电气销售业务流程管理及表格.doc

电气销售业务流程管理及表格业务信息跟踪流程1.制定目的为进一步规范业务项目跟踪工作，促进工程项目的顺利开展，提高项目签约成功率，特制定本流程。2.适用范围本流程适用于电气营销公司（含办事处）。3.主管部门电气营销公司系业务项目跟踪的归口管理部门。4.工作流程4.1电气营销公司业务处、办事处人员应积极与业务员或工程相关方保持沟通，掌握业务活动的开展情况和了解最近或最新的业务项目信息。4.2办事处相应人员将了解的业务项目信息反馈给业务处，由业务处具体人员统一填制项目工程信息登记表，项目工程信息登记表必须清楚填写跟踪时间、项目名称、营销人员、联系电话、工程近况等相关内容。4.3业务处负责人对项目工程信息登记表进行审核和筛选，指派业务处或办事处专人负责业务项目的跟踪，并填制业务项目备案表后递交至营销公司经理复审签字。4.4业务项目备案表复审通过后，根据内容类别，如需技术支持的，由业务处联系技术部协助；如需客户考察的，由业务处通知相关接待人员协助等。4.5业务处、办事处接到项目报价信息和投标信息后，参照产品报价与标书制作标准进行筛选，对确定需报价或投标的业务（项目）信息，由业务处统一填制标书、报价书、报价信息表后递交至业务处负责人审核，营销公司经理签字确认。4.6业务处指定专人负责及时跟踪标书办的产品报价和投标书制作的全过程，做好填写相关记录台账和上报汇报材料等工作，并及时与业务员沟通，确定是否需办事处支持，必要时在过程中应随时与业务员保持联系，掌握最新情况，以便工作内容的调整。4.7业务项目的产品报价或标书制作完成由标书办主任审核通过后递交至业务处，经业务处负责人初审后电气营销公司经理确认签发。4.8产品报价或标书发出后，业务处或办事处应及时跟踪项目信息进程，并填制项目信息跟踪表，项目信息跟踪表必须填写跟踪时间、跟踪情况、结果如何等相关内容。4.9不管项目成功与否，业务处或办事处相应人员必须对跟踪结果进行分析，并对重点项目（指金额大于500万元、新产品、新区域的工程）填制投标结果分析表，由业务处统一编号登记及存档。5.监督管理对不按业务项目跟踪流程执行，电气营销公司对办事处、业务处相关跟踪人员进行考核处罚。6.流程图 7.相关记录7.1项目工程信息登记表7.2业务项目备案表7.3标书、报价书、报价信息表7.4项目信息跟踪表7.5投标结果分析表8.引用文件8.1产品报价与标书制作标准报价及标书制作流程1.制定目的为规范电气公司的报价及标书制作工作，提高公司的报价正确率和签约成功率，确保投标工作顺利有效的进行，特制定本流程。2.适用范围本流程适用于电气营销公司标书办的标书制作及报价工作。3.主管部门电气营销公司系投标工作的归口管理部门。4.工作流程4.1电气营销公司标书办负责标书的制作及报价工作。4.2业务处根据业务员反馈的客户需求（图纸、招标文件等），参照产品报价与标书制作标准进行筛选，对确定需报价或投标的业务（项目）信息填制标书、报价书、报价信息表，填写的内容必须客观真实。4.3业务处负责人对填制的标书、报价书、报价信息表进行审核，核实无误后由电气营销公司分管经理确认签发，对条款较特别的项目需组织评审，并将评审结果上报至电气公司经理。4.4电气营销公司标书办主任负责标书、报价书、报价信息表的签收工作，对客户提供的图纸、招标文件进行总体检查，并将项目实际情况及时反馈给电气营销公司，对一些重大项目应反馈至电气公司经理审核确认。4.5标书办主任、电气营销公司经理和电气公司经理对投标项目无疑义的，由标书办主任发放给相关报价员及标书制作人员。4.6报价员需审查图纸及招标文件技术要求等相关资料是否齐全、查看报价的产品及图纸是否有问题，并根据具体情况综合评审确定投标方案；浏览图纸找出需询价的元器件汇总，并按项目要求正常询价，对重点项目或中标可能性比较大的询价由供应部的商务员进行协助，最终形成报价底稿。