会计电算化-工资管理系统 65页.ppt

工资管理系统 本章学习要求 了解工资管理系统的功能 理解工资管理系统与其他子系统间的关系 熟悉工资核算的业务处理流程 重点掌握工资管理系统初始化 日常业务处理及期末处理的内容 并能熟练操作 本章主要内容 1 工资管理系统概述2 工资管理系统初始化3 工资管理系统日常业务处理4 工资管理系统期末处理 本章难点 1 设置工资项目和计算公式2 工资分摊和自动转账凭证的生成3 期末工资管理子系统生成数据向总账系统的传递 第一节工资管理系统概述 工资核算系统是我国使用最早和最普及的会计核算子系统 采用工资管理系统进行工资核算 可以有效提高工资核算的准确性 一 工资管理系统的功能1 工资计算根据企业劳动者的劳动数量 质量等原始资料 计算每个职工的应付工资 应扣款项 实发工资以及个人所得税等工资项目 并对人员增减 工资变动进行处理 2 工资发放采用适当的方法支付职工工资 例如直接用货币资金支付工资或由银行代发工资等 3 工资分摊根据不同部门不同性质的职工工资 汇总分配工资费用 为计算产品成本 核算当月利润提供成本资料 提供职工福利费 劳动保险费等计提数据 以便正确计入有关的成本费用 4 工资分析提供各种工资表 汇总表 明细表 统计表 分析表等 并且提供凭证查询和自定义报表查询功能 满足企业管理层 决策层等多层次 多角度的需要 图为工资核算软件的系统功能结构图 二 工资核算的业务处理流程1 手工条件下工资核算流程 2 工资管理系统的操作流程 实验书P83 初始化 日常处理 理处末期 第二节工资管理系统初始化使用计算机进行工资核算之前需要做一次工资系统的初始设置 以建立系统应用环境 一 建立工资账套 一 工资账套与企业账套区别与联系企业核算账套是在系统管理中建立的 是针对整个系统的 而工资核算账套是在工资模块中建立的 专门用来进行工资核算 即工资账套是企业核算账套的一个组成部分 二 建立工资账套操作步骤工资账套是整个工资管理系统正常运行的基础 启动工资系统后 系统自动提供建账向导 分参数设置 扣税设置 扣零设置和人员编码四步1 参数设置选择本企业工资核算应用方案 1 选择本账套处理的工资类别个数 工资类别 是指一套工资账中 根据每月发放工资的次数不同 不同人员工资发放项目的不同以及计算公式的不同等情况而设置的工资数据管理类别 q如果单位中所有的员工的工资发放项目都相同 计算方法也相同 则对应选择单个工资类别应用方案 q如果单位中存在不同类别的人员 不同类别的人员工资项目不同 计算方法也不同 每月进行多次工资发放 在不同地区设有分支机构且工资由总部统一发放 工资发放使用多种货币 则应选择多个工资类别应用方案 2 选择该套工资的核算币种 2 扣税设置选择是否在工资计算中进行扣税处理 如果要从工资中代扣个人所得税 则进行设置 3 扣零设置指每次发放工资时零头扣下 积累取整 于下次工资发放时补上 4 人员编码即单位人员编码长度 以数字编码 总长度不得超过10位字符 二 工资类别管理工资类别 指一套工资账中 根据不同情况而设置的工资数据管理类别 如某企业中将正式职工和临时职工分设为两个工资类别 两个类别同时对应一套账务 工资系统是按工资类别进行管理的 每个职工类别下有职工档案 工资变动 工资数据 扣税处理 银行账号代发等内容 1 新建工资类别在进入工资管理后 在引导界面单击新建工资类别或在工资管理主界面单击 文件 菜单下的 新建工资类别 则进入新建工资类别向导 1 在工资类别名称栏 输入新建工资类别名称 工资类别名称最长不得超过15个汉字或30个字符 2 在部门选择框中 选择新建工资类别所包含的部门 2 删除工资类别在工资管理主界面 单击 文件 菜单下的 删除工资类别 删除工资类别时 可双击所要删除的工资类别 或单击所选工资类别后 单击 确认 注意 只有主管才有权删除工资类别 且工资类别删除后数据不可再恢复 3 打开工资类别在工资管理主界面 单击 文件 菜单下的 打开工资类别 打开工资类别时 