如何编写工程会议纪要 PPT课件

1 如何编写工程会议纪要 主讲 陈驰 2 目录 一 工程会议纪要的性质二 会议纪要标题的确定三 如何编写会议纪要的正文内容四 会议纪要正文编写常见问题五 写好会议纪要的注意事项 3 一 工程会议纪要的性质 工程会议纪要按会议性质分 属于工作会议纪要 工作会议纪要分综合性 专题性工作会议纪要 4 一 综合性工作会议纪要 常见的形式有 1 第一次工地会议纪要2 工程监理例会纪要 工程监理例会纪要 3 工程协调会纪要 全厂供电项目施工协调会纪要 聚乙烯装置反应器吊装协调会纪要 5 二 专题性会议纪要 常见的形式有 1 审查会纪要 新建第四循环水场土建工程图纸审查会纪要 全厂工艺及供热外管改造工程工艺管道安装工程施工方案审查会纪要 2 专题会纪要 北山岭原油商业储备基地施工安全专题会纪要 XX工程西斯尔岩棉制品问题专题会纪要 6 二 会议纪要标题的确定 一 标题的结构形式1 会议单位名称 会议性质 会议纪要如 XX项目监理部工程监理例会纪要 2 会议性质 会议纪要如 办公例会纪要 质量管理体系管理评审会纪要 7 3 项目名称 会议性质 会议纪要如 CFB锅炉工程监理例会纪要 高密度聚乙烯装置工艺配管图纸审查会纪要 丁二烯抽提装置桩基施工方案审查会纪要 8 二 会议纪要标题的确定 二 纪要标题为何难以确定1 会议主持人对会议的议题明确不够 2 会议讨论的内容较多 纪要编制人员对会议的主题掌握不准 3 会议记录人员会前准备不够充分 不了解会议讨论的议题和项目的基本情况 4 记录人员的公文写作水平不够 难以通过提炼确定会议纪要标题 9 实例一 某大型石化工程的一次全厂总图运输工程的协调会 会议既讨论了施工统筹 又提出了进度 质量保证措施 还对施工交叉等进行协调 内容涵盖面较广 当时的会议纪要标题是 全厂总图运输道路 围墙及厂外排洪沟工程施工进度统筹协调专题会议纪要 该标题的存在问题 1 不够精简 2 会议性质重叠 既有协调又有专题 会议性质不明确 可以改为 全厂总图运输及厂外排洪沟改造工程施工协调会议纪要 10 实例二 某大型石化工程 监理牵头召开的与全厂供电有关的施工协调会 会议内容涉及全厂供电外线及照明改造 厂外供电工程以及与 k 电缆通道相关的各主项变电所受电等7个主项的施工进度统筹 还有材料供应 施工交叉协调 施工人力和电缆接头施工方案等方面的问题 11 如何确定标题较合适 标题一 全厂供电外线及照明改造 厂外供电工程及五循等项目受送电施工协调会纪要 该标题把主要项目都列出来 内容比较明确 但过于累赘 12 标题二 全厂供电项目施工协调会纪要 该标题对会议协调的项目及内容进行了高度概括 比较精炼 选择标题二作为纪要标题 13 实例三 某大型石化工程 厂外供电工程榭烯乙 泥烯乙线到110kV升压站其中一段既有架空又有走电缆沟的电缆线路的施工图审查会 如何确定纪要标题 14 原纪要标题 茂名100万吨 年乙烯改扩建工程厂外供电工程榭烯乙 泥烯乙架空下地到110kV升压站电缆桥架部分图纸审查及设计交底会议纪要 原标题显得比较累赘 也让人不好理解 15 对原有标题可以这样修改 1 如果纪要统一采用印有茂名100万吨 年乙烯改扩建工程名称题头的文件用纸 可以去掉 茂名100万吨 年乙烯改扩建工程 这些字眼 这些会议纪要都是乙烯改扩建工程的纪要 都要装订成册进档案 不必担心以后搞不清是什么工程的纪要 所以不必每次纪要都加上 茂名100万吨 年乙烯改扩建工程 的标题 2 把标题浓缩为 厂外供电工程榭烯乙 泥烯乙线至110kV升压站电缆通道设计交底及图纸审查会议纪要 被审查的图纸内容可以在正文的总述部分中交待清楚 16 实例四 某炼油改扩建工程东循环水场技术改造项目冷却塔 塔下池图纸审查会纪要的标题 应如何确定 原纪要是以 茂名石化催化重整 东循环水场技术改造冷却塔 塔下池部分图纸会审会议纪要 为题 有何不妥 17 存在问题 项目名称不准确 催化重整 东循环水场 