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企业文档管理系统简介企业文档管理系统简介 xxxxxx 年年 xxxx 月月 企业文档管理系统简介 i 目目 录录 1 研发背景研发背景 1 2 系统概述系统概述 2 3 适用范围适用范围 2 4 特色功能特色功能 3 4 1 存储与分类 3 4 2 文档处理 3 4 3 模板管理 4 4 4 版本管理 5 4 5 权限控制 5 4 6 综合检索 6 4 7 文档安全 7 4 8 集团应用 8 5 技术特点技术特点 8 6 应用价值应用价值 9 企业文档管理系统简介 1 1 1 研发背景研发背景 您也许会问 文档还需要专业化的信息系统来管理吗 是不是小题大做了呢 在找到答案以前 您是否愿意回顾一下企业的文档管理现状 看看您的企业是否有 以下的经历 要查询以前使用或制定过的一份文档 您费了九牛二虎之力把电脑 翻了 个底朝天 假如还没有找到 那么 您的一个或几个同事还得重复进行 文档大搜寻 五花八门的文档版本 正版 盗版 鱼龙混杂 以至于或者是签了错 误版本的合同 或者是印刷了旧版本的企业宣传册 或者是难以分辨客户 曾确认的版本 要制作一份文件 需要的资料分散在多个同事的电脑里 可能还有不少资 料您都不知道该向哪些同事去索要 当您辛辛苦苦地做完了一份文件或设计完成一份图时 却在不经意间发现 您做的这个文件或图纸其他同事早已做过了 而且做的或许更好 丢失重要资料的事情您遇到过吗 或由于硬盘损坏 或由于病毒感染 或 由于误删除 起草了一个工作计划 分发给了相关部门的几十个人 可这会儿突然又要 做点修改 怎么办 再每人发一遍吗 员工要离职了 工作交接让人头疼 因为您根本就不知道该员工都掌握着 哪些重要资料 只能任其凭 良心 办事了 不需要再列举了 因为您已经有答案了 不是吗 在知识经济时代 知识已经 成为企业生存和发展的核心竞争力 如何充分发挥已有知识的作用 实现知识创新 存储 共享 重用 如何从外界广泛获取自身需要的知识 知识管理成为每一个在 激烈竞争中生存的企业所必须面对的问题 文档代表着企业的知识资产 只有管理 好文档 健全文档使用机制 充分发挥文档的作用 才能创造更高价值 企业文档管理系统简介 2 2 2 系统概述系统概述 企业在信息化过程中会产生大量的电子化文档 这些都是企业十分重要的知识 资产 如何有效管理企业的知识资产 是企业信息化建设过程中面临的重要课题 xx 公司总结十多年企业信息化建设的成功经验 全面分析企业知识管理的现状 和需求 研发出 文档管理系统 该系统是一套基于网络的企业文档管理及知识管 理的软件 协助企业更高效地管理企业文档的整个生命周期 从创建 修改 版本 控制 审批程序到存储 查询和反复使用等 实现以团队为导向的文档协作和知识 管理 帮助企业全面提升团队工作效率 降低成本 实现企业知识资产的有效管理 和更准确的决策 本系统既适用于单体企业进行文档的集中管理和共享使用 也适用于集团企业 的集团化文档管理 远方公司将根据用户的经营规模 企业性质 业务特点和管理 需求等属性 快速提供最适用的解决方案 3 3 适用范围适用范围 企业行政文件及其他各类文档 如行政文档 销售文档 项目文档等 设计单位图纸管理 ISO 质量管理体系文档管理 企业单位产品设计图纸文档管理 物业单位图纸管理 政府部门公文管理 设备维护管理部门图纸及资料 研究院 所 图纸资料管理 消防管理部门消防图纸管理 档案管理部门档案管理 教育单位教材 课件管理 企业文档管理系统简介 3 4 4 特色功能特色功能 4 1 4 1 存储与存储与分类分类 所有文档在服务器端集中存储 确保文档安全 便于共享 备份和版本管理 支持自定义文档目录分类及文档属性分类 清晰的目录结构 便于文档的归档和查询 依照企业组织架构为主树目录 提供可视化的树状浏览方式 可以自己添加 删除目录 也可以添加子 目录 提供多种便捷的文档排序方式 方便用户快速访问到最值得关注的文档 支持创建无限层次 无限数量的文档类别 适合对大量文档的精细分类 自动文件类型识别 用户发布文档时 系统能够自动识别多种常用文档类 型 并为每种类型文档指定相关的图标 