可双击所要打开的工资类别或单击所选工资类别后 单击 确认 4 关闭工资类别在工资管理主界面 单击 文件 菜单下的 关闭工资类别 则关闭正在使用的工资类别及所有正在进行的功能操作 打开工资类别后 工资类别 菜单下显示 打开工资类别 和 关闭工资类别 两个选项 单击 关闭工资类别 后 工资类别 菜单下显示 新建工资类别 打开工资类别 和 删除工资类别 选项 三 工资账套的基础设置1 部门选择 操作方法 设置 菜单中 选择 部门选择 直接单击 该部门即被选中 若要选择下级部门 需打开 树形结构 再对下级部门进行选择 2 人员类别设置人员类别是根据单位内部管理的需要而对全部职员所作的分类 可以将职员区分为经营人员 管理人员 生产人员 福利人员 退休退职人员等多种类型 设置职员类型的直接目的是在工资费用分配中自动设置工资及福利费的分配结转对象 将不同人员的工资费用结转至不同的会计科目或辅助核算项目 注意 已经使用的人员类别不允许删除 人员类别只剩一个时将不允许删除 人员类别名称长度不得超过10个汉字或20位字符 3 人员附加信息设置可增加人员信息 丰富人员档案的内容 便于对人员进行更加有效的管理 例如增加设置人员的 性别 民族 婚否等 4 设置工资项目即构成企业职工工资的组成项目 有关项目属性及设置方法说明如下 tosee 1 项目名称 系统对项目名称的定义没有特别的规范 用户可以使用通用或方便的名称定义工资项目 2 项目类型 一般提供 字符型 和 数值型 两种属性 一般将不参加工资运算和工资编辑的项目设置为字符型 而将需要对数据进行编辑或需要参与工资计算的项目定义为数值型 3 项目长度 指项目数据在系统数据库内所占用的空间数 对于数据型项目来讲 长度是指其数值的位数 总长度中包含小数点和小数点后面的位数 如 基本工资 项目的长度是12位 则去掉小数点和小数点后的2位后 整数部分最长可录入9位数字 4 小数位数 指数值型数据的小点后需要保留的位数 在工资项目设置的操作中 一般会涉及以下几项 1 增加一个工资项目 2 删除一个工资项目 注意事项 tosee 1 工资项目设置就是定义工资核算所涉及的工资项目名称 类型 宽度 小数位数等 工资项目名称必须唯一 2 已使用的工资项目不可删除 不能修改数据类型 3 与选择的工资账套参数无关 工资管理系统中提供了一些固定的工资项目 如 应发合计 扣款合计 实发合计 系统提供的固定工资项目不允许修改 4 如果在建立工资套时 选择了 从工资中代扣个人所得税 则系统自动提供 代扣税 固定工资项目 5 如果建立工资套时 在扣零设置中选择了 扣零 则系统自动提供 上月扣零 和 本月扣零 两个固定工资项目 5 银行名称设置银行名称设置中可设置多个发放工资的银行 以适应不同的需要 例如 同一工资类别中的人员由于在不同的工作地点 需在不同的银行代发工资 或者不同的工资类别由不同的银行代发工资 在主界面菜单中单击 设置 下的 银行名称设置 项 即进入银行名称设置界面 6 部门设置设置部门档案是设置人员工资信息的基础 必须在 系统控制台 的 基础设置 中设置部门编码方案 部门档案 中设置部门信息 部门一般在账务处理系统中设置 工资管理系统中可任意调用 四 工资类别的基础设置1 人员档案设置 1 增加人员档案即新增人员信息按预先规定的格式 录入已建立的工资账套中 2 修改人员档案人员调离与停发当某一人员调出 退休或离休后 在人员档案中打上 调出 或 停发 标志 则此人将不参与工资的发放和汇总 人员档案数据替换数据替换 即将符合条件人员的某个项目的内容 统一替换为某个数据 单击 替换 图标 即进入本功能 删除人员档案在没有做工资变动的情况下 即尚未录入该人员的工资数据时 可删除人员档案 当年调出人员不可删除 在进行年末处理后 新的一年开始时 才能将此人的信息删除 人员档案筛选数据筛选 即按照某个项目的某个数据 可等于 大于 小于等 的值进行数据处理 单击 筛选 图标 即进入数据筛选界面 数据筛选后 人员档案主界面中人员为筛选后的结果 