数码照片档案管理PPT课件

1 数码照片档案管理 2 一 概述 1 定义1 1数码照片指用扫描仪 数码照相机等设备获得的 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机系统阅读 处理 并可在通信网络上传送的静态图像文件 3 世界上第一台数码相机 柯达于1975年开发世界第一部数码相机柯达应用电子研究中心开发者 StevenJ Sasson 赛尚原型机名称 手持电子照相机 4 尺寸 20 9x15 2x22 5厘米重量 8 5l磅 3 9千克 电源 16节AA电池数码内存 49 152位影像传感器 Fairchild201100型CCD阵列磁带记录机 Memodyne低功耗数码磁带记录机存储设备 标准300英尺飞利浦数码磁带性能特性 曝光时间50毫秒记录一张影像 23秒记录密度 423位 英寸影像容量 每盒磁带存储30张照片控制逻辑 CMOS集成电路 5 照片记录在磁带机上 磁带机要从相机内取下 并插入到播放设备上才能浏览 6 世界第一台数码相机拍摄第一张照片 7 1 2数码照片档案国家机构 社会组织以及个人在社会活动中形成的 有保存价值的数码照片 数码照片档案一般由数码照片 文字说明两部分组成 8 1 3数码照片一般可分为两大类一类是原创性数码照片 即直接由数码相机等数码设备直接成像生成的数码照片 另一类是复制性数码照片 即通过扫描仪等数码设备对传统纸质照片转换生成的数码照片 9 1 4数码照片的优势以数码形式存储在电子介质上 可重复存储 拍摄成本较低 浏览使用方便 不需冲印即可借助计算机等设备直接浏览 编辑和打印输出 10 传输和共享方便 可通过电子存储介质或计算机网络快速传输 归档和共享 从而大大扩大了应用范围 采用二进制数码形式存储 照片内容可准确还原和迁移 不会因存储时间较长而发生图像褪色 模糊等变异现象 等等 11 1 5数码照片的不足对数码照片读取和存储依赖于数码设备 计算机设备和软件 需要及时导出 保存到标准存储介质上 12 数码照片从形成到导出的整个过程完全由形成者个人掌握 对数码照片的增 删 修改和复制十分容易 加上数码照片存储载体自身的安全性问题 很难对照片质量 真实性和安全性等进行有效控制 13 数码照片成像快 成本低 复制和输出方便 造成移交时往往有照片内容大量重复或类同等现象 对数码照片的挑选和整理工作也提出了更高的要求 14 2 数码照片档案管理的现状2 1已出台的有关规范 照片档案管理规范 GB T11821 2002 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 15 2 2现状分析 收集难度加大整理难度加大安全隐患加重检索查阅手段单一 16 二 数码照片的收集和归档 刻盘 排列 鉴定 分类 编号 收集 归档 形成者 部门 档案员 档案机构 编目 17 1 数码照片的收集 1 1收集的要求在公务活动中形成的数码照片应实行集中统一管理 形成者 或部门 在照片形成后应连同照片的文字材料及时向本单位档案员移交 由档案员按照数码档案管理规定进行整理 制定制度 18 1 数码照片的收集 1 2收集的范围凡是反映本单位工作活动 具有查考利用价值的数码照片均属收集范围 具体参照国家标准GB T11821 2002 照片档案管理规范 收集 具体有 19 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 领导人和著名人物参加与本单位 本地区有关的重大公务活动的照片 本单位组织或参加的重要外事活动的照片 记录本单位 本地区重大事件 重大事故 重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片 记录本地区地理概貌 城乡建设 重点工程 名胜古迹 自然风光以及民间风俗和著名人物的照片 其他具有保存价值的照片 20 一些容易被漏掉或忽视的范围 本单位历届领导人及全体职工的照片 本单位获得的各种荣誉 如奖状 锦旗 奖杯等 礼品 纪念品 宣传品的照片 本单位的产品 设备仪器照片 记录本单位建设发展史的照片 21 2 数码照片的归档 对属于收集与归档范围的照片 应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档 集中管理 任何单位或个人不得据为己有归档工作由职能部门承担 主要是做好数码照片的挑选 文字说明 初步整理 移交等工作具体有以下几个方面的要求 22 2 数码照片的归档 2 1归档时间要求对具有归档价值的照片 摄影者或承办部门按规范要求进行收集 整理 自形成之日起一个月内向本单位档案部门移交 并办理移交手续 23 2 数码照片的归档 2 2归档照片的选择对反映同一内容的若干张照片 