4.7报价底稿完成后由报价员进行初审签字确认，标书办主任复核，复核通过后传送至业务处，报价员按业务处的最终定价调整报价并转交至标书制作人员，同时对报价及图纸资料等归档。4.8标书制作人员对收集到的招标文件商务及固定表格等进行审查，并对照产品报价与标书制作标准的要求制作标书，制作完成确认无误后编制成投标文件在标书、报价书、报价信息表标书制作人一栏签字，同时对标书及相关资料等归档。4.9报价员对投标文件进行初审，标书办主任复审，完成后转至电气营销公司业务处。4.10相关报价人员及标书制作人员在报价及标书制作过程中将遇到的疑问进行汇总，由统一人员联系业务员（项目经理）解决，对需要书面联系解决问题的要发传真或邮件。4.11依照招标文件要求，如需制作样品，报价员应填制样品制作申请表，标书办主任审核确认后转交业务处审核其制作费用，通过后转交合同处安排生产，生产过程中由报价员和标书制作人员进行跟踪。4.12依据招标文件要求，如需办理投标保证金，标书制作人员应填制投标保证金申请单，经标书办主任审核，营销公司经理确认及电气公司总经理审批同意后递交至财务处办理，同时标书办负责登记汇总及跟踪催要。如中标后，投标保证金需转为履约保证金时，标书制作人员应填制投标保证金转履约保证金联系单，经标办主任审核后转交合同处和财务部。4.13标书制作人员填制投标保证金领款单后领款人签字，标办负责人审核签字后电气公司经理批示，并由领款人至财务处领款。5.相关记录5.1标书、报价书、报价信息表5.2样品制作申请表5.3投标保证金申请单5.4投标保证金领款单5.5投标保证金转履约保证金联系单6.引用文件6.1产品报价与标书制作标准7.流程图项目工程信息登记表序号时间工程名称销售员联系电话工程近况备注业务项目备案表 编号： 填表人业务员电话时间 年 月 日项目简要说明事项工程名称建设地址投资单位主要关系人职务电话用户单位主要关系人职务电话承包单位主要关系人职务电话设计单位主要关系人职务电话招标单位主要关系人职务电话供电单位主要关系人职务电话设计阶段可研 初设 施工图编标书 签技术协议归属行业石化 化学 发电 电网 钢铁 有色金属 铝业 煤炭 市政工程 城市轨道 铁路 电信 电子 建筑 公路交通 环保 建材 外资 汽车 轻工 其它工程总投资（万元）拟销产品数量台（套）可提供采购清单 估算 经过调研统计 不清楚设计概算（万元）产品名称产品型号（如果有）设计概算（万元）产品名称产品型号（如果有）设计概算（万元）产品名称产品型号（如果有）设计概算（万元）产品名称产品型号（如果有）何时考察何时招标（报价）采购方式公开招标 内部议价 一次定价 二次议价 签约单位投资方 用户 承建方 设备总包 设计总包 供电 政府 买方状况政府限制产业 国债（世行、亚行） 民营企业 合资 扩建 自筹+贷款 国有企业 外商投资 新建项目 技改 信用状况正常付款 无预付款 曾拖欠货款 不清楚可能参与的竞争对手开法委用途投标书 买标书 报名 防止内部竞争 需要公司帮助、支持产品技术方面 高层关系 供电部门 办入围（网）手续 推介会 设计单位 高管访问 处理好内部纠纷 部分产品外购联系操作方式 个人运作 公司名义归口经理意见营销公司经理意见电气分管经理意见备注标书、报价书、报价 信息表 产品： 编号：NO.工程情况工程名称： 招标单位：业务员： 联系电话：标书报价制作评审公司名称：电气 集团 标书数量： 正 副 电子文档 投标保证金 有 无 保证金形式：现金 汇票 电汇 银行保函 其他 金额：投标金额 %或 万元 负责办理人：业务员 标办 暂不定业务口负责完成时间： 月 日 开标地点： 开标时间： 月 日 时投标样品：有 无 样品要求（另付 有） 标书送达方式：标书疑问询问最迟时间： 月 日 时止 联系人： 电话：提供报价依据：蓝图 复印图 清单 电子版 图纸是否归还：是否 图纸数量：报价要求：单台价 明细价 分项报价 报价发送形式：其他（方案）： 