微软sharepoint 2010中文官方培训课件-sharepoint 文档库 ii：组织和配置库-2

使用版本历史记录 (4:09),组织和配置文档库,指向视频底部可查看视频控件。拖动或指向进度栏可向前或向后移动。,库所带来的最大好处是使您可以跟踪文件的版本历史记录。,我将为您演示此处库中的 PowerPoint 演示文稿的版本历史 记录。,将鼠标悬停在文件上，单击箭头，然后单击“版本历史记录”。,我们找到为该文件创建的三个版本。,版本 3 是当前版本；,如果在库中单击此文件，并“查看”或“编辑”此文件，将看到该版本。,版本 2 在一分钟前即上午 11:18 创建，版本 1 是原始版 本，在上午 11:17 创建。,事实上，我们甚至可以看到文件最初创建时的样子。,为此，可单击日期，并单击“确定”，将打开 PowerPoint。,在这里可以看到文件的原始状态。,没有特别的内容，只有一些文本，可能在某处有图表。,这就是该文件最初的版本。,让我们抓紧时间看第二个版本。 单击日期，并单击“确定”。,此版本有一些不同，看似已添加了设计主题，,演示文稿开始变得更加专业化。,最后，我们来看第三个也就是当前的版本。,在此单击日期，并单击“确定”。,这里有少许不同，右上角有一个新的齿轮样图形。,假设由于某些原因，我们不喜欢当前版本，也许不喜欢此处添加的齿轮。,该如何操作呢？ 可以还原早期版本。,因此，关闭该文件。,假设我们更倾向版本 2，就是没有齿轮的版本。,那么将此版本还原为当前版本。将鼠标悬停，单击箭头，并单击“还原” 。,系统发出警告，当前版本将替换为选定版本，这正是我们想要的，,于是单击“确定”。,第四个版本即已添加。 再查看一下，这是第三个版本，即含有齿轮的版本。,这是第二个版本，即没有齿轮的版本。这是我们需要的版本。,如果一切按照计划正常进行，当前版本的右上角应该没有齿轮。,确实如此，没有齿轮！ 如果关闭该文件并关闭版本历史记录，,可看到当前版本的右上角没有齿轮。,这就是如何进行版本历史记录和还原较早版本的操作方法。,最后需要提到的是，并非所有的库均启用版本历史记录。,例如，如果转至此库，将鼠标悬停在库上，将发现选项中没有版本历史记 录。,但可以将其启用。方法是，转至“库”，,单击“库设置”，然后单击“版本控制设置”，单击“创建主要版本”。,创建库的主要版本是启用版本历史记录最简单的方式。,有一个较为复杂的方式，称为“创建主要版本和次要草稿版本”。,该设置涉及的内容很多。,有关详细信息，请参阅本课程结尾的“课程摘要卡”。,因为创建主要版本是最简单的方式，所以选择此方式。,然后单击“确定”。,当返回库时，可看到该库的版本历史记录已启用。,这就是启用版本历史记录的方法！,下一次将教您如何为库授予权限，以便人们可以使用该库。,同时使用文件夹和列 (2:30),组织和配置文档库,指向视频底部可查看视频控件。拖动或指向进度栏可向前或向后移动。,我们已为您展示了文件夹和视图。 您能同时使用文件夹和视图吗？ 当然能！,仍然返回我们的库，您会注意到文件夹又回到了库中。,我们的视图也仍然存在，即显示截止日期是 7 月 1 日的文件的视 图。,并且，当我转至一个文件夹时，我可以对其应用该视图，好了，看在此文 件夹中，我有两个截止日期是 7 月 1 日的文件。,我们现在转至另一个文件夹并运行该视图。 让我们快速地运行该视图，查看有多少文件的截止日期是 7 月 1 日。,好了，在此文件夹中，也有两个文件的截止日期是 7 月 1 日。 那么最后一个文件夹呢？ 好吧，很简单。,这个文件夹中也是有两个文件的截止日期是 7 月 1 日。,现在，如果我尝试在库的顶层运行该视图，会发生什么？是否能如此操作 ？让我们试试看。,看起来似乎不可行，那么是否有一种方式能够使用该视图让我看到全部六 个截止日期是 7 月 1 日的文件，,而不论它们位于哪一个文件夹？