应选择其主要照片归档 主要照片应主题鲜明 影像清晰 画面完整 未加修饰剪裁 24 甄选照片 主题不鲜明 可不归档 区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 25 甄选照片 构图重复 可选其一归档 区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 26 甄选照片 影像不清晰 不要归档 区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议 27 2 数码照片的归档 2 3为归档照片撰写文字说明照片的说明要充分体现时间 地点 人物 事由 背景 摄影者等六要素 确切地反映照片的内容 时间 事件发生或事物变化 产生的时间和拍摄时间 地点 被摄物所在的具体地点 人物 照片影像上主要人物的姓名 职务 在照片中所处的位置 事由 照片影像所反映事件 事物的情由 背景 对揭示照片影像主题具有一定作用的背景 摄影者 照片的拍摄人 纸质照片 题名 照片号 底片号 参见号 时间 摄影者 文字说明 28 2 数码照片的归档 文字说明有两种方法一种是单独注明每张照片的题名 拍摄者 拍摄时间等信息 另一种是以组为单位先对每组照片所反映的内容进行总体说明 然后对每张照片作进一步说明 29 文字说明的注意事项 1 题名A 题名要完整 不能出现如 单位大门 职代会照片 等 题名要体现出具体时间 地点 事件 人物等要素 示例B 题名中的时间不可只体现月和日 要有年度 如 3月2日 领导来我单位参观 30 例如 图为1980年上海动物园位于XX路的大门返回 31 文字说明的注意事项 C 题名中涉及到重要人物时 人名要全称 不能出现 王总 徐总 等字样 如 2002年1月12日 公司在黄海饭店召开档案工作协调会 图为大会主席台 左起 徐总 王总 刘书记 应改为 2002年1月12日 公司在黄海饭店召开档案工作协调会 图为大会主席台 左起 总经理 徐 副总经理 王 书记 刘 32 文字说明的注意事项 D 如果一个事件有N张照片 要一张照片一个照片号 题名 不能一个文件夹把这些照片放里面 只给一个照片号例如 会议开幕式有三张照片 分别是一张带横幅的全景 另两张分别是两个领导讲话 三个题名分别是 2009年12月1日全省安全生产座谈会在中北大酒店召开 图为座谈会的开幕仪式 2009年12月1日全省安全生产座谈会在中北大酒店召开 图为省XXX领导在讲话 2009年12月1日全省安全生产座谈会在中北大酒店召开 图为市XXX领导在讲话 三张照片的时间地点事件都要写清楚 以自然张为单位 33 2 数码照片的归档 2 4归档数码照片格式的规定根据国家和我省电子文件管理的有关规定 归档的数码照片应采用JPEG TIFF规范格式并符合相关精度要求 尽量避免移交过程中的格式转换和降低精度处理 尽量不要丢失EXIF等反映数码照片生成环境的元数据信息 photoshop 光影魔术手等 34 我是改过的 35 2 数码照片的归档 原创性数码照片一般应选择生成JPEG格式 并尽量采用数码相机的最高光学精度 至少在300万像素以上 36 2 数码照片的归档 扫描形成的复制性数码照片一般采用TIFF格式彩色扫描 分辨率一般应在600dpi以上 扫描照片时可根据纸质照片原件的大小 质量 重要程度 数字化目的等调整扫描精度 如小照片 老化褪色照片 比较重要的照片和需要进行印刷的照片 可适当提高扫描分辨率 用于上网和浏览的扫描照片一般采取 存用分开 的原则 即采用较高分辨率扫描后保存归档 而将归档扫描照片转换成较低分辨率后上网或浏览 以控制使用范围和保护原件 37 数码相机拍照尺寸对照 500万像素 2560X1920照片尺寸17X13 21英寸400万像素 2272X1704照片尺寸15X11 19英寸300万像素 2048X1536照片尺寸14X10 17英寸200万像素 1600X1200照片尺寸11X8 13英寸130万像素 1280X960照片尺寸9X6 11英寸80万像素 1024X768照片尺寸7X5 9英寸50万像素 800X600照片尺寸5X4 7英寸30万像素 640X480尺寸4X3 5英寸 38 2 数码照片的归档 2 5归档数码照片的冲洗对具有永久保存价值的数码照片 收集时必须同时冲印出纸质照片并附加说明一同归档 按照 照片档案管理规范 整理保存 并应在整理时于参见号处注明对应数码照片的档号 39 2 数码照片的归档 2 5归档数码照片的存储移交部门应按照档案部门规定的分类 存储统一要求 将数码照片连同文字说明 电子目录等分类存储到电子载体的对应文件夹中 40 2 数码照片的归档 41 2 数码照片的归档 以组为单位 撰写的文字说明 