微软outlook 2010中文官方培训课件-熟悉 outlook 日历-2

创建会议,熟悉 Outlook 日历,指向视频底部可查看视频控件。 拖动或指向进度栏可向前或向后移动。,正如我在第一个视频中提到的那样，会议类似于约会， 只不过会议包括其他人。,若要从头开始创建一个新会议，首先要选择合适的会议时间，,然后单击“开始”选项卡上“新建”组中的“新建会议”， “新建会议请求”窗体随即打开。,我输入要邀请的人员的姓名或地址，,指定会议的主题和会议地点，,对开始和结束日期进行所有必需的调整，然后添加任何注释。,我想指出的是，功能区上适用于会议的各种选项卡为我,提供了大量选项来自定义会议请求。,我可以附加文档，插入表格、图片及链接，,设置邮件中文本的格式，使用同义词库以及 进行大量其他有用的操作。,如果我使用的是 Exchange Server 帐户， 利用可以通过单击“会议”选项卡上,此处的“日程安排助理”来访问的一些选项会让 会议时间和地点的选择过程变得简单得多。,我指定我想邀请的人员，,我可以一眼看出什么时候所有人员或大部分人员同时都有空。,甚至在“会议室查找工具”窗格底部的此处 还有一个建议时间的列表。,该列表基于有空的受邀请者的人数达到最大的时间。,如果需要预订一间会议室，我也可以在 “会议室查找工具”窗格中进行。,在“日程安排助理”中完成选择后， 我通过单击此处的“约会”返回主视图。,一切准备妥当后，我单击“发送”。,如果出于任何原因我还不能发送邀请， 只需单击“关闭”按钮即可。,然后在看到提示时，单击“保存更改，但不发送”。,在任何时候我可以继续完成会议邀请时， 只需在日历上双击该会议就可以了。,上面介绍了如何从头开始创建新的会议请求的方法。,还有许多其他创建会议请求的方法。,我将向您介绍两到三种。,首先，我可以答复包含会议请求的电子邮件。,我只需选择该邮件并单击“开始”选项卡上 “响应”组中的“会议”，,Outlook 将打开一个会议请求窗体， 其中已经包含一些建议的有关该会议的信息。,我还可以将现有约会转换为包含其他人员的会议。,只需在日历上双击该约会，然后在“约会”选项卡上 “与会者”组中的此处,单击“邀请与会者”，接下来我就可以像处理 任何其他会议请求那样继续操作。,还有一种从电子邮件创建约会或会议请求的方法，,只需将邮件拖动到待办事项栏上“日期选择区” 日历中的适当日期上即可。,如您所见，Outlook 假定我想要创建一个约会， 但若要将它转换为会议请求，,只需单击我们前面刚刚提到的同一“邀请与会者”按钮就可以了。,接到一个会议邀请时，我可以用多种方式进行响应或答复。,如果我已经确定是否将出席会议， 我就相应地单击“接受”或者“拒绝”。,我还可以选择单击“暂定”，,如果我正在考虑是否参加会议但尚未确定我能否或者 将要参加时，我会单击该选项。,如果我单击这三个按钮当中的任何一个， 则不需要从收件箱中删除该邀请。,Outlook 将自动删除该邀请。,如果我单击“接受”或“暂定”，会议将保留在我的日历上。,但是如果我单击“拒绝”，则暂定会议将被删除。,如果我想在做出决定之前同会议组织者进行沟通，,我可以单击这里的“响应”按钮与其进行沟通， 该按钮提供了多种有关如何进行沟通的选项：,通过电子邮件、通过即时消息或者通过电话。,如果会议时间对我来说不合适，,我可以在“会议”选项卡上的“响应”组中单击这里的 “建议新时间”按钮。,然后，我选择将我的建议作为“暂定” 或作为“拒绝”建议发送。,通过像这样选择该时间来确定要建议的新时间。,单击“建议时间”，在建议邮件的正文中的此处 键入给组织者的任何注释，最后单击“发送”。,在邀请发出后，经常会由于这样或那样的原因 需要对其进行更改。,下面介绍一些有关对会议进行更改的基础知识。,如果我是组织者，我会在日历上双击该会议， 然后进行需要的更改。,之后，如果我想向被邀请者发送更新后的版本， 我会单击“发送更新”。,如果不想发送更新，我只要单击“关闭”按钮，,并在看到提示时表明我想保存但不发送我所做的更改就可以了。,如果我已经对某个邀请进行了响应，但现在我想更改我的响应， 我应该怎样做？,如果会议在我的 Outlook 日历上，则只需双击 该会议再单击我的新响应即可。,但是，如果我以前所做的响应是“拒绝”， 则会议不会显示在日历上。,在这种情况下，我可以通过两种方法找到原始会议请求， 这样我就可以更改我所做的响应。,如果我可以在“已删除邮件”文件夹中找到原始的请求邮件，,我可以在该邮件中打开请求，并单击我的新响应。,如果我单击“接受”或“暂定”，会议将自动添加到我的日历中。,如果我找不到原始请求，,我可以与会议组织者联系并请求他们将该请求转发给我，,这样我就可以注册我的新响应。,接下来我们将介绍重复周期。设置完整的一系列会议或约会， 而不是设置单个会议或约会或其他任何项目。,测试问题 1,当我邀请其他人参加会议时，任何与会者都可以建议新的会议时间。 （选择一个答案。）,熟悉 Outlook 日历,正确。错误。,测试问题 1,熟悉 Outlook 日历,如果这种情况经常发生，不要感到惊讶。,当我邀请其他人参加会议时，任何与会者都可以建议新的会议时间。,答案：,正确。,测试问题 2,如果您预约了看牙医，需要提前一个小时出发。 在考虑到这个因素的同时，如何在日历中准确地反映约会的实际开始时间呢？ （选择一个答案。）,熟悉 Outlook 日历,在日历中将约会时间提前一个小时。将约会安排在实际开始时间，并设置一个在约会开始前 1 小时发出的提醒。将约会预定为当天的事件。,测试问题 2,熟悉 Outlook 日历,您甚至可以将提醒设置在约会开始前 1 小时 15 分，以便多出 15 分钟的时间进行准备。,如果您预约了看牙医，需要提前一个小时出发。 在考虑到这个因素的同时，如何在日历中准确地反映约会的实际开始时间呢？,答案：,将约会安排在实际开始时间，并设置一个在约会开始前 1 小时发出的提醒。,测试问题 3,约会周围的虚框表示时间已经设置为以下哪一项？ （选择一个答案。）,熟悉 Outlook 日历,忙。外出。暂定。,测试问题 3,熟悉 Outlook 日历,如果您希望预留时间，但又希望人们知道这段时间是灵活的（您可以有充足的理由更改日程），可将时间标记为暂定。,约会周围的虚框表示时间已经设置为以下哪一项？,答案：,暂定。,测试问题 4,任务显示在忙/闲信息中。 （选择一个答案。）,熟悉 Outlook 日历,正确。错误。,测试问题 4,熟悉 Outlook 日历,任务仅显示在日常任务列表中以及“待办事项栏”中（如果选择了待办事项栏）。,任务显示在忙/闲信息中。,答案：,错误。,测试问题 5,在日历中，全天事件显示为以下哪一项？ （选择一个答案。）,熟悉 Outlook 日历,“日常任务”列表上的项目。 日历网格顶部的标签。长会议，像其他所有会议一样在日历网格中框起来。邀请。,测试问题 5,熟悉 Outlook 日历,如果您将事件标记为“闲”，事件将与普通日历项目具有相同的颜色。 如