,有。 操作方法是，转至“库”选项卡，单击“库设置”，,向下滚动到“视图”，在此处我们将编辑该视图。 单击其名称，,然后向下滚动到“文件夹”部分。 现在，我们位于“在文件夹内显示项目”。,这意味着，将按照我所处的文件夹，仅显示当前文件夹中符合h此条件的 文件。,但是如果我单击“显示所有项目，但不显示文件夹”，,则将显示所有截止日期是 7 月 1 日的文件，而不论它们位于哪一 个文件夹。 所以，我选择该选项，并单击“确定”。,而且，一旦我们单击“确定”，就会显示库的顶层，并应用该视图， 2011 年 7 月 1 日，,即显示截止日期是 7 月 1 日的六个文件。 当然，我们随时能够返回“所有文档”。,即库的原始状态。 同样，您也可以再次对库的顶层应用该视图。,并且，由于我们选择了“显示所有项目，但不显示文件夹”的特定设置，,它将向我们显示所有截止日期是 7 月 1 日的文件。 以上就是如何将视图和文件夹一起运用的相关内容。,下面，我们将教您如何使用和启用库的版本历史记录。,授予权限 (3:47),组织和配置文档库,指向视频底部可查看视频控件。拖动或指向进度栏可向前或向后移动。,下一次将教您如何为库授予权限，以便人们可以使用该库。,您可能时常要做的一件事是,为某人授予权限，以便其可以访问您的库。,这是为什么？,因为有些人在访问您的库时会看到此错误。,有多种方式来授予权限：,可以向某人仅授予库的访问权限，另一种方式是授予整个网站的访问权限 。,授予整个网站的访问权限有多个优势。,首先，速度快。 其次，如果有人需要访问网站中的其他内容，,例如工作组日历或工作组论坛，,他们可以访问，就不会不断打扰您，要为其授予访问所有这些不同位置的 权限。,因此我们将为您演示如何授予某人整个网站的访问权限。,方法是，转至“网站操作”，然后单击“网站权限”，,单击“授予权限”，然后在此键入他们的姓名。,我将键入“April Stewart”。,然后单击“检查姓名”按钮，以检查拼写，并验证 April 是否在 公司内。,完成后，我将使用此菜单为她授予权限。,最初，这些选项有点难理解。,让我们花些时间来回答一些有助于做出正确选择的问题。,若要确定授予某人正确的权限，请自问以下问题：,您希望此人仅仅查看文件还是有更多权限？您希望他们能够打开并实际编 辑文件吗？,最终，您希望给他们全权委托吗？,您是否希望他们在网站内能执行任何操作，例如打开文件、编辑文件、创 建整个库和列表等等？,在此特例中，我希望授予 April 打开和编辑文件的权限。,知道了这一点，就更容易做出合理的选择。在这里我将为您演示。,使她成为“访问者”组的成员，可以打开和读取文件及程序。,但这还不够。 我还希望她能够编辑文件，所以这不是正确的选择。,使她成为“所有者”组的成员，可以做很多事情，创建新库和列表等等。,权限太多，不是我们需要的。,“成员”组允许她参与，参与即意味着基本上可以打开和编辑文件，,这是我们希望 April 能够做的。 因此我们选择此项。,您的选项可能和我的不相同，但大体是相似的。,还要知道，并非必须使一个人成为这种组的成员，,可以直接为其授予权限。,然而，大多数工作组使用组，因为相对为每个人授予权限而言，更易于管 理和,跟踪每组人及其权限。,所以我们坚持使用组。这里有一些简便的方法。,如果选定此处的复选框，可以向网站发送对 April 的个人欢迎辞 。,单击“确定”，即完成！,April 现在成为“成员”组的一员，可以添加文件、编辑文件，,偶尔也可以制作日历项目及在工作组论坛张贴内容。,如果权限过大，不希望 April 具有整个网站的访问权限，,有一个方式可使她的权限仅限于文档库。,您可参阅本课程结尾的“课程摘要卡”，获悉此操作的流程。