇报 来往信件 与项目 组外部 公司内部 协调 项目任命 项目章程 项目制度 进度计划 资源计划 项目启动 项目计划 成本计划等 分包商施工日志 给业主 检查报告 整改报告 质量检查 复查报告 材料设备进场 施工记录 变更 挣值报告 工程付款 工程成本 成本分析 状态周报 包括研发 工程各 小组的项目组的状 态周报等 跟踪PIP 项目报告 跟踪问题 工程实施 内部会议纪要 竣工验收记录 竣工验收文档 竣工图纸 竣工验收 竣工验收证明 主设备 土建工程 外线工程 技术资料 外购产品 纸面文档按文件的属性 密级分类存放 并填写 文件存放和访问控制表 附件一 进行 存放 借阅登记 文档名称 项目文档管理制度文档密级 内部公开 模板版本 V2 0华为机密 未经许可不得扩散第 5 页 共 8 页 3 3 文档借阅文档借阅 文档借阅流程如下 1 借阅人查阅文档编号清单 内部公开 确定所需借阅文档 2 向文档管理员提出借阅申请 3 文档管理员根据其身份确定阅读权限 4 判断所借阅文档是否在其阅读范围权限内 若有权限则转 6 5 若所借阅文档超过其阅读权限 需经PM批准 6 文档管理员填写文档借阅记录表 7 借阅人签署文档借阅记录 8 根据阅读权限或临时授权 开放文档纸面复印件供其查看 9 借阅文档需在指定时间内归还 不得拷贝 4 4 文档审批文档审批 分为技术审批权限 初步审批 和签发审批权限 最终审批 两种 1 技术文档 各专业负责人对本专业的技术方案有技术处理及审批权限 2 财务及对外文档 是法定的权签人 所有财务文档 对外文档 与业主 分包商等的文档 必须由项 目经理审批 3 工程文档 现场的施工经理 督导对于现场的设计 施工 进度 质量等拥有技术审批权 5 5 文档流向文档流向 文档流向意在明确项目各阶段需要提交的主要文档 文档负责人及文档的主要流向 详见附表二 文档流向表 四 其他四 其他 本文未尽事宜 将由项目核心组解释或补充附件 文档名称 项目文档管理制度文档密级 内部公开 模板版本 V2 0华为机密 未经许可不得扩散第 6 页 共 8 页 附表一 文档存放和访问控制 1 1 文档名称或类型文档名称或类型存储设备存储设备 或文件夹 或文件夹 密级密级 借阅人借阅人借阅日期借阅日期归还日期归还日期 文档名称 项目文档管理制度文档密级 内部公开 模板版本 V2 0华为机密 未经许可不得扩散第 7 页 共 8 页 附表二 文档流向表 名称责任人时段流向 一 启动阶段一 启动阶段 中标通知业主中标代表处 主合同 AM 合同谈判业主 项目管理部 合同评审表 AM 合同谈判代表处 项目章程 PM 合同签定项目管理部 地区部 代表处 项目组任命 实施阶段 项目管理部合同签定项目经理 项目干系人列表控制经理合同签定项目组 项目管理部 地区部 代表处 分包合同 PM 合同签定项目组 分包商 分包合作部 分包合同评审表 PM 合同谈判项目组 分包经理 项目日常管理规定控制经理合同签定项目组 项目管理部 项目勘测设计计划勘测设计经 理 合同签定项目经理 项目状态周报项目经理项目内部干系人 二 计划阶段二 计划阶段 项目实施管理工作策划实施经理项目组 项目分包管理工作策划项目副经理项目经理 分包合作部 项目质量管理工作策划控制经理项目经理 WBS结构控制经理项目管理部 项目基准计划项目经理项目管理部 代表处 项目人力资源计划项目经理项目管理部 项目风险评估分析报告项目经理项目管理部 地区部 代表处 项目预算项目经理项目管理部 地区部 代表处 项目沟通计划项目经理项目管理部 项目计划评审表项目管理部项目经理 项目现场施工管理规定实施经理项目经理 项目质量安全管理规定控制经理项目经理 项目文档管理规定控制经理项目经理 项目信息收集文档一览表实施经理项目经理 勘测报告勘测设计经 理 项目经理 业主 详细设计文件勘测设计经 理 项目经理 业主 项目问题汇总表控制经理项目经理 三 实施阶段三 实施阶段 华为设备施工方案实施经理项目经理 分包工程施工方案分包商项目经理 配套设备施工方案供应商项目经理 文档名称 项目文档管理制度文档密级 内部公开 模板版本 V2 0华为机密 未经许可不得扩散第 8 页 共 8 页 项目整体实施方案项目经理业主 安装环境检查表实施经理项目经理 华为设备软件检查表华为设备实 施经理 实施经理 项目经理 华为设备硬件检查表华为设备实 施经理 实施经理 项目经理 分包工程检查表分包工程实 施经理 实施经理 项目经理 项目变更申请项目经理业主 项目变更汇总表控制经理项目经理 项目变更审批表业主项目经理 项目问题报告项目组核心 成员 项目经理 项目工程周报实施经理项目经理 项目财务状况月报表财务部项目管理部 项目经理 项目预算变更申请表项目经理项目管理部 财务部 项目预算变更审批表项目管理部项目经理 财务部 项目经理述职报告项目经理项目管理部 代表处 四 关闭阶段四 关闭阶段 项目关闭计划项目经理项目组 项目管理部 项目关闭阶段沟通计划项目经理项目组 项目管理部 竣工报告实施经理项目经理 竣工文件实施经理项目经理 设备安装报告实施经理项目经理 系统初验证书实施经理项目经理 分包工程验收报告实施经理项目经理 项目决算表财务部门项目经理 项目管理部 项目评估报告项目管理部项目经理 项目总结报告项目经理项目组 项目管理部 分包商评估