便于用户快速识别文档类型 支持常用文档属性设置 为常用文档设定 常用 属性 可以在大量文档 中快速访问到常用文档 按照组织 部门和个人模式建立文档库 依据文档应用的范围不同建立组 织文档库 部门文档库和个人文档库 把私有文档和共享文档独立存储管 理 4 2 4 2 文档处理文档处理 文档作为知识的载体 高效的运用能提高组织在多方面的效率 系统提供了多 种途径大大加快了文档使用的效率 在线编辑 可以在线编辑 浏览文档 包括新建 上传 编辑 修改 浏 览 查找 剪切 粘贴等功能 无需繁琐的下载 上载操作 在线审批 在线进行文档流转 传阅 审批等功能 可直接进行回复 同 意 拟同意和不同意 并可以填写相关的说明 支持多种审阅机制 如 文档在多个用户间的串行审批 并行审批或中途转给其他人审批等 文档 企业文档管理系统简介 4 的流转 传阅 审批等均只能在权限许可的范围内进行 如送审文件 可 以只允许审批人阅读 其他人无权看见 审批回复也可以只允许送审人阅 读 其他人无权看见等 文档传送 用户可以将文档推荐给系统内的同事 也可以直接作为邮件的 附件发送给系统外的用户 可同时将多份文档发送给一人或多人 可选择 按组别发送或其他灵活的发送方案 文件发送时 可定义严密的文档处理 权限 只有阅读权的用户不可复制 打印 下载 保存 修改文档 甚至 不可以屏幕拷贝 消息系统 文档起草完成后 会通过消息系统提醒审核人进行审核 审批 完成后 通知文档管理员发送文档 文档发送后 消息系统通知收文人阅 读 办理 当事人在规定时间内未及时处理工作时 消息系统会自动发出 催办通知 发布或更新文档时 系统会自动发送消息和 或 邮件通知给 文档管理员和 或 所有授权访问用户 也可以作为内部公告发布通知 文档评论 自动收集用户对文档的评价意见 用户可对系统中任何一份文 档进行评论 文档批量导入 导出 支持批量 超大文档上载或压缩下载 使用印章 对公司印章 如公司章 文档控制章 资格人私章等 和公司 各资格人的签名 可进行加密管理 在编辑文档时直接调用印章或签名 文档恢复 文档销毁后进入废弃文档库 文档管理员可查看废弃文档 如 果需要 可以恢复 4 3 4 3 模板管理模板管理 模版管理 可以新建模板 上传模板 编辑模板 浏览模板 创建文件时 可选择模板自动生成空白的文件 不同格式的电子文档具有不同的模板选 项 企业文档管理系统简介 5 范本管理 文档范本库中收集了各种应用文标准范本 用户也可自己添加 文档范本 在起草文档时 可调出文档范本进行修改使用 以提高文档制 作效率 4 4 4 4 版本管理版本管理 企业文档大多需要经过多次修改才能定稿 因此 同一份文档可能存在多个版 本 企业既需要使用最新版本的文档 也需要保存历史形成的版本 以便日后查询 或使用 每次都打开的都是最新版本的文档 一个文档可以对应多个版本 不必再依靠命名文档标题的办法来区分其版 本 修改文件时会自动保存其新 旧版本 用户可以随时查看文档的各个版本 系统自动管理每个文档的多个版本 文档更新时 系统会自动为其分配版 本号 自动记录更新说明 更新人 更新时间等 可以为每个文档独立设定最大历史版本数 4 5 4 5 权限控制权限控制 对于文档的使用者而言 特定用户只允许访问特定类型的文档 系统通过权限 管理可以确保文档被正确的用户操作 例如领导可以阅读所有文档 而技术人员只 能阅读本部门的与技术设计等相关的文档 市场人员只能查看并更新市场资料等 系统可以对文件夹 文档进行用户级 部门级的操作权限设置 对于集团用户 还 可以进行单位级的操作权限设置 操作权限主要包括 不可见 列表 只可见标题 列表 读取 下载 修改 管理及上传等 系统可根据设定的权限向特定用户发 送文档更新提示 阅读回执等 多级访问控制模式多级访问控制模式 企业文档管理系统简介 6 支持多种访问控制模式 包括完全共享 部门内共享 授权访问 继承父类别 权限 特定时段授权访问等 确保访问控制的灵活性和便捷性 同时保障文档安全 集中和分散的授权管理模式集中和分散的授权管理模式 针对文档类别管理采用集中授权 针对具体文档采用分散授权 通过集中授权 和分散授权相结合的方式 