这样的标题结构让人不好理解 是催化重整至东循环水场 还是其它什么意思 从字面上无法理解 可能只有作者本人知道 其实 东循环水场是催化重整装置的配套公用工程 但它是一个独主项工程 因此 在项目过程资料中 它是独立出现的 18 原标题可以修改为 茂名石化东循环水场技术改造工程冷却塔 塔下池部分图纸审查会纪要 19 实例五 炼油催化重整装置主要构筑物土建施工图的会审纪要 原标题是100 104t a催化重整装置工程项目 构架 704 四合一炉 变配电间 1 管架基础工程 图纸会审会议纪要 20 该标题存在问题 1 对图纸审查的内容 构架 704 四合一炉 变配电间 1 管架基础工程 加书名号不妥 构架 704 四合一炉 变配电间 1 管架基础工程是项目的组成内容 不是文件或书名 2 工程 与 项目 同时出现不妥 另外 最后还有基础工程 显得重复 3 数字标注有误 100 104t a 应该是 100 104t a 21 原标题可以修改为 100 104t a催化重整装置构架 704及四合一炉等建构筑物基础工程图纸审查会纪要 22 三 确定纪要标题的要点 1 对会议的精神要深刻领会 反复推敲领导和会议主持人的讲话含义 2 要做好充分的会前准备 了解会议议题 工程类的会议还应充分了解工程的情况及开会的原因 背景 3 紧紧围绕会议议题 高度概括会议议题 甚至会前就应该构思纪要的标题 4 确定标题的形式 做到用词精炼 5 标题确定了 才开始构思正文的内容 23 三 如何编制会议纪要的正文内容 一 正文的构成1 总述部分2 分述部分3 结束语 二 正文各部分的编制要点1 总述部分 包括会议召开的时间 地点 会议名称 主持人 参加人 列席人 会议议题等 2 分述部分 会议议定事项3 结束语 重要的工作会议可写上对会议的评价 对工作提出希望 号召 要求等 一般会议纪要不要求写结束语 24 二 会议纪要的综述式写法1 把会议讨论的主要问题 与会成员的统一认识和看法 议定的事项进行综合归纳整理 用概述的方法加以整体阐述和说明 2 适用情况 一般用于办公会 问题较集中 篇幅也相对较小 25 3 正文综述式写法实例实例一 以公司办公会纪要为例总述部分XXX年X月XX日上午 陈驰总经理在公司第一会议室主持召开了公司办公例会 李文董事长 许世平 符史桐 黎铧副总经理 覃桂初总工程师各部门的负责人参加了会议 会议检查了上周各项工作的完成情况 协调解决了当前存在的问题 布置了下周的主要工作 现将会议纪要如下 26 分述部分一 会议强调事项 一 会议提出 公司将在时机成熟时举办标准化管理论坛 二 关于对2008年进行工作总结及规划2009年公司奋斗目标的问题 三 会议要求 在春节期间 部门领导和总监要坚守岗位 二 关于近期的工作安排三 关于改扩建工程监理工作 27 二 会议纪要分类式写法1 按内容性质进行分类 每一类有一个小中心 以数字或小标题标明 目前 我们常用的就是这种形式 28 2 正文分类式写法实例实例一 某工程 四循B系统单机试运条件协调会纪要 总述部分2005年8月26日上午 XXX在项目经理部十楼会议室主持召开了四循B系统单机试运条件协调会 项目经理部XXX总经理 项目经理部有关部门及有关设计 施工单位的人员参加了会议 人员名单附后 现将会议内容纪要如下 29 分述部分一 目前四循B系统 区域变电所及CFB炉至区变电缆通道施工情况1 四循B系统 2 区域变电所 3 CFB炉至区变电缆通道 30 二 主要控制点要求1 8月29日前 茂建要完成CFB炉7 8 线与一级地管的碰头施工 2 工程公司从9月5日起至9月25日止 完成B系统电缆桥架 槽盒安装及电缆敷设等施工任务 3 区域变电所9月5日开始进行盘柜安装 9月25日前完成土建收尾 31 三 存在问题及要求 一 设计问题 二 供应问题 三 关于区域变电所报警系统的施工委托 32 结束语四 会议强调 四循B系统向CFB炉供循环水是CFB炉 9 