,课程摘要卡 1,创建文件夹默认情况下，“新建文件夹”命令显示在库中。库所有者或拥有库的设计权限的用户可以通过更改高级列表设置来决定是否显示“新建文件夹”命令。导航到包含要为其添加文件夹的库或列表的网站。在“快速启动”上单击该库的名称，或者依次单击“网站操作”和“查看所有网站内容”，然后在相应的库部分单击该库的名称。在功能区的“库工具”部分，单击“文档”选项卡，然后在“新建”组中，单击“新建文件夹”。在“新建文件夹”对话框中，在“名称”框中键入文件夹名称，然后单击“确定”。注意 若要以后更改文件夹名称，请选择文件夹名称，然后在功能区的“库工具”部分下的“文档”选项卡上的“管理”组中，单击“编辑属性”，然后在“名称”框中更改文件夹名称。,组织和配置文档库,课程摘要卡 2,将网站列添加到库如果列表或库尚未打开，请在“快速启动”上单击其名称。如果未显示该列表或库的名称，则请单击“查看所有网站内容”，然后单击列表或库的名称。在功能区上，单击“列表”或“库”选项卡。该选项卡的名称可能会因列表或库的类型不同而不同。例如，如果列表为日历，则该选项卡的名称为“日历”。在“设置”组中，单击“列表设置”或“库设置”。在“列表设置”或“库设置”页上的“列”部分中，单击“从现有网站栏添加”。在“从网站栏添加栏”页上的“选择栏”部分，选择“可用网站栏”，然后单击“添加”在“可用网站栏”中选择某一栏时，如果可用，则会显示该栏所在的组以及说明（如果可用）。若要向默认视图（用户第一次打开列表或库时在网站上自动看到的视图）添加栏，请确保“添加到默认视图”为选中状态。根据列表或库的类型，在“选项”部分中可能有更多设置。选择所需的选项。单击“确定”。,组织和配置文档库,课程摘要卡 3,设置版本历史记录导航到您计划在其中工作的库。如果库的名称没有显示在“快速启动”窗格中，请单击“所有网站内容”，然后选择您的库的名称。在功能区上的“库工具”组中，单击“库”选项卡。单击“库设置”。在“库设置”页上的“常规设置”下，单击“版本设置”。此时会打开“版本设置”对话框。在“文档版本历史记录”部分，选择下列选项之一：创建主要版本 如果选择此选项，则您可以为主要版本的数量设置限制。创建主要版本和次要(草稿)版本 如果选择此选项，则您可以为主要版本的数量和要为其保留草稿的版本数量设置限制。下转下一张幻灯片。,组织和配置文档库,课程摘要卡 4,设置版本历史记录（续）可选：限制要保留的版本的数量。如果您希望限制库中保留的版本的数量，请选中“保留以下数量的主要版本”复选框。否则，不要选中它。在此复选框正下方的框中，输入要保留的版本的数量。如果您希望限制所保留的草稿的数量，请选中“为以下数量的主要版本保留草稿”复选框。此选项仅在选择了“创建主要版本和次要(草稿)版本”选项时才可用。 在此复选框正下方的框中，输入要为其保留草稿的版本的数量。下转下一张幻灯片。,组织和配置文档库,课程摘要卡 5,设置版本历史记录（续）可选：确定应允许哪些用户查看文档库中的草稿项目。在“草稿项目安全性”部分，选择下列选项之一。 可读取项目的所有用户。此选项允许对网站具有读取权限的任何用户访问草稿。 在选择了“文档版本历史记录”部分的“创建主要版本和次要(草稿)版本”时，此选项可用。仅限可编辑项目的用户。选择此选项可将草稿的查看限制为那些有编辑权限的用户。 在选择了“文档版本历史记录”部分的“创建主要版本和次要(草稿)版本”时，此选项可用。仅限可批准项目的用户(以及该项目的作者)。选择此选项可将查看限制为仅项目的原作者和那些有权批准库中的项目的用户。此选项在“内容审批”部分设置为“是”时可用。下转下一张幻灯片。,组织和配置文档库,课程摘要卡 6,设置版本历史记录（续）可选：确定您是否希望在此库中要求签出。默认值是不要求签出。 如果您希望更改默认值，请在“需要签出”部分中选择