确保访问的灵活性和便捷性 特有的授权继承模式特有的授权继承模式 系统支持访问权限的继承模式 当设定父类别访问权限时 父类别下的文档和 子类别默认继承父类别授权模式 无需另外授权 支持访问授权申请支持访问授权申请 在用户无权访问某个 类 文档时 系统支持用户进行授权申请 用户可以发 送自动申请 经过一定的审批流程后 进行访问授权 权限回收权限回收 可一次回收一份文档的多个用户或一个用户的多份文档的用户权限 用户权限 回收后 系统会自动发送一个短消息通知此用户 4 6 4 6 综合检索综合检索 更有效率地找到文档是文档管理的目标之一 系统集成全文检索引擎 可以通 过标题 关键字 作者等索引信息进行文档的检索 找到所需的文档 支持按照文件夹 文件的名称 创建者 创建时间等属性进行查询 支持对文本性文档的内容进行全文检索 支持利用 快速查找 功能找到最近操作过的文档 建立常用文档 目录的快捷方式进行更有效率的文档调用 可在一个界面上查看某一文档的所有信息 如评论 批示 附件清单 相 关文档 办理情况 历史版本 借阅记录等 企业文档管理系统简介 7 可随时查看文档的利用情况 包括何人 何时 何地使用了 查看 打印 修改等 文档 支持模糊查询 自定义查询条件等高级查询功能 确保快速高效地从文档 库中找到想要的文档 4 7 4 7 文档安全文档安全 如何保障文档安全需要多方面的考虑 系统主要从以下方面保障文档使用的安 全 帐号登陆限定 系统只允许单一账号登陆 如果发现同一个账号再次登录 该账号的当前会话将被中断 可以限定用户允许登陆的 IP 以保障帐号 不被非法登陆 用户行为限定 将每个用户操作都作为一个权限 只有拥有该权限的用户 才能执行相应的操作 例如 可以规定某用户只能阅读文档 更新文档和 下载文档 而该用户所在部门的经理则可以删除文档 操作记录 系统自动记录每个文档的使用记录及用户的操作记录 只读打开 系统提供独特的只读打开操作 若用户只有读取权限 则打开 文件后只能读取内容而无法进行编辑 打印 拷贝 下载等 确保企业核 心机密的安全 自动备份 系统自动进行文档备份 备份的文档可在原始文档不能访问时 被自动调用 以确保文档使用及相关业务不被中断 数字证书体系 支持用户数字证书的生成 发放 撤销等管理 支持基于 表单的自动数据加密和签署 采用数字证书 灵活共享 支持部门文档库和个人文档库之间的授权共享 类似 Windows 的文件夹共享 支持对某一文档或某类文档的独立授权 方便灵活 有 效保证文档的安全 企业文档管理系统简介 8 4 8 4 8 集团应用集团应用 用户可根据集团组织结构制定文档分类体系 统一整个集团的文档分类项 目 文档归类规则及其管理办法 实现集团范围内文档的共享和交流 集团总部 各分 子 公司 各部门甚至个人也可建立自己独立的文档分 类 各单元之间既可共享文档 协同工作 也可独立管理自己的文档库 可为每个分类设置许可用户及其权限 用户可自由创建和修改权限范围内 的文档 独特的消息提醒功能同样适用于文档管理的集团应用 如集团总部需要下 发文件时 只需将需要下发的文件放置到特定的共享文件夹 系统会自动 发送消息给收文单位 相关的下属部门 分 子公司和个人等 无需逐单 位进行电话通知 同样 分 子 公司向集团总部上报文件或向平级单位 发送公文时 只需将文件放到特定的共享文件夹 系统会自动给相关单位 或个人发送文件送达通知 5 5 技术特点技术特点 系统采用浏览器 服务器 B S 结构 全面采用 AJAX 技术 方便客户端通过 IE 快捷方便地访问系统 系统支持 Tomcat WebSphere WebLogic 等 Web 服务器 系统开发平台基于 J2EE 主要编程语言采用 JAVA 运用了 JSP EJB SERVLE T 等先进技术 可在 Windows Linux 等操作系统上运行 系统支持 Oracle DB2 SQL Serevr 等流行的企业级数据库 系统支持分布式存储 可将海量文件存储到一台或多台文件服务器上 系统运用了完整的工作流系统 提供表单定制工具 流程定义工具 工作 流引擎 管理监控工具和开发接口 系统采用面向服务的体系结构 SOA 系统服务和业务服务均由服务管