2 设置工资项目和计算公式 1 本工资类别工资项目设置这里只能选择工资账套设置的工资项目 不可输入 如果所需的工资项目不存在 则要关闭本工资类别 在基础设置中新增所需工资项目 在打开此工资类别进行选择 工资项目不能重复 项目一旦选定 即可进行公式定义 2 计算公式设置计算公式设置包括定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系 在此功能中可以增加 修改 删除工资项目的计算公式 未录入人员档案之前不能进行公式设置 系统提供了三个工资项目的公式设置 应发合计 扣款合计 实发合计应发合计 基本工资 岗位工资 奖金扣款合计 事假扣款 代扣税实发合计 应发合计 扣款合计系统提供的工资固定项目不允许修改 基本工资运算公式的设置 若还需要设置其他工资项目的公式 可通过选择工资项目 运算符 关系符 函数等组合完成 并且定义时要注意先后顺序 先得到的数据应先设置公式 例如 设置事假扣款公式为 事假扣款 事假天数 每日扣款金额 主要介绍条件取值函数iffIff函数的基本表达式 Iff 逻辑表达式 算术表达式1 算术表达式2 当条件为真的时候 取算术表达式1的结果当条件为假的时候 取算术表达式2的结果 例如 交补 iff 人员类别 企业管理人员 or人员类别 车间管理人员 100 50 表示 企业管理人员和车间管理人员的交通补贴每月为100元 其他人员每月的交通补贴为50元 若工资项目的等级较多 则可以利用iff套iff公式交补分为 企业管理人员500 车间管理人员和经营人员300 其他人员100交补 iff 人员类别 企业管理人员 500 iff 人员类别 车间管理人员 or人员类别 经营人员 300 100 iff中的连接词除了or 还可以用and 但是不管是哪一种连接词 都必须在英文状态下 而且连接词前后要有空格 例如 住房补贴计算公式的设置IFF 部门 财务部 and人员类别 企业管理人员 or部门 销售部 and人员类别 经营人员 200 150 说明 该公式表示部门是财务部的企业管理人员和销售部的经营人员 其住房补贴是200元 其他人员的住房津贴为150元 3 计件工资的设置 1 计件工资标准的设置计件工资的计算依据的确定 2 计件工资方案的设置 3 计件工资统计 4 选项 设置提供对工资账套初始参数的修改 第三节工资管理系统日常处理 一 工资变动用于日常工资数据的调整变动以及工资项目增减等 比如 平常水电费扣发 事病假扣发 奖金录入等 都在此进行 而人员的增减 部门变更则必须在人员档案中操作 首次进入本功能前 需先设置工资项目及其计算公式 然后再行数据录入 1 工资数据编辑功能 1 筛选和定位若对部分人员数据进行修改 可利用筛选和定位功能 先将所要修改的人员过滤出来 然后进行工资数据修改 2 页编辑通过页编辑 可对选定的单个人员信息进行快速录入和修改 3 替换用户通过替换操作对指定范围内的记录中的某一工资项目作规律性的运算 从而一次性更改多个记录数据 替换操作适用于对多个职员的某一工资项目作规律性的更改 4 过滤器如果只修改工资项目中某个或某几个项目 可将要修改的项目过滤出来 这样便于修改 5 计算汇总若修改了某些数据 重新设置了计算公式 进行了数据替换或在个人所得税中执行了自动扣税等操作后 必须执行此操作 以保证数据的正确性 2 工资数据具体业务处理工资变动这一模块的处理范围包括 第一次使用工资系统时 需将所有人员的工资数据录入 工资数据既可以在这一模块录入 也可以在录入人员档案时直接录入 每月发生的工资数据变动也在这一模块中处理 1 录入工资项目的有关数据可以利用过滤器设置 也可以在编辑 录入 2 录入考勤情况选定具体人员 编辑 录入 3 人员增加先增加人员档案再到工资变动 编辑 录入人员的工资情况 4 发放奖金 利用替换的功能 工资变动 替换 5 人员调出或停发工资应该在人员档案中修改被调出人员的信息 A 停发工资的人员不再进行工资发放 