28 点火的前提条件之一 项目经理部各部门及监理要为实现这一目标千方百计创造条件 施工单位要采取措施加班加点拼抢 33 三 发言记录式 将每个发言人的主要意见归纳整理出来 用于学术研讨会 工程监理会议纪要一般不用 34 四 会议纪要正文编制常见问题 一 内容归纳分类不恰当 有的纪要分别按参加会议的单位提出的意见来罗列 以某监理例会纪要为例 35 一 施工方面要求1 个别进场材料与设计不相符 要求物资供应部门提供的材料要与设计相符 如不相符 要求相应的材料代用变更单 2 罐体无损探伤多次要求尽快检验 目前仍没有明确日程和安排 要求施工单位同第三方检测单位联系做出探伤的日程安排 3 苯介质管材设计要求要做超声波检验 请委托方抓紧联系 4 要求施工单位抓紧材料报验工作 尽快上报监理审批 5 由于天气酷热 影响罐内焊工施工进度和人身安全 施工方计划晚上加班作业 请安全部门给予支持和批准 36 二 安环部要求1 晚上加班在罐区区域动火危险大 在没有批特级火票前 建议施工方采取降温措施 多安排焊工 2 安全工作要加强 杜绝各种违章施工操作 37 三 XX车间要求1 安全措施要加强 要在防火隔离墙上部加盖凡布 2 施工单位在旧系统施工 请提前与车间联系 38 四 XX公司 总承包单位 现场代表要求1 4 高压消防管线碰头报告已报动力厂生产部 请监理协调 2 罐体探伤检验人员已到 相关部门正在办理入厂手续 39 最后监理公司XXX总监理工程师强调指出 40 2 上述纪要存在的问题 1 内容按参加会议单位提出的意见来列举 没有形成一致性意见 会议纪要的内容是会上形成一致意见的结果 虽然由某一方提出 但有一定的代表性 如果与会人员没有反对意见 应形成共识并以会议决定的形式出现 2 同类问题在纪要不同地方反复提到 没有进行归纳整理 纪要近乎记录 41 3 如何修改 1 应按会议议题分类整理 列出标题 可以这样分类 一 关于施工质量问题二 关于施工安全问题三 关于材料供应问题四 关于施工存在问题的协调 42 2 大标题下可以设小标题一 关于施工质量问题1 关于材料报验 要求施工单位抓紧材料报验工作 尽快上报监理审批 2 关于无损检测 设计要求苯介质管材要进行超声波检验 请委托方抓紧落实 43 二 关于施工安全问题1 关于罐区作业问题 1 在XX罐区晚上加班动火危险大 在没有批特级火票前 建议施工方采取降温措施 2 要在防火隔离墙上部加盖帆布 44 二 总述内容表达不够简练 意思重复 以某监理例会纪要为例 45 会议决定7月20日为XX装置停汽时间 会上针对XX车间7月20日装置停汽前期工作 施工单位在装置停汽前工程进度计划和项目完工情况落实 以及在装置停汽期间中要完成的工程项目进行了讨论 明确了项目目标和任务 并对7月20日装置停汽前期间的工作提出了安排和要求 46 存在问题 1 上述内容 XX车间7月20日装置停汽前期工作 施工单位在装置停汽前工程进度计划 与 7月20日装置停汽前期间的工作提出了安排和要求 的意思是重复的 2 7月20日 前后出现了三次 重复次数太多 3 存在病句 47 其实 原文想表达的意思是 1 对目前的施工进度进行了检查 对停汽前未完项目的施工时间作了安排 2 明确了停汽期间施工和生产单位的任务 并对停汽期间的其它工作提出了要求 因此可以对原文这样修改 48 会议明确了7月20日为XX装置开始停汽时间 会议对目前的施工进度进行了检查 对停汽前及停汽期间的各项工作作了具体安排 现将会议内容纪要如下 49 三 总述内容中参加单位一一列举 占去较大篇幅 以某监理例会纪要为例 乙烯改扩建项目经理部的施工管理部 质量安全部 生产准备部 项目X部 化工事业部的安全环保部 机动部 丁烯车间 橡胶车间 茂名石化监理公司监理X部 茂名石化工程公司 中石化四公司等单位有关人员 详细名单附后 参加了会议 50 可以这样修改 项目经理部有关部门 化工事业部有关部门和车间以及施工单位的人员参加了会议 