这个文字说明就可代替了目录 42 2 数码照片的归档 2 6归档数码照片的移交照片形成部门归档时应与档案部门办理交接手续 填写 档案移交 接收 登记表 登记表一式两份 交接双方各保存一份 43 三 数码照片的整理 归档后数码照片由档案部门统一进行整理 原则 有利于保持照片档案的有机联系 有利于保管 有利于提供利用 44 三 数码照片的整理 由于扫描形成的复制性数码照片和原创性数码照片在整理基础 使用目的 保存要求等方面有所不同 一般应区别对待 45 三 数码照片的整理 复制性数码照片作为对应纸质照片的复制品 主要是为了方便利用和保护原件 在整理时可参照 浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则 的规定 充分利用原纸质照片的整理基础 采用与纸张照片一致的分类和编号体系 如可按照纸质照片的排列顺序 将扫描后形成的照片图像文件直接命名为对应纸张照片文件的档号 并依次存储在电子载体的指定目录下 通过纸质照片档号的唯一性和两者编号命名的一致性 建立起纸张照片和对应扫描数码照片之间的关联 46 三 数码照片的整理 原创性数码照片分类整理应按照档案整理的一般要求 遵循保持文件历史有机联系 有利于保管和有利于提供利用等基本原则 原创性数码照片的具体整理过程和要求如下 47 三 数码照片的整理 刻盘 排列 鉴定 分类 编号 编目 48 三 数码照片的整理 1 鉴定对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除 反映同一场景的数码照片一般只收集一张 并根据照片内容划分保管期限 49 三 数码照片的整理 2 分类和排列充分利用移交部门的初步整理基础 并根据分类方案和保管期限等作适当调整 数码照片一般参照电子文件管理要求 以件为单位整理 并按年度 问题 保管期限等进行分类分类时 应把相同年度的数码照片一起存放到一份或多份电子载体上 不同年度的尽量分开存放 跨年度且不可分的照片 应按事件结束年度归档 50 首先在电子载体上建立一个统一命名的数据文件夹 如DATA 再在该文件夹下依次建立一个或多个代表不同类目名称或代号的其他文件夹 如每年的数码照片不多 则可略过此步直接将数码照片存储在数据文件夹内 51 最后在最低分类类目的文件夹下依次存放数码照片文件 数码照片应按时间结合事由或事由结合时间顺序排列 不同事由的照片按时间顺序排列 同一事由的数码照片应按时间或重要程度排列在一起 形成一组 排完一组再排另一组 52 三 数码照片的整理 3 编号编号的过程是确定归档数码照片号和存储文件名的过程 数码照片号的一般结构是 类目代号 件号 53 三 数码照片的整理 3 编号类目代号一般采用字母或阿拉伯数字 如年度可用四位阿拉伯数字表示 保管期限可用Y C D表示 件号一般采用5位阿拉伯数字 不足五位的在前补 0 具体可见 54 三 数码照片的整理 3 编号照片名 类目 件号 年度 问题 保管期限 在一个目录下的流水号 例如 2007 Y 00002 JPG 55 三 数码照片的整理 4 编目数码照片档案文件目录和电子载体目录 光盘目录 归档文件目录 56 三 数码照片的整理 4 编目数码照片档案文件级目录以每张数码照片为单位编制 参照 照片档案管理规范 和 浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式 等有关规定 著录全宗号 电子载体编号 数码照片号 由类目号和件号组成 可分别著录 年度 保管期限 照片题名 拍摄者 拍摄时间 组号 纸张照片参见号 备注等项目 57 三 数码照片的整理 4 编目 数码照片档案文件级目录 58 三 数码照片的整理 4 编目数码照片档案电子载体目录以每份电子脱机载体为单位编制 著录全宗号 目录号 光盘号 题名 起始年月 终止年月 照片张数 备注等项目 建立照片档案电子目录数据库时 双套制保存的照片档案一般只著录一次 以避免目录信息的大量重复 流水号 001 光盘代字 GP 电子载体号GP001 59 三 数码照片的整理 4 编目 数码照片档案电子载体目录 60 三 数码照片的整理 4 编目 编制光盘封面 61 三 数码照片的整理 4 编目 背景信息 62 对必要的数码照片进行冲洗 对双套制保存的冲印纸张照片 应按 照片档案整理规范 要求进行整理 并相互注明参见号 参见号一般用档号表示 其中数码照片的档号可表示为 全宗号 载体目录号 载体编号 数码照片号 GP0012007 Y 00002 63 三 数码照片的整理 5 刻盘保存到脱机载体上 即物理归档 一个归档年度的所有数码照片应保存在一份或多份脱机载体中 不同归档年度的数码照片尽量不要保存在同一载体上 物理归档时应同时保存一式三套 一套封存保管 一套供查阅