投标带资料：付款方式质保期问题及处理标书部分：报价部分：竞标定价情况及变化操作方式公司垫资 公司不垫资 外部加工竞标方式一次报价 有二次报价 内部议价 开票：是 否竞标同行公司竞标价格策略按保本价 按销售费用比例 按最低价 双方商定报价应包括的销售费用个人申请佣金商定佣金个人另外说明费用确定费用中标服务费确定费用招标代理费用确定费用招标规定费用确定费用费用补充说明（另外说明费用用途等）最终确定成本金额系数参定人员报价人： 标书制作人： 标办审核： 业务口审核：确定人： 其他人员： 时间：区域负责人： 审核人： 签发人： 接收人： 时间：注：1、标书报价制作评审由业务人员与标书人员共同填写，后由标书制作人员审核，最终审核人总体审核。制单： 时间：201_年 月项目信息跟踪报表编号： 月 日- 月 日 序号工程名称销售员电话号码类型跟踪情况跟踪时间注：每周汇总一次，每周六前上报。 投标结果分析表编号NO.营销员电话现场参与人电话项目名称开标时间用户单位招标单位投标产品名称产品型号数量开标价格（万元）二次价格（万元）同行竞争情况记录（可另外附表）竞标公司名称产品型号数量开标价格（万元）二次价格（万元）中标公司中标价格中标或失标主要原因分析主要因素低价 中间价 价格偏高 标书质量（好/差） 不满足技术要求 技术优势明显 供货业绩 人际关系好 人际关系一般 商务偏差 投标配合差 产品质量事故 产品档次 服务质量差 无上层关系 缺重要资质文件 废标填表人简要说明营销公司意见总结 标书、报价书、报价 信息表 产品： 编号：NO.工程情况工程名称： 招标单位：业务员： 联系电话：标书报价制作评审公司名称：电气 集团 标书数量： 正 副 电子文档 投标保证金 有 无 保证金形式：现金 汇票 电汇 银行保函 其他 金额：投标金额 %或 万元 负责办理人：业务员 标办 暂不定业务口负责完成时间： 月 日 开标地点： 开标时间： 月 日 时投标样品：有 无 样品要求（另付 有） 标书送达方式：标书疑问询问最迟时间： 月 日 时止 联系人： 电话：提供报价依据：蓝图 复印图 清单 电子版 图纸是否归还：是否 图纸数量：报价要求：单台价 明细价 分项报价 报价发送形式：其他（方案）： 投标带资料：付款方式质保期问题及处理标书部分：报价部分：竞标定价情况及变化操作方式公司垫资 公司不垫资 外部加工竞标方式一次报价 有二次报价 内部议价 开票：是 否竞标同行公司竞标价格策略按保本价 按销售费用比例 按最低价 双方商定报价应包括的销售费用个人申请佣金商定佣金个人另外说明费用确定费用中标服务费确定费用招标代理费用确定费用招标规定费用确定费用费用补充说明（另外说明费用用途等）最终确定成本金额系数参定人员报价人： 标书制作人： 标办审核： 业务口审核：确定人： 其他人员： 时间：区域负责人： 审核人： 签发人： 接收人： 时间：注：1、标书报价制作评审由业务人员与标书人员共同填写，后由标书制作人员审核，最终审核人总体审核。制单： 时间： 企 业 集 团（电气）样品制作申请表样品名称数 量规格型号接收时间用 途样品制作申请人要求完成时间发出方式特殊要求（表面处理方式） 制表人： 日期：审核人： 日期： 区域负责人： 日期： 审批人： 日期：备注：投 标 保 证 金 申 请 单招标单位工程名称业 务 员联系电话投标时间办理时间办理金额办理形式办理保证金内容：单位：开户行：账号：保证金退还方式销售公司意见办理单位集团制表人/时间： 审核人/时间： 批准人/时间：投标保证金领款单 年 月 日工 程 名 称销 售 员用 途办理形式金（大写）额领款人签字标办负责人签字主 管 批 示约 定 事 项1、此款仅作投标保证金或履约保证金专用，此款所有权为公司所有；2、如工程未中标，其保证金由销售员退还公司财务部；3、如销售员以任何形式使用此款，均作挪用公款论处；4、其他有关事项，按照2010年销售代表协议相关规定。财务主管： 记账： 复核： 出纳： 投标