但保留人员档案 以后可恢复发放 B 调出的人员的工资档案数据不可修改 其编号可以再次使用 调出人员可在当月末结算前 取消调出标志 但编号已被其他人员使用时 不可取消 C 停发工资或调出的人员 将不再参与工资的汇总和发放 二 工资分钱清单工资分钱清单是按单位计算的工资发放分钱票面额清单 会计人员根据此表从银行取款并发给各部门 采用银行代发工资的企业一般无需进行工资分钱清单的操作 工资分钱清单分为三页 分别是部门分钱清单 人员分钱清单 工资发放分钱清单 三 扣缴个人所得税系统提供了个人所得税的自动计算功能 用户只需定义所得税率和扣税基数 系统自动计算个人所得税 既减轻负担又提高了工作效率具体操作 业务处理 扣缴个人所得税系统默认的扣缴个人所得税对应的工资项目是 实发合计 四 银行代发目前社会上许多单位发放工资时都采用职工凭工资信用卡去银行取款 这样做既减轻了财务部门发放工资工作的繁重 又有效地避免了财务去银行提取大笔款项所承担的风险 同时还提高了对员工个人工资的保密程度 五 工资分摊 工资费用的分摊 财会部门根据工资费用分配表 将工资费用根据用途进行分配 并编制转帐凭证 传递给总帐系统共登账处理之用 具体操作 1 工资总额分摊工资总额就是在一定时期内国家支付给职工的工资总数 企业在月内发生的全部工资 不论是否在当月领取 都应当按照工资的用途进行分摊和计提 按谁受益谁负担的原则进行工资费用的归类 借 生产成本制造费用管理费用销售费用等贷 应付职工薪酬 2 计提基数设置一般按照工资项目的 实发合计 为计提基数 3 制单工资分摊设置完成 生成的转账记账凭证已经传递到总账系统中 这些传递过来的转帐凭证 必须登陆到总帐系统中进行审核 记账的操作 若要修改此类凭证 不能在总帐中进行 只能在工资系统中通过冲销凭证或者删除凭证的处理 工资凭证的的编制1 自动转账凭证的定义工资费用自动转账凭证的定义中需要对凭证涉及的各个要素逐一进行设置 可以采取系统默认设置和系统引导设置等方便用户操作的方式 通常需要对工资费用结转凭证的以下要素进行设置 1 凭证类型 用于指定工资费用结转业务所生成的转账凭证的类别 通常分为收款凭证 付款凭证和转账凭证 工资费用结转凭证通常被定义为转账凭证 2 摘要 记账凭证的每一行均有一个摘要 而在设置自动转账凭证时 一般只要求用户设置一个摘要内容 这个摘要将被这一凭证的每一行共同使用 比如 分配本期工资费用 结转工资费用至各成本费用项目 等 3 会计科目代码 在设置工资费用科目时 需要直接指定每一类职员的工资费用应结转的会计科目 按照科目操作的一般规律 输入科目时可以输入科目代码或科目助记码 也可输入科目名称 4 借 贷符号 表示凭证中某项目所涉及金额的方向 5 工资费用栏目 用来表示当前会计科目中所记入的工资费用金额所依据的工资栏目名称 2 自动转账凭证的编制根据定义的工资费用分配凭证生成当月的记账凭证 并将凭证传递至账务处理系统 工资凭证生成过程中可能涉及以下基本操作 1 分录显示 显示已定义的自动转账凭证的会计分录 2 编制凭证 系统根据当前选定的自动转账凭证模型生成会计凭证 3 生成 或传递 凭证 即向账务处理系统传递已生成的记账凭证 在工资系统中生成的工资分摊转账凭证 在总账系统中可以进行查询 审核 记账等操作 但不能在总账系统中修改和删除此类凭证 需要在工资管理系统中的凭证查询功能里完成此操作 第四节工资管理系统期末处理 1 工资报表的种类工资系统所提供的主要报表种类有 1 工资发放表 用于在发放工资时提供给职员进行核对和签领 它是从基础工资数据资料按工资发放表的定义格式生成的报表 2 工资条 是发放工资时提供给每位职员用于核对工资项目数额的报表 3 部门汇总表 用于统计各部门的工资费用的发生情况 4 工资票面分解表 用于从银行正确提取所需的不同面额的人民币 以便于分发工资 5 所得税申报表 根据个人所得税的计算结果形成职员个人所得税申报表或所得税计算表 2 月末结转月末结转是将当月数据经过处理后结转至下月 每月工资