人员名单附后 51 四 总述内容没有主持人以某纪要为例 原文部分摘要如下 例一 茂石化工程建设监理公司监理X分部在XX现场会议室主持召开XX工程土建部分图纸审查会 现将会议纪要如下 例二 2005年5月16日下午 由茂石化公司安环部组织消防气防中心 加氢精制车间 中石化四公司 监理公司等单位有关人员于现场对XXX装置施工动火 动土区域等级进行了划分 划分情况及注意事项纪要如下 52 修改时注明会议主持人 例一 茂石化工程建设监理公司监理X分部项目总监XXX在XX现场会议室主持召开XX工程土建部分图纸审查会 例二 2005年5月16日下午 茂石化公司安环部XXX部长组织消防气防中心 加氢精制车间 中石化四公司 监理公司等单位有关人员于现场召开了XXX装置施工安全现场会 人员名单附后 会议对施工区域动火 动土有关问题进行了明确 现将会议内容纪要如下 53 五 分述内容全部采用列表形式 没有会议内容的具体阐述 以某项目图纸审查会纪要为例 54 55 以上实例存在的问题 缺少相关情况介绍 图纸审查会不仅仅是答复图纸存在问题 目前一般和设计交底同时进行 因此还应阐述设计交底情况 审查发现的主要问题及设计何时以什么方式最终确认答复问题等等 因此 应该有会议总体情况的概括叙述 56 一 设计交底情况二 图纸审查内容本次图纸审查的内容是燃料供应系统的主厂房 烟道支架 引风机 飞灰库 卸煤站 干煤棚等建构筑物土建施工图纸 三 图纸审查意见把重要问题单列出来 一 设计同意在整个锅炉煤代油技改工程中 所有的建构筑物涂料施工前除了按原图施工抹灰外 再增加一层3mm厚的白水泥膏光面 再进行涂料粉刷施工 以保证墙体涂料的效果 57 二 XX图说明中基础持力层未到 3层采用C10砼填充 根据以往的做法 为了节省投资费用 建议改为5 4 1 石 砂 水泥 混合料填充 可以 可以这样修改 XX图说明中 要求XX基础持力层未到 3层时采用C10砼填充 根据以往的经验 为了节省投资 设计同意采用石 砂 水泥混合料按5 4 1的比例填充的做法 58 三 烟道支架 引风机图纸审查意见1 结构图 1 G0204 21图中 A A剖面图中的尺寸与G0204 13图的引风机基础平面图尺寸不符 应以那个尺寸为准 A A剖面图中未反映支架柱基础的做法 请设计明确 设计答复 基础中A A剖面 0 300以下的尺寸以G0204 13平面定 0 300以上的尺寸以G0204 21定 柱子的做法详见B B C C E E剖面图 59 会议纪要正文书写遇到的问题 2 G0204 19图中 烟道及烟道支架的外装饰要求不明确 设计答复采用水泥砂浆粉刷 60 会议纪要正文书写遇到的问题 五 图纸审查会纪要采用过于简单的问答句式 没有完整的语句进行阐述 使读者费解 时间长了 甚至当事人也可能无法理解原意 列举某图纸审查会纪要内容 十 连接件形式 尺寸 角度 槽深及作用 V7008A I 设计答复 制造厂确定 十二 裙座加强圈位置 形式 分六块 V7008A I 设计答复 回去后给出尺寸 形式由制造厂确定 61 会议纪要正文书写遇到的问题 可以这样修改 十 图纸对V7008A I连接件形式 尺寸 角度的要求及对XX的槽深和作用要求不明确 设计答复上述问题应由制造厂确定 十二 图纸对V7008A I裙座加强圈位置及形式的要求不明确 裙座加强圈是否分六块 设计答复待出尺寸 但形式由制造厂确定 62 会议纪要正文书写遇到的问题 六 不宜作为工程会议纪要的内容1 进场材料的明细清单可以列举进场材料的大致情况 但不必详细列举 63 2 监理工作的具体程序和设计的具体要求以某监理例会纪要为例 64 四 关于质量问题 一 玻璃钢夹砂管安装验收程序及旁站要求1 坐标验线 2 土方开挖后的验槽 3 地基的处理 具体要求是100mm的片石 100mm碎石 100mm河砂 振实后抽样检测 密实度到达设计要求 4 放管下沟 把管内清